Rubex by eFileCabinet (ki se za?ne pri 15 USD na uporabnika na mesec) je rešitev za upravljanje dokumentov (SaaS) programske opreme (SaaS), shranjevanje v oblaku in izmenjava datotek, namenjena podjetjem, da brez papirja in u?inkovito organizirajo svoje datoteke in dokumentov.
Idealno za mala in srednje velika podjetja, ki potrebujejo a rešitev v oblaku, Rubex by eFileCabinet omogo?a enostavno varno skupno rabo dokumentov znotraj organizacije in zunaj nje, kot tudi nastavitev hrambe in skladnosti dokumentov.
Rubex tudi eFileCabinet samodejno hrani zgodovino življenjske dobe dokumenta, vklju?no s spremembami, kdo in kdaj.
Proaktivno shrani vse informacije, potrebne za prihodnje revizijske sledi.
Rubex by eFileCabinet se ponaša z obsežno funkcijo iskanja, avtomatiziranim potekom dela, ustvarjanjem predlog in skupno rabo datotek z nadzorom razli?ic, katerega cilj je pove?ati u?inkovitost, ki se lepo ujema z Microsoft SharePoint Online, našo uredniško izbiro za rešitve DM.
Široko paleto možnosti sodelovanja boste našli tudi pri Ascensio System OnlyOffice, ki je naša druga izbira urednikov v našem pregledu programske opreme DM.
Upravljanje dokumentov in varno shranjevanje
Rubex by eFileCabinet je integrirani spletni portal za izmenjavo datotek in izmenjavo datotek, ki funkcije eFileCabinet Online (30,00 na uporabnika na mesec v eFileCabinet) in storitev SecureDrawer postavlja v eno sodobno spletno rešitev.
Namenjen malim in srednje velikim podjetjem, da ostanejo brez papirja in pove?ajo svojo u?inkovitost, Rubex by eFileCabinet vklju?uje pametno organizacijo dokumentov, shranjevanje in skupno rabo dokumentov.
Dodaja tudi podroben nadzor za dovoljenja datotek in upravljanje pravilnikov o hrambi podatkov.
Rubex, ki ga je zasnoval eFileCabinet, je zadnja evolucija eFileCabinet Online, ki vsebuje celoten nabor funkcij DM za varno skupno rabo datotek.
Da bi okrepil varnost shranjevanja in skupne rabe dokumentov, Rubex by eFileCabinet uporablja 256-bitno šifriranje in uporablja Amazon Web Services (6.415,00 USD pri Amazonu) (AWS).
Rubex by eFileCabinet je zelo nov; Spletno mesto eFileCabinet še vedno izpostavlja starejše, a bolj prepoznavne storitve eFileCabinet in SecureDrawer, kar je lahko zmedeno.
Prihodnost je o?itno Rubex by eFileCabinet, ki navidezno ponuja vse funkcije, ki jih imata ti dve aplikaciji, vendar v svežem novem uporabniškem vmesniku (UI).
Aplikacije eFileCabinet Online za Android in iOS se podobno sklicujeta na eFileCabinet Online, tudi ?e je to, do ?esar dostopajo, Rubex by eFileCabinet.
Cene in zmogljivosti
Rubex by eFileCabinet od 15 USD na uporabnika na mesec vklju?uje varno skupno rabo datotek s 25 GB prostora za shranjevanje, vendar brez DM funkcij ali funkcij.
Pove?anje naro?nine je stopnja Advantage, ki stane 30 USD na uporabnika na mesec z vklju?enim 1 TB prostora za shranjevanje.
To je mo?nejša ponudba, ki bo vše? ve?ini malih in srednje velikih podjetij, vendar je do nje mogo?e dostopati le z najmanj tremi uporabniki.
Naro?nine Advantage vklju?ujejo sistem eFileCabinet DM, varno skupno rabo datotek, aplikacijo SideKick, hrambo (upravljanje), dvofaktorsko overjanje (2FA), prilagojene varnostne nastavitve, orodja za skladnost in integracijo e-podpisa.
Vklju?uje tudi integracijo Microsoft Office, dostop do integracije programskega vmesnika (API), revizijsko sled, podporo in storitve ter mobilni dostop.
Nabor funkcij te stopnje bo idealen za ve?ino malih in srednjih podjetij, ki porabijo svoje potrebe v oblaku.
Cene za izdelke tega obsega so približno povpre?ne, vendar je zahteva po najmanj treh uporabnikih dostopna kot strategija, ki uporabnike sili na naslednjo stopnjo.
