Google Workspace, anciennement G Suite, propose un ensemble puissant et élégant d'applications de bureau et de collaboration adaptées aux entreprises, à l'enseignement et à d'autres institutions.
Il s'agit d'une mise à niveau par abonnement des applications Google gratuites disponibles pour toute personne disposant d'un compte Google et de loin la meilleure suite bureautique basée sur le cloud disponible.
Si vous êtes prêt à mettre toute votre entreprise en ligne et à abandonner les applications de bureau, Google Workspace est le choix évident.
Cependant, beaucoup préféreront toujours la puissance comparable de Microsoft 365 de Microsoft, combinée à la tranquillité d'esprit supplémentaire offerte par le stockage de fichiers sur ordinateur de bureau.
Combien coûte l'espace de travail?
Google Workspace n'est pas bon marché.
L'édition Business Starter coûte 6 USD par utilisateur et par mois, propose des visioconférences à 100 participants (sans enregistrement) et 30 Go d'espace de stockage par utilisateur.
La version Business Standard double le prix à 12 USD par utilisateur et par mois, offre jusqu'à 150 visioconférences (avec enregistrements en option) et étend le stockage à 2 To par utilisateur.
Les plans Business Plus et Enterprise plus chers offrent des fonctionnalités de sécurité améliorées.
Google propose des versions gratuites pour les organisations à but non lucratif et les établissements d'enseignement, bien que les plus grandes institutions devraient adopter la version Entreprise.
Le plan Microsoft 365 Business Basic comparable coûte 5 USD par utilisateur et par mois, tandis que le niveau Business Standard est de 12,50 USD par utilisateur et par mois.
Des options plus coûteuses Business Premium et Entreprise sont également disponibles.
Le plan Business Basic de Microsoft, comme Google Workspace, est disponible uniquement en ligne dans un navigateur Web (Chrome est le plus compatible) ou dans les applications mobiles Android et iOS à fonctionnalités limitées.
Les plans Business Premium de Microsoft et tous ceux ci-dessus qui incluent des applications de bureau comme Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc., avec les applications principales disponibles sur les plates-formes Windows, Mac, Android et iOS.
Apple propose également une suite d'applications bureautiques gratuites pour une utilisation en ligne et sur le bureau, mais elles sont moins performantes que celles de Google et Microsoft.
Apple limite également ses applications de bureau et mobiles au matériel Apple, bien que les utilisateurs de Windows et d'Android puissent accéder aux versions basées sur un navigateur.
De plus, Apple n'emballe pas ses applications en tant que suite.
Au contraire, ce qui était auparavant disponible en tant que suite iWork est maintenant une collection d'applications autonomes: Keynote, pour les présentations; Numbers, l'outil de présentation et Pages, pour le traitement de texte.
Pourquoi choisir Google Workspace?
Il existe trois raisons principales d'utiliser Google Workspace (ou presque toute autre suite bureautique basée sur le cloud).
Tout d'abord, vous pouvez accéder à vos documents à partir de n'importe quel navigateur Web.
Deuxièmement, vous pouvez collaborer en temps réel sur vos documents avec toute personne à qui vous autorisez l'accès via des fonctionnalités de chat intégrées.
Troisièmement, vous obtenez un enregistrement complet de toutes vos révisions et vous pouvez récupérer ou restaurer tout ce que vous voulez.
Cependant, ces raisons peuvent ne pas être suffisantes pour vous éloigner des applications de bureau de Microsoft ou d'Apple.
Pour les utilisateurs avancés, les applications de Microsoft sont beaucoup plus puissantes que celles de Google, et vous préférerez peut-être les fonctionnalités intégrées de messagerie, de calendrier et de contacts d'Outlook à Gmail et Google Agenda.
Pour les organisations exclusivement Apple, les applications Apple offrent plus d'élégance graphique et une intégration plus profonde dans l'écosystème Apple.
Premiers pas avec Workspace
J'ai créé un compte Google Workspace via un assistant simple qui m'obligeait à choisir un nom de domaine, soit celui que je possédais déjà, soit un nouveau domaine que je pourrais créer en payant des frais d'enregistrement annuels de 12 $.
