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Conçu pour couvrir les besoins de gestion de documents (DM) des entreprises, PaperTracer (qui commence à 15 $ par utilisateur et par mois) est une solution sensée et profondément personnalisable construite autour de la préparation, de la capture et de la gestion des documents.
Le contrôle granulaire et la flexibilité dans la gestion des métadonnées des documents en font une solution de gestion de documents performante.
PaperTracer va au-delà de la rétention de documents et fournit aux utilisateurs des outils de collecte et de suivi des données.
Les fonctionnalités de collaboration et de partage sont insuffisantes et les prix peuvent rapidement augmenter si les capacités de stockage augmentent.
PaperTracer se classe juste derrière Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online, les lauréats du Choix des éditeurs, dans notre revue de logiciels DM pour son manque dans ces domaines.
Utilisateurs, rôles et sécurité
Du point de vue d'un administrateur informatique, évaluer un système DM signifie porter une attention particulière à la sécurité, car une sécurité faible pourrait non seulement entraîner la perte de données, mais également exposer l'organisation à des violations en matière de réglementations, de normes industrielles ou de politiques d'entreprise.
La plupart des systèmes DM axés sur l'entreprise que nous avons examinés dans ce tour d'horizon, y compris non seulement les gagnants de notre choix des éditeurs, mais également Adobe Document Cloud Standard (12,99 par mois chez Adobe), accordent une attention particulière à la sécurité pour ces raisons.
PaperTracer satisfera aux exigences de sécurité de la plupart des entreprises grâce à une large gamme de contrôles de sécurité.
Les plus souhaitables parmi ceux-ci sont la gestion des utilisateurs et des groupes, le délai d'expiration de session et l'application de la longueur du mot de passe (mais la complexité du mot de passe n'est pas configurable).
Le système PaperTracer est conforme à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), avec un enregistrement permanent de tous les accès aux données.
Le système dispose d'un environnement de cryptage de 2 048 bits, utilise une authentification utilisateur sécurisée et a la capacité de produire une piste d'audit complète de tous les accès, mises à jour et routage des données.
Les autorisations dans PaperTracer sont également robustes.
Les administrateurs ont la possibilité de contrôler l'accès des utilisateurs ou des groupes à un service ou à des champs de données individuels.
Les utilisateurs ont accès et peuvent afficher ou ajouter / modifier des droits à un niveau granulaire.
Il est également possible de gérer les autorisations pour des enregistrements spécifiques, ce qui remplace efficacement les autorisations attribuées à cet enregistrement précédemment à l'aide d'autres méthodes.
En plus des capacités d'autorisation complètes, PaperTracer propose des rapports visant à garantir une posture de sécurité appropriée.
Le rapport d'accès identifie les autorisations attribuées à diverses ressources, ainsi que l'accès disponible pour des utilisateurs et des groupes individuels.
La fonction de journal d'audit peut être utilisée pour suivre diverses actions effectuées dans une certaine période de temps et / ou par un utilisateur spécifique.
Les enregistrements relatifs à la visualisation ou à l'acheminement des documents peuvent être masqués afin de réduire la quantité de données à parcourir.
Idéalement, ces données d'audit pourraient être exportables dans un fichier PDF ou Microsoft Excel, mais cette fonctionnalité n'est pas disponible.
Tout dépend des données
Une autre caractéristique importante de PaperTracer est la possibilité de personnaliser les champs de métadonnées à un degré exceptionnellement élevé.
Là où d'autres systèmes de gestion de documents vous permettront de personnaliser ces champs, PaperTracer gère ces champs comme un système de base de données traditionnel, vous permettant de définir le type de champ, les valeurs automatiques (basées sur les paramètres, les horodatages ou l'utilisateur effectuant une action), les valeurs potentielles du formulaire d'une liste de valeurs, et même la configuration des champs selon les besoins ou en lecture seule.
Les champs peuvent également être regroupés afin de présenter à l'utilisateur une vue d'entrée de données à onglets, et peuvent être configurés comme avec une hiérarchie pour eux, de sorte que si une certaine valeur est sélectionnée, des champs supplémentaires sont rendus disponibles.
PaperTracer dispose également de capacités de gestion des données qui vont au-delà de la configuration de champs personnalisés.
D'une part, les capacités de rapport sont conformes à ce que vous attendez d'un utilitaire de gestion de données, offrant un peu de personnalisation en termes de champs utilisés pour l'affichage, le filtrage, le tri et le regroupement.
