Zoho est principalement connu pour deux choses: premièrement, il possède une bibliothèque relativement grande de solutions logicielles destinées aux petites entreprises, et deuxièmement, c'est une entreprise dirigée par des programmeurs, ce qui montre comment leurs produits sont conçus et développés - des solutions spécialement conçues à cet effet.
visant des flux de travail spécifiques plutôt qu’un type d’audience.
Cela se voit dans Zoho Expense (qui commence à 3 $ par mois lorsqu'il est facturé mensuellement pour 10 utilisateurs et est également disponible dans une version freemium), un excellent outil de suivi des dépenses qui fonctionne bien dans son ensemble spécifique de tâches et peut être personnalisé autant que la plupart les clients auront besoin.
Un autre avantage de Zoho Expenses est la sélection de logiciels inclus dans le plan Zoho One, au prix de 30 USD par employé et par mois, une offre intéressante.
Cela équivaut à 1 USD par jour et par employé pour tous les logiciels Zoho.
Nous avons trouvé que l'application était plus intuitive pour les administrateurs et les comptes PME que pour les employés, mais Zoho Expense est toujours un outil précieux pour les voyageurs d'affaires.
Bien que son interface utilisateur globale (UI) ne soit pas à la hauteur des outils de choix de nos éditeurs Certify et Expensify, Zoho Expense peut tout faire.
Zoho Expense propose un essai gratuit de 14 jours qui vous permet d'explorer l'application en profondeur, mais il peut être plus facile de se familiariser avec le logiciel en utilisant sa version gratuite, qui prend en charge jusqu'à trois utilisateurs.
L'abonnement gratuit limite le stockage des reçus à 5 gigaoctets (Go) pour tous les utilisateurs et 100 reçus numérisés par mois.
Sinon, vous obtenez presque tout ce qui est inclus dans la version payante, y compris la prise en charge de plusieurs devises, l'importation de données à partir de cartes de crédit, l'application des politiques et la sécurité qui repose sur le cryptage Secure Sockets Layer (SSL) et l'authentification à deux facteurs.
L'abonnement Premium de Zoho Expense, qui supprime les limitations de stockage et ajoute un flux de travail d'approbation, commence à 3 $ par mois pour 10 utilisateurs, ajoutant 3 $ par mois pour chaque utilisateur supplémentaire.
Des plans personnalisés sont disponibles pour les organisations de plus de 500 utilisateurs.
Saisie de données fonctionnelle et mobile en premier
Les utilisateurs finaux (c'est-à-dire les employés qui souhaitent un remboursement des frais) peuvent saisir des données de plusieurs manières.
La société s'attend à ce que la plupart des utilisateurs capturent les reçus à l'aide de l'application mobile Zoho Expense pour iOS, Android et Windows Phone, et c'est certainement la plus simplifiée.
Mais vous pouvez également obtenir facilement des données dans le système en utilisant le site Web Zoho Expense (où vous pouvez faire glisser et déposer le reçu à l'écran), en envoyant des reçus par courrier électronique à un ID utilisateur dédié à chaque employé, ou par synchronisation avec des cartes de crédit professionnelles ou personnelles.
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Pendant ce temps, Zoho Expense a ajouté la possibilité de supprimer en bloc des utilisateurs, ce qui peut être une fonctionnalité utile.
Zoho Expense a deux fonctionnalités qui manquent aux autres.
C'est la seule application qui propose un module complémentaire pour le navigateur Web Google Chrome.
Il découpe une partie d'une page Web et la traite comme un reçu.
De plus, Zoho Expense dispose d'un "écran d'ajout de dépenses en masse" afin que vous puissiez organiser de nombreuses dépenses sur une seule page.
Sur le formulaire de type feuille de calcul, vous entrez la date, le commerçant, la catégorie et le montant d'une dépense, et liez leurs reçus.
Le processus est moins fastidieux que de multiples glisser-déposer, et il serait certainement pratique pour s'organiser après un voyage d'affaires.
Mais nous souhaitons que Zoho Expense approfondisse cette fonctionnalité en nous permettant de télécharger une feuille de calcul pour préremplir tous ces champs.
C'est le genre de chose que nous pourrions faire sur le vol de retour.
Zoho Expense essaie fortement de minimiser la saisie de données, en particulier dans son expérience mobile.
À partir de l'application, vous prenez une photo d'un reçu et il est automatiquement téléchargé.
La fonction OCR de Zoho Expense fait un travail remarquable en numérisant les reçus pour la date, le nom du commerçant et le montant.
Une fois que vous mappez un fournisseur à une catégorie, il se souvient de l'association pour la prochaine fois.
Une dépense peut être affectée comme facturable à un client, de sorte que vous pouvez facturer les clients pour les fournitures que vous avez achetées en leur nom.
Et si vous entrez accidentellement un reçu deux fois, Zoho Expanse le signalera.
Dans tous les cas, Zoho Expense organise tout par des rapports nommés (Dépenses de septembre ou Voyage à Saint-Louis).
Vous pouvez soumettre des rapports à partir de l'application mobile ou du site Web, ainsi qu'obtenir un aperçu de l'état actuel de chaque soumission.
Le tableau de bord de la page Web Zoho Expense communique en un coup d'œil l'état de vos reçus, les rapports en cours et l'état actuel des rapports soumis.
Ceci est bien intuitif et le distingue des applications avec des interfaces légèrement plus déroutantes, comme Concur Expense.
