Vous vous souvenez de l'ancien temps des processus papier? Les progiciels actuels de suivi des dépenses semblent imiter ces techniques.
C'était une époque où nous remplissions une enveloppe remplie de reçus et la combinions avec un rapport de type feuille de calcul détaillant comment nous dépensions l'argent de l'entreprise.
Après la signature du chef de service, le service comptable a été laissé pour vérifier que chaque reçu avait une explication satisfaisante, et vice versa.
Receipt Bank (qui commence à 14,99 $ par mois pour un utilisateur solo) adopte une approche légèrement différente, ce qui peut convenir à certaines petites entreprises.
Cela fonctionne puissamment - et avec succès - pour répondre aux reçus individuels plutôt qu'aux rapports formels.
Il permet à toute personne bénéficiant du statut d 'approbateur de donner une autorisation de remboursement.
Et il s'appuie fortement sur l'intégration avec des applications tierces, en particulier des applications de comptabilité basées sur le cloud, pour effectuer la lourde levée du back-end.
Cependant, si vous recherchez une gestion des dépenses de haut niveau plus traditionnelle, consultez nos choix des éditeurs, Certify Now, Rydoo et Expensify.
Comptage des transactions, pas des utilisateurs
Plutôt que de facturer par utilisateur actif, comme le fait Expensify, le système de paiement de Receipt Bank est basé sur le nombre d'articles traités par mois.
Les entrepreneurs solo qui souhaitent suivre les dépenses peuvent commencer pour 14,99 $ par mois pour 50 articles traités, 29,99 $ pour 100 articles traités ou 44,99 $ pour 150 articles et aller jusqu'à 202,49 $ pour 675 articles.
Les entreprises comptant plus d'un utilisateur paient 25 $ par mois pour 50 articles traités, 40 $ pour 100 articles, 55 $ pour 150 articles et jusqu'à 220 $ pour 675 articles.
Cependant, ces chiffres sont sur une moyenne mobile de trois mois, vous pouvez donc avoir un horaire de voyage chargé en septembre suivi de deux mois d'inactivité, sans avoir à mettre à niveau à cause d'une conférence annuelle, par exemple.
Ces abonnements incluent tous la reconnaissance optique automatique des caractères (OCR) numérisation des reçus, 256 bits Sécurité SSL (Secure Sockets Layer) (ce qui signifie que les utilisateurs peuvent être en mesure de renoncer à l'utilisation d'un réseau privé virtuel (VPN) s'ils soumettent des reçus de la route), intégration avec les applications de comptabilité en ligne (y compris QuickBooks d'Intuit ) et le partage de données avec une organisation distincte, généralement le comptable ou le comptable d'une petite entreprise.
Et quelque chose qui n'est offert par aucun des autres services: un service pour les travailleurs indépendants qui est gratuit s'il est limité à 10 scans de reçus par mois.
Sinon, cela coûte 24,99 $ pour 50 scans par mois et 49,99 $ par an pour plus de 50 scans.
Malheureusement, il n'y a pas d'abonnement gratuit, mais un essai gratuit de 14 jours est offert pour le plan mono-utilisateur.
Parce que je voulais tester le processus d'approbation, j'ai demandé et reçu un essai gratuit de la version multi-utilisateurs.
Prenez une photo, capturez les données
Comme pour les autres applications de dépenses, vous saisissez des données dans Receipt Bank à l'aide d'une application mobile, d'un téléchargement via un navigateur Web, en transférant un e-mail à un identifiant dédié pour chaque employé ou via la synchronisation de la carte de crédit d'entreprise ou personnelle.
Il dispose également de plusieurs moyens autonomes pour obtenir des données dans le système.
Receipt Bank peut importer des reçus et des factures depuis PayPal (gratuit sur Apple.com) ou Dropbox.
Ce dernier est particulièrement cool: le personnel peut stocker ses reçus dans un dossier Dropbox dédié, à partir duquel Receipt Bank extrait les fichiers toutes les 24 heures.
Après les avoir traités, il déplace les reçus vers un autre dossier dédié.
