Toute petite entreprise qui utilise un service de paie en ligne pour gérer elle-même les paiements des employés a tendance à avoir besoin de beaucoup de soutien, en particulier pendant le processus de configuration.
Patriot Software Full Service Payroll excelle à fournir une aide à ses clients du début à la fin.
Il gère non seulement les tâches de base nécessaires à la création des enregistrements des employés, mais il définit également les retenues et les contributions, traite les cycles de paie et soumet automatiquement les charges sociales.
Les nouvelles fonctionnalités incluent une expérience utilisateur améliorée et une meilleure flexibilité de la paie.
Un site Web de comptabilité intégré fait de l'offre groupée un bon choix pour les nouveaux utilisateurs ayant des besoins modestes, tout en étant capable de gérer la paie de dizaines d'employés et de sous-traitants.
Cependant, il manque encore une partie de la profondeur, de la personnalisation et de la convivialité que l'on trouve dans les gagnants de notre choix des éditeurs, Gusto et OnPay.
Tarification et comptabilité
Le prix de Patriot Software Full Service Payroll est resté stable à 30 $ par mois de base plus 4 $ par employé et par mois.
Il existe une version de base moins chère qui coûte 10 $ par mois plus 4 $ par employé et par mois, mais vous devez produire vos propres charges sociales si vous choisissez cette voie.
Patriot Software facture également un module complémentaire RH (à partir de 4 $ par mois plus 1 $ par employé et par mois), que certains concurrents offrent gratuitement.
Le temps de présence est de 5 $ par mois plus 1 $ par employé et par mois.
Si vous souhaitez ajouter une fonctionnalité de comptabilité de base, vous pouvez vous inscrire à l'une des solutions comptables intégrées de Patriot Software.
De base (15 $ par mois) comprend les paiements des entrepreneurs et des fournisseurs avec la création, l'impression et les rapports 1099/1096 (le dépôt électronique est facultatif).
Vous pouvez suivre les revenus et les dépenses, accepter les paiements par carte de crédit et créer et suivre des factures illimitées.
Premium (22,50 USD par mois) ajoute plusieurs fonctionnalités, telles que des estimations, des factures récurrentes et des rappels de paiement de factures.
La comptabilité de base est en fait une bonne affaire si vous comptez utiliser toutes ses fonctions; Premium n'ajoute pas beaucoup de fonctionnalités importantes.
Aucun autre produit de la catégorie, à part QuickBooks Payroll, n'offre ce type d'intégration intégrée de comptabilité et de paie.
Bonnes options de support
Le support exceptionnel de Patriot Software est évident dès le départ.
À l'instar de ses concurrents, l'entreprise met à disposition ses experts en paie pour mener à bien la lourde tâche de configuration à votre place.
Il est possible de le faire vous-même, mais je vous recommande de laisser l'entreprise vous aider si vous n'avez jamais effectué de paie.
La mise en place est l'élément le plus complexe de la comptabilité des petites entreprises et nécessite une précision et une rapidité absolues.
Vous devez non seulement obtenir la juste rémunération des employés, mais vous devez également effectuer des paiements aux prestataires d'avantages sociaux et aux agences fiscales.
Si vos employés ont plusieurs retenues, cela demande beaucoup de coordination.
Vous pouvez compter sur l'assistance gratuite par téléphone, par e-mail et par chat de Patriot Software, mais à un moment donné, une aide en direct plus complète peut être nécessaire et le personnel de l'entreprise est prêt et capable.
Assistance à la configuration
Patriot Software a ajouté un assistant de configuration dédié l'année dernière, ce qui lui manquait auparavant.
Au lieu d'avoir à parcourir le menu Paramètres, le site vous guide à travers une série d'écrans qui décrivent ce qui est nécessaire pour commencer à gérer la paie.
Tout au long de cet assistant, vous voyez des liens vers des ressources utiles, telles que la façon d'obtenir un numéro de chômage d'État (SUTA).
Contrairement à certains autres types d'applications financières, avec la paie, chaque élément de configuration doit être terminé avant que vous puissiez commencer à émettre des chèques de paie.
