APS OnLine (qui commence à 5 USD par employé et par mois) est un logiciel de ressources humaines (RH) destiné à fournir des fonctionnalités de gestion des ressources humaines au niveau de l'entreprise au segment des petites et moyennes entreprises (PME) de l'industrie.
Sa clientèle cible idéale est celle qui compte entre 100 et 3 000 employés.
APS OnLine offre un service client plus robuste que d'autres concurrents qui ciblent les PME, y compris Zenefits Z2.
Mais en raison de l'augmentation rapide du prix à mesure que vous montez des niveaux et d'un ensemble de fonctionnalités légèrement inférieur à celui du gagnant du Choix des éditeurs BambooHR, les PME doivent d'abord l'évaluer minutieusement pour s'assurer qu'il convient à leurs budgets.
APS OnLine est l'un des rares fournisseurs à vendre une technologie RH de base avec une paie intégrée, ce qui n'est pas surprenant puisque l'entreprise de 20 ans a commencé comme processeur de paie.
La société s'est développée à partir de là, ajoutant du temps et des présences, puis la gestion des ressources humaines.
APS a vendu des logiciels sur site avant de passer à une plate-forme cloud il y a une douzaine d'années.
Connectez-vous à APS OnLine et ce que vous verrez dépend de qui vous êtes.
Comme Sage Business Cloud People (Visitez le site chez Sage), APS OnLine répartit les utilisateurs entre deux portails.
Les administrateurs système accèdent au portail mSelfServe (MSS) pour configurer et gérer le service.
Tout le monde - employés, personnel des ressources humaines et gestionnaires - utilise le portail eSelfServe (ESS).
La configuration du double site Web n'est pas aussi au courant comme des services tels que BambooHR et Zenefits qui sont construits sur un portail unique avec différents niveaux d'accès, mais il fait le travail.
L'écran d'accueil du MSS comporte un menu de navigation principal en haut avec des menus déroulants que l'APS appelle des consoles pour les principales fonctions du service, notamment l'administrateur, l'employé, les ressources humaines, la paie, les rapports et le temps et les présences.
Le reste du tableau de bord peut être configuré pour afficher le choix des graphiques d'un administrateur système et ce que l'APS appelle des tuiles ou des boîtes représentant chaque console.
À l'intérieur de chaque vignette se trouvent des tâches qui doivent être traitées telles que (sous Administration des avantages) 1 nouvel embauché éligible, 12 élections en attente et opt-out en attente.
Libre-service des employés (ESS)
L'écran d'accueil du portail ESS place le temps et les présences au premier plan, donnant aux employés la possibilité de se connecter au travail ou de se connecter au tableau de bord principal.
Choisissez ce dernier et un employé est transporté vers un menu principal en haut qui comprend les avantages, les documents, les informations, la paie, les avis, les congés et la formation.
Le reste de l'écran d'accueil de l'ESS affiche des raccourcis vers les activités qui nécessitent l'attention de la personne, y compris une liste de tâches, des objectifs de performance et des évaluations.
Un chef de service ou un responsable peut cliquer sur une icône Contacts verte dans le coin supérieur gauche de l'écran d'accueil de l'ESS pour basculer entre son propre compte et un tableau de bord pour gérer ses subordonnés directs.
Le tableau de bord du gestionnaire comporte également un menu principal en haut pour la participation, les événements et le personnel.
Le reste de l'écran du tableau de bord est une liste des principales fonctions qui montrent les tâches urgentes dans chacune, qui dans son équipe a un anniversaire ou un anniversaire de travail, et qui est absent du bureau.
Suivi des candidats via APS Hire
APS Hire est le système de suivi des candidats (AT) de la solution RH unifiée d'APS.
Avec cet outil, vous pouvez recruter de nouvelles recrues, intégrer des candidats, publier des offres d'emploi, planifier des entretiens et convertir facilement des candidats en employés au sein de la suite de produits APS Online.
Il s'agit d'une intégration logicielle idéale pour les entreprises qui préfèrent gérer les fichiers de l'application à la retraite dans un système simple.
