Payroll by Wave est disponible en tant qu'application de paie en ligne autonome, bien qu'elle apparaisse également sous forme de module dans la suite complète de comptabilité Wave.
Le service de paie présente plusieurs déficits majeurs: il n'a pas d'applications mobiles, un processus de paie difficile, un seul rapport et une prise en charge limitée de la déclaration automatique des charges sociales.
Cependant, son processus d'installation est assez bon et sa courbe d'apprentissage n'est pas ardue.
Si vous n'avez qu'un ou deux employés et que vous utilisez déjà Wave pour la comptabilité, vous pouvez envisager d'ajouter la paie pour que tout reste intégré.
Néanmoins, nous ne le recommandons pas comme application de paie autonome pour la plupart des entreprises.
Tarification Wave
Si vous vous trouvez dans l'un des États qui ne prennent pas encore en charge les déclarations et les paiements automatiques de la taxe sur la paie (ce qui est la plupart d'entre eux), le prix de Wave se situe au bas des sites que nous avons examinés.
Vous paierez un prix de base de 20 $ par mois, plus 4 $ par mois pour chaque employé ou entrepreneur.
Seul le logiciel Patriot est moins cher; sa masse salariale de base est de 10 $ par mois, plus 4 $ par mois et par employé pour les charges sociales en libre-service.
QuickBooks Payroll complète les services que nous avons testés, à 80 $ par mois, plus 4 $ par mois par employé.
Le prix de base mensuel de Payroll by Wave va jusqu'à 35 $ si vous êtes dans l'un des six États qui offre un service de déclaration de revenus.
C'est à peu près le même coût que Gusto (25 $ par mois chez Gusto), notre choix des éditeurs, qui offre plus d'outils et une convivialité supérieure dans tous les domaines.
Intégration facile
Les étapes de configuration de Payroll by Wave sont toutes affichées sur une seule page.
Vous créez d'abord des enregistrements pour les membres de votre équipe, puis vous passez à fournir des informations sur votre entreprise.
Une barre coulissante en haut de la page vous montre où vous en êtes dans l'ensemble du processus.
Cliquez sur le lien Ajouter un employé et remplissez les espaces vides ou sélectionnez parmi les options de la liste déroulante pour fournir les informations personnelles du travailleur (adresse, date de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.) et les informations de travail (date d'embauche et type de salaire).
Enregistrez l'enregistrement et ajoutez des travailleurs supplémentaires, puis cliquez sur Continuer la configuration, ce qui vous ramène à la page de configuration principale, où le lien Gérer les employés ouvre votre page Employés.
Cliquez sur un employé dans la liste pour ouvrir son dossier de données complet.
Vous aurez déjà saisi une grande partie des informations de base dont cette page a besoin, mais il y en a encore plus.
Votre entreprise offre-t-elle des indemnités de vacances et de maladie? Payroll by Wave vous permet de créer des politiques d'accumulation en spécifiant le nombre d'heures qui doivent être travaillées pour gagner ces avantages.
J'ai vu ici un message que je n'avais vu sur aucun autre site: on m'a dit que mon état n'avait pas de politique de congé de maladie obligatoire, mais que je pouvais m'inscrire.
Quand je l'ai fait, cependant, le site avait déjà défini une politique pour moi.
Je pourrais le modifier, mais c'est une approche étrange.
Vous devrez demander aux nouveaux employés de remplir un formulaire W-4 afin que vous puissiez entrer ses détails.
Payroll by Wave accomplit cela en fournissant un lien vers le formulaire officiel sur le site IRS; l'employé doit l'imprimer et le compléter.
Rippling et d'autres sites offrent des moyens plus pratiques de le faire, y compris la possibilité de signer des documents d'intégration par voie électronique.
Définition des avantages
Vous devez ensuite fournir des informations sur les avantages et les déductions.
Payroll by Wave gère cela un peu différemment des concurrents.
Il affiche deux boutons intitulés Ajouter au paiement et Déduire de la paie.
Cliquez sur le premier, et une liste déroulante contient vos options ici: bonus, commission, allocation, avantage (comme un service de téléphonie cellulaire ou un abonnement à une salle de sport), remboursement ou indemnité de licenciement.
