Les meilleures applications de collaboration aident les équipes à travailler efficacement.
Ils fournissent un endroit central en ligne où un groupe de personnes peut se connecter pour obtenir des informations sur qui fait quoi et l'état du travail.
Volerro est une application de gestion du travail qui utilise la méthodologie Kanban (plus d'informations sur Kanban dans un instant) pour aider les équipes à planifier, organiser et suivre leur travail.
Pour donner un cadre de référence, Trello est probablement l'application de tableau kanban la plus connue.
Ce qui différencie Volerro des autres outils de collaboration, c'est que son compte gratuit vous offre les mêmes fonctionnalités que celles fournies avec un compte payant, et il dispose d'outils qui aident les équipes à discuter des fichiers image et des PDF.
Les applications qui utilisent kanban sont parfois confondues avec des applications de gestion de projet, mais ce n'est pas tout à fait la même chose.
Les applications de tableau Kanban sont mieux adaptées pour gérer le travail en cours que les projets, qui, par définition, ont une date de début, une date de fin et un livrable fermes.
Le véritable logiciel de gestion de projet est tout autre chose.
Si c'est ce dont vous avez besoin, les choix des éditeurs pour les petites entreprises sont les projets de travail d'équipe et les projets Zoho.
LiquidPlanner est le choix des éditeurs pour les grandes organisations.
Qu'est-ce que Kanban?
Kanban est une méthode d'organisation du travail originaire du Japon.
Il est plus facile d'expliquer à l'aide d'un exemple.
Imaginez un tableau avec des colonnes intitulées À faire, À faire et Terminé, et une pile de notes autocollantes à côté.
Sur chaque pense-bête, nous écrivons une tâche qui doit être effectuée, telle que sortir la poubelle ou installer le pare-brise sur le véhicule, numéro de série 654321.
Nous pourrions ajouter plus de détails à ces cartes de tâches, comme la date d'échéance ou la personne à qui nous aimerions faire le travail.
Une fois qu'une note autocollante contient une tâche, nous la collons dans la colonne À faire.
Certaines cartes peuvent déjà avoir des personnes affectées à leurs tâches et d'autres non.
Ou, nous pouvons dire à nos coéquipiers de réclamer de nouvelles affectations de la pile de tâches en écrivant leurs noms sur les cartes de tâches.
Dans tous les cas, lorsque les gens commencent à travailler sur les tâches, ils déplacent le pense-bête affilié dans la colonne Faire.
Quand ils ont terminé, ils le mettent dans la colonne Terminé.
Voilà l'essentiel.
Vos colonnes n'ont pas besoin d'être appelées To Do, Doing, Done, bien que Kanban soit particulièrement adapté à la gestion des tâches à mesure qu'elles traversent un processus, c'est-à-dire se déplacent dans un flux de travail.
Avec Kanban, vous pouvez organiser presque tout, des vacances que vous souhaitez planifier aux candidats que vous évaluez pour un emploi.
Cela dit, l'une des raisons pour lesquelles Kanban a été créé est qu'il permet de suivre le travail tout au long d'un flux de travail et de limiter la quantité de travail assignée à une personne à la fois.
Si vous avez une règle selon laquelle personne ne peut avoir plus de X tâches qui leur sont assignées à la fois, vous évitez les goulots d'étranglement car personne ne se verra jamais assigner trop de tâches.
C'est ce qu'on appelle une limite de travail en cours (WIP).
Espérons que vous comprenez maintenant un peu pourquoi les applications de tableau Kanban sont uniques parmi les applications de gestion du travail.
Tarifs et plans Volerro
Si vous souhaitez commencer à utiliser Volerro, vous pouvez le faire gratuitement et accéder à toutes les fonctionnalités de l'application.
Cependant, le plan gratuit ne vous permet de gérer que trois projets et le stockage est limité à 100 Mo.
Les plans payants, appelés équipes commerciales, commencent à 7,99 $ par personne et par mois.
Vous pouvez obtenir un léger rabais pour un paiement annuel.
Le plan Business Teams est le même que le plan gratuit, sauf que vous pouvez gérer autant de projets que vous le souhaitez et que vous bénéficiez d'un stockage illimité.
Le plan Business Teams convient, mais sans s'y limiter strictement, aux organisations de 50 personnes maximum.
