Une application de suivi des dépenses solide offre la possibilité de gérer plusieurs tâches.
Surtout lorsque son retour sur investissement (ROI) dépend des projets de l'équipe et des clients; dans ce cas, il doit aider le service financier et les gestionnaires d'une entreprise à réconcilier les dépenses de plusieurs façons.
Abacus (qui commence à 9 $ par utilisateur et par mois) fait un excellent travail en couvrant toutes ces bases pour les entreprises faisant des affaires aux États-Unis avec son interface tendance et facile à utiliser.
L'interface mobile d'Abacus arrive en seconde position par rapport à celles de Editors 'Choices Certify et Rydoo.
Bien qu'il ne puisse pas tout à fait correspondre à leur portée internationale ou à leurs capacités de définition de politiques et de règles, l'outil de remboursement Abacus est de premier ordre dans le cadre d'une plate-forme complète de suivi des dépenses pour les entreprises nationales.
Tarifs et plans
Le prix d'Abacus commence à 9 $ par utilisateur et par mois pour son forfait Starter, qui comprend des contrôles de politique automatisés, des intégrations avec QuickBooks d'Intuit , et un stockage de données illimité, entre autres.
Pour 12 $ par utilisateur actif et par mois (facturé annuellement), Abacus ajoute un routage d'approbation programmable, une intégration de carte commerciale et une assistance supplémentaire.
Il propose également un plan personnalisé pour les entreprises.
Utilisateur actif signifie que vous ne payez pour les utilisateurs que lorsqu'ils ont une dépense approuvée dans le mois.
Abacus ne facture pas de supplément pour un employé qui dépense beaucoup non plus.
Abacus ne facture pas non plus votre comptable, votre implémentation ou votre support continu (e-mail pour le plan Starter; téléphone et chat en direct pour les professionnels et les entreprises).
L'entreprise couvre également chambre de compensation automatisée (ACH) frais de paiement sans frais supplémentaires.
Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 30 jours du plan Starter en contactant l'entreprise.
Une partie du service et de la proposition de valeur d'Abacus est la conviction de l'entreprise que ce qu'elle offre est le remboursement direct par ACH des dépenses approuvées.
À l'heure actuelle, Abacus ne travaille qu'avec les banques américaines, donc les transactions internationales sont terminées.
Contrairement à ExpensePath, le client effectue toutes ses propres entrées de données de configuration de compte.
Pour des raisons de sécurité, le compte démo Abacus a été alimenté en utilisant ses propres données financières.
Une fois le compte initial créé, je me suis invité en tant qu'utilisateur à rejoindre via d'autres adresses e-mail.
Une apparence et une sensation fraîches
L'entreprise est jeune.
En conséquence, les interfaces Web et mobiles sont conçues avec les dernières tendances en matière d'apparence, de convivialité et d'expérience mobile, ce qui la distingue des concurrents avec des interfaces utilisateur plus difficiles, telles que Expensify (visitez le site à Expensify) .
L'interface Web réassemble considérablement l'interface mobile en termes de forme, de taille de police, de convivialité et de fonctionnalités détaillées.
La similitude d'interface permet de passer facilement de l'un à l'autre.
L'en-tête du tableau de bord d'administration Web d'Abacus comprend les menus déroulants Liste des dépenses, Vue graphique et Vue reçus, ainsi qu'une zone de recherche.
À l'extrême droite se trouve un bouton permettant de saisir une nouvelle dépense et des options de filtrage, de tri et d'exportation.
Sur le côté gauche, vous pouvez facilement passer de Admin à vos propres fonctions personnelles.
Vous trouverez ci-dessous des liens vers les écrans principaux: Boîte de réception, En attente, Approuvé, Boîte de réception avec avertissements, Boîte de réception sans avertissement et Approuvé - 6 derniers mois.
Vous pouvez également consulter les notes de frais de divers voyages, consulter les cartes de crédit attribuées à votre équipe, voir toutes les personnes de votre équipe, gérer la politique de dépenses de votre entreprise et modifier votre compte et vos paramètres généraux.
Les applications mobiles sont disponibles pour Android et ioS.
L'interface mobile est simple et facile à comprendre.
Après avoir répondu à l'invitation du gérant à vous inscrire à Abacus, vous êtes alors invité à télécharger l'application; J'ai téléchargé l'application Android.
Vous avez deux choix: Premièrement, vous pouvez, si vous le souhaitez, prendre une photo d'un reçu pour l'utiliser plus tard.
Contrairement à l'application iOS, l'application Android ne fournit pas de transcription du reçu sur l'application.