Vous saisirez un montant et une fréquence (une seule fois, chaque chèque ou chaque mois).
Vous cliquez sur Déduire du salaire pour ajouter des déductions avant impôt standard.
Vos seules options ici sont l'assurance maladie ou un plan 401 (k); QuickBooks Payroll en offre plus.
Contrairement à tous les autres concurrents, Wave ne vous permet pas de saisir les cotisations de l'employeur ni de déduire un pourcentage du salaire des employés pour un régime de retraite.
Vous ne pouvez configurer qu'un montant régulier en dollars.
C'est une grave omission.
Ici aussi, vous pouvez établir des déductions après impôt - cotisations syndicales, saisies-arrêts, etc.
Il y a trois autres étapes dans la configuration des employés.
Vous pouvez télécharger des fichiers (contrats et autres formulaires); établir une connexion de dépôt direct en entrant les numéros de routage et de compte; et choisissez un statut d'employé.
Sur cette dernière page, vous pouvez également lancer le processus de délocalisation d'un salarié (démissions ou licenciements) ou le mettre en congé.
Vous devrez saisir les entrepreneurs en tant que fournisseurs; plus à ce sujet plus tard.
Lorsque vous avez terminé de saisir les employés et les sous-traitants, vous cliquez sur Continuer la configuration pour entrer les détails de l'entreprise, comme le numéro d'identification de l'employeur (EIN), les coordonnées et l'année d'établissement.
Contrairement à SurePayroll, Payroll by Wave ne s'adresse à aucun marché vertical; ses outils sont génériques.
Vous spécifiez votre horaire de paie et entrez des informations sur le signataire de votre entreprise.
Payroll by Wave doit être connecté à un compte bancaire d'entreprise pour financer la paie si vous utilisez le dépôt direct ou si Wave gère vos paiements d'impôts; vous fournissez simplement vos identifiants de connexion pour faciliter cela.
Gestion des taxes
La dernière étape de la configuration est la plus difficile.
Payroll by Wave calcule les charges sociales fédérales et étatiques que vous devez payer.
Le service soumet automatiquement vos dépôts et vos paiements si votre entreprise est située en Californie, en Floride, dans l'Illinois, à New York, au Texas ou à Washington; l'entreprise travaille à soutenir plus d'États.
Si vous n'êtes pas dans l'un de ces États, le site vous indique toujours ce qui est dû, mais vous devez en fait effectuer le dépôt et effectuer les paiements vous-même.
Vous pouvez voir ce qui est accumulé, ce qui est dû et ce qui a été payé en cliquant sur le lien Taxes dans le volet de navigation.
Le site vous envoie un e-mail vous avertissant de l'échéance des paiements.
Quoi qu'il en soit, vous devez toujours fournir les numéros de compte fédéral et d'État, les taux d'imposition et les numéros d'identification que vous n'avez peut-être pas sous la main, sauf si vous avez déjà traité la paie.
Selon l'état dans lequel vous vous trouvez, vous pouvez avoir des obligations financières envers diverses agences qui collectent l'assurance invalidité de l'État et les impôts sur l'assurance chômage, par exemple.
Wave n'offre pas ici autant d'aide spécifique à un état que Patriot Software (essai gratuit chez Patriot Software), vous devrez donc peut-être faire des recherches.
Vous devez également soumettre des dépôts trimestriels ou annuels ainsi que vos W-2 / W-3 et 1099-MISC de fin d'année à l'IRS.
Exécution de la paie
Il y a quelques tâches que vous pouvez effectuer avant d'exécuter une paie, ce qui rend le processus plus facile et plus rapide.
Le premier concerne les feuilles de temps.
Cliquez sur ce lien dans le volet vertical de gauche et la page s'ouvre avec la première semaine du prochain cycle de paie déjà en attente.
Entrez les heures normales de travail de chaque employé (vous pouvez simplement entrer 40 dans le champ Total si c'est correct et chaque jour de la semaine sera complété par un 8).
Si vous devez saisir des heures supplémentaires, des indemnités de maladie ou de vacances, vous devez cliquer sur une flèche pour ouvrir ces champs.
Cliquez ensuite sur une flèche pour passer à la deuxième semaine de la période de paie et répétez le processus (ou cliquez sur Copier les heures de la semaine dernière).