En outre, les responsables peuvent effectuer une importation en bloc à l'aide de Microsoft Excel ou des modifications en masse à l'aide de l'outil de modification en bloc, qui vous permet de rechercher des enregistrements contenant un champ avec une certaine valeur et de mettre à jour ces champs individuellement ou tous à la fois.
Ajoutez ces capacités de plate-forme de données et de nombreuses entreprises pourraient utiliser PaperTracer, non seulement pour gérer des documents, mais aussi pour gérer toutes leurs opérations de collecte de données.
Un accent sur la gestion des contrats
La gestion des contrats a des ramifications juridiques intrinsèquement graves et est généralement un processus commercial étroitement surveillé en termes non seulement de sécurité, mais également d'intégrité et d'intégration des flux de travail.
PaperTracer inclut une capacité de création de contrats afin de rationaliser la relation entre la gestion des contrats et la gestion des documents.
La fonction de création de contrat de PaperTracer peut être activée par un administrateur et utilise des modèles définis par l'administrateur à l'aide de sections et de clauses de contrat, chacune pouvant être préremplie avec un langage commun fourni par l'équipe juridique de l'entreprise.
Une fois ces sections et clauses élaborées, elles sont associées à un ou plusieurs types de contrat.
Ces modèles de contrat peuvent être créés à l'aide de champs de saisie utilisateur, qui permettent aux utilisateurs de renseigner rapidement le contrat avec les informations pertinentes, soit à partir de champs dans PaperTracer, soit via une saisie manuelle.
Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent initier un contrat, en remplissant des champs de données qui alimentent la langue du contrat, en incorporant les sections et clauses applicables, ainsi que le verbiage spécifique à l'intention du contrat.
Une fois qu'un contrat a été rédigé dans PaperTracer, il peut ensuite être acheminé pour les approbations et les signatures comme tout autre document.
Cela peut être un processus manuel, déclenché par l'utilisateur, ou un flux de travail peut être incorporé, en coordination avec les utilisateurs à la fois internes à l'organisation ou externes.
Prix ??et capacités
PaperTracer est disponible en deux éditions: Express et Enterprise.
L'édition Express est destinée aux petites et moyennes entreprises (PME) et son prix est basé sur la sélection du modèle de flux de travail, les utilisateurs et le stockage.
Chaque modèle de flux de travail a un coût de 30 USD par mois et comprend des options du secteur telles que la gestion des actifs, la gestion des cliniques, l'intégration des employés, la gestion des contrats et la gestion du cabinet d'avocats.
Les utilisateurs paient 15 $ de plus chaque mois par utilisateur et le stockage est de 25 $ par gigaoctet (Go) chaque mois.
L'édition Entreprise implique une approche plus pratique de la mise en œuvre, PaperTracer aidant votre entreprise à personnaliser le flux de travail, à importer des données et à préparer le système à fonctionner.
Le prix de cette édition dépend des besoins de votre entreprise, mais un exemple de devis qui nous a été fourni comprenait des coûts d'installation de 2000 USD pour la configuration initiale et la licence, 1000 USD pour la formation des administrateurs et 30 jours d'assistance au besoin, ainsi que 300 USD supplémentaires par mois pour 3 Go.
de stockage hébergé, cinq utilisateurs internes et un nombre illimité d'utilisateurs externes.
Il existe certainement un marché pour PaperTracer, en particulier parmi les entreprises à la recherche d'un système pour capturer des données, pas seulement des documents.
Cependant, le coût de PaperTracer est certainement quelque chose à prendre en compte, en particulier si vos besoins de stockage vont être un facteur important.
Bottom line: Assurez-vous de bien mettre en correspondance vos besoins avec les capacités de PaperTracer avant d'acheter.
S'ils s'alignent, c'est une solution solide.
Mais si vos besoins sont plus courants, vous voudrez peut-être continuer à chercher.
Les inconvénients
Limité aux PC utilisant les navigateurs IE 11 de Microsoft exécutant le plug-in Silverlight 5.
Fonctionnalités de collaboration et de partage minimales.
Les exigences de stockage peuvent rapidement faire grimper les coûts.
The Bottom Line
PaperTracer est suffisamment polyvalent pour répondre aux besoins de collecte de données.
Les fonctionnalités de collaboration et de partage laissent beaucoup à désirer, mais le stockage des données, le suivi et les fonctionnalités de sécurité complètes en valent la peine.
