C'est la deuxième année que nous examinons ZipBooks, une application comptable relativement nouvelle pour les petites entreprises.
Le site s'est développé rapidement au cours de l'année dernière, ajoutant des fonctionnalités telles que le paiement de factures, l'intégration avec le service de paie Gusto, une nouvelle application iOS et des autorisations d'accès utilisateur basées sur les tâches.
ZipBooks possède l'une des interfaces utilisateur les plus faciles à naviguer parmi les solutions de comptabilité des petites entreprises et environ les deux tiers des fonctionnalités offertes par les meilleurs services de ce type.
Vous pouvez créer des enregistrements pour les contacts et les articles, envoyer des factures; et le service peut suivre le temps, les projets et les tâches.
Malheureusement, il manque certaines fonctionnalités offertes par les sites concurrents, telles que des enregistrements de contacts robustes, une bibliothèque de modules complémentaires intégrés et le suivi des stocks.
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Tarifs et plans
Les prix de ZipBooks peuvent le rendre attrayant pour les propriétaires uniques ou les microentreprises.
Une version gratuite de Starter permet des contacts et une facturation illimités, un flux bancaire et une gestion des revenus et des dépenses.
Le niveau que nous avons examiné, plus intelligent (15 USD par mois), ajoute des outils tels que le suivi du temps, les enregistrements d'articles, la collaboration en équipe, le paiement de factures et des connexions bancaires illimitées.
Le plan sophistiqué (35 $ par mois) ajoute le balisage, le rapprochement des comptes, le partage de documents et des rapports avancés.
Pour 125 $ par mois, ZipBooks vous fournit un comptable personnel qui crée des rapports mensuels, effectue une analyse des économies d'impôt et formule des recommandations.
Il existe un essai gratuit de 30 jours sur toutes les versions payantes.
Aide Besoin d'aide
ZipBooks offre une aide à la configuration en ligne minimale, mais aucun concurrent autre que Sage Business Cloud Accounting (25,00 $ chez Sage) n'est très fort à cet égard.
Après une brève introduction à chaque section, vous vous lancez et commencez à explorer.
En fait, le site n'a pas vraiment de support, à l'exception d'une boîte de discussion, qui prétend que les questions sont répondues en environ cinq minutes.
Lors du premier essai, nous avons attendu 35 minutes sans que le nôtre ne soit vu et avons dû fermer la boîte de discussion pour faire autre chose, mais nous avons obtenu une réponse complète beaucoup plus rapidement à un moment différent de la journée.
Un mot sur la fonction d'assistance par chat ici: nous avons été surpris d'apprendre lorsque nous avons demandé de l'aide que le représentant savait déjà que nous avions entré le même contact quatre fois.
Les contacts ne sont pas désignés comme clients ou fournisseurs tant que vous n'avez pas payé une facture ou reçu un paiement sur une facture; ce ne sont que des contacts génériques, ce qui est une façon inhabituelle et déroutante de gérer cela.
ZipBooks permet à ses représentants du support client d'accéder à des informations limitées pour rendre les sessions de chat plus efficaces et plus rapides.
Un représentant peut savoir, par exemple, que vous avez créé un enregistrement client ou une facture ou importé 100 transactions.
Cette politique a accéléré notre session de support, mais il est un peu surprenant d'apprendre que le représentant savait quelque chose sur notre dossier d'entreprise.
Un représentant de l'entreprise a expliqué que cela est autorisé par la politique de confidentialité et qu'aucun détail financier spécifique n'est disponible pour le personnel de soutien.
Il serait utile que ZipBooks le précise quelque part sur le site lui-même, peut-être dans les paramètres.
Billy, en revanche, vous oblige à cocher une case pour autoriser l'accès du personnel d'assistance pour le dépannage.
Il existe une petite base de connaissances sur le site Web de l'entreprise, mais aucun lien vers celle-ci depuis le site une fois que vous êtes connecté.
ZipBooks est facile à utiliser, mais aucun site Web financier, en particulier celui destiné aux entreprises, ne devrait être dépourvu d'options d'aide multiples.
Zoho Books, par exemple, en offre de nombreuses, notamment une aide par téléphone, chat et e-mail, en plus d'une documentation en ligne robuste.
