Rubex by eFileCabinet (qui commence à 15 USD par utilisateur et par mois) est une solution de gestion de documents (DM), de stockage en nuage et de partage de fichiers Software-as-a-Service (SaaS) conçue pour aider les entreprises à se passer de papier et à organiser efficacement leurs fichiers et documents.
Idéal pour les petites et moyennes entreprises (PME) nécessitant un Solution basée sur le cloud, Rubex by eFileCabinet facilite le partage sécurisé de documents au sein d'une organisation et en externe, ainsi que la mise en place de la rétention et de la conformité des documents.
Rubex par eFileCabinet aussi conserve automatiquement un historique de la durée de vie d'un document, y compris les modifications apportées, qui l'a fait et quand.
Il enregistre de manière proactive toutes les informations nécessaires pour les futures pistes d'audit.
Rubex by eFileCabinet se vante d'une fonction de recherche complète, de flux de travail automatisés, de création de modèles et de partage de fichiers avec contrôle de version visant à accroître l'efficacité qui correspond parfaitement à Microsoft SharePoint Online, notre choix des éditeurs pour les solutions DM.
Vous trouverez également une gamme plus large d'options de collaboration d'Ascensio System OnlyOffice, qui est notre deuxième choix des éditeurs dans notre tour d'horizon des revues de logiciels DM.
Gestion des documents et stockage sécurisé
Rubex by eFileCabinet est un portail Web intégré de DM et de partage de fichiers qui regroupe les fonctionnalités des services eFileCabinet Online (30,00 par utilisateur et par mois chez eFileCabinet) et SecureDrawer dans une solution Web moderne.
Destiné à aider les PME à se dématérialiser et à accroître leur efficacité, Rubex by eFileCabinet propose des fonctionnalités intelligentes d'organisation, de stockage et de partage de documents.
Il ajoute également des contrôles granulaires pour les autorisations de fichiers et la gestion des politiques de conservation des données.
Conçu autour de la collaboration, Rubex by eFileCabinet est la dernière évolution d'eFileCabinet Online, qui propose une suite complète de fonctions DM pour partager des fichiers en toute sécurité.
Pour renforcer la sécurité du stockage et du partage de documents, Rubex by eFileCabinet utilise un cryptage 256 bits et utilise Amazon Web Services (6415,00 $ chez Amazon) (AWS).
Rubex par eFileCabinet est tout nouveau; le site Web eFileCabinet met toujours en évidence les services eFileCabinet et SecureDrawer plus anciens mais plus reconnaissables, ce qui peut prêter à confusion.
L'avenir est clairement Rubex par eFileCabinet, qui offre ostensiblement toutes les fonctionnalités de ces deux applications, mais dans une nouvelle interface utilisateur (UI).
Les applications eFileCabinet Online Android et iOS font également référence à eFileCabinet Online, même si elles accèdent à Rubex par eFileCabinet.
Prix ??et capacités
À partir de 15 $ par utilisateur et par mois, Rubex by eFileCabinet propose un partage de fichiers sécurisé avec 25 Go de stockage, mais pas de fonctionnalités ou de fonctionnalités DM.
L'abonnement progressif est le niveau Advantage qui coûte 30 USD par utilisateur et par mois avec 1 To de stockage inclus.
Il s'agit d'une offre plus robuste qui plaira à la plupart des PME, mais n'est accessible qu'avec un minimum de trois utilisateurs.
Les abonnements Advantage incluent le système eFileCabinet DM, le partage de fichiers sécurisé, l'application SideKick, la rétention (gouvernance), l'authentification à deux facteurs (2FA), les paramètres de sécurité individualisés, les outils de conformité et l'intégration de la signature électronique.
Il comprend également l'intégration de Microsoft Office, l'accès à l'intégration de l'interface de programmation d'application (API), la piste d'audit, le support et le service, et l'accès mobile.
L'ensemble de fonctionnalités de ce niveau sera idéal pour la plupart des PME qui répondent à leurs besoins en DM cloud.
Le prix est dans la moyenne pour un produit de cette gamme, mais l'exigence d'avoir un minimum de trois utilisateurs pour y accéder ressemble à une stratégie pour forcer les utilisateurs à passer au niveau suivant.
