AccountingSuite est nouveau dans nos revues annuelles de comptabilité des petites entreprises, mais il est disponible depuis 2012.
Se situant quelque part entre le logiciel de comptabilité d'entrée de gamme que nous examinons généralement et les applications de milieu de gamme, telles que NetSuite et Intaact, AccountingSuite est la petite entreprise la plus riche en fonctionnalités.
site Web de comptabilité que nous avons testé.
Ses outils de suivi des stocks sont les plus robustes que nous ayons vus dans cette gamme de prix, et le service est assez compétent pour suivre le temps et les projets.
L'expérience utilisateur, cependant, pourrait nécessiter un certain travail.
Compte tenu de tout ce qu'il fait, ainsi que de ses généreuses options d'assistance, AccountingSuite est un excellent choix pour les petites entreprises qui ont besoin d'aller au-delà de QuickBooks et qui sont prêtes à apprendre comment le configurer et personnaliser le service pour un usage individuel.
L'entreprise peut également vous aider.
Plans et tarifs
AccountingSuite offre quatre niveaux de service.
Startup (19 $ par mois) comprend des options de comptabilité de base, des outils de suivi des projets et du temps et des rapports pour un utilisateur.
Business (25 $ par mois) ajoute les ventes, les achats et la taxe de vente pour deux utilisateurs.
Pour 55 $ par mois, la version professionnelle pour cinq utilisateurs comprend également une gestion complète des stocks.
Le plan Professionnel avec e-Commerce coûte 129 $ par mois pour 10 utilisateurs.
Toutes les versions offrent un nombre illimité de places CPA et comptable.
En comparaison, QuickBooks en ligne commence à 20 $ par mois pour son plan Simple Start.
Le niveau suivant est Essentials, qui ajoute des fonctionnalités de facturation, de multi-utilisateur et de suivi du temps pour 35 $ par mois.
Le plan Plus (60 $ par mois) offre un suivi complet des projets et des stocks.
Sage Business Cloud Accounting commence à 25 $ par mois.
Le plan Starter de ZipBooks est gratuit, offrant des contacts et une facturation illimités, un flux bancaire et une gestion des revenus et des dépenses.
Wave est également gratuit, bien qu'il facture des frais de transaction.
AccountingSuite n'offre pas des centaines de modules complémentaires comme le font Xero et QuickBooks en ligne; il a été conçu pour inclure des fonctionnalités avancées sans avoir besoin de modules complémentaires.
Cependant, il s'intègre aux leaders de l'industrie dans des domaines tels que la paie (ADP et SurePayroll), la taxe de vente (Avalara), le CRM (Zoho) et les paiements en ligne (Stripe et Dwolla).
Configuration sérieuse
Compte tenu de sa profondeur, de son ampleur et de sa personnalisation, AccountingSuite n'est pas le type de site qui vous permet de vous lancer et de créer des factures en cinq minutes (bien que vous puissiez).
Si vous voulez la meilleure expérience et la plus individualisée possible, vous devriez vraiment réserver une bonne partie du temps pour démarrer avec le site.
La société propose plusieurs façons de vous guider tout au long du processus de configuration.
Il existe un guide de l'utilisateur consultable, ainsi que AccountingSuite Academy.
Vous pouvez vous connecter avec des experts de l'assistance par chat, e-mail et téléphone.
Et il y a un lien sur la page d'accueil de Workflow vers une société de test; vous pouvez le charger et vous entraîner à utiliser les fonctionnalités du site avant de commencer à saisir vos propres données en direct.
Il existe également une extension de navigateur disponible via le service WalkMe qui vous aide à franchir les étapes précoces et les plus avancées; il ajoute un "Montre-moi comment!" onglet à la barre d'outils de navigation.
J'ai eu des résultats mitigés en utilisant cet outil; il n'a parfois pas achevé un processus spécifique.
Il n'y a pas de lien pour aider sur les écrans de travail, et vraiment pas de guidage contextuel du tout.
L'un des premiers endroits où vous devriez vous arrêter est le menu Paramètres (disponible sur plusieurs pages du site).
Ici, vous pouvez spécifier des préférences pour des dizaines d'options sur tout le site, telles que la devise, la taxe de vente, les comptes par défaut, les unités de mesure, les emplacements et l'assemblage de l'inventaire.