Pour les organisations de 50 personnes ou plus, Volerro propose son plan Enterprise Teams.
Contactez la société pour une estimation de prix.
Tous les plans sont livrés avec un cryptage SSL et des sauvegardes de données quotidiennes.
Comparé à des applications similaires, le prix de départ de Volerro est bas.
Trello facture 12,50 $ par personne et par mois.
LeanKit, qui est peut-être l'application de kanban la plus complète que j'ai testée, coûte entre 19 $ et 29 $ par personne et par mois, facturée annuellement.
Configuration et interface Volerro
Toute personne disposant d'une adresse e-mail peut créer un compte Volerro.
Lors de la création d'un compte, vous obtenez un espace de travail à partir duquel vous pouvez gérer une variété de projets.
J'utilise des citations là-bas parce que, après toute ma chanson et ma danse sur la façon dont le kanban est différent de la gestion de projet, nous sommes toujours coincés avec ce mot projet pour signifier un ensemble de tâches connexes.
Mes excuses pour toute confusion.
À partir du tableau de bord principal, chaque projet apparaît sous la forme d'une carte avec un titre, une image ou une couleur d'arrière-plan et quelques faits rapides, tels que la date d'achèvement du projet et la date de sa dernière mise à jour.
Au sein du projet, vous créez vos tableaux Kanban.
La vue carte, qui est la même chose que la vue tableau kanban, est facultative.
Vous pouvez modifier vos tâches pour qu'elles apparaissent dans une liste, dans la vue du contenu (où vous voyez les éléments téléchargés au premier plan) ou sous forme de calendrier.
Je trouve Volerro assez simple à utiliser et à comprendre.
L'application a des vidéos de tutoriel, mais je n'en avais pas besoin.
L'interface est explicite, ce qui est exactement ce que vous voulez dans une application de productivité afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail.
Expérience et fonctionnalités Volerro
J'ai rapidement mis en place un projet, invité des collaborateurs à se joindre, créé quelques tâches et sous-tâches et ajouté plus de détails.
Vous pouvez également créer et enregistrer des modèles dans Volerro, ce qui prend une grande partie du travail de mise en place de futurs projets.
Les outils d'attribution d'une tâche, de définition de délais, d'ajout de balises, etc.
apparaissent lorsque vous ouvrez la tâche.
Vous pouvez filtrer votre liste de tâches pour n'afficher que les informations que vous souhaitez voir, telles que les tâches dues aujourd'hui ou toutes les tâches qui me sont assignées.
Les tâches dans Volerro sont livrées avec un champ d'estimation du temps, ainsi qu'une barre de progression en haut indiquant à quel point la tâche est proche.
Vous ajoutez le temps travaillé de l'une des trois manières suivantes: 1) en faisant glisser la barre de progression, 2) en tapant un nombre dans un champ, ou 3) en lançant une minuterie lorsque vous démarrez une tâche et en faisant compter automatiquement les minutes et les secondes.
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Les tags sont codés par couleur et me rappellent beaucoup comment Trello les gère.
Vous pouvez télécharger des couleurs personnalisées pour créer vos propres balises.
Kanban utilise beaucoup de visuels, donc lorsque vous ajoutez une balise, une barre colorée correspondante apparaît sur la carte dans la vue du tableau.
C'est le but de celui-ci.
Dans le but d'organiser les informations, cependant, des balises de texte ou des hashtags qui ne sont pas nécessairement liés à une couleur seraient plus avantageux.
Volerro n'en a pas.
Trello non plus d'ailleurs.
Les limites WIP, les champs personnalisés et les couloirs de natation sont absents de Volerro.
Les champs personnalisés permettent aux équipes d'ajouter quelque chose aux cartes qui est unique au projet ou à l'équipe.
Par exemple, si vous utilisez un tableau Kanban pour suivre les candidats, vous pouvez ajouter un champ personnalisé appelé Transcriptions reçues avec une option oui / non, si c'est quelque chose que vous souhaitez suivre.
Les couloirs de nage sont une vue parfois utilisée dans les kanban qui ajoutent un tri horizontal en plus du tri vertical qui provient des colonnes.
LeanKit possède toutes ces fonctionnalités, tout comme KanbanFlow.
Volerro a des rapports et des analyses, comme un rapport de contenu, que j'ai trouvé assez soigné.