Naslednja stopnja je naro?nina Business, ki stane 55 USD na uporabnika na mesec in vklju?uje 5 TB prostora za shranjevanje.
Poslovna stopnja ima vse funkcije ravni Advantage, vklju?uje pa tudi avtomatizacijo poslovnih procesov, zajem opti?nega prepoznavanja znakov (OCR), avtomatizacijo poteka dela, oblikovalca delovnih procesov in knjižnice avtomatizacije.
Ta raven vklju?uje tudi vgrajena orodja, odobritve, ?asovni okvir, samodejno stopnjevanje prednostnega procesa, usmerjanje datotek za podatke ter samodejno poimenovanje in shranjevanje datotek.
Na voljo je tudi možnost za podjetja, vendar so cene za to odvisne od posebnih zahtev po prilagoditvi in ??shranjevanju.
Vsi cenovni na?rti za Rubex, ki jih izvaja eFileCabinet, se obra?unavajo letno.
Funkcionalnost, osredoto?ena na organizacijo
Rubex by eFileCabinet je osredoto?en na organizacijo in u?inkovitost digitalizacije, upravljanja in skupne rabe dokumentov.
Klju?ne funkcije in nadzor spletnega mesta se za?nejo na levi strani zaslona in postanejo bolj natan?ni, ko se pomikate proti desni strani.
Spletna rešitev predstavlja privla?no in intuitivno uporabniško izkušnjo (UX).
V zgornji vrstici, ki je obarvana v temno modro barvo, je prikazan meni s hamburgerji s tremi ?rtami za dostop do podmenijev Domov, Skrbnik, Iskanje, Zahteve za datoteke, Odjavljeno in Moje nastavitve.
Ta meni lahko enostavno skrijete, da pove?ate prostor na zaslonu.
V razdelku Skrbnik lahko dodate uporabnike, goste in skupine.
Od tu lahko upravljate licence za uporabnike in goste ter si ogledate uporabniške seje.
V razdelku Skrbnik je mogo?e dodati predloge ter dolo?iti politike upravljanja in varnosti.
Možnosti varnostne politike so obsežne z razli?nimi zapletenimi zahtevami za gesla, pogostostjo spreminjanja gesla in izbirami za dvofaktorsko overjanje (2FA), ki so na voljo za optimalno varnost.
Modra vrstica ima tudi spustne menije za Novo, Skupna raba, Urejanje in bližnjico za uporabo predlog.
Oranžna "Potrebujete pomo??" gumb prikli?e pogosto zastavljena vprašanja (FAQ), veliko iskalno polje pa je poudarjeno na desni strani.
Obstajajo tudi povezave do vodi?a za hitri za?etek za nove uporabnike, ikona opravila pa razkrije razdelek Center dejavnosti, v katerem so navedeni nedavni prenosi in obvestila.
Tri glavne ikone spadajo pod logotip Rubex.
Prva je ikona hiše za dom, ki prikaže Moj ra?un, ki ima ikono zgradbe za ozna?evanje podjetja.
Uporabniki lahko ustvarijo ve? omar za shranjevanje svojih datotek; v ogrodjih datotek je mogo?e ustvariti tudi ugnezdene predale.
Izdelava intuitivne in logi?ne strukture datotek je enostavna.
Druga glavna ikona je My Shares.
Sestavljen je iz medsebojno povezanih pik in našteva vse skupne dokumente in njihov status glede na to, ali so bili do njih dostopni ali ne, in kako dolgo so na voljo.
Tretja ikona, aktovka, je za Moje portfelje, kamor lahko shranite vse dokumente, priložene dolo?enemu projektu ali stranki.
V razdelku Moj ra?un so na skrajni desni strani pojavne ikone, vklju?no s podrobnostmi, komentarji (kjer lahko uporabniki pustijo navidezne zapiske Post-It), profilom in dovoljenji (za preklop dovoljenj za branje, pisanje in brisanje za Uporabniki in skupine).
Obstaja pojavno okno Governance za zaš?ito datotek pred urejanjem (ali brisanjem), dnevniki avtomatizacije in revizije.
Upravljanje postane kriti?na lastnost, ko ve? zaposlenih dostopa do pomembnih dokumentov.
Dobra nastavitev upravljanja zagotavlja, da lahko upravitelji vidijo, katere datoteke so bile izbrisane in kdo, poleg tega pa zahteva odobritev upraviteljev, preden se datoteke popolnoma uni?ijo iz sistema.