L'application mobile de Receipt Bank est un gagnant incontestable dans le département de la facilité d'utilisation, minimisant vraiment le temps qu'un employé passe à s'occuper de la saisie de données.
Vous prenez une photo d'un reçu, cliquez sur Soumettre pour traitement, et quelques instants plus tard, les données analysées s'affichent pour que vous puissiez les vérifier et les envoyer à l'approbateur.
Un gain de temps vraiment sympa que nous n'avons vu nulle part ailleurs: vous pouvez régler l'appareil photo pour photographier plusieurs reçus, l'un après l'autre, ou un seul reçu de plus d'une page.
Receipt Bank fait de son mieux pour identifier la date de transaction, la devise, la taxe, le fournisseur et la catégorie.
S'il reconnaît la carte de crédit utilisée pour la transaction, il synchronise les enregistrements avec votre application comptable, vous n'avez donc pas à saisir un élément deux fois.
D'autre part, il n'y a aucun moyen de saisir manuellement une dépense sans une sorte de reçu? ce qui peut être un problème pour dépenser, par exemple, le pourboire que vous laissez à la femme de ménage de votre chambre d'hôtel.
Lorsqu'on lui a demandé, un représentant de l'entreprise a suggéré d'ajouter une note manuscrite.
Le processus OCR prend un peu plus de temps que nous le souhaiterions.
Lors des tests, cela semblait prendre environ une heure, bien que nous n'ayons pas utilisé de minuterie.
Cependant, Receipt Bank vaut la peine d'attendre.
Il fait un travail remarquablement bon pour transformer même un gribouillage d'écriture délibérément bâclé en texte précis.
Lorsque nous avons transmis un reçu Uber d'un voyage à Budapest à l'adresse e-mail personnelle, Receipt Bank a correctement scanné les frais Forint hongrois, effectué la transaction en devise et enregistré les dollars américains dans le champ des dépenses.
Autre avantage: vous pouvez, si nécessaire, diviser facilement une facture combinée, par exemple une facture d'hôtel, en éléments de campagne individuels.
De nombreuses informations supplémentaires peuvent également être capturées et gérées.
Parmi eux: Vous pouvez créer des règles pour un fournisseur particulier, en affectant toujours ses transactions à une catégorie ou à un client particulier.
Vous pouvez diviser les dépenses.
Et vous pouvez exporter vos données de dépenses personnelles vers un PDF ou une feuille de calcul, comme Microsoft Excel.
Le tableau de bord du site Web affiche un article et un résumé de l'utilisation.
La boîte de réception affiche les reçus en suspens, y compris éventuellement des catégories, des clients ou des noms de projet.
Sur un seul écran, vous pouvez modifier plusieurs éléments simultanément avant de les ajouter à un rapport et de le soumettre pour approbation.
Receipt Bank a trois niveaux d'utilisateurs: administrateur, approbateur de dépenses et utilisateur de base.
Les administrateurs définissent les règles et politiques de l'entreprise et ont accès à l'intégralité de la boîte de réception.
Les approbateurs ont un rôle légèrement différent: ils ne peuvent pas modifier les paramètres du compte, mais tout approbateur peut approuver le rapport de n'importe quel émetteur, sans hiérarchie formelle.
L'entreprise prévoit de faire venir plusieurs approbateurs cet automne.
Ces trois niveaux signifient également que les méthodes d'approbation de Receipt Bank sont différentes de toutes les autres avec lesquelles nous avons travaillé.
Les approbateurs sont informés du nombre d'articles qui attendent leur attention.
En tant qu'approbateur, vous pouvez cliquer sur l'élément lui-même pour voir plus de détails, y compris la photo du reçu.
L'approbation est entièrement manuelle.
Si vous voyez quelque chose que vous n'aimez pas, vous pouvez cliquer sur une petite icône de drapeau devant l'élément; vous pouvez également laisser une note.
Mais il n'y a aucun moyen de signaler automatiquement une violation de politique, et le seul moyen de renvoyer une entrée problématique à un employé est de renvoyer une copie CSV ou PDF de l'entrée à l'aide d'une fonction de courrier électronique quelque peu obscure.
