Se spomnite starih ?asov papirnatih postopkov? Zdi se, da današnji programski paketi za sledenje stroškov posnemajo te tehnike.
To je bil ?as, ko smo polnili kuverto, polno ra?unov, in jo združili s poro?ilom v obliki preglednice, v katerem je bilo podrobno opisano, kako smo porabili denar podjetja.
Po odjavi vodje oddelka je bilo ra?unovodstvu omogo?eno, da preveri, ali ima vsak ra?un zadovoljivo razlago in obratno.
Prejemna banka (ki se za samostojnega uporabnika za?ne pri 14,99 USD na mesec) ima nekoliko druga?en pristop, ki je lahko primeren za nekatera mala podjetja.
Mo?no in uspešno deluje kot odziv na posamezne prejemke in ne na formalna "poro?ila".
Omogo?a vsem, ki jim je dodeljen status "odobritelja", da dovolijo povra?ilo stroškov.
In mo?no se zanaša na integracijo s tujimi aplikacijami, zlasti z ra?unovodskimi aplikacijami v oblaku, za izvedbo težkega dvigovanja zaledja.
?e iš?ete bolj tradicionalno vodenje stroškov na najvišji ravni, si oglejte naše izbire urednikov, potrdi zdaj, Rydoo in Expensify.
Štetje transakcij, ne uporabnikov
Namesto zara?unavanja na aktivnega uporabnika, tako kot Expensify, pla?ilna shema prejemne banke temelji na številu obdelanih postavk na mesec.
Samostojni podjetniki, ki želijo spremljati stroške, lahko za?nejo za 14,99 USD na mesec za 50 obdelanih izdelkov, 29,99 USD za 100 obdelanih izdelkov ali 44,99 USD za 150 izdelkov in nadaljujejo do 202,49 USD za 675 izdelkov.
Podjetja z ve? kot enim uporabnikom pla?ajo 25 USD na mesec za 50 obdelanih izdelkov, 40 USD za 100 predmetov, 55 USD za 150 izdelkov in do 220 USD za 675 izdelkov.
Ta štetja so v povpre?ju trimese?nega povpre?ja, zato imate lahko september naporen urnik potovanj, ki mu sledijo dva meseca nedejavnosti, ne da bi vam bilo treba na primer nadgraditi zaradi ene letne konference.
Vse te naro?nine vklju?ujejo samodejno opti?no prepoznavanje znakov (OCR) skeniranje potrdil, 256-bitno Zaš?ita SSL (Secure Sockets Layer) (kar pomeni, da se uporabniki morda odpovejo uporabi navideznega zasebnega omrežja (VPN), ?e pošiljajo ra?une s ceste), integracija s spletnimi ra?unovodskimi aplikacijami (vklju?no z Intuit QuickBooks ) in izmenjavo podatkov z lo?eno organizacijo, obi?ajno ra?unovodjo ali knjigovodjem za mala podjetja.
In nekaj, ?esar ne ponuja nobena od drugih storitev: storitev za samozaposlene delavce, ki je brezpla?na, ?e je omejena na 10 pregledov potrdil na mesec.
V nasprotnem primeru stane 24,99 USD za 50 skeniranj na mesec in 49,99 USD na leto za ve? kot 50 skeniranj.
Na žalost brezpla?nega ?lanstva ni, za paket z enim uporabnikom pa je na voljo 14-dnevni brezpla?ni preskus.
Ker sem hotel preizkusiti postopek odobritve, sem zahteval in prejel brezpla?no preskusno razli?ico ve? uporabniške razli?ice.
Fotografirajte in zajemite podatke
Tako kot pri drugih aplikacijah za odhodke tudi v ra?un za vnos podatkov vnašate podatke z mobilno aplikacijo, nalaganjem spletnega brskalnika, s posredovanjem e-pošte na poseben ID za vsakega zaposlenega ali s sinhronizacijo poslovne ali osebne kreditne kartice.
Ima tudi nekaj samostojnih na?inov za vnos podatkov v sistem.
Prejemna banka lahko potrdila in ra?une uvozi iz PayPal-a (brezpla?no na Apple.com) ali Dropbox-a.
Slednje je še posebej kul: uslužbenci lahko potrdijo svoje ra?une v posebno mapo Dropbox, iz katere sprejemna banka vsake 24 ur izvle?e datoteke.