Conçu pour couvrir les besoins de gestion de documents (DM) des entreprises, PaperTracer (qui commence à 15 $ par utilisateur et par mois) est une solution sensée et profondément personnalisable construite autour de la préparation, de la capture et de la gestion des documents.
Le contrôle granulaire et la flexibilité dans la gestion des métadonnées des documents en font une solution de gestion de documents performante.
PaperTracer va au-delà de la rétention de documents et fournit aux utilisateurs des outils de collecte et de suivi des données.
Les fonctionnalités de collaboration et de partage sont insuffisantes et les prix peuvent rapidement augmenter si les capacités de stockage augmentent.
PaperTracer se classe juste derrière Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online, les lauréats du Choix des éditeurs, dans notre revue de logiciels DM pour son manque dans ces domaines.
Utilisateurs, rôles et sécurité
Du point de vue d'un administrateur informatique, évaluer un système DM signifie porter une attention particulière à la sécurité, car une sécurité faible pourrait non seulement entraîner la perte de données, mais également exposer l'organisation à des violations en matière de réglementations, de normes industrielles ou de politiques d'entreprise.
La plupart des systèmes DM axés sur l'entreprise que nous avons examinés dans ce tour d'horizon, y compris non seulement les gagnants de notre choix des éditeurs, mais également Adobe Document Cloud Standard (12,99 par mois chez Adobe), accordent une attention particulière à la sécurité pour ces raisons.
PaperTracer satisfera aux exigences de sécurité de la plupart des entreprises grâce à une large gamme de contrôles de sécurité.
Les plus souhaitables parmi ceux-ci sont la gestion des utilisateurs et des groupes, le délai d'expiration de session et l'application de la longueur du mot de passe (mais la complexité du mot de passe n'est pas configurable).
Le système PaperTracer est conforme à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), avec un enregistrement permanent de tous les accès aux données.
Le système dispose d'un environnement de cryptage de 2 048 bits, utilise une authentification utilisateur sécurisée et a la capacité de produire une piste d'audit complète de tous les accès, mises à jour et routage des données.
Les autorisations dans PaperTracer sont également robustes.
Les administrateurs ont la possibilité de contrôler l'accès des utilisateurs ou des groupes à un service ou à des champs de données individuels.
Les utilisateurs ont accès et peuvent afficher ou ajouter / modifier des droits à un niveau granulaire.
Il est également possible de gérer les autorisations pour des enregistrements spécifiques, ce qui remplace efficacement les autorisations attribuées à cet enregistrement précédemment à l'aide d'autres méthodes.
En plus des capacités d'autorisation complètes, PaperTracer propose des rapports visant à garantir une posture de sécurité appropriée.
Le rapport d'accès identifie les autorisations attribuées à diverses ressources, ainsi que l'accès disponible pour des utilisateurs et des groupes individuels.
La fonction de journal d'audit peut être utilisée pour suivre diverses actions effectuées dans une certaine période de temps et / ou par un utilisateur spécifique.
Les enregistrements relatifs à la visualisation ou à l'acheminement des documents peuvent être masqués afin de réduire la quantité de données à parcourir.
Idéalement, ces données d'audit pourraient être exportables dans un fichier PDF ou Microsoft Excel, mais cette fonctionnalité n'est pas disponible.
Tout dépend des données
Une autre caractéristique importante de PaperTracer est la possibilité de personnaliser les champs de métadonnées à un degré exceptionnellement élevé.
Là où d'autres systèmes de gestion de documents vous permettront de personnaliser ces champs, PaperTracer gère ces champs comme un système de base de données traditionnel, vous permettant de définir le type de champ, les valeurs automatiques (basées sur les paramètres, les horodatages ou l'utilisateur effectuant une action), les valeurs potentielles du formulaire d'une liste de valeurs, et même la configuration des champs selon les besoins ou en lecture seule.
Les champs peuvent également être regroupés afin de présenter à l'utilisateur une vue d'entrée de données à onglets, et peuvent être configurés comme avec une hiérarchie pour eux, de sorte que si une certaine valeur est sélectionnée, des champs supplémentaires sont rendus disponibles.
PaperTracer dispose également de capacités de gestion des données qui vont au-delà de la configuration de champs personnalisés.
D'une part, les capacités de rapport sont conformes à ce que vous attendez d'un utilitaire de gestion de données, offrant un peu de personnalisation en termes de champs utilisés pour l'affichage, le filtrage, le tri et le regroupement.