Contrairement à certains autres produits qui n'offrent pas du tout l'AT, vous devrez acheter un outil séparé pour suivre et gérer les recrues, puis les intégrer dans votre outil RH une fois qu'elles ont obtenu un emploi.
Gestion des performances sans papier
APS OnLine gère la gestion des performances et les revues entièrement en ligne, en fournissant des questionnaires d'évaluation des performances de base dans un style basé sur des enquêtes, puis en acheminant ces fichiers à travers la chaîne de révision personnalisée par l'administrateur des ressources humaines.
APS OnLine permet le suivi des objectifs dans ce qui équivaut à un système de suivi des tâches.
Cela peut sembler simple au début, mais je pense que cela pourrait devenir assez fastidieux si le nombre d'employés d'un responsable augmentait trop.
APS OnLine fait bon usage des autres composants de son système RH pour la gestion des performances.
En utilisant les données de ses modules d'administration de la paie et des avantages sociaux (BA), APS OnLine peut donner aux gestionnaires un historique complet de la rémunération dans la même vue Employé qui suit les tâches, les objectifs et les commentaires sur les performances.
Cela rend beaucoup plus facile et efficace l'évaluation des travailleurs sur tous les points de données clés.
Pour ceux qui cherchent à lier la formation à la gestion des performances, APS a récemment annoncé un accord avec CypherWorx, où il propose sa solution de gestion des effectifs aux clients de CypherWorx.
CypherWorx est un fabricant de solutions d'apprentissage en ligne, donc cette intégration peut créer un flux de travail plus transparent entre la formation et la gestion des ressources humaines si cela est important pour votre entreprise.
Administration des avantages tout-en-un
L'administration des avantages sociaux (BA) d'APS OnLine est complète et facile à gérer.
La solution RH de base APS suit et gère plusieurs types de plans, notamment médicaux, dentaires, vie et invalidité.
La plate-forme automatise également beaucoup, attribuant automatiquement les montants de déduction des employés individuels à la fin des périodes d'inscription ouvertes et enregistrant automatiquement les informations sur les avantages dans les dossiers des employés.
En ce qui concerne l'automatisation et la facilité d'utilisation de la plate-forme pour les applications de bureau, mobiles et tablettes, APS OnLine est à égalité avec Editors 'Choice Zenefits.
La base de données des ressources humaines comprend également une longue liste d'intégrations avec les prestataires d'avantages sociaux et, plus important encore pour les administrateurs des avantages sociaux, facilite l'exécution de divers rapports sur les avantages et garantit la conformité avec la loi sur les soins abordables (ACA) et d'autres normes de conformité fédérales.
L'interface utilisateur (UI) APS OnLine n'est pas aussi fluide et moderne que celle de Zenefits ou celle de Namely.
APS OnLine n'inclut pas non plus de fonctionnalités d'avantages premium telles que la gestion des options d'achat d'actions et des avantages personnalisés, mais il s'intègre bien avec la plate-forme principale APS HR et la gestion de la paie.
Cette intégration permet aux administrateurs des avantages sociaux de suivre et de gérer les plans à partir d'un tableau de bord unique et offre aux employés un accès en libre-service facile à leurs données d'avantages de n'importe où.
Planification et présence
L'outil de planification APS fait partie de la base de données centralisée APS, ce qui signifie que vous êtes en mesure d'analyser et de suivre les employés à un niveau granulaire pour créer des horaires, gérer les dépenses et prendre des décisions importantes en matière de dotation.
Le reporting exhaustif d'APS OnLine, qui comprend une analyse en temps réel, comprend plus de 85 rapports standardisés.
La poignée de rapports de l'outil de planification peut facilement être combinée avec l'un des 85 outils globaux, et les centaines de domaines associés aux RH, pour générer des rapports massifs et exhaustifs.
Bien que l'interface utilisateur de l'outil de planification présente des couleurs telles que des verts moussus ternes et des gris nuageux, elle est intuitive et bien agencée.