Ce niveau suivant est l'abonnement Business, qui coûte 55 USD par utilisateur et par mois et comprend 5 To de stockage.
Le niveau Business possède toutes les fonctionnalités du niveau Advantage et inclut également l'automatisation des processus métier, la capture par reconnaissance optique de caractères (OCR) par zone, l'automatisation du flux de travail, le concepteur de flux de travail et les bibliothèques d'automatisation.
Ce niveau comprend également les outils d'intégration, les approbations, le processus de calendrier, l'escalade automatique du processus de priorité, le routage de fichiers spécifiques aux données et la dénomination et le stockage automatiques des fichiers.
Une option d'entreprise est également disponible, mais le prix dépend de la personnalisation et des exigences de stockage spécifiques.
Tous les plans tarifaires de Rubex by eFileCabinet sont facturés annuellement.
Fonctionnalité axée sur l'organisation
Rubex by eFileCabinet se concentre sur l'organisation et l'efficacité dans la numérisation, la gestion et le partage de documents.
La fonctionnalité et le contrôle clés du site Web commencent à partir du côté gauche de l'écran et deviennent plus granulaires à mesure que vous vous déplacez vers le côté droit.
La solution en ligne présente une expérience utilisateur (UX) attrayante et intuitive.
La barre supérieure, de couleur bleu foncé, comporte un menu hamburger à trois bandes pour accéder aux sous-menus Accueil, Admin, Recherche, Demandes de fichiers, Extrait et Mes paramètres.
Ce menu peut facilement être masqué pour maximiser l'espace de l'écran.
La section Admin est l'endroit où vous pouvez ajouter des utilisateurs, des invités et des groupes.
À partir de là, vous pouvez gérer les licences pour les utilisateurs et les invités, et voir les sessions des utilisateurs.
La section Admin est l'endroit où les modèles peuvent être ajoutés et où les politiques de gouvernance et de sécurité peuvent être déterminées.
Les options de politique de sécurité sont complètes avec diverses exigences de mot de passe complexes, une fréquence de changement de mot de passe et des sélections d'authentification à deux facteurs (2FA) disponibles pour une sécurité optimale.
La barre bleue comporte également des menus déroulants pour Nouveau, Partager, Modifier et un raccourci pour appliquer des modèles.
Un orange "Besoin d'aide?" Le bouton invoque les questions fréquemment posées (FAQ) et un grand champ de recherche occupe une place prépondérante sur le côté droit.
Il existe également des liens vers un guide de démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs et une icône de tâche révèle la section Centre d'activités qui répertorie les téléchargements et notifications récents.
Trois icônes principales tombent sous le logo Rubex.
Le premier est une icône de maison pour la maison, qui affiche Mon compte, qui a une icône de bâtiment pour désigner une entreprise.
Les utilisateurs peuvent créer plusieurs armoires pour stocker leurs fichiers; il est également possible de créer des tiroirs imbriqués dans les classeurs.
Construire une structure de fichiers intuitive et logique est simple.
La deuxième icône majeure est Mes actions.
Il est composé de points interconnectés et répertorie tous les documents partagés et leur statut selon qu'ils ont été consultés ou non, et combien de temps ils restent disponibles.
La troisième icône, un porte-documents, est pour Mes portefeuilles, où vous pouvez stocker tous les documents attachés à un projet spécifique ou à un client.
Dans la section Mon compte, il y a des icônes contextuelles à l'extrême droite, y compris Détails, Commentaires (où les utilisateurs peuvent laisser des post-it virtuels), Profil et Autorisations (pour basculer les autorisations de lecture, d'écriture et de suppression pour Utilisateurs et groupes).
Il existe une fenêtre contextuelle de gouvernance pour protéger les fichiers contre la modification (ou la suppression), l'automatisation et les journaux d'audit.
La gouvernance devient une caractéristique essentielle à mesure que davantage d'employés accèdent aux documents importants.
Une bonne configuration de gouvernance garantit que les responsables peuvent voir quels fichiers ont été supprimés et par qui, en plus, elle nécessite l'approbation des responsables avant que les fichiers ne soient complètement supprimés du système.
