La plupart des relations d'affaires commencent par un contrat qui précise comment les affaires seront menées.
Il peut s'agir d'un contrat formel, comme celui rédigé par une équipe d'avocats, ou d'un contrat informel, comme l'accord entre un client et un détaillant de commerce électronique.
Les contrats précisent comment les revenus seront générés et quels seront les recours de chaque partie si les résultats attendus ne se produisent pas.
Pourtant, même si les contrats sont si importants, il est toujours surprenant de voir combien d'entreprises gèrent leurs processus contractuels en utilisant une combinaison maladroite d'e-mails et de documents imprimés.
Les fichiers peuvent tous avoir des formats de document différents ou même être stockés dans plusieurs emplacements, dont beaucoup ne sont connus que des personnes directement impliquées dans la relation commerciale.
Les plates-formes Software-as-a-Service (SaaS) ont révolutionné ce processus, ayant créé l'industrie actuelle de la gestion des contrats.
Le logiciel de gestion des contrats unifie toutes les parties, contrats et versions impliqués dans les négociations de contrat dans un support de confiance dans lequel toutes les parties voient les changements et peuvent suivre le calendrier d'un contrat du début à la signature.
Les meilleures plates-formes, comme beaucoup de celles incluses dans ce tour d'horizon, fournissent également des rapports et des analyses détaillés, des notifications intelligentes et une multitude de fonctionnalités de gestion continue et d'automatisation des flux de travail pour démarrer.
Ces services numériques varient également en complexité.
Certaines plates-formes ont une applicabilité plus large et peuvent être entièrement personnalisées en fonction des besoins d'une organisation.
D'autres se concentrent sur la simplicité, prenant en charge quelques cas d'utilisation de la gestion des contrats et des secteurs verticaux.
Dans ce tour d'horizon, nous avons inclus des produits aux deux extrémités du spectre.
En fonction de vos exigences organisationnelles et de vos besoins en matière de gestion des contrats, chacune de ces plates-formes a le potentiel de transformer la façon dont votre entreprise gère les contrats.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contrat?
Dans le passé, les gestionnaires de contrats conservaient souvent tous leurs documents dans des classeurs physiques et tenaient à jour des listes ou des feuilles de calcul des différents accords d'une entité, avec quelques termes et dates clés notés.
Ce style de gestion des contrats peut entraîner une multitude de problèmes.
Les contrats peuvent être mal classés ou retirés du cabinet et ne jamais être retournés.
Le gestionnaire de contrat pourrait quitter l'organisation après avoir mis en place un système qui n'a pas de sens pour les futurs gestionnaires.
Les audits pourraient paralyser le gestionnaire avec une quantité de travail extraordinaire.
Les enregistrements peuvent être trop nombreux pour être gérés efficacement.
Cela pourrait entraîner des renouvellements coûteux et imprévus qui entreraient automatiquement en vigueur ou la déchéance de certains droits de propriété intellectuelle (PI).
Le lourd fardeau de la gestion des contrats - et le risque que représente une gestion purement humaine - a conduit de nombreuses entités à mettre en place des systèmes de gestion des contrats.
Ces services promettent souvent un gain de temps pour les gestionnaires, une réduction à long terme des coûts, une plus grande auditabilité, une stabilité future et une réduction des risques.
En réponse à l'augmentation de la demande, une multitude de systèmes de gestion des contrats sont arrivés sur le marché.
Des centaines de systèmes de gestion des contrats existent maintenant.
Ils offrent tous des services qui les distinguent de leurs concurrents, tout en veillant à ce que les besoins fondamentaux d'un gestionnaire de contrat soient satisfaits.
Principes de base et fonctions de base
Sur le marché actuel, les systèmes de gestion des contrats peuvent prendre de nombreuses formes.
Certains sont destinés au propriétaire unique qui tente de suivre les quelques contrats de base qui maintiennent son entreprise à flot.
D'autres sont destinés aux grandes équipes qui maintiennent les milliers, voire les millions de contrats qui accompagnent les géants des multinationales.
Les services financiers et juridiques sont, sans surprise, les utilisateurs les plus répandus des logiciels de gestion des contrats.