Chaque utilisateur peut créer ses propres tableaux de bord pour les actions, y compris des éléments tels que le nombre d'employés qui approchent des heures supplémentaires, le nombre de demandes de congés dans les limbes et le degré de dépassement du budget.
Ces vignettes sont utiles dans la mesure où elles vous permettent de trouver des données importantes sans avoir à exécuter des rapports très basiques.
L'outil guide les utilisateurs à travers la création de nouveaux modèles étape par étape, et APS OnLine vous aide à créer des modèles pendant la formation individuelle, qui est fournie en standard avec chaque compte (une fois votre formation terminée, chaque compte dispose d'un gestionnaire de compte disponible par téléphone et par e-mail).
L'outil facilite également l'ajout d'un employé à des quarts de travail en masse.
Lorsque vous êtes dans une vue Calendrier, cliquez simplement sur "Ajouter à la sélection" pour chaque quart de travail que vous souhaitez appliquer à un employé, puis cliquez sur "Appliquer la sélection à l'employé".
Si l'employé n'est pas autorisé à être affecté à un certain quart de travail, une fenêtre contextuelle vous avertira que vous essayez de créer un conflit.
Chaque fois que vous essayez de remplir un quart de travail, vous voyez les dépenses associées à chaque employé, ce qui vous permet de ne pas dépasser le budget pour les besoins en personnel.
Shift population vous offre un menu déroulant des employés disponibles; ce qui est cool avec cette fonctionnalité, c'est qu'elle ne montre que les employés de ce service spécifique et qu'elle ne montrera pas les employés avec des conflits.
La fonction de configuration des présences est un outil administratif astucieux qui permet aux responsables de surveiller et de contrôler la façon dont les employés utilisent les fonctions de suivi des présences du système.
Par exemple, vous pouvez limiter les punch-ins des employés si un employé donne un coup de poing dans les cinq minutes suivant le début d'un quart de travail.
Vous pouvez également créer des écarts.
Si un employé frappe cinq minutes après le début de son quart de travail, vous pouvez recevoir une alerte.
Mais si une tentative similaire est faite après 15 minutes, alors l'employé ne peut pas pointer dans le système.
Malheureusement, il s'agit uniquement d'un paramètre à l'échelle de l'entreprise.
Les administrateurs ne pourront pas ajouter des restrictions lâches pour les employés seniors et des restrictions strictes pour les nouveaux employés.
Pour utiliser l'outil de planification, vous devez au moins acheter les consoles APS Payroll et Time & Attendance.
C'est un prix de départ de 5 $ par utilisateur et par mois.
Avec ces frais, vous aurez accès à un nombre illimité d'utilisateurs, des niveaux d'autorisations illimités et un portail en libre-service pour tous vos employés.
Malheureusement, il manque de nombreuses fonctionnalités dans l'outil de planification.
Il n'y a pas d'essai gratuit, pas d'applications Android ou Apple iOS spécifiques à la planification, pas de support 24/7, pas de forums d'utilisateurs, pas de changement de quart, pas de modèles prêts à l'emploi et pas d'édition par glisser-déposer.
De plus, il n'est disponible qu'en anglais.
En raison de ces limitations, nous vous déconseillons d'acheter APS OnLine en tant qu'outil de planification autonome.
Cependant, lorsqu'il est combiné avec le reste de ses outils RH et de paie, APS OnLine est une suite puissante de gestion du capital humain.
Quelques touches élégantes
APS OnLine ne dispose pas du fil d'actualités interne que les éditeurs de logiciels RH tels que Sage Business Cloud People et Namely incluent dans leurs services pour permettre aux entreprises de partager des mises à jour et de reconnaître publiquement les employés.
Cependant, le service a d'autres touches réfléchies qui renforcent sa convivialité.
Par exemple, APS sait que le personnel RH de ses clients utilise souvent deux moniteurs, donc cliquer sur la fonction Rapports du portail MSS pour créer un nouveau rapport l'ouvre automatiquement sur un deuxième écran.
Le service client est tout aussi bien pensé.
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