Paramètres et profils publics
Chaque site Web de comptabilité comporte une section Paramètres qui vous permet d'adapter la solution aux besoins de votre entreprise.
ZipBooks est bon à cet égard, demandant des informations que d'autres ne le font pas (structure de l'entreprise et revenus annuels, par exemple), mais ce n'est pas aussi approfondi que Zoho Books.
Vous pouvez créer le profil de votre organisation; mettre en place un processeur de paiement (quatre sont proposés); ajouter des membres de l'équipe et attribuer des autorisations par type de tâche (nouvelle flexibilité ici); Joindre des documents; et établissez des préférences (type de devise, conditions par défaut, texte de message électronique standard, etc.).
ZipBooks offre une fonctionnalité inhabituelle que vous rencontrerez lorsque vous parcourez les écrans Paramètres: Profils publics.
Ce sont des mini-sites Web créés pour vous à l'aide des données et des graphiques que vous fournissez.
Cet outil est totalement gratuit et totalement optionnel; il vous offre simplement un autre moyen d'étendre votre présence en ligne.
Aucun concurrent que nous avons examiné n'offre quoi que ce soit de similaire.
Tableau de bord et expérience utilisateur
La page d'accueil de ZipBooks - son tableau de bord - s'ouvre sur un graphique illustrant les revenus, les dépenses et les bénéfices ou pertes de votre entreprise au cours des 12 derniers mois.
Il affiche également des graphiques et des chiffres supplémentaires pour le temps suivi, les ventes par client, les revenus mensuels et les dépenses.
Il vous attribue un score de santé d'entreprise basé sur une analyse de vos finances.
Il s'agit d'une excellente collection de données financières de votre entreprise, mais il manque des rappels de tâches comme ceux que vous trouvez dans Xero.
ZipBooks utilise efficacement la couleur, les graphiques et la disposition de l'écran; l'expérience utilisateur globale est assez bonne.
Et comme son ensemble de fonctionnalités est encore jeune (bien qu'il ait grandi au cours de la dernière année), la navigation est très facile.
Le site dispose de deux barres d'outils.
Un volet vertical sur la gauche contient des liens vers les principaux domaines d'application: Factures, Transactions, Rapports, Contacts, Suivi et deux nouveaux: Paie (Gusto) et Croissance.
Ce dernier est une fonctionnalité nouvelle et unique.
ZipBooks vous aide à encourager vos utilisateurs à évaluer votre entreprise, puis à placer leur contenu sur Facebook, Yelp et Google, pour ensuite rendre compte de vos progrès.
C'est une option intéressante, mais elle commence à 49 $ par mois.
Quatre icônes en haut de l'écran dupliquent certaines des options de menu, mais il y a aussi un bouton Plus.
Cliquez dessus, et une série de volets descend dans une fenêtre, dupliquant la barre d'outils sur la gauche, mais décomposant chaque zone en tâches individuelles.
De nombreux sites font la même chose, offrant plusieurs moyens d'accéder aux mêmes écrans.
Une fois que vous êtes sur une page de tâches, vous utilisez les mêmes conventions auxquelles vous êtes habitué, telles que les boutons, les listes déroulantes et les champs à remplir.
Félicitations à ZipBooks pour avoir affiché un avertissement lorsque vous êtes sur le point de quitter un écran inachevé sans le terminer ou l'enregistrer.
Tous les services ne le font pas.
Créer des enregistrements
ZipBooks est encore jeune, mais il a pris un bon départ dans la fourniture de modèles d'enregistrement de contact pour les clients et les fournisseurs.
Une fois que vous avez entré les coordonnées de base, l'enregistrement terminé affiche les totaux à ce jour pour les revenus et les dépenses, ainsi qu'une liste des factures récentes, des estimations et des profils récurrents.
Zoho Books, cependant, inclut plus d'informations dans ses enregistrements de contacts, comme un graphique des revenus, un historique complet des activités, un relevé client et une liste d'échanges par e-mail.
La fonction Enregistrements d'articles illustre également la jeunesse de ZipBooks, bien que les enregistrements enregistrent plus de données qu'il y a un an.