Cependant, ces solutions s'étendent également à un certain nombre d'autres scénarios commerciaux.
Les équipes de vente peuvent intégrer un système de gestion des contrats à leur plate-forme de gestion de la relation client (CRM) pour gérer les renouvellements de contrats de vente et les négociations sur tout, des contrats de fabrication aux locations de voitures.
Les entreprises peuvent utiliser un logiciel de gestion des contrats dans la chaîne d'approvisionnement pour gérer les accords avec les fournisseurs et la distribution avec les fournisseurs ou se lier à tous les contrats qui maintiennent les stocks en stock et les opérations de vente au détail fonctionnent correctement.
Tous les systèmes de gestion des contrats aident les départements liés à leurs opérations de planification des ressources d'entreprise (ERP) à gérer les accords avec des tiers.
Le service des ressources humaines (RH) d'une entreprise peut intégrer son système d'information RH (SIRH) à une plateforme de gestion des contrats pour gérer automatiquement les contrats de travail, les résiliations et les accords de travail et d'avantages sociaux.
Les cas d'utilisation continuent encore et encore.
La gestion des contrats est utile à peu près partout dans une entreprise.
Dans sa forme la plus élémentaire, la gestion des contrats se concentre souvent sur quatre fonctions clés: les contrats doivent être stockés, les dispositions clés doivent être suivies, un système doit exister pour trouver un contrat basé sur des critères spécifiques et les informations contenues ou impliquées dans les contrats doivent être compréhensibles.
ou à signaler.
La version abrégée: les contrats doivent être stockés, suivis, recherchés et rapportés.
Ces fonctionnalités de base sont souvent ce qui motive les caractéristiques des différents systèmes de gestion des contrats sur le marché.
Presque tous les systèmes offrent un vaste référentiel qui contient des copies des contrats (souvent à distance) dans des classeurs virtuels afin que les documents ne soient jamais perdus.
Les systèmes offrent souvent la possibilité de saisir des données liées au contrat dans des balises et des termes clés afin que les informations puissent être rapidement découvertes et que des alertes puissent être définies pour avertir les gestionnaires d'événements importants imminents.
Les données ajoutées au système à des fins de suivi servent généralement également un objectif supplémentaire: faciliter la recherche de contrats particuliers ou de groupes de contrats répondant à certains critères.
Enfin, ces données contractuelles peuvent être agrégées de nombreuses manières pour aider à donner une vue d'ensemble de l'état des contrats de l'entité.
Pour les systèmes de gestion des contrats que nous avons examinés, la plus grande importance dans chaque examen a été accordée à ces fonctions essentielles.
Toutes les questions suivantes ont aidé à guider le processus d'examen afin de fournir un tronc commun sur lequel évaluer.
À savoir:
- Le système propose-t-il un stockage sous contrat? Si c'est le cas, de quelle manière?
- Les données saisies sur les contrats peuvent-elles être personnalisées en fonction des besoins de l'utilisateur?
- Des alertes pouvaient-elles être définies pour informer le gestionnaire qu'un contrat était automatiquement renouvelé, expirait ou qu'une disposition clé prenait effet?
- Les champs de données saisis par l'utilisateur ont-ils été consultables? Jusqu'à quel niveau la recherche pourrait-elle être filtrée et affinée?
- Cette recherche pourrait-elle être enregistrée pour une utilisation future?
- Le contrat réel pourrait-il être recherché?
- Les résultats d'une recherche peuvent-ils être exportés ou transformés en rapport?
- Le système pourrait-il générer des rapports visuels ou simplement des données / numériques?
Gérer le cycle de vie complet du contrat
Cependant, au-delà de ces fonctions essentielles, les plates-formes de gestion des contrats ont beaucoup évolué depuis le premier test de ces produits.
Ces plateformes sont devenues des solutions complètes de gestion du cycle de vie des contrats.
Les fonctionnalités de gestion des contrats plus avancées dont ils disposent désormais incluent des fonctionnalités d'édition, de formatage et de gestion de documents riches, ainsi que des modèles personnalisables pour la création de contrats répétables.
