Microsoft se je v zadnjih nekaj letih moral bolj boriti, da je obdržal vodilno vlogo na podro?ju produktivnosti; nekaj, kar je Microsof Office platforma uporabljala skoraj brez napora.
Da bi jo lo?ili, je podjetje razvilo ve? zalednih izboljšav za Office in jih dalo na voljo v oblaku.
Glavni med njimi je Microsoft SharePoint Online, zelo zmogljiva kombinacija prilagodljivega poteka dela, skupinskega sodelovanja in upravljanja dokumentov.
V kombinaciji z Microsoft Office in Office 365 lahko SharePoint Online hitro izvede obsežne izboljšave produktivnosti v mnogih organizacijah.
?eprav ima potencialno visoko ceno, ko se upoštevajo vsi uporabniki in možnosti (?eprav se za?ne pri samo 5 USD na uporabnika na mesec), je še vedno enostaven izbor za uredniško izbiro pri upravljanju dokumentov, skupaj z Ascensio System OnlyOffice.
SharePoint Online Paketi
Microsoft ne ponuja brezpla?nega preskusa Microsoft SharePoint Online, ?eprav 30-dnevno preskusno obdobje za Microsoft Office 365 Enterprise E3 vklju?uje dostop do Microsoft SharePoint Online (obvezno se prijavite za preskus Enterprise E3, saj Microsoft ponuja tudi preskusne razli?ice Office 365 Home Premium in Business Premium, vendar nobena od teh ravni ne vklju?uje Microsoft SharePoint Online).
Microsoft SharePoint Online ima dva pla?ljiva na?rta, imenovana preprosto "na?rt 1" in "na?rt 2".
Na?rt 1 (ki se za?ne pri 5 USD na uporabnika na mesec) vklju?uje resni?no vse, kar bi pri?akovali od platforme za upravljanje dokumentov: podporo za ve? knjižnic dokumentov, orodja za sodelovanje, skupno rabo z notranjimi ali zunanjimi uporabniki, upravljanje vsebine, upravljanje zapisov in poteke dela.
Na?rt 2 (ki se za?ne pri 10 USD na uporabnika na mesec) doda številne napredne funkcije, vklju?no s prilagodljivimi možnostmi iskanja, e-odkrivanjem in orodji za skladnost, kot sta revizija in zadrževanje na mestu.
Dostop do Microsoft SharePoint Online lahko dobite tudi prek katere koli stopnje Enterprise v Microsoft Office 365.
Stopnja Office 365 Enterprise E1 omogo?a dostop do Microsoft SharePoint Online, enakovreden na?rtu 1, pa tudi dostop do storitve Exchange Online s 50 GB nabiralniki, Microsoftove ekipe (5,00 USD na uporabnika na mesec, letno obra?unano pri Microsoft365 for Business) in spletne razli?ice Microsoft Excela, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint in Microsoft Word.
Office 365 Enterprise E3 doda namizne razli?ice sistema Office 2016 (do pet namestitev na uporabnika) in neomejene mobilne aplikacije Microsoft OneDrive (5,00 USD na uporabnika na mesec pri Microsoft365 for Business) shranjevanje in dodajanje zmogljivosti za upravljanje dokumentov.
Takšne zmožnosti vklju?ujejo politike ro?nega hrambe in brisanja, ro?ne klasifikacije dokumentov in e-odkrivanje (zbirka orodij, ki vam omogo?a iskanje dokumentov, povezanih s sodnimi spori ali zahtevami po informacijah, in ustrezno ukrepanje, na primer zadrževanje dokumentov ali izvoz datotek).
Office 365 Enterprise E5 nabor orodij eDiscovery doda z analitiko, samodejno klasifikacijo dokumentov in uvozom prek naprednega upravljanja podatkov.
Cene za ravni Office 365 Enterprise se izra?unajo kot mese?na stopnja na uporabnika z letno obveznostjo.
Cene se za?nejo pri 8 USD na uporabnika na mesec za E1, 20 USD na uporabnika na mesec za E3 in 35 USD na uporabnika na mesec za E5.
Uvod v SharePoint Online
Preprosto se je prijaviti v Microsoft SharePoint Online.
Preprosto izberite na?rt in navedite svoje ime, e-pošto, telefonsko številko, podjetje in naslov.
Nato ustvarite uporabniški ID, geslo in edinstven URL (npr.
Vašeime.onmicrosoft.com).