De plus, Receipt Bank n'oblige pas les utilisateurs à se fier aux notes de frais.
Les utilisateurs n'ont pas à soumettre ou à créer des collections voyage à New York; un administrateur de bureau peut attribuer des reçus à un rapport en son nom.
Vous pouvez également accorder l'accès à votre comptable ou à votre comptable afin d'ajouter de nouveaux éléments, de modifier des éléments, d'extraire ou de transférer des données de votre compte.
La configuration est simple: la zone Préférences vous permet de gérer à la fois votre configuration personnelle et celle de vos utilisateurs.
Fait intéressant, lorsque vous ajoutez des utilisateurs, vous (et non l'utilisateur) fournissez un mot de passe (un est suggéré pour vous), qui est ensuite envoyé par e-mail à l'utilisateur.
Receipt Bank brille vraiment dans son intégration avec les programmes de comptabilité, en commençant par le nombre d'entre eux pris en charge: Xero, Intuit QuickBooks et FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One et Sage 50.
Vous pouvez connecter Receipt Bank avec un seul programme de comptabilité à la fois.
Lorsque j'ai intégré le système à mon compte FreshBooks, il a rassemblé toutes les catégories utilisées, ainsi que les noms de projets et les clients.
Ensuite, il s'appuie sur l'application externe pour tout, des remboursements de dépenses aux comptes fournisseurs en passant par les tendances en matière de rapports.
Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles catégories ou projets à la volée.
Au lieu de cela, vous devez aller sur FreshBooks (ou quel que soit le système que vous utilisez), les ajouter là-bas, puis resynchroniser.
Bien que nous aimions le fait que Receipt Bank intègre les catégories comptables, nous avons un problème avec la façon dont elle les présente.
Nous sommes sûrs que les professionnels de la comptabilité apprécient les catégories de logiciels par numéro GL (0030 - Repas et divertissements) mais, du point de vue de l'utilisateur, nous préférerions une organisation alphabétique (au lieu de faire défiler tous les chiffres) ou d'autres moyens de recherchez les options (telles que "Quelles catégories puis-je choisir lors d'un road trip?").
Il existe plusieurs autres problèmes qui différencient Receipt Bank des autres.
Par exemple, bien que le logiciel signale certains problèmes, tels que les soumissions incomplètes, il ne signale pas automatiquement les violations de stratégie.
De plus, on suppose que les approbations (ou les refus) proviendront de la comptabilité plutôt que de l'approbateur initial.
L'une des premières choses que l'on vous demande de faire lorsque vous commencez à travailler est d'intégrer Receipt Bank à un programme de comptabilité.
Beaucoup est fait pour faciliter la vie des cabinets comptables qui soutiennent les petites entreprises.
Vous pouvez importer des données via Dropbox et MyFirmsApp (pour les cabinets comptables).
Il existe également une intégration de la paie avec KeyPay et PaySuite, et encore plus d'intégration avec les services de facturation et de facturation, y compris Gusto (25 $ par mois chez Gusto) et Bill.com.
Les fonctions d'aide de Receipt Bank sont excellentes.
Si vous cliquez sur le bouton Aide dans le coin inférieur droit de chaque page, il affichera plusieurs sujets connexes ou vous permettra de taper votre question.
Le centre d'aide général propose un large éventail de réponses et de procédures.
Il existe également une variété de cours de formation vidéo.
Receipt Bank ne fait pas tout de la manière attendue.
Les entreprises avec une forte "Nous le faisons de cette façon!" les mentalités peuvent être rebutées par certaines choses, telles que sa hiérarchie d'approbation plate et parfois déroutante.
De plus, des bizarreries telles que l'incapacité de créer une dépense sans reçu ou de retourner une dépense problématique pour correction peuvent rendre les choses plus gênantes que nécessaire.
Sinon, il est proche des systèmes haut de gamme, tels que nos outils gagnants du Choix des éditeurs Certifier et Rydoo.
La ligne de fond
Receipt Bank simplifie le processus de suivi des dépenses en minimisant la saisie de données, même si certains clients peuvent avoir besoin de temps pour s'habituer à ses processus.