La combinaison d'une navigation claire et en couches et de commandes basées sur des icônes permet aux utilisateurs de tout niveau de compétence de se familiariser facilement avec Rubex by eFileCabinet.
Mais il y aura une courbe d'apprentissage pour les utilisateurs provenant de l'ancienne interface utilisateur eFileCabinet Online, qui avait plus d'outils et d'options disponibles à première vue.
Comparé à l'interface utilisateur d'eFileCabinet Online, Rubex by eFileCabinet est visuellement minimaliste mais plus dynamique sur le plan fonctionnel.
Alors que eFileCabinet Online ressemble et se sent comme une application native de style Microsoft Office, avec une interface utilisateur en ruban, Rubex par eFileCabinet ressemble à une application mobile qui nécessite quelques clics supplémentaires pour accéder à certains éléments de menu.
Certains utilisateurs peuvent apprécier l'aspect épuré, mais il y a un avantage à avoir plus d'options de menu présentes à tout moment.
Les compagnons d'applications mobiles iOS et Android d'eFileCabinet ajoutent une certaine commodité, permettant aux utilisateurs de télécharger des photos et des documents directement à partir de leurs appareils mobiles.
Cependant, divers utilisateurs ont signalé des problèmes de connexion ou de téléchargement de leurs fichiers.
J'ai utilisé l'application Android pendant mes tests et j'ai également rencontré des problèmes lors du téléchargement de fichiers.
Mettre la puissance de la recherche dans DM
L'utilisation d'icônes pour les armoires, les tiroirs et les dossiers apporte des conventions de classement et d'organisation dans le monde réel dans l'espace numérique.
Cela rend le travail sur DM familier et il est possible de créer une structure parfaitement organisée et imbriquée pour les fichiers.
L'une des principales fonctionnalités de Rubex by eFileCabinet est son moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui peut prendre des documents numérisés et des fichiers PDF et rendre leur contenu accessible.
Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document dans Rubex par eFileCabinet, vous pouvez choisir un paramètre Rendre la recherche (OCR) pour ajouter le contenu de ce document à la base de recherche.
Utilisant Zonal OCR, qui est inclus dans l'abonnement Business de 55 $ par utilisateur et par mois, il extrait uniquement les champs de données les plus importants d'un document numérisé et stocke les valeurs extraites dans des bases de données structurées.
Il est également possible d'ajouter des métadonnées, des balises et des noms de profil pour mieux faciliter le classement et la recherche de documents.
La recherche fait gagner beaucoup de temps à mesure que le volume de fichiers et de documents augmente.
Les utilisateurs peuvent définir des métadonnées, des balises et des noms de profil peuvent aider à personnaliser ce qui est le plus recherché en fonction des besoins d'une entreprise.
La fonction de recherche fonctionne rapidement et avec précision, et aide même à trouver des mots-clés qui se trouvent dans les documents PDF numérisés.
La modification de documents et de fichiers directement à partir de Rubex par eFileCabinet n'est pas possible, mais il existe un processus d'archivage / d'extraction qui permet aux utilisateurs d'extraire le document et d'apporter des modifications au format natif du document.
Une fois que les utilisateurs ont réintégré le document avec les modifications qu'ils ont apportées, Rubex by eFileCabinet créera une nouvelle version du document pour un contrôle de version et un audit plus précis.
Rubex by eFileCabinet permet aux utilisateurs d'annoter, de biffer et de signer électroniquement des documents dans le programme, mais les modifications réelles doivent être apportées à l'extérieur.
Il est possible d'ajouter des signatures électroniques pour les documents, mais le site Web renverra les utilisateurs hors site pour vérification à partir de Citrix RightSignature; l'intégration avec DocuSign est également disponible.
La fonctionnalité de partage est intégrée dans le menu contextuel.
Lorsque vous passez la souris sur un fichier dans un tiroir ou une armoire, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris pour afficher plus d'options.
Une fois que vous avez cliqué sur l'option Partager, une fenêtre s'ouvre qui met en surbrillance le fichier partagé et vous permet de saisir une adresse e-mail et un message pour le destinataire.
Les fichiers partagés sont en lecture seule ...