Po njihovi obdelavi potrdila premakne v drugo namensko mapo.
Mobilna aplikacija Receipt Bank je o?itna zmagovalka na oddelku enostavnosti uporabe, ki resni?no zmanjša ?as, ki ga zaposleni porabi za vnos podatkov.
Fotografirate potrdilo, kliknete oddaj v obdelavo in nekaj ?asa kasneje se raz?lenjeni podatki prikažejo, da jih še enkrat preverite in pošljete odobritelju.
Res prijeten prihranek ?asa, ki ga nismo videli nikjer drugje: fotoaparat lahko nastavite tako, da fotografira ve? ra?unov, enega za drugim ali en ra?un, ki ima ve? strani.
Banka prejemnic se po najboljših mo?eh trudi dolo?iti datum transakcije, valuto, davek, dobavitelja in kategorijo.
?e prepozna kreditno kartico, uporabljeno za transakcijo, zapise sinhronizira z vašo ra?unovodsko aplikacijo, zato vam ni treba dvakrat vnesti elementa.
Po drugi strani pa ni mogo?e ro?no vnesti stroškov brez kakršnega koli potrdila? kar je lahko problem za porabo, recimo napitnine, ki jo pustite gospodinje hotelske sobe.
Na vprašanje je predstavnik podjetja predlagal, da dodate lastnoro?no zapisek.
Postopek OCR traja malo dlje, kot bi si želeli.
Na testih je trajalo približno eno uro, ?eprav nismo uporabili ?asovnika.
Vendar pa se s potrdilom spla?a po?akati.
Izredno dobro opravi, ko tudi namerno površno pisanje rokopisa spremeni v natan?no besedilo.
Ko smo na osebni e-poštni naslov poslali potrdilo Uber s potovanja v Budimpešto, je banka potrdila pravilno skenirala madžarski forint, izvedla valutno transakcijo in v polje za stroške zapisala ameriške dolarje.
Še en plus: kombinirani ra?un, recimo hotelski ra?un, lahko po potrebi enostavno razdelite na posamezne postavke.
Tudi veliko ve? informacij je mogo?e zajeti in upravljati.
Med njimi: lahko ustvarite pravila za dolo?enega prodajalca, pri ?emer vedno dodelite njegove transakcije dolo?eni kategoriji ali stranki.
Stroške si lahko razdelite.
Podatke o osebnih stroških lahko izvozite v PDF ali preglednico, kot je Microsoft Excel.
Nadzorna ploš?a spletnega mesta prikazuje povzetek predmeta in uporabe.
V mapi Prejeto so prikazani izjemni prejemki, po želji pa tudi kategorije, stranke ali imena projektov.
Na enem zaslonu lahko hkrati uredite ve? elementov, preden jih dodate v poro?ilo in oddate v odobritev.
Receipt Bank ima tri uporabniške ravni: skrbnika, odobritelja stroškov in osnovnega uporabnika.
Skrbniki dolo?ajo pravila in pravilnike podjetja ter imajo dostop do celotne mape.
Odobritelji imajo nekoliko druga?no vlogo: ne morejo spremeniti nastavitev ra?una, vendar se lahko vsak odobravalec odjavi iz poro?ila katerega koli vlagatelja brez formalne hierarhije.
Družba namerava pripeljati ve? odobriteljev to jesen.
Te tri ravni pomenijo tudi, da se na?ini odobritve banke prejemnic razlikujejo od ostalih, s katerimi smo že sodelovali.
Odobriteljem svetujejo, koliko predmetov ?aka na njihovo pozornost.
Kot odobritelj lahko kliknete sam element, da si ogledate ve? podrobnosti, vklju?no s fotografijo potrdila.
Odobritev je popolnoma ro?na.
?e vidite nekaj, kar vam ni vše?, lahko kliknete ikono majhne zastavice pred elementom; lahko tudi pustite opombo.
Toda kršitve pravilnika ni mogo?e samodejno ozna?iti in edini na?in, da zaposlenemu pošljete težaven vnos, je, da z nekoliko nejasno e-poštno funkcijo znova pošljete kopijo vnosa CSV ali PDF.
Banka ra?unov tudi ne zahteva, da se uporabniki zanašajo na poro?ila o stroških.
