Kar zadeva sisteme za upravljanje dokumentov, DocuWare Cloud že dolgo velja za mo?nega konkurenta v vesolju, vse od Microsoftovega sistema Windows 3.0, ko je upravljanje dokumentov postalo stvar.
DocuWare Cloud je na primer 300 USD na mesec za primerek, velik za majhno podjetje z do štirimi uporabniki in 20 GB prostora za shranjevanje.
Platforma ima mo?an nabor funkcij za podjetja, vklju?no z odli?nimi možnostmi za uvoz dokumentov in obdelavo obrazcev.
?eprav je industrijski veteran, nima funkcionalnosti integracije in skupne rabe, ki jo najdemo v nagrajencih Editor's Choice Ascensio System OnlyOffice in Microsoft SharePoint Online, vendar je to dobra ponudba, o kateri je še vedno vredno razmisliti.
Iskreni, objektivni pregledi
Daxdi.com je vodilni tehnološki organ, ki zagotavlja neodvisne preglede najnovejših izdelkov in storitev, ki temeljijo na laboratorijih.
Naše strokovne industrijske analize in prakti?ne rešitve vam pomagajo, da se bolje odlo?ite za nakup in izkoristite ve? od tehnologije.
Osnove
Podobno kot Adobe Document Cloud Standard (12,99 na mesec pri Adobe) tudi DocuWare Cloud spada v poslovno kategorijo za sisteme za upravljanje dokumentov z dodatnimi pikami.
Vendar pa s svojim uporabniškim vmesnikom (UI) prinese ?rto, tako da uporabnikom daje orodja, ki jih potrebujejo za izvajanje obi?ajnih nalog, medtem ko naprednejše možnosti za zahtevne uporabnike ali skrbnike skriva.
Primarni pogled, ki ga ve?ina uporabnikov vidi s programom DocuWare Cloud, je razdeljen na dva temeljna pogleda.
Podokno za krmarjenje na levi strani vam omogo?a dostop do mape Prejeto, iskanja po dokumentih, seznamov, ki so vam na voljo, in opravil.
Na desni strani so dodatne možnosti, ki ponujajo pregledovalnik dokumentov skupaj z orodji za opombe.
Ko je dokument izbran, vam levo podokno ponuja tudi možnost urejanja polj indeksa bodisi ro?no bodisi s klikom na besedilo v dokumentu in polje indeksa samodejno zapolni.
Seznami so primarni vsebnik dokumentov, viden uporabnikom, in jih dolo?i skrbnik.
Pogled seznama uporabnikom ponuja uporabno možnost, da ustvarijo bližnjico neposredno do seznama, ne da bi morali dekonstruirati URL.
Seznami ne prikazujejo samo dokumentov, ki so na voljo v dolo?enem vsebniku, temve? vam omogo?ajo tudi ogled, izvoz in skupno rabo indeksnih polj za te dokumente v obliki datoteke CSV.
Levo podokno za krmarjenje ponuja nekaj zanimivih možnosti za povezovanje dokumentov med seboj: sponka in sponka.
Tako sponke kot sponke združujejo dokumente za kasnejšo uporabo in so reverzibilni.
Funkcija spenjanja velja samo za datoteke PDF in bo bodisi združila ve? datotek PDF v en PDF bodisi razložila ve?stranski dokument PDF na posamezne strani.
Izrezovanje omogo?a povezovanje ve? vrst dokumentov, hkrati pa ohranja lo?ene dokumente.
Uvoz dokumentov
Obstaja ve? možnosti za dostop do dokumentov v DocuWare Cloud v razli?nih scenarijih uporabe.
Dokumente lahko uvozite prek spletnega odjemalca ali namestite aplikacijo DocuWare Cloud Scan App za skeniranje dokumentov neposredno v DocuWare Cloud.
Skrbniki lahko tudi konfigurirajo gonilnike tiskalnika po meri, tako da lahko uporabniki poenostavijo nekatera uvozna opravila, na primer indeksiranje in obdelavo obrazcev.
Skrbniki imajo tudi možnost konfiguriranja mape FTP, tako da se dokumenti takoj shranijo na dolo?eno podro?je v programu DocuWare Cloud, kar omogo?a ve? scenarijev, kot so nalaganje v velikem obsegu, programski ali na?rtovani uvoz ali integracija s programsko opremo drugih proizvajalcev.
Drugo podro?je, v katerem DocuWare Cloud odlikuje, je opti?no prepoznavanje znakov (OCR).
Ve?ina sistemov za upravljanje dokumentov podpira OCR, vendar je možnost prilagajanja motorja zna?ilnost, ki je ni pogosto videti.
DocuWare Cloud omogo?a skrbnikom, da optimizirajo mehanizem opti?nega prepoznavanja znakov za u?inkovitost ali natan?nost glede na trenutne poslovne potrebe.
OCR-ja se lahko nau?ite, podobno kot slovar za preverjanje ?rkovanja, tako da naložite sezname besed, ki se lahko pogosto uporabljajo v vašem podjetju za optimizacijo postopka OCR.
Ravnanje z obrazci
DocuWare Cloud se odli?no trudi, da omogo?a elektronske obrazce za interno uporabo ali za scenarije, usmerjene k strankam.
Postopek se za?ne s skrbnikom, ki z orodji oblikovalca obrazcev ustvari predlogo obrazca.