Certaines fonctionnalités sont désactivées lorsque vous utilisez pour la première fois AccountingSuite, il est donc très important que vous visitiez chaque section des paramètres.
Le service offre également des conseils spécialisés si vous effectuez une mise à niveau à partir de QuickBooks.
Simplifier la complexité
AccountingSuite doit intégrer beaucoup de contenu dans ses écrans, et il le fait avec succès.
Pourtant, il peut s'agir d'une interface utilisateur terriblement encombrée.
Une option de page d'accueil ressemble aux pages d'accueil de nombreuses applications de comptabilité des petites entreprises au fil des ans.
Cette vue de flux de travail est divisée en six sections: Ventes, Comptabilité / Banque, Achats, Inventaire, Suivi de projet / temps et Assistance.
Chaque zone affiche des boutons colorés qui représentent des tâches ou des outils spécifiques qui y sont contenus.
Par exemple, Ventes en a quatre: devis de vente, commandes client, factures et expéditions.
Cliquez sur l'un d'entre eux pour accéder à ces écrans de travail.
Directement à gauche de celui-ci se trouve un volet de navigation vertical qui reste visible, peu importe où vous allez sur le site, servant de guide principal pour vous déplacer.
Il est divisé en menu rapide, ventes, achats, inventaire, banque, comptabilité, projets / temps, rapports et listes.
Disons que vous sélectionnez Ventes.
Trois listes de liens texte apparaissent.
L'un contient des liens vers des listes de formulaires connexes et d'autres outils (factures de vente, reçus de caisse, relevés, listes de prix).
Le second vous amène aux écrans de création de formulaires réels.
Et le troisième affiche une liste de rapports pour cette section.
Au fur et à mesure que vous continuez à travailler dans différents écrans, une barre d'outils horizontale en haut de l'écran affiche un bouton pour chaque page que vous avez visitée afin que vous puissiez y revenir facilement.
Cliquez sur le x à droite de chaque étiquette pour la fermer, ou vous pouvez les fermer toutes en même temps.
L'accès à un menu Windows standard apparaît dans le coin supérieur gauche, mais il faut savoir qu'il est là pour le trouver, car ce n'est pas du tout évident.
Une petite flèche jaune vers le bas ouvre des menus déroulants pour les opérations généralement trouvées sous Fichier, Modifier et Afficher.
La liste contient une entrée très importante: Paramètres de la page d'accueil, dans laquelle vous spécifierez les préférences pour l'affichage de votre page d'accueil; il y en a quatre au-delà de la vue Workflow mentionnée précédemment.
Remplir les blancs
Les nombreux modèles d'enregistrement et formulaires de transaction de AccountingSuite contiennent des champs couramment utilisés par les petites entreprises.
Les enregistrements des clients et des fournisseurs, par exemple, comportent des champs pour les informations de contact et pas grand-chose d'autre.
Ils ne sont pas aussi approfondis que, par exemple, ceux de Zoho Books (9,00 $ chez Zoho Books).
Les formulaires tels que les factures sont beaucoup plus complets.
En plus des champs standard proposés par des sites comme Xero et Sage (client, date, conditions, numéro de facture), il existe des champs pour des options telles que l'origine d'expédition, le mode d'expédition, le numéro de suivi, l'unité de mesure et le numéro de commande correspondant.
Vous pouvez consulter l'historique de chaque transaction et générer des avoirs, des étiquettes d'expédition et des listes de colisage à partir de l'écran de facturation.
Mais ce ne sont que les configurations par défaut.
AccountingSuite est incroyablement personnalisable, plus que n'importe quel concurrent sur les sites Web de comptabilité que nous avons examinés.
Cliquez sur "Modifier le formulaire" et une fenêtre s'ouvre contenant des dizaines d'options pour le formulaire ou l'enregistrement en cours.
Vous pouvez cliquer devant ceux qui sont cochés pour les supprimer et cliquer pour ajouter ceux qui ne sont pas déjà là.
Une fois que vous êtes dans un écran de travail, il y aura au moins une rangée de petits boutons en haut de la page sur lesquels vous cliquez pour accéder aux fonctions associées.