Po tem se prepri?ajte, da niste robot, tako da vnesete kodo, ki vam bo poslana z besedilnim ali telefonskim klicem.
Na koncu vnesite podatke o pla?ilu in izberite, ali želite pla?evati mese?no ali letno.
Podatki o pla?ilu niso potrebni, ?e se odlo?ite za brezpla?no preskusno razli?ico.
?e je to vaša prva izkušnja z Office 365, boste ob prvi prijavi morda naleteli na malo preobremenjenosti z informacijami.
?e ste se prijavili za brezpla?no preskusno razli?ico Microsoft Office 365 Enterprise E3, bo vaša nadzorna ploš?a vklju?evala ve? kot ducat povezanih ploš?ic.
razli?nim Microsoftovim programom in funkcijam, vklju?enim v raven Enterprise E3.
Ena od teh ploš?ic je Microsoft SharePoint Online.
Poleg tega lahko do skrbniških vidikov Microsoft SharePoint Online dostopate pod skrbniškim modulom z uporabo menija Skrbniški centri na levi strani.
Microsoft SharePoint Online uporabnikom omogo?a ustvarjanje posameznih spletnih mest kot organizacijske in upravljalne enote.
Vsako SharePointovo mesto ima lahko svojo knjižnico dokumentov, zvezke, varnost in oblikovanje.
Poleg tega so spletna mesta lahko organizirana kot samostojna ali v hierarhiji z uporabo podmest.
Ko ustvarjate spletno mesto, boste pozvani, da izberete med spletnim mestom ali spletnim mestom za komunikacijo.
Skupine so tradicionalna mesta SharePoint, namenjena sodelovanju znotraj organizacije, zlasti tam, kjer bo pomemben odstotek uporabnikov vklju?en v upravljanje dokumentov.
Komunikacijska spletna mesta so uporabna za scenarije, v katerih posameznik ali majhna skupina ustvarja vsebino, ki bi jo porabila ve?ja skupina uporabnikov; mislite na to kot na križanec med knjižnico dokumentov in blogom.
Obe možnosti spletnega mesta se lahko uporabljata za skupno rabo dokumentov in sta zelo prilagodljivi.
Skupine v Microsoft SharePoint Online so prilagodljivi, pod pogojem, da je nekdo pripravljen krmariti po krivulji u?enja.
Knjižnico dokumentov spletnega mesta je na primer mogo?e konfigurirati s številnimi polji metapodatkov, ki jih je mogo?e izkoristiti za številne razli?ne funkcije.
Pogled dokumenta lahko prilagodite tako, da prikaže dolo?ena polja, ki jih lahko uporabite za iskanje in razvrš?anje.
Pogled lahko filtrirate tudi tako, da prikaže samo dokumente z ujemajo?imi se metapodatki, kar vam omogo?a ustvarjanje ve? pogledov, pri ?emer je vsak prilagojen za prikaz dolo?enega nabora dokumentov.
Microsoft SharePoint Online knjižnice dokumentov je mogo?e sinhronizirati z ra?unalnikom ali mobilno napravo z odjemalcem Microsoft OneDrive.
Uporabniki namizja lahko preprosto konfigurirajo povezavo (ali prenesejo programsko opremo) v knjižnici dokumentov.
Nove datoteke lahko dodate v knjižnico dokumentov s povleci in spusti, kopiranjem datotek v sinhronizirano mapo na namizju ali z uporabo razli?nih Officeovih aplikacij na namizju ali mobilnih napravah.
En trk proti Microsoft SharePoint Online dolga leta je bila posledica nepredvidljivosti odjemalca za sinhronizacijo OneDrive.
Microsoft je od takrat izdal novega odjemalca OneDrive, za katerega se zdi, da je veliko boljši pri sinhronizaciji datotek.
Skupna raba dokumentov in sodelovanje
V svojem jedru je Microsoft SharePoint Online platforma za upravljanje dokumentov.
Poleg osnovnih zmožnosti upravljanja dokumentov, kot so nalaganje in nalaganje datotek, urejanje in skupno raba, Microsoft SharePoint Online ureja tudi sledenje spremembam.
Vodenje dnevnika, kdo je opravil spremembe, in omogo?anje prenosa prejšnjih razli?ic dokumenta za pregled sprememb ali vrnitev na prejšnjo revizijo daje Microsoftu SharePoint Online kar nekaj prilagodljivosti.
Uporabniki lahko tudi konfigurirajo opozorila v knjižnici dokumentov, da prejmejo obvestilo, ko se izvedejo spremembe.