Vous pouvez entrer les éléments de base, tels qu'un nom, une description, un prix, un SKU et une catégorie.
Si vous achetez des articles et les revendez, vous ne pouvez pas saisir de prix d'achat ni de compte.
Et vous ne pouvez pas suivre vos niveaux d'inventaire.
Intuit QuickBooks en ligne Plus (28,00 $ chez QuickBooks) et Xero offrent toutes ces fonctionnalités.
Transactions et facturation
Tous les sites Web de comptabilité des petites entreprises que nous avons testés, y compris ZipBooks, prennent en charge les connexions en ligne avec les institutions financières.
Vous entrez les informations de connexion pour le site Web de votre banque et ZipBooks extrait les transactions qui ont été effacées depuis votre dernière importation.
Comme ses concurrents, ZipBooks vous encourage à catégoriser ces transactions, dont vous aurez besoin pour des rapports significatifs et la préparation des déclarations de revenus.
Les catégories standard sont intégrées, mais elles peuvent être modifiées.
Comme de nombreux concurrents, le site fait des suppositions éclairées sur la façon dont certaines transactions doivent être catégorisées.
ZipBooks prend également en charge le rapprochement en ligne des comptes.
Les opérations de facturation et d'estimation sont des tarifs assez standard, bien que ZipBooks ait quelques bizarreries.
Une fois que vous avez sélectionné un client dans la liste fournie, vérifié la date et le numéro de facture, et saisi un numéro de bon de commande si nécessaire, vous devez saisir manuellement une date d'échéance, même si vous en avez défini une dans les paramètres.
Le corps du formulaire est divisé en tâches et en ventes d'articles (la plupart des sites les combinent).
Vous pouvez également apporter du temps et des dépenses qui doivent être facturés au client actuel.
Une fois que vous avez sélectionné un article parmi les enregistrements de produits et services que vous avez créés, vous saisissez soit le tarif et les heures, soit le prix et la quantité.
Malheureusement, ZipBooks ne garde pas trace des quantités en stock - il est loin d'être aussi sophistiqué que Zoho Books en termes de suivi des stocks.
Il n'y a pas de champ sur le formulaire de facture pour la taxe de vente et aucun outil de configuration pour ce coût, mais si vous cliquez sur l'icône d'engrenage à la fin de chaque ligne, vous pouvez créer et modifier des éléments de taxe dans la fenêtre qui glisse du côté droit de l'écran.
Vous pouvez ensuite ajouter la taxe de vente et une réduction si vous le souhaitez.
Sage Business Cloud Accounting fournit non seulement un champ pour la taxe de vente, mais il entre également les taux de taxe appropriés pour chaque région géographique.
ZipBooks comptabilise tout et dépose le total dû en bas.
Vous pouvez sauvegarder la facture ou la finaliser pour l'envoi dans la fenêtre de droite; ce dernier consiste à vérifier l'adresse e-mail et le message et à joindre la facture au format PDF ou dans un autre format de fichier.
ZipBooks prend en charge les transactions récurrentes et les rappels clients.
Il propose également une passerelle de paiement (moyennant des frais supplémentaires), afin que vos clients puissent payer leurs factures avec une carte de crédit.
Vous pouvez également saisir et payer des factures maintenant dans ZipBooks.
Une fois que vous en avez créé un ou plusieurs, ils apparaissent dans une liste qui peut être visualisée par statut (Ouvert, En retard, Partiel, etc.).
Suivi, rapports et applications
ZipBooks offre un suivi du temps et des projets.
Il ne vous permet pas de suivre les coûts par projet comme le fait Kashoo (19,99 $ chez Software Advice), mais vous pouvez créer un projet en spécifiant son nom, son contact, sa méthode de facturation, son taux horaire, son budget et les membres de l'équipe.
Vous pouvez entrer l'heure manuellement ou utiliser le minuteur du site et attribuer des heures travaillées aux utilisateurs, contacts et projets.
Tous ces éléments peuvent être désignés comme facturables.
ZipBooks offre également la possibilité d'étiqueter des transactions, des contacts et des projets.
Le site a ajouté plusieurs nouveaux rapports depuis notre dernier examen.
Outre la norme ...