De nombreuses plates-formes proposent des expériences utilisateur (UX) plus perfectionnées avec une fonctionnalité de glisser-déposer, des déclencheurs basés sur des actions et une logique automatisée pour faciliter des flux de travail et des notifications plus intelligents.
De plus, beaucoup offrent un contrôle d'accès granulaire pour divers utilisateurs et parties.
L'auditabilité et la collaboration multipartite dynamique sont également essentielles et incluses dans bon nombre de ces systèmes.
Le meilleur logiciel de gestion des contrats donne aux utilisateurs internes et aux parties externes la possibilité d'apporter des modifications aux différentes versions de contrats, de discuter et de commenter des dispositions spécifiques pour négocier les conditions, et de suivre le processus de signature et d'exécution, le tout en un seul endroit.
Pour ce faire, cependant, une piste d'audit complète est nécessaire.
Cette piste d'audit doit inclure la gestion et l'annotation des modifications en ligne, le contrôle de version et un journal de transactions complet qui montre chaque modification apportée à chaque contrat et par qui.
Nous avons constaté que la façon dont chaque plateforme aborde la signature électronique peut également varier.
Certaines solutions proposent une signature électronique native dans le produit tandis que d'autres proposent des intégrations avec des services tels qu'Adobe Sign et DocuSign.
D'autres fournisseurs proposent les deux options et laissent les organisations choisir l'option de signature électronique qui leur convient le mieux.
Gestion des contrats et résultat final
Une mauvaise gestion des contrats pourrait coûter de l'argent à votre entreprise.
Selon un rapport de SpringCM, 64% des entreprises déclarent que les processus d'approbation des contrats entraînent le blocage des accords.
Le plus grand obstacle auquel les entreprises sont confrontées, selon l'enquête, est le manque de processus pour gérer et gérer les contrats.
Soixante pour cent des entreprises utilisent le courrier électronique pour gérer les contrats, tandis que seulement 32 pour cent des entreprises utilisent un outil de gestion des contrats.
Six pour cent des entreprises déclarent n'avoir aucun processus de gestion des contrats en place.
SpringCM a interrogé 1 409 répondants, dont 32% proviennent d'entreprises de moins de 100 employés et 16% d'entreprises de plus de 8 000 employés.
Quatre-vingt-douze pour cent des erreurs de gestion des contrats sont attribuées aux humains, selon les répondants.
Par conséquent, plus votre système de gestion des contrats est automatisé et plus il peut superviser d'aspects du cycle de vie du contrat de bout en bout, moins il y aura de risques pour un problème qui retardera le processus d'approbation.
La durée du cycle de contrat typique pour les répondants à l'enquête était entre un et deux mois (33 pour cent).
Vingt-deux pour cent des répondants disent que leur cycle de contrat dure plus de quatre mois.
Vingt pour cent des répondants affirment que l'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats a permis à leur entreprise d'économiser de l'argent.
Crédit d'image: SpringCM
Contrats intelligents à l'horizon
L'éléphant dans la salle de gestion des contrats est la blockchain.
Cette technologie informatique distribuée fournit une base immuable sur laquelle une nouvelle génération de systèmes est construite.
Il donne à toutes les parties dans tout type de transaction numérique des règles du jeu égales.
Tout le monde est d'accord sur les règles.
De plus, chaque actif ou transaction sur ce champ possède une signature cryptographique unique qui est stockée sur un réseau mondial.
Au sein de ce réseau, tout le monde voit la même preuve de ce qui s'est passé.
Chaque transaction comprend l'histoire immuable de ce qui l'a précédée.
Considérez la blockchain comme une sorte de système d'exploitation distribué (OS) pour les données: un tissu historique sous tout ce que vous faites en ligne.
En plus de cet OS, il y a les applications tueuses de la blockchain: les contrats intelligents.
Les contrats intelligents sont un ensemble de règles évaluées par un système automatisé dans lequel toutes les parties conviennent d'un ensemble de règles communes.
Il s'agit d'une version informatisée d'un contrat papier de langue anglaise, avec un niveau d'automatisation qui fournit essentiellement l'arbitrage en tant que service.
La blockchain et les contrats intelligents n'ont pas encore été adoptés par le grand public.
Toutefois,...