Dokumente lahko preverite, da prepre?ite težave z ve? osebami, ki urejajo isto datoteko, ?eprav je tudi soavtorstvo (ve? uporabnikov isto datoteko ureja isto?asno) podprto tudi za sodobne Officeove dokumente, ?e vsi uporabniki uporabljajo Office 2010 ali novejšo razli?ico.
Microsoft ponuja nekaj dokaj obsežnih funkcij varnosti in skladnosti v sistemu Office 365, od katerih jih je veliko mogo?e izkoristiti za Microsoft SharePoint Online.
Ve?ina drugih paketov za upravljanje dokumentov poslovnega razreda, kot je Ascensio System OnlyOffice (40,00 na leto pri ONLYOFFICE), ponuja osnovne varnostne funkcije, kot so dovoljenja in sledenje revizijam.
Microsoft SharePoint Online podpira tudi te funkcije, vendar vklju?uje tudi funkcije velikosti nad konkurenco.
Za za?etek lahko ustvarite pravilnike, ki obravnavajo stvari, kot so oznake dokumentov, prepre?evanje izgube podatkov, hramba dokumentov in dostop nadzornika.
Nalepke dokumentov se uporabljajo za identifikacijo dokumentov, ki imajo lahko ob?utljive podatke, kot so kreditne kartice, številke socialnega zavarovanja ali podatki o strankah.
SharePoint ponuja orodja za ne samo ustvarjanje in upravljanje teh nalepk, temve? tudi njihovo uporabo za obstoje?e dokumente (ali celo e-pošto, ?e uporabljate celoten paket Office 365) na podlagi vsebine dokumenta.
Podobna orodja so na voljo za prepre?evanje izgube podatkov, na primer prepre?evanje skupne rabe dokumentov, ki vsebujejo ob?utljive podatke, zunaj vaše organizacije.
Na voljo so tudi orodja za upravljanje hrambe dokumentov, tako da uporabnikom prepre?ijo trajno brisanje dokumentov kot tudi za uveljavitev arhiviranja ali odstranjevanja po dolo?enem ?asovnem obdobju.
V mnogih od teh primerov Microsoft ponuja vnaprej dolo?en nabor filtrov, namenjenih olajšanju skladnosti s predpisi v razli?nih državah, vklju?no z Zakonom o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja (HIPAA) in ustreznimi predpisi.
Uporabo pravilnika lahko konfigurirate tudi z uporabo iskalnih izrazov.
Te pravilnike je mogo?e uporabiti v sistemu Microsoft SharePoint Online ali na posameznih spletnih mestih.
Dnevnik revizije se lahko uporablja za sledenje dejavnostim na ravni uporabnika ali skrbniškim spremembam.
Ko je zapisovanje omogo?eno, lahko v dnevniku revizije iš?ete dolo?ena dejanja, uporabnike, ?asovna okna ali iskalne izraze, da osredoto?ite svoj pogled.
Ena od lastnosti, ki je bila prej omenjena, eDiscovery, je celovito orodje za iskanje dokumentov, povezanih z dolo?eno temo, kot je pravni postopek.
Z uporabo e-odkrivanja lahko poiš?ete dokumente, ki spadajo v okvir poziva za sodni poziv ali druge informacije, zaš?itite ustrezne dokumente tako, da jih zadržite, ali celo izvozite ustrezne datoteke, da izpolnite zahtevo.
?e te varnostne funkcije zvenijo zastrašujo?e, vedite, da so popolnoma neobvezne in vam ne bodo motile, ?e jih boste ignorirali.
Na voljo so tudi bolj standardne varnostne možnosti, kot so dovoljenja na podlagi skupine ali uporabnika.
Prav tako lahko nastavite, kako deluje skupna raba datotek zunaj vaše organizacije, na primer skupna raba samo preverjenim uporabnikom, nastavitev obdobij za anonimni dostop ali uporaba skupin za upravljanje, kdo lahko dokumente deli zunaj.
Prav tako lahko konfigurirate povezave za skupno rabo, da omogo?ite dostop do dokumentov samo za branje.
Prilagodljiv in razširljiv potek dela
Microsoft SharePoint že nekaj ?asa podpira ustvarjanje poteka dela in SharePoint Online ni nobena izjema.
Medtem ko ve?ina sistemov za upravljanje dokumentov z modulom delovnega toka podpira osnovne naloge upravljanja dokumentov, kot so usmerjanje pregledov ali zahteve za podpis, Microsoft ...