Deuxièmement, vous pouvez également Ajouter à la paie comme décrit ci-dessus dans les registres de l'employé si le travailleur est censé recevoir une prime, une commission ou un autre émolument.
Si vous n'avez pas encore saisi toutes ces informations, vous pouvez le faire lors du traitement de la paie.
Cliquez sur Exécuter la paie dans le volet vertical de gauche pour commencer.
Les représentations graphiques des pages du calendrier en haut de l'écran vous indiquent les dates de début et de fin de la paie actuelle, ainsi que le jour de paie réel.
Si vous avez déjà entré des heures sur une feuille de temps (ou si vous avez des employés salariés - vous n'êtes pas obligé de saisir des heures pour eux), un total en dollars pour votre paie actuelle apparaît sous les dates de paie.
Les seules autres informations sur cet écran consistent en des rappels de choses que vous pourriez avoir à faire (configurer le dépôt direct si nécessaire, soumettre des paiements et des déclarations de revenus) et une liste des prochaines dates importantes.
Pour continuer à travailler sur votre traitement de paie, vous devez cliquer sur Vérifier cette paie dans le coin supérieur droit.
Vous voyez alors une liste d'employés avec tout salaire que vous avez déjà documenté; cliquez sur Détails pour afficher une liste des articles retenus pour cet employé.
Au bas de la page se trouve une section intitulée Relevés de paie.
Ici, enfin, vous verrez une liste des employés avec les heures travaillées qui ont déjà été saisies.
Cliquez sur Modifier les heures si vous devez ajouter ou modifier les entrées de temps que vous avez déjà créées et Ajouter la paie si vous n'avez pas encore entré d'autres éléments de paie.
Lorsque vous en avez terminé avec cet employé, cliquez sur la flèche à droite pour voir une comptabilité complète de ce jour de paie, quelque chose comme un talon de paie.
Les entrepreneurs ne sont pas inclus dans le calcul de la paie des employés, sauf si vous les configurez pour le dépôt direct.
Vous ne pouvez pas créer d'enregistrements pour eux avec les enregistrements d'employés ni les payer dans les outils de paie du site si vous leur émettez des chèques.
Au lieu de cela, vous les configurerez en tant que fournisseurs sur le site principal de Wave, en spécifiant qu'ils sont des entrepreneurs 1099-MISC afin que vous puissiez créer ces formulaires chaque janvier.
Le lien Fournisseur est accessible à partir du même outil de navigation qui contient des liens vers les fonctions de paie; il n'est tout simplement pas inclus en tant que fonction sous Paie.
Cliquez sur Approuver la paie lorsque vous avez terminé avec tous les employés et vous verrez votre coût total de paie.
Vous pouvez cliquer sur des liens pour télécharger vos données de paie au format CSV, PDF ou QuickBooks; imprimer des chèques; ou prévisualisez la prochaine paie.
L'ensemble de ce processus est assez différent de ce que proposent les concurrents.
OnPay (36,00 $ chez OnPay), par exemple, vous demande de spécifier la période de paie et la date de paie, puis de fournir un écran unifié où vous pouvez saisir les heures pour les employés et les entrepreneurs.
Les colonnes pour les types de revenus supplémentaires que vous avez créés (vacances, bonus, remboursements) sont déjà présentes, mais vous pouvez les ajouter et les modifier à la volée.
Lorsque vous avez entré toutes les heures requises pour l'exécution de la paie, un aperçu complet vous permet de vérifier facilement votre travail.
C'est OnPay.
Par contre, les procédures de paie de Payroll by Wave ne sont pas intuitives, comme celles de Square Payroll.
Ils nécessitent des étapes supplémentaires.
Et ils augmentent le risque d'erreurs de paie.
Rapports, mobile et expérience utilisateur
Payroll by Wave n'a pas de section distincte pour les rapports de paie.
Il n'y en a qu'un (rapport sur les salaires et les impôts sur la paie), et il se trouve dans la liste des rapports comptables plus standard.
La plupart des applications de paie comprennent au moins une douzaine de rapports relatifs à la paie.
Il n'y a actuellement aucune application mobile pour le site non plus, et ce que vous voyez si vous vous connectez via le navigateur de votre téléphone ...
