Vsa programska oprema, ki naj bi se predvajala v prostor za poro?anje o odhodkih mora služiti dvema skupnostma uporabnikov: skrbnikom in ra?unovodjem, ki upravljajo denar podjetja, in zaposlenim, ki želijo biti pla?ani za denar, ki so ga dolo?ili v imenu podjetja.
Idealno je, da sta oba tipa uporabnika zadovoljna, toda v primeru konflikta skrbniki obi?ajno zmagajo.
Navsezadnje so to ljudje, ki izbirajo programsko opremo.
To je dolgo?asen na?in, da lahko ExpensePoint (ki se za?ne pri 7,50 USD na mesec) povzro?i, da se števci fižola vrtijo kot veseli psi?ek, ki ima podrgnjen trebuh.
Vendar z vidika uporabnika, kar pomeni tiste nesre?ne cestne bojevnike, ki poskušajo strgati svoje razli?ne ra?une za ve?erjo in jih spraviti v postopek OCR, ExpensePoint ni najbolj prijazna aplikacija, ki smo jo videli v tem poro?ilu.
To nas zaostaja za zmagovalcema Editor's Choice Certify in Rydoo.
Ob?utljive cene
ExpensePoint vam prinese veliko denarja.
Na mesec stane 7,50 USD na uporabnika, za dodatne funkcije pa ni potrebna zapletena raven naro?nine.
Vse naro?nine vam omogo?ajo zajemanje ra?unov in drugih stroškov z uporabo mobilne aplikacije, uvoza kreditnih kartic in opti?no prebranih slik ter z uporabo celotnega poteka odobritve (uporabnik, odobritelj in skrbnik).
Z 15-dnevnim brezpla?nim preskusom je z njim enostavno eksperimentirati; to vas popelje skozi osnovno funkcionalnost z enostavnimi vajami.
Ko se boste bolj vklju?ili, pa pri?akujte ve? ena-ena-ena interakcija podjetja.
?eprav naj bi bila aplikacija univerzalna, osebje ExpensePointa prilagodi kode in kategorije vsake stranke glavne stranke in tudi vgrajene odjemalce s skrbniškim izobraževanjem; zaradi tega je zelo podoben aplikacijam za na?rtovanje virov v podjetju (ERP), pri katerih lahko storitve z dodano vrednostjo po prodaji postanejo zahteva, ki lahko pove?a vaše skupne stroške lastništva.
Vnos podatkov, slog stare šole
Kot pri ve?ini aplikacij v tem poro?ilu imate tudi na ve? na?inov, da prejemnike prenesete v ExpensePoint, za?enši z mobilno aplikacijo, vmesnikom spletnega brskalnika in podatkovnim tokom podjetja.
ExpensePoint ima tudi namizno aplikacijo Windows, do katere lahko dostopate brez povezave (na primer na potovanju z letalom), nato pa podatke kasneje sinhronizirate z oblakom.
In ExpensePoint vam omogo?a tudi pošiljanje faksov na ra?une z uporabo posebne naslovnice, opremljene s ?rtno kodo.
To je odli?na funkcionalnost, ?eprav je bil njen vmesnik nekoliko težji za obvladovanje, tudi bolj kot Expensify (obiš?ite spletno mesto na Expensify), ki ima svoje težave.
Za razliko od ve?ine konkurentov prihranite ExpensePath (obiš?ite spletno mesto na ExpensePath) , ExpensePoint za branje potrdil ne uporablja opti?nega prepoznavanja znakov (OCR).
Namesto tega uporablja funkcijo, imenovano Receipt Reader, ki uporablja Live Human Character Recognition - z drugimi besedami, prodajalec, datum in skupna vrednost na ra?unu se pošljejo, preberejo resni?ne osebe in nato zapolnijo v ustrezna polja.
Presenetljivo je, da to ne traja dlje kot nekateri izdelki, ki uporabljajo OCR, kot je Certify, ?eprav se postopek lahko po?uti nekoliko nerodno in potencialno invazivno.
Ko prejmete obvestilo, da je bil vaš ra?un prebran, ga dodelite poro?ilu in izpolnite vsa druga potrebna polja, ki lahko vklju?ujejo kodo GL, projekt, ki se lahko zmedeno nanaša na odjemalca ali dejanje.
Od tam lahko oddate poro?ilo.
V ExpensePointu so mi stvari zelo vše?, dovolj, da je rešitev vredna natan?nega pogleda.
Ko na primer ustvarite stroške prevoženih kilometrov, lahko vnesete za?etni in kon?ni naslov.
ExpensePoint izra?una kilometrino na podlagi Google Zemljevidov in prikaže sliko zemljevida kot dokumentacijo.
Uporablja lahko razli?ne stroške na miljo (ker plin v Franciji stane ve? kot v ZDA).
Zelo dobro si zapomni tudi nastavitve, ki ste jih uporabili za prejšnje stroške, zato vam ni treba znova povedati programski opremi, da je treba Marriott uvrstiti v kategorijo potovanja v hotel.
Stroški so lahko povezani s projektom ali stranko.
Stroške lahko razdelite tudi tako, da se stroški sobne storitve raz?lenijo iz stroškov hotela.