Uporabnikom ni treba oddajati ali ustvarjati zbirk "potovanje v New York"; skrbnik pisarne lahko poro?ilu v njihovem imenu dodeli potrdila.
Prav tako lahko odobrite dostop svojemu ra?unovodji ali knjigovodji za dodajanje novih elementov, urejanje elementov, ekstrahiranje ali potiskanje podatkov iz vašega ra?una.
Nastavitev je enostavna: Podro?je z nastavitvami vam omogo?a vzdrževanje osebnih nastavitev in nastavitev vaših uporabnikov.
Zanimivo je, da ko dodate uporabnike, vi (ne uporabnik) vnesete geslo (eno je predlagano za vas), ki ga nato uporabniku pošljete po e-pošti.
Receipt Bank resni?no blesti pri integraciji z ra?unovodskimi programi - za?enši s številom, ki jih podpira: Xero, Intuit QuickBooks in FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One in Sage 50.
Receipt Bank lahko povežete samo z enim ra?unovodski program naenkrat.
Ko sem sistem integriral s svojim ra?unom FreshBooks, je prenesel vse uporabljene kategorije, pa tudi imena projektov in odjemalce.
Nato se zanaša na zunanjo aplikacijo za vse, od povra?il stroškov do obveznosti do trendov poro?anja.
Ne morete dodajati novih kategorij ali projektov sproti.
Namesto tega morate odpreti FreshBooks (ali kateri koli sistem, ki ga uporabljate), jih dodati tja in nato znova sinhronizirati.
?eprav nam je vše? dejstvo, da banka prejemnic vklju?uje ra?unovodske kategorije, imamo prepir z na?inom, kako jih predstavlja.
Prepri?ani smo, da ra?unovodski strokovnjaki cenijo programsko opremo s seznamom kategorij po številki GL (0030 - Prehrana in zabava), vendar bi z vidika uporabnika raje uporabljali abecedno organizacijo (namesto da bi se pomikali po vseh številkah) ali druge na?ine poiš?ite možnosti (na primer "Katere kategorije lahko izbiram med potovanjem?").
Obstaja ve? drugih vprašanj, po katerih se banka prejemnic razlikuje od drugih.
Na primer, ?eprav programska oprema ozna?uje nekatere težave, na primer nepopolne oddaje, kršitev pravilnikov ne ozna?uje samodejno.
Poleg tega obstaja predpostavka, da bo odobritev (ali zavrnitev) prišla iz ra?unovodstva in ne od prvotnega odobritelja.
Ena od prvih stvari, ki jo morate storiti, ko za?nete delati, je vklju?itev banke prejemkov v ra?unovodski program.
Veliko je narejenega za lažje življenje ra?unovodskih podjetij, ki podpirajo mala podjetja.
Podatke lahko uvozite prek Dropbox in MyFirmsApp (za ra?unovodska podjetja).
Obstaja tudi integracija pla?il s KeyPay in PaySuite ter še ve? integracije s storitvami za zara?unavanje in izdajanje ra?unov, vklju?no z Gusto (25 USD na mesec pri Gusto) in Bill.com.
Funkcije pomo?i banke prejemnic so odli?ne.
?e v spodnjem desnem kotu vsake strani kliknete gumb Pomo?, bo prikazano ve? sorodnih tem ali vam bo omogo?eno, da vnesete svoje vprašanje.
Splošni center za pomo? ima široko paleto odgovorov in navodil.
Obstajajo tudi razli?ni te?aji za video.
Prejemna banka ne stori vsega na pri?akovan na?in.
Podjetja z mo?nim "To po?nemo tako!" miselnosti bi lahko odvrnile nekatere stvari, na primer njegova pavšalna in ob?asno zmedena hierarhija odobritve.
Poleg tega lahko zaradi ?udnosti, kot je nezmožnost ustvarjanja stroškov brez potrdila ali vrnitve problemati?nih stroškov za popravek, stvari postanejo bolj nerodne, kot je potrebno.
V nasprotnem primeru je blizu vrhunskih sistemov, kot so orodja z nagrado Editor's Choice Certify in Rydoo.
Spodnja ?rta
Receipt Bank poenostavlja postopek sledenja stroškom z zmanjšanjem vnosa podatkov, ?eprav bodo nekatere stranke morda potrebovale ?as, da se navadijo na njene procese.