Sur la page Suivi du temps, par exemple, vous pouvez faire des choses comme créer une nouvelle entrée de temps, joindre des fichiers, générer une facture pour un bloc de temps facturable ou voir vos options de personnalisation de formulaire.
Les formulaires eux-mêmes, comme les factures et les bons de commande, adoptent une approche légèrement différente des listes déroulantes que vous utilisez pour sélectionner des éléments tels que des clients et des articles.
Lorsque vous cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir la liste, vous obtenez trois options.
Vous pouvez entrer une chaîne de recherche pour trouver l'entrée souhaitée, afficher une liste de toutes celles disponibles ou en créer une nouvelle à la volée.
Vous pouvez toujours ajouter à la liste des options pour chaque champ au fur et à mesure.
Mais une partie de votre travail d'installation devrait inclure la compilation de ces listes à l'avance autant que vous le pouvez.
Lorsque vous cliquez sur Listes dans la barre d'outils verticale de gauche, vous voyez tous les types de données disponibles sur le site, tels que Projet / Travail, Mode de paiement, Classe et Niveaux de prix.
À partir de là, vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.
Cliquez sur Transporteur sous l'en-tête Créer, par exemple, et vous voyez un tableau répertoriant ceux que vous avez déjà définis (DHL, FedEx ou UPS, par exemple).
Une petite fenêtre s'ouvre contenant des champs à remplir pour en ajouter d'autres.
Deux entrées de cette liste méritent une attention particulière (elles apparaissent également lorsque vous cliquez sur l'onglet Menu rapide dans la barre d'outils verticale de gauche).
Customer / Vendor Central vous permet d'accéder à des listes complètes de clients et de fournisseurs de votre entreprise.
Sélectionnez-en un en cliquant dessus, et le volet droit de l'écran affiche les transactions correspondantes.
Vous pouvez explorer ces derniers pour ouvrir les transactions sous-jacentes.
Si plusieurs employés utilisent AccountingSuite, vous devez les configurer avant qu'ils ne puissent commencer à travailler.
Cliquez sur Liste des utilisateurs pour ouvrir cet écran et vous devriez voir une entrée pour vous-même.
Cliquez sur + Ajouter dans la barre d'outils pour ajouter un utilisateur.
Vous verrez des champs contenant des informations, notamment le nom, l'adresse e-mail et le titre.
En dessous, vous spécifiez le type d'accès dont dispose chaque individu dans chaque zone principale du site: Accès complet, Affichage uniquement ou Aucun droit (vous pouvez également cocher une case marquée Rapports uniquement, qui grise tout le reste).
C'est comparable à ce que proposent des sites comme Xero, mais j'attendais plus d'un site aussi avancé; par exemple, des autorisations qui descendent au niveau de l'écran.
Rapports et mobile
Un site Web de comptabilité aussi robuste a besoin d'une stable de rapports à la hauteur de sa puissance.
AccountingSuite a cela, bien que ses rapports ne soient pas aussi personnalisables que QuickBooks en ligne, ni qu'il n'y en ait autant.
Vous pouvez créer les rapports standard attendus pour chaque section du site (achats, inventaire, etc.) et les rapports financiers plus complexes que les comptables créent et analysent généralement (comme le bilan et le compte de résultat).
AccountingSuite travaille actuellement sur une application Android pour le service, et la société affirme que les pages sont optimisées pour les mobiles.
J'ai pu y accéder sur un iPad à l'aide de Chrome (Safari n'est pas pris en charge), et bien qu'il s'ouvrait sur un Samsung Galaxy S8, le contenu était trop petit pour être vu.
AccountingSuite a une valeur impressionnante: vous obtenez beaucoup de fonctionnalités et de personnalisation pour votre argent.
La société est très ouverte à travailler en étroite collaboration avec les utilisateurs pour créer un environnement comptable sur mesure, bien que AccountingSuite puisse certainement être utilisé tel quel.
Cependant, j'aimerais voir une aide plus contextuelle et une expérience utilisateur plus à jour pour accompagner tous les outils de comptabilité.
Dans l'ensemble, AccountingSuite est un service recommandé pour les petites entreprises qui ont besoin de plus que ce qui est offert par Xero, en particulier dans le domaine du suivi des stocks.
Mais pour la plupart des petites entreprises ...