Kombinacija jasne in ve?plastne navigacije in kontrol, ki temeljijo na ikonah, uporabnikom katere koli stopnje olajša seznanitev z Rubexom s strani eFileCabinet.
Toda za uporabnike, ki prihajajo iz starejšega uporabniškega vmesnika eFileCabinet Online, bo obstajala u?na krivulja, ki je imela na prvi pogled na voljo ve? orodij in možnosti.
V primerjavi z uporabniškim vmesnikom eFileCabinet Online je Rubex by eFileCabinet vizualno minimalisti?en, a bolj funkcionalno dinami?en.
Medtem ko je eFileCabinet Online videti in se po?uti kot doma?a aplikacija v slogu Microsoft Office, skupaj z uporabniškim vmesnikom traku, je Rubex by eFileCabinet videti kot mobilna aplikacija, ki zahteva nekaj dodatnih klikov, da pride do nekaterih elementov menija.
Nekateri uporabniki bodo morda cenili ?isti videz, prednost pa je, da je vedno na voljo ve? možnosti menija.
Spremljevalci mobilnih aplikacij eFileCabinet za iOS in Android dodajo nekaj priro?nosti, saj uporabnikom omogo?ajo nalaganje fotografij in dokumentov neposredno iz svojih mobilnih naprav.
Vendar so razli?ni uporabniki poro?ali o težavah s prijavo ali nalaganjem svojih datotek.
Med testiranjem sem uporabljal aplikacijo Android in naletel tudi na težave pri nalaganju datotek.
Vstavljanje mo?i iskanja v DM
Uporaba ikon za omare, predale in mape prinaša resni?ne pisarniške prijave in organiziranje konvencij v digitalni prostor.
Tako je delo z DM znano in za datoteke je mogo?e ustvariti lepo organizirano in ugnezdeno strukturo.
Ena najve?jih lastnosti Rubexa by eFileCabinet je mehanizem za opti?no prepoznavanje znakov (OCR), ki lahko zajema skenirane dokumente in datoteke PDF ter omogo?a njihovo iskanje po vsebini.
Ko z desno miškino tipko kliknete dokument v Rubexu s strani eFileCabinet, lahko izberete nastavitev Omogo?i iskanje (OCR), da dodate vsebino tega dokumenta v osnovo za iskanje.
Uporaba Zonal OCR, ki je vklju?en v poslovno naro?nino za 55 USD na uporabnika na mesec, iz opti?no prebranega dokumenta izvle?e le najpomembnejša podatkovna polja in izvle?ene vrednosti shrani v strukturirane zbirke podatkov.
Obstaja tudi možnost dodajanja metapodatkov, oznak in imen profilov za lažje shranjevanje in iskanje dokumentov.
Z iskanjem prihranite veliko ?asa, ko obseg datotek in dokumentov naraš?a.
Uporabniki lahko nastavijo metapodatke, oznake in imena profilov, kar lahko pomaga prilagoditi tisto, kar se najbolj iš?e, odvisno od tega, kaj podjetje potrebuje.
Funkcija iskanja deluje hitro in natan?no ter celo pomaga pri iskanju klju?nih besed, ki so v opti?no prebranih dokumentih PDF.
Urejanje dokumentov in datotek neposredno iz Rubexa s strani eFileCabinet ni mogo?e, vendar obstaja postopek prijave / odjave, ki uporabnikom omogo?a ogled dokumenta in spreminjanje izvorne oblike dokumenta.
Ko uporabniki ponovno preverijo dokument s svojimi spremembami, bo Rubex by eFileCabinet ustvaril novo razli?ico dokumenta za natan?nejši nadzor in revizijo razli?ic.
Rubex by eFileCabinet uporabnikom omogo?a, da v programu ozna?ujejo, urejajo in e-podpisujejo dokumente, vendar je treba dejanske spremembe narediti zunaj.
Mogo?e je dodati e-podpise za dokumente, vendar bo spletno mesto odvrnilo uporabnike izven mesta za preverjanje s strani Citrix RightSignature; Na voljo je tudi integracija z DocuSign.
Funkcija skupne rabe je vklju?ena v meni z desnim klikom.
Ko premikate datoteko v predalu ali omari, lahko z desno miškino tipko odprete ve? možnosti.
Ko kliknete možnost Skupna raba, se odpre okno, v katerem je poudarjena datoteka v skupni rabi, in prejemniku omogo?ite vnos e-poštnega naslova in sporo?ila.
Datoteke v skupni rabi so samo za branje ...