J'ai créé un nouveau domaine (PCMagazineReviewers.com), puis j'ai ajouté des comptes de messagerie pour moi-même et certains collègues; l'écran de configuration m'a aidé à envoyer des messages aux adresses existantes de mes collègues pour les informer des nouvelles adresses que j'ai créées pour eux.
Après cela, je me suis connecté sur google.com en utilisant ma nouvelle adresse e-mail, et un menu en haut à droite de la fenêtre me permet d'accéder à toutes les applications Google Workspace.
J'utilise une version d'entreprise de Google Workspace depuis des années via une grande organisation pour laquelle je travaille.
Mais pour cet examen, j'ai testé le service de base pour avoir une idée de ce que c'est que d'administrer la suite.
J'ai commencé avec l'application Google Sites, qui m'a guidé à travers un simple assistant de création de site pour mon nouveau domaine.
Je pourrais choisir de limiter l'accès aux utilisateurs avec des adresses sur PCMagazineReviewers.com ou de le rendre accessible à toute personne qui l'ouvre dans un navigateur.
L'application Google Sites qui crée ces sites a toute la simplicité élégante des autres applications de Google et permet de créer sans effort un site Web de plusieurs pages en moins d'une heure.
L'utilisation de Google Sites est gratuite pour tous, mais les utilisateurs gratuits ne peuvent créer des sites qu'avec une adresse sites.google.com, tandis que les abonnés à Google Workspace utilisent leur propre nom de domaine comme adresse de site, comme pour tout autre service d'hébergement Web payant.
Les versions de Google Workspace de Google Docs, Sheets et Slides offrent les mêmes modèles élégants et minimalistes que vous obtenez dans les versions gratuites, mais Google Workspace vous permet de télécharger vos propres documents, feuilles de calcul ou présentations à utiliser comme modèles pour en créer de nouveaux.
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Pour la collaboration et le partage, Google Workspace offre plus d'options que celles offertes par les applications Google gratuites.
Ainsi, par exemple, vous pouvez spécifier qu'un document ne peut être partagé qu'avec les membres de votre organisation ou uniquement les membres de votre organisation auxquels vous avez envoyé un lien de partage.
Si vous avez utilisé les applications de Google dans le passé, vous avez probablement remarqué que de nouvelles fonctionnalités ne cessent d'être ajoutées.
Une fonctionnalité particulièrement intéressante sur laquelle Google dit travailler dans un proche avenir est une fonctionnalité d'image dans l'image dans Docs, Sheets et Slides qui vous permet de voir la personne avec laquelle vous communiquez pendant que vous la parcourez dans votre document.
Une autre fonctionnalité récemment ajoutée est la possibilité d'insérer une image dans une cellule dans Sheets.
Passer hors ligne
Lorsque vous choisissez Google Workspace plutôt que Microsoft 365 ou les applications Apple, vous prenez une décision majeure en vous appuyant sur des données et des applications qui vivent presque entièrement dans le cloud, accessibles uniquement dans un navigateur ou un appareil mobile.
Google ne fournit pas d'applications de bureau comme les versions de bureau de Microsoft Word ou Excel ou Apple's Pages and Numbers.
Si vous souhaitez modifier vos documents sur un avion équipé du Wi-Fi, vous devrez effectuer quelques étapes préliminaires.
Tout d'abord, à l'aide de Chrome, accédez à https://drive.google.com/drive/settings et cochez la case Hors connexion pour que les documents, feuilles de calcul et présentations récents soient automatiquement enregistrés sur votre Google Drive.
Vous serez ensuite invité à installer l'extension optionnelle Google Docs hors ligne dans Chrome.
Ce paramètre ne fonctionne qu'avec les documents récemment créés; si vous prévoyez de travailler avec des documents que vous avez créés précédemment, accédez à la liste des documents que vous avez créés dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez avec le bouton droit sur ceux que vous souhaitez modifier hors connexion et déplacez le curseur à côté de l'option Disponible Hors ligne.
Une fois que vous avez fait cela, Google télécharge vos documents sur votre disque et vous pouvez les modifier dans Chrome comme s'ils étaient en ligne.
Microsoft, bien sûr, offre le meilleur des deux mondes.