Certains sites s'éloignent de ce processus complet de configuration étape par étape, tronquant l'assistant et déposant les utilisateurs dans le site lui-même, où ils doivent terminer la configuration en passant par le menu Paramètres.
J'aime mieux l'approche de Patriot Software.
Lorsque vous avez terminé l'assistant, vous savez que vous êtes prêt à commencer le traitement de la paie, sauf si vous avez sauté des étapes, ce qui est autorisé dans certains cas.
La configuration consiste à définir toutes les façons dont les employés peuvent être rémunérés et toutes les déductions qui doivent être effectuées.
Patriot Software est très flexible à cet égard tant pour les heures que les employés peuvent travailler (vacances, régulier, temps double, etc.) et les types de rémunération qu'ils peuvent recevoir (y compris les primes, les commissions et le remboursement des dépenses).
Le site fait référence à ces types d'heures et types d'argent, et vous pouvez ajouter les vôtres.
Celles-ci apparaissent comme des options lorsque vous commencez à traiter les chèques de paie dans le service de Patriot.
Le site fait quelque chose ici que je n'ai pas vu ailleurs: vous pouvez désigner les types d'heures et les types d'argent comme étant fréquemment utilisés pour vous assurer qu'ils apparaissent par défaut sur l'écran de paie.
Si vous offrez à vos employés des avantages, tels qu'une assurance maladie ou des régimes de retraite, vous pouvez les configurer de manière à ce qu'ils soient attribués aux employés lorsque vous créez leurs enregistrements.
Vous pouvez les définir à deux endroits: dans un enregistrement d'employé réel ou en cliquant sur un lien dans le menu Paramètres.
J'aime cette flexibilité, et tous les produits ne l'offrent pas.
Paie Square et Paie QuickBooks ne le rendent disponible que dans les enregistrements des employés.
Les informations sur les déductions au niveau de l'entreprise et les contributions payées par l'entreprise sont saisies de la même manière, bien que leurs champs de données soient légèrement différents.
Pour créer une déduction pour votre 401 (k), par exemple, vous cliquez sur Oui lorsque l'on vous demande si vous devez ajouter des retenues pour les employés, puis sélectionnez le type dans une liste déroulante.
Vous pouvez entrer une description qui sera affichée sur les rapports et les chèques de paie, puis fournir le montant en dollars par défaut qui sera soustrait des chèques de paie sous forme de pourcentage ou de montant forfaitaire.
Vous pouvez également entrer les limites requises et spécifier la case W-2 correcte, si nécessaire.
Plus de réglages
Vous devez également saisir les paramètres fiscaux de votre entreprise et indiquer les taux de chômage.
Patriot Software a assemblé une excellente page avec des liens vers des informations spécifiques à un état que vous pouvez consulter si vous ne disposez pas de ces chiffres.
Il vous indique également comment demander un numéro d'identification d'employeur fédéral (EIN) et répondre à toutes les exigences d'enregistrement de l'État.
Il fournit des liens vers des formulaires que les nouveaux employés doivent remplir et que vous devez déposer.
Vous devez fournir des informations de compte bancaire pour les retraits de paie, remplir un formulaire d'autorisation et entrer vos paramètres d'impression de chèque de paie ou de dépôt direct.
Si vous souhaitez que vos employés puissent se connecter à des portails protégés par mot de passe où ils peuvent consulter les talons de paie et d'autres informations personnelles sur la paie, vous pouvez créer des noms d'utilisateur et des mots de passe temporaires pour chaque membre du personnel et envoyer des invitations.
Les portails des employés du site sont excellents, parmi les meilleurs que nous ayons vus.
Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous voyez des liens vers les tâches les plus courantes (Afficher les chèques de paie, Imprimer les bulletins de paie, etc.).
Le volet vertical de gauche contient des liens de navigation vers d'autres données et outils, tels que l'impôt fédéral (retenue), les documents de l'employeur, l'historique de la paie et le rapport récapitulatif des temps.
Les employés peuvent entrer et sortir (manuellement ou en fonction de l'heure réelle) sur leurs portails si vous souhaitez utiliser cette fonction; les cartes de temps peuvent ensuite être envoyées à la paie.