En outre, les responsables peuvent effectuer une importation en bloc à l'aide de Microsoft Excel ou des modifications en masse à l'aide de l'outil de modification en bloc, qui vous permet de rechercher des enregistrements contenant un champ avec une certaine valeur et de mettre à jour ces champs individuellement ou tous à la fois.
Ajoutez ces capacités de plate-forme de données et de nombreuses entreprises pourraient utiliser PaperTracer, non seulement pour gérer des documents, mais aussi pour gérer toutes leurs opérations de collecte de données.
Un accent sur la gestion des contrats
La gestion des contrats a des ramifications juridiques intrinsèquement graves et est généralement un processus commercial étroitement surveillé en termes non seulement de sécurité, mais également d'intégrité et d'intégration des flux de travail.
PaperTracer inclut une capacité de création de contrats afin de rationaliser la relation entre la gestion des contrats et la gestion des documents.
La fonction de création de contrat de PaperTracer peut être activée par un administrateur et utilise des modèles définis par l'administrateur à l'aide de sections et de clauses de contrat, chacune pouvant être préremplie avec un langage commun fourni par l'équipe juridique de l'entreprise.
Une fois ces sections et clauses élaborées, elles sont associées à un ou plusieurs types de contrat.
Ces modèles de contrat peuvent être créés à l'aide de champs de saisie utilisateur, qui permettent aux utilisateurs de renseigner rapidement le contrat avec les informations pertinentes, soit à partir de champs dans PaperTracer, soit via une saisie manuelle.
Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent initier un contrat, en remplissant des champs de données qui alimentent la langue du contrat, en incorporant les sections et clauses applicables, ainsi que le verbiage spécifique à l'intention du contrat.
Une fois qu'un contrat a été rédigé dans PaperTracer, il peut ensuite être acheminé pour les approbations et les signatures comme tout autre document.
Cela peut être un processus manuel, déclenché par l'utilisateur, ou un flux de travail peut être incorporé, en coordination avec les utilisateurs à la fois internes à l'organisation ou externes.
Prix ??et capacités
PaperTracer est disponible en deux éditions: Express et Enterprise.
L'édition Express est destinée aux petites et moyennes entreprises (PME) et son prix est basé sur la sélection du modèle de flux de travail, les utilisateurs et le stockage.
Chaque modèle de flux de travail a un coût de 30 USD par mois et comprend des options du secteur telles que la gestion des actifs, la gestion des cliniques, l'intégration des employés, la gestion des contrats et la gestion du cabinet d'avocats.
Les utilisateurs paient 15 $ de plus chaque mois par utilisateur et le stockage est de 25 $ par gigaoctet (Go) chaque mois.
L'édition Entreprise implique une approche plus pratique de la mise en œuvre, PaperTracer aidant votre entreprise à personnaliser le flux de travail, à importer des données et à préparer le système à fonctionner.
Le prix de cette édition dépend des besoins de votre entreprise, mais un exemple de devis qui nous a été fourni comprenait des coûts d'installation de 2000 USD pour la configuration initiale et la licence, 1000 USD pour la formation des administrateurs et 30 jours d'assistance au besoin, ainsi que 300 USD supplémentaires par mois pour 3 Go.
de stockage hébergé, cinq utilisateurs internes et un nombre illimité d'utilisateurs externes.
Il existe certainement un marché pour PaperTracer, en particulier parmi les entreprises à la recherche d'un système pour capturer des données, pas seulement des documents.
Cependant, le coût de PaperTracer est certainement quelque chose à prendre en compte, en particulier si vos besoins de stockage vont être un facteur important.
Bottom line: Assurez-vous de bien mettre en correspondance vos besoins avec les capacités de PaperTracer avant d'acheter.
S'ils s'alignent, c'est une solution solide.
Mais si vos besoins sont plus courants, vous voudrez peut-être continuer à chercher.
Les inconvénients
Limité aux PC utilisant les navigateurs IE 11 de Microsoft exécutant le plug-in Silverlight 5.
Fonctionnalités de collaboration et de partage minimales.
Les exigences de stockage peuvent rapidement faire grimper les coûts.
The Bottom Line
PaperTracer est suffisamment polyvalent pour répondre aux besoins de collecte de données.
Les fonctionnalités de collaboration et de partage laissent beaucoup à désirer, mais le stockage des données, le suivi et les fonctionnalités de sécurité complètes en valent la peine.