V programu DocuWare Cloud sta dve vrsti obrazcev.
Spletni obrazci so dokaj osnovni, saj kon?ni izdelek dobi videz in ob?utek predloge, ki jo je oblikoval skrbnik.
Po drugi strani združeni obrazci vzamejo podatke, zbrane prek predloge obrazca, in nato prekrivajo te podatke v obstoje?em dokumentu glede na skrbniške nastavitve.
Obe vrsti obrazcev se uporabljata tudi za zapolnitev polj indeksa in jih je mogo?e izkoristiti tudi za druge naloge in integracije, povezane s podatki.
Z oblikovalnikom obrazcev DocuWare Cloud lahko razli?ne elemente povle?ete na obrazec in jih hitro postavite kamor želite.
Polja lahko ozna?ite in ozna?ite po potrebi, navodila pa lahko hitro postavite tudi tam, kjer jih potrebujete.
Združevanje obrazcev zahteva nalaganje izhodne predloge, vklju?itev polj iz predloge obrazca v izhodno predlogo in nastavitev osnovnih možnosti oblikovanja besedila za vsako polje.
Obe vrsti obrazcev na koncu privedeta do tega, da se na novo napolnjeni obrazec postavi v izbrano shrambo dokumentov in da se polja indeksa zapolnijo s podatki obrazca ali stati?nimi vrednostmi.
Kon?no lahko med tem postopkom konfigurirate dovoljenja, tako da lahko posamezni uporabniki upravljajo ali uporabljajo obrazec.
Obrazce lahko tudi objavite, tako da zunanjim uporabnikom omogo?ite, da jih izpolnijo in oddajo.
Upravne zna?ilnosti
Skrbniki podjetja bodo zelo varnostne zmožnosti DocuWare Cloud.
Dovoljenja je mogo?e konfigurirati na ve? ravneh, vendar so, podobno kot Dokmee, najbolj razširjena v omarah za datoteke.
Ti lahko vsebujejo ve? pogovornih oken, ki so elementi, ki uporabnikom omogo?ajo dostop ali shranjevanje dokumentov.
Pogovorna okna s seznami so zbirke dokumentov, ki temeljijo na poizvedbah in so konfigurirane z grafi?nim urejevalnikom ali z uporabo stavka SQL.
Pogovorna okna za shranjevanje se uporabljajo za identifikacijo indeksnih polj, ki se uporabljajo, ko je dokument shranjen, medtem ko pogovorna okna s seznamom rezultatov dolo?ajo polja, ki se uporabljajo za pogled seznama dokumentov in obrazce za urejanje indeksnih polj.
Na koncu se pogovorna okna map uporabljajo za identifikacijo strukture map, ki se uporablja za shranjevanje dokumentov in navigacijo.
Struktura map je zgrajena tako, da se indeksna polja ali stati?ne vrednosti postavijo na razli?ne ravni map, da se hierarhija zgradi po vaših željah.
Za skrbnike, ki želijo svojim uporabnikom olajšati življenje, DocuWare Cloud ponuja tudi nekaj pomo?i.
Dva primera sta uveljavitev možnosti polja indeksa in avtomatizacija poslovnih procesov.
Polja za razli?ne vrste dokumentov je mogo?e konfigurirati za uporabo seznamov vrednosti za iskanje in preverjanje veljavnosti bodisi s stati?nega seznama, tistega, ustvarjenega iz podatkov znotraj DocuWare Cloud, bodisi celo z vrednostmi iz zunanjega vira podatkov.
Razmerja med dokumenti lahko dolo?ite bodisi znotraj ene omare bodisi med dvema omarama s primerjavo klju?nih polj.
Upoštevajte stroške
Slaba stran pri DocuWare Cloud je nekoliko nejasna cena.
Za razliko od ve?ine konkurence se boste morali za natan?ne cene obrniti na podjetje, ker je DocuWare Cloud oblikovan tako, da je primeren za velikost primerka in ne za uporabnika.
Kot smo že omenili, vam primerek DocuWare Cloud v velikosti za majhna podjetja z do štirimi uporabniki in 20 GB prostora za shranjevanje prinese 300 USD na mesec.
Ve?ji primerek, ki podpira 40 uporabnikov in 100 GB prostora za shranjevanje, stane približno 1500 USD na mesec.
Ne glede na potrebe uporabnikov in shrambe se boste želeli obrniti na prodajno skupino DocuWare Cloud, da se pogovorite o svojih poslovnih zahtevah in o tem, kako bodo te vplivale na vašo mese?no stopnjo.
DocuWare Cloud kot celota ponuja dovolj funkcij, da postane privla?na možnost v prostoru za upravljanje dokumentov.
Zmožnosti, ki obkrožajo elektronske obrazce, so še posebej koristne za številna podjetja, nekaj upravnih funkcij pa je tudi prepri?ljivih.
?eprav nekoliko zaostaja za našimi uredniki Ascensio System OnlyOffice in Microsoft SharePoint Online po integracijah in enostavnosti uporabe, zaostajanje ni veliko.
Zaradi tega DocuWare Cloud ostaja možnost upravljanja dokumentov, ki jo je vredno raziskati.
Spodnja ?rta
DocuWare Cloud je trden sistem za upravljanje dokumentov z mo?nim naborom osnovnih funkcij.
Manjkajo pa nekatere funkcije, ki smo jih našli pri konkuren?nih rešitvah.