Vous pouvez générer un tableau indiquant le nombre de fois où les personnes ont ouvert et consulté les fichiers qui ont été téléchargés dans un projet.
Vous pouvez également voir s'ils ont été téléchargés et combien de fois.
Les rapports et les analyses sont utiles, mais ne sont pas aussi complets que ceux offerts par les systèmes de gestion de projet les plus avancés, tels que LiquidPlanner.
LiquidPlanner est probablement la crème de la crème pour les rapports.
Il s'agit à la fois d'une application de gestion de projet et d'une plateforme de gestion du temps, avec des outils complets pour suivre les heures facturables par rapport aux heures non facturables, travailler autour des congés des employés, etc.
Si vous aimez vraiment les rapports et que vous jonglez avec beaucoup de ressources, LiquidPlanner vaut certainement la peine d'être approfondi.
Lors du test de Volerro, j'ai rencontré un hoquet temporaire où l'application n'afficherait pas de nouveaux changements en temps réel.
J'ai dû actualiser la page pour voir les modifications que j'avais apportées, ainsi que les modifications entrées par mes coéquipiers.
J'ai contacté l'entreprise et un représentant m'a assuré que les problèmes étaient le résultat d'un bug et qu'il serait résolu dans les deux jours.
J'étais content de l'entendre, mais en même temps, j'ai vécu quelques jours où l'application ne fonctionnait pas comme prévu.
Communication Volerro
Vous et vos collaborateurs pouvez également commenter les tâches et y télécharger des fichiers.
Volerro ajoute quelques outils pour commenter les fichiers image et les PDF, et ils sont dans le navigateur Web afin que vous n'ayez pas à télécharger le fichier et à l'ouvrir ailleurs.
L'outil vous permet de placer un marqueur sur l'image et de taper un commentaire dans un champ de commentaires sur le côté.
Pour les documents Office, tels que les documents Word, Volerro vous permet de les ouvrir directement dans le navigateur Web, puis d'ajouter des outils pour commenter et annoter.
C'est simple et direct, bien qu'un peu léger sur les options.
Vous ne trouverez pas de flèches, d'autocollants ou d'autres outils de balisage.
Quoi qu'il en soit, les outils de Volerro sont suffisants, et c'est mieux que de ne pas les avoir du tout.
J'ai été impressionné de trouver un outil de pont de conférence inclus dans Volerro qui, en un clic de souris, vous montre un numéro d'appel pour organiser une réunion téléphonique.
C'est assez pratique pour les équipes qui travaillent à distance, bien que de nombreuses organisations adoptant des applications de chat d'équipe, telles que Slack, qui incluent souvent des fonctionnalités d'appel et de visioconférence, il est difficile de dire si quelqu'un qui achète un logiciel de gestion du travail se soucie de son inclusion.
Volerro dispose également d'une boîte de discussion intégrée à l'application.
Vous pouvez envoyer des messages avec des collègues en temps réel ou de manière asynchrone.
Quand c'est en temps réel, vous voyez une boîte de discussion dans le coin inférieur droit de votre écran.
Lorsque cela est fait de manière asynchrone, vous vous retrouvez sur une page avec l'historique de vos messages.
Applications et intégrations
Volerro n'a pas d'applications mobiles dédiées, mais il a un site Web mobile.
En le testant sur un iPhone, Vollero n'a pas rendu parfaitement, avec le texte en haut de l'écran plantant.
Alors que de nombreuses applications de tableau Kanban et autres applications de gestion du travail vous permettent de vous intégrer à une grande variété d'outils commerciaux en ligne que vous utilisez déjà, Volerro ne le fait pas du tout.
Trello et LeanKit sont de bien meilleures applications en matière d'intégration, vous permettant de vous connecter à JIRA, Zendesk, GitHub et bien d'autres.
Excellent pour la collaboration
Volerro est une application kanban peu coûteuse qui propose des outils utiles pour commenter et discuter des actifs visuels.
Il a un ensemble de fonctionnalités adéquat, bien qu'il n'y ait pas de limites WIP, de champs personnalisés ou de couloirs.
Le manque d'intégrations avec d'autres services peut être un inconvénient supplémentaire, en fonction de vos besoins.
Parmi les applications Kanban, LeanKit est la plus riche en fonctionnalités, ce qui en fait un choix des éditeurs.