Cependant, vous pouvez récupérer le reçu sur l'interface Web, où le fournisseur et le montant seront saisis pour vous.
Votre autre choix est de saisir manuellement les informations de chaque dépense sur l'application mobile.
Lorsque vous entrez le nom du fournisseur, l'application recherchera et répertoriera les établissements portant le même nom dans votre région (ce qui peut être gênant si l'établissement en question est nouveau et ne se trouve pas dans votre région).
Vous pouvez associer la dépense à un voyage qui a été créé à l'aide de l'interface Web.
Chaque dépense, une fois terminée, est immédiatement soumise sans avoir à attendre pour créer un rapport.
Lorsque j'ai soumis trois dépenses à l'aide d'un compte d'employé fictif, elles sont apparues presque immédiatement dans la boîte de réception de mon compte de gestionnaire; un, qui a été soumis sans reçu, a été correctement signalé comme avec avertissements.
Je pourrais alors renvoyer un message demandant le reçu manquant, que l'employée a reçu dans son e-mail.
À partir de là, l'employé peut se connecter au compte Web et envoyer une réponse.
Bien que l'application Android soit bien conçue, elle ne fait pas grand chose de plus que de créer et d'envoyer des dépenses.
Cela contraste avec des services tels que Concur Expense (82,00 $ chez Software Advice) , qui offrent toutes les fonctionnalités de leurs applications mobiles.
Remboursement facile des dépenses
Les employés soumettant régulièrement des dépenses vont aimer Abacus.
J'ai apprécié de pouvoir soumettre les dépenses une par une pour remboursement sans avoir à remplir un rapport complet avec de nombreux types de dépenses.
Ce processus diffère des applications telles que ExpensePath, qui vous permettent uniquement de soumettre des dépenses via des rapports.
Plus important encore, la plupart des employés ne veulent pas se substituer aux dépenses de l'entreprise pendant des semaines.
Avec Abacus, le délai de remboursement est d'environ deux jours.
Prendre le temps de créer un rapport peut prendre moins de temps que de soumettre une dépense à la fois, mais si le processus d'approbation retarde l'approbation d'un rapport complet pour le remboursement d'un seul élément, les employés vont-ils l'aimer? Pas tellement.
Du côté administratif de l'équation, j'ai trouvé la définition de règles plus facile que ExpensePath.
La section Paramètres contenait toutes les options d'avertissement et de blocage, de kilométrage et de dépense automatique que je pouvais utiliser, et plus encore.
Il est extrêmement simple d'approuver les dépenses, individuellement ou en groupe, et de les renvoyer à l'employé avec un commentaire.
L'employé est immédiatement informé du commentaire par e-mail et peut répondre à son tour.
Il est également facile de réaffecter une approbation à un autre gestionnaire.
D'un point de vue comptable, j'ai apprécié qu'Abacus m'ait donné plus d'options que Certify.
Il se synchronise automatiquement avec les logiciels de comptabilité Xero, QuickBooks et Oracle NetSuite.
J'ai également apprécié le fait qu'Abacus stocke les données et autorise l'accès pendant la période de 7 ans requise par l'IRS, fournissant une piste d'audit complète.
Une fois que le gestionnaire et l'administrateur approuvent la dépense pour le remboursement, le paiement ACH est effectué dans un délai de 24 heures.
Abacus prend également des mesures de sécurité supplémentaires pour garantir les comptes administrateur du client.
Quelques jours après avoir commencé à tester Abacus, la société m'a envoyé un e-mail disant que les paiements de remboursement avaient été suspendus en attendant la vérification d'identité, et a demandé les quatre derniers chiffres du numéro de sécurité sociale de notre testeur.
Ces étapes supplémentaires sont ennuyeuses à un niveau mais rassurantes à un autre.
Le coût de faire des affaires (en d'autres termes, les dépenses) est le deuxième poste en importance sous les salaires pour la plupart des entreprises.
S'assurer que cela est fait avec précision est essentiel, et cela commence par rendre le processus de soumission moins onéreux.
La configuration automatique d'Abacus, sa facilité d'utilisation et son remboursement direct rapide sont un plus, à condition que le client accepte de divulguer des informations bancaires sensibles pour y parvenir.
C'est un choix solide pour les PME sans présence internationale qui recherchent un suivi des dépenses rapide et sans tracas et le remboursement des employés.
La ligne de fond
Abacus est un logiciel de suivi des dépenses qui offre une interface facile à utiliser avec un ensemble robuste de fonctionnalités, vous permettant de soumettre les dépenses immédiatement plutôt que d'attendre ce rapport mensuel.