Une astuce: si vous créez un rapport à partir d'une collection de reçus, Zoho Expense vous rappelle les dépenses non déclarées.
Autrement dit, cela vous indiquera que vous avez téléchargé hier un reçu que vous n'avez pas ajouté à un rapport et vous demandera si vous souhaitez l'inclure dans cette soumission.
Contrôle clair pour les administrateurs
Comme beaucoup d'autres applications, Zoho Expense a trois types d'utilisateurs: les soumissionnaires, les approbateurs et les administrateurs.
Chacun peut avoir plusieurs rôles.
Par exemple, un administrateur peut accorder aux approbateurs la capacité d'approuver leurs propres dépenses et le logiciel prend en charge plusieurs niveaux d'approbation.
Une règle peut être créée où un responsable approuve un rapport avec un total inférieur à un certain montant.
Si vous dépassez ce montant, le rapport est soumis à un vice-président.
Vous pouvez également créer une stratégie d'entreprise dans laquelle les approbateurs doivent approuver les rapports dans un certain nombre de jours et leur rappeler quand cette date approche.
Et récemment ajouté: la possibilité de déléguer une approbation à un autre membre du personnel lorsque l'approbateur habituel n'est pas disponible.
C'est aussi simple pour le patron.
Zoho Expense présente à l'administrateur une image claire de chaque rapport dans la file d'attente, y compris les reçus associés.
L'approbation est aussi simple que de cliquer sur un bouton.
Lorsqu'une règle a été enfreinte, par exemple, si une dépense a été soumise deux fois, la violation est signalée en haut du rapport, avec un lien qui vous permet de voir clairement la violation et suggère une solution.
Bien que ce ne soit pas un processus aussi simple que celui que vous trouverez dans Abacus, ce sera toujours très facile à comprendre pour les nouveaux utilisateurs.
Mais il y a beaucoup de place pour personnaliser le système.
Par exemple, chaque catégorie de dépenses peut avoir ses propres exigences, telles que les dépenses de déjeuner nécessitant un reçu de plus de 20 $ et la définition d'un maximum de 100 $ avant de déclencher une alerte.
Il est également facile d'ajouter des catégories.
Et il existe de nombreuses façons de personnaliser ce que les utilisateurs voient sur un élément de dépense, par exemple si Zoho Expense demande l'emplacement ou le nom du projet, et quels éléments sont obligatoires.
Contrairement aux autres applications en ligne de ce tour d'horizon, Zoho Expense fait partie d'une suite de produits qui comprend la comptabilité, la gestion de la relation client (CRM) avec Zoho CRM, des enquêtes en ligne et plusieurs autres applications commerciales.
Zoho Expense fait bon usage de cette intégration, de sorte qu'à certains égards, vous obtenez plus que vous ne payez.
Si vous le connectez à Zoho CRM, par exemple, les équipes de vente peuvent accumuler des dépenses liées aux clients, ce qui facilite la soumission par client ou par projet.
Au-delà du propre logiciel de Zoho, Zoho Expense se connecte à Intuit QuickBooks pour la comptabilité, de sorte que vous pouvez planifier les remboursements dans les cycles comptables habituels.
Sans cette intégration, vous devez exporter et importer les données au format CSV (avec des modèles personnalisés pour l'exportation de données) et noter le remboursement dans Zoho Expense.
Et, puisque vous pouvez créer des rôles personnalisés tels qu'un comptable externe autorisé à accéder au système, c'est quelque chose qu'une PME peut choisir de confier à un expert.
Zoho Expense est une véritable aubaine pour les administrateurs qui souhaitent suivre les analyses.
Vous pouvez voir l'argent dépensé par catégorie, marchand, clients, voire projets, et ventiler les données par utilisateur, service et devise.
Plusieurs rapports montrent où est passé l'argent.
Ce ne sont que du texte, pas de jolis graphiques, mais si vous êtes un compteur de haricots, vous serez peut-être plus intéressé par la capacité du logiciel à exporter les graphiques au format XLS, CSV ou PDF, ou par la façon dont il s'intègre facilement à Zoho Sheet, permettant vous de faire des images colorées avec cette application.
Enfin, étant donné que Zoho Expense est lié à ses propres Zoho Books, et que cela s'intègre à Zoho Reports, les comptables auront vraisemblablement suffisamment de ressources pour travailler pour créer tous les rapports dont ils pourraient avoir besoin.
En plus des applications Zoho, Zoho Expense s'intègre également à des suites de productivité telles que Google G Suite et Microsoft Office 365.
Une intégration inattendue est la possibilité de récupérer les reçus de vos courses Lyft.
Dans l'ensemble, Zoho Expense fonctionnera pour la plupart des PME.
Avec un ensemble de fonctionnalités attrayant, d'excellentes capacités d'intégration et un bon ensemble d'options de tarification, Zoho Expense est un outil phénoménal qui est juste un cran en dessous de nos outils Choix des éditeurs Certify Now et Rydoo.
La ligne de fond
Zoho Expense se débrouille bien dans cette catégorie, principalement parce qu'il dispose d'un ensemble de fonctionnalités solides combiné à une excellente personnalisation et à un prix abordable pour les petites entreprises.
Une évidence pour les clients Zoho actuels et certainement à considérer pour les personnes qui n'ont pas encore utilisé un produit Zoho.