Les fichiers de votre dossier OneDrive sont modifiables hors connexion sans préparation préalable, et également modifiable via un navigateur.
N'oubliez pas que votre organisation a peut-être désactivé l'option de modification hors connexion, ce que l'organisation pour laquelle je travaille a fait.
Dans ce cas, la seule façon de modifier un document Google hors connexion est de ne pas oublier de le télécharger au format Microsoft Office ou dans un autre format de bureau avant de passer hors ligne, de modifier le document dans une application de bureau, puis de le télécharger à nouveau dans Google Workspace.
quand je suis de retour en ligne.
C'est à vous de décider si cela en vaut la peine.
Découvrez les applications (en ligne)
Les applications en ligne de Google sont matures et presque entièrement sans problème.
Ils fonctionnent dans votre navigateur et font un excellent travail pour ouvrir même les documents Microsoft Office les plus complexes.
Vous pouvez télécharger un Office ou un autre document à partir de l'une des applications Google, ou le copier sur votre Google Drive et l'ouvrir dans une application Google en cliquant dessus dans la liste des fichiers.
Daxdi.com teste des applications de feuille de calcul avec une feuille de calcul monstre créée par un ancien rédacteur technique de Daxdi, Ben Gottesman.
Cette feuille de calcul s'ouvre instantanément dans Excel, mais met toutes les autres feuilles de calcul de bureau à genoux.
Google Sheets a ouvert la feuille de calcul instantanément, mais une feuille du document d'origine était vierge et les légendes du graphique étaient pivotées et illisibles.
Pourtant, cela donne une idée de la puissance de Google a créé ses applications.
Comme vous vous en doutez d'une feuille de calcul basée sur le cloud comme Sheets, vous liez une cellule à des données de n'importe où sur le Web.
Excel a la même capacité, mais vous ne la trouverez pas dans les applications de feuille de calcul de Corel, LibreOffice ou SoftMaker.
Vous trouverez certaines fonctionnalités que d'autres suites bureautiques ne peuvent égaler.
Par exemple, si vous souhaitez insérer un symbole spécial dans un fichier Google Docs, vous n'avez pas besoin de rechercher dans un menu contenant des milliers de caractères Unicode.
Au lieu de cela, vous dessinez simplement le symbole avec la souris et Docs affiche une liste de symboles qui correspondent plus ou moins à ce que vous avez dessiné.
D'autre part, un obstacle majeur dans la gestion des documents Word par Docs est son traitement des styles de Word.
Google Docs a sa propre fonctionnalité de styles, mais elle est limitée à un petit ensemble de noms de styles intégrés.
Word vous permet de créer un nombre illimité de styles avec les noms de votre choix.
Si vous utilisez Google Docs pour modifier un document Word qui utilise des styles Word, puis enregistrez le document au format Word, tous vos styles d'origine seront perdus.
Contrairement à toutes les autres suites que j'ai testées, Google Docs ne peut créer que des notes de bas de page, pas des notes de fin, ce qui signifie qu'il ne convient pas à une grande partie de la rédaction scientifique et universitaire.
Et vous ne pouvez pas compter sur Google Docs pour fonctionner correctement avec des documents volumineux.
Par exemple, j'ai un fichier Word réel de 1 200 pages que j'utilise pour tester des applications bureautiques.
Le fichier a été téléchargé instantanément sur Google Docs, mais Docs a mis tellement de temps à le traiter pour le modifier qu'il m'a finalement demandé si je voulais arrêter d'attendre et annuler l'opération.
J'ai connu des performances presque aussi lamentablement lentes lorsque je travaillais sur des documents volumineux au format propre à Docs.
Notez que ce même énorme document s'ouvre presque instantanément dans Word, Corel WordPerfect et SoftMaker Office, et prend quelques secondes de plus à se charger dans LibreOffice et Apple's Pages.
Google Slides, l'application de présentation de la suite, facilite l'insertion de vidéos YouTube dans les présentations, mais il lui manque les fonctionnalités graphiques incroyablement riches et fines de Microsoft PowerPoint et d'Apple Keynote.
Vous obtenez quelques transitions de base, mais pas beaucoup plus.
Cela ne devrait pas vous décourager d'utiliser ...