In lažje kot obi?ajno je, da ra?une za stroške povežete s podatki, ki jih vnesete s kreditnih kartic podjetja z mobilno aplikacijo.
Poleg tega se lahko odobritelji prijavijo v poro?ilo o stroških bodisi namiznih ali mobilnih odjemalcev, ne da bi morali obiskati spletno mesto.
?e je šef na poti, lahko to povrne povra?ilo stroškov.
Na nadzorni ploš?i so prikazana ?akajo?a poro?ila o stroških ter trendi porabe po mesecih in kategorijah.
Skrbnik lahko izbere, katere resni?no uporabne videoposnetke z navodili bo prikazal na uporabnikovi nadzorni ploš?i, kar lahko zmanjša ?as, porabljen za iskanje, na primer, razdelitve stroškov.
Vse, kar bi si ra?unovodski profesionalci lahko želeli - skoraj
Medtem ko druge aplikacije ponujajo dolo?eno stopnjo nadzora nad zneskom, ki ga zaposleni lahko porabi za najem avtomobila [e.g., Zoho Expense (Visit Site at Zoho Expense) lets you set a limit of $1,000], ExpensePoint gre veliko dlje.
Vsaka kategorija ima lahko z njo povezane edinstvene oznake polj (na primer zahteva ime projekta ali seznam udeležencev); lahko tudi prepozna vnaprej odobrene prodajalce (prisili zaposlenega, da pojasni, zakaj je izbral Sixt namesto Hertza) ali omeji, katere skupine zaposlenih lahko prevzamejo tak strošek (zakaj hišnik najame avto?).
Tako kot pri vseh drugih aplikacijah so lahko polja ozna?ena kot obvezna, tako da poro?ila o stroških ni mogo?e predložiti, ?e niso izpolnjena.
Tudi pri vrstah pla?il je veliko razdrobljenosti: korporativne kreditne kartice (podjetje pla?a ra?un ali zaposleni pla?a in dobi pla?ilo), zaposleni pla?a, uslužbenec povrne podjetje, pla?a z gotovinskim predujmom ali dnevnice.
ExpensePoint se tudi dobro zaveda mednarodnih vprašanj, kot so regionalne dav?ne strukture in prevajanje valut.
Obstaja ve? varnostnih kontrol kot v drugih aplikacijah, na primer možnost vsiljevanja spremembe gesla vsakih "n" dni ali zavrnitev ponovne uporabe gesla.
Vsa programska oprema za upravljanje poro?il o stroških, ki sem jo pregledal, lahko shrani ali izvozi podatke v datoteko CSV, vendar si težko predstavljamo mo?nejši na?in prilagajanja izvoza podatkov, kot to po?ne ExpensePoint.
Na primer, za vsako predlogo, ki jo ustvarite, lahko ExpensePointu naro?ite, naj preimenuje polja ali nadzira vrstni red predstavitve podatkov, kar bo vse olajšalo uvoz v izbrani ra?unovodski sistem.
ExpensePoint nima standardne integracije z Intuit QuickBooks ali katerim koli drugim standardnim ra?unovodskim programom.
Namesto tega podjetje uporablja Automation Manager, ki lahko avtomatizira izvoz podatkov v ra?unovodske sisteme podjetja, kar je skoraj tako dobro.
Tudi brez posebnega povezovalnega mostu lahko zaposlenim povrnete stroške iz programske opreme z uporabo Avtomatizirana klirinška hiša (ACH) paketni procesor, ki bo denar poslal s poslovnega ra?una in ga položil na ra?un zaposlenega (obi?ajno v treh dneh, v skladu z ExpensePoint).
Kljub temu, da to pomeni, da se bodo povra?ila zgodila hitro, bo ra?unovodja še vedno pustil ro?ni postopek za za?asni uvoz podatkov.
Kljub temu lahko te pomanjkljivosti odpustite, ko raziš?ete 30-krat prilagodljiva poro?ila, vgrajena v ExpensePoint, skupaj z grafi in filtri, od poro?ila o staranju odobritve do analize pla?il s kreditno kartico.
So zelo impresivni.
ExpensePoint je zasnovan predvsem za ra?unovodsko službo in ?eprav je bil od zadnjega pregleda spremenjen, da bi bil prijaznejši za kon?ne uporabnike, je vseeno lahko nekoliko zastrašujo?.
Vsebuje neverjetno veliko informacij za tiste, ki morajo spremljati stroške, med podrobno prilagajanjem in nadzorom po kategorijah ter poro?ili o analizi, vendar ExpensePoint ne stane ve? kot konkurenti z osnovnimi lastnostmi.
Postopek prepoznavanja ?loveškega zna?aja je zanimiv, ?e je nekoliko neroden; ko bo to gladko in bo vmesnik poenostavljen za vsakodnevne uporabnike, bo resen kandidat za tekmovanje z orodji za izbiro urednikov Certify and Expensify.
Spodnja ?rta
ExpensePoint je vsekakor zgrajen z mislijo na ra?unovodjo in ne na uporabnika, ki poskuša hitro zajeti informacije o stroških.
Toda za organizacije, ki si delijo ta poudarek, ta aplikacija ponuja odli?no poro?anje in natan?no upravljanje politik