C'est pourquoi Patriot Software et des concurrents comme SurePayroll proposent d'aider les nouveaux utilisateurs tout au long du processus de configuration et de la saisie des données nécessaires pour fournir l'historique de la paie.
C'est très compliqué.
Vous pouvez toujours revenir aux pages Paramètres une fois que vous avez terminé l'assistant pour apporter des modifications si nécessaire.
Renseignements personnels
Une fois les paramètres de paie de votre entreprise définis, vous pouvez créer un enregistrement pour chaque employé.
Il s'agit d'un processus simple mais chronophage.
Vous remplissez des champs vides pour les informations qui n'ont pas encore été introduites (nom, adresse, SSN, date d'embauche, etc.) et sélectionnez dans les listes des options que vous venez de créer (comme le type de paie et la fréquence).
Vous pouvez également fournir des informations W-4 ici.
Lorsque vous avez fourni toutes les données demandées, vous pouvez accéder aux enregistrements individuels à partir d'un seul écran en cliquant sur les onglets qui ouvrent différentes sections de l'enregistrement, telles que Pay Info, Deductions & Contributions et Taxes.
C'est un moyen efficace de rendre tous ces détails disponibles.
Patriot excelle ici, bien que le site puisse mieux utiliser l'espace de l'écran pour minimiser le défilement.
Il y a plus à configurer, y compris votre historique de paie (si vous en avez).
Vous aurez probablement besoin de l'aide de Patriot Software pour cette tâche.
Le site fait un travail exceptionnel en vous faisant savoir ce dont vous avez besoin et en vous fournissant les ressources dont vous avez besoin.
En fait, c'est l'assistant de configuration le meilleur et le plus complet de tous les sites que j'ai examinés.
Trouver ton chemin
Patriot Software propose également une application de comptabilité étroitement intégrée à Payroll.
En fait, ils partagent la même interface utilisateur.
Lorsque vous vous connectez pour la première fois, une barre d'outils s'affiche dans le volet vertical de gauche.
Il s'agit du principal outil de navigation; il comporte des onglets intitulés Tableau de bord, Comptabilité, Paie, Rapports et Paramètres.
Le tableau de bord global du site est différent de celui de la concurrence.
Il ne contient que des messages de Patriot Software et des icônes représentant des liens qui vous mènent à sept des activités les plus courantes dans les applications de paie (Exécuter la paie, par exemple) et de comptabilité (Créer une facture).
Il n'y a pas de choses à faire comme celles de Gusto, ni d'informations sur l'activité de paie actuelle et passée comme celle offerte par OnPay.
Si vous n'utilisez pas le module de comptabilité, vous pouvez simplement cliquer sur l'onglet Paie pour ouvrir le menu Paie dans le volet vertical de gauche, puis cliquer sur Aperçu pour accéder au tableau de bord de l'application de paie.
Vous pouvez effectuer la plupart de vos travaux de post-configuration à partir de cet écran.
Il affiche des liens vers les tâches de paie courantes en haut, telles que Afficher les employés et les entrepreneurs de paie.
En dessous se trouve un tableau à trois onglets dans lequel vous pouvez basculer entre les totaux de la paie, des recouvrements d'impôts et des dépôts d'impôts les plus récents.
Des liens vers des articles d'aide populaires apparaissent dans le volet vertical droit.
Vous pouvez accéder aux rapports et aux paramètres via des liens dans le volet vertical de gauche sous le menu complet des tâches de paie.
L'expérience utilisateur
L'assistant de configuration de Patriot Software est si complet que vous n'aurez pas besoin de visiter le menu Paramètres pour effectuer ces premières étapes, comme vous le faites avec la plupart des sites Web de paie.
Mais cela vaut la peine de visiter la page Paramètres pour vous familiariser avec elle, car c'est là que vous apportez des modifications et des ajouts.
Patriot Software a amélioré son expérience utilisateur depuis la dernière fois que je l'ai examiné.
La conception de son interface et ses systèmes de navigation se sont améliorés.
La convivialité est très bonne, même si certains écrans, comme celui des enregistrements des employés, pourraient mieux utiliser l'espace de l'écran pour minimiser le défilement.
Une fois que vous avez cliqué sur un ...
