Mis on hostitud e-posti teenus?
E-post ei kao niipea.
Hoolimata koostööpõhiste suhtlusplatvormide nagu Microsoft Teams või Slack kasutuselevõtu kasvust eelistab 86 protsenti spetsialistidest e-posti kasutada ärilistel eesmärkidel.
Kuidas ettevõtted oma e-kirju majutavad, salvestavad ja levitavad - see on ala, mis on läbi teinud tohutu muutuse.
Ettevõtted eemalduvad kulukatest kohapealsetest e-posti serveritest, mis käitavad selliseid tooteid nagu Microsoft Small Business Server, ja vaatavad hostitud e-posti lahendustega pilve.
Igas suuruses ettevõtted on mõistnud tarkuse minna skaleeritava ja turvalise hostitud tarkvara teenusena (SaaS) koos garanteeritud kasutusajaga, mis jagab hinnakujunduse paindlikeks kasutajate tasudeks.
Majasiseste e-posti serverite käitamine pakub väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele (SMB) suuremat kontrolli ja laiemat kohandamist ning jälgimist ja vastavust.
Kuid nad vajavad kohapeal spetsialiseerunud IT-personali ning vajadust käsitsi hallata ja toetada nii riist- kui ka tarkvara.
Kolmanda osapoole hostitud e-posti teenus vastab ettevõttesisese e-posti paljudele eelistele ilma kuluka alginvesteeringuta.
Võimalus hallata kasutajate arvu, pääseda juurde uusimatele turvaprotokollidele ning nautida hõlpsat ühenduvust ja hostitud lahenduste juurutamist muudab selle elujõuliseks ja konkurentsivõimeliseks võimaluseks.
Isegi ettevõtted, kellel on kohapeal IT-personal, on mõistnud oma e-posti teenuse teisaldamist.
Eelised hõlmavad inimese keskmist kulu, tipptasemel turvalisust, odavat e-posti salvestusruumi ning lihtsat ühenduvuse ja juurutamise lihtsust.
Ehkki need eelised kehtivad enamiku organisatsioonide puhul, pole mitte ainult erandeid, vaid ka varjatud "gotchasid", mida peaksite otsima enne pilves hostitud e-posti pakkuja valimist.
Teadke oma kulusid ja kasutajaid
Kulu on tõenäoliselt kõige populaarsem juht e-posti pilve viivate ettevõtete jaoks.
Keskmiselt on see kasutaja kohta lihtsalt odavam, kui arvestada lisaks serveri riistvara ja ühenduvuse maksumusele ka lisaturvalisuse tooteid ja nende käitamiseks vajalikke asjatundlikke töötajaid.
Kuid seal on ka a la carte valikute menüü.
Hostitud e-post tuleb sageli mõne muu teenuse, näiteks veebimajutuse või infrastruktuuri-teenusena (IaaS) osana.
Kuna see tähendab, et nende teenustega on saadaval palju lisasid, on möödapääsmatu, et maksate mingil viisil nende lisade eest.
Nende ostmine tähendab tavaliselt selle kasutajahinna kerget tõusu.
Paljud ettevõtted leiavad, et kui kõik vajalikud "valikulised lisad" on välja valitud, võib nende lõpphind sageli ulatuda 10 dollarini või rohkem kasutaja kohta.
Suuremate meeskondade puhul võib see kokku tulla.
See on mõnevõrra nagu kaabelteenuse ostmine: mõnikord peate maksma kanalite eest, mida te ei soovi hankida paar kanalit, mida vajate.
Kvaliteedi osas on ka vana kõnekäänd, et "saate selle, mille eest maksate".
See kehtib peaaegu alati e-posti hosti kaalumisel.
Selle mündi tagakülg on spetsialiseerumine.
Paljud operaatorid usuvad, et hostitud e-posti teenused on kasulikud peamiselt ettevõtetele, kes on huvitatud ainult üldotstarbelisest e-posti kasutamisest ja et mis tahes spetsiaalne rakendus nõuab ettevõttesisest juurutamist.
See võib olla tõsi olenevalt rakendusest, kuid see ei pruugi sõltuda hostitud e-posti pakkuja pakutavatest võimalustest.
Epostiturundus on suurepärane näide.
Mõnel hostitud e-posti pakkujal on spetsiaalsed teenusepaketid, mis on suunatud spetsiaalselt e-posti turundajatele, kellest paljud saavad kuus välja saata tuhandeid e-kirju, keskendudes mitte niivõrd suhtlusele kui turundusele.
Need teenusepakkujad pakuvad ka rohkem kui lihtsalt mahtu, kuna pakuvad ka kohandatud e-posti loomise tööriistu ning keerukaid turundus- ja jälgimismõõdikuid.
E-posti kasutamise mustrid muutuvad ka
Koos spetsiaalse e-posti kasutamisega peaksite uurima, kuidas teie kasutajad igapäevaselt e-kirju saadavad.
E-post on 40 aasta jooksul läbinud pika tee ja viis, kuidas inimesed seda kasutavad, on märkimisväärselt arenenud.
See on oluline, sest see mõjutab tööriistu ja funktsioone, mida peate oma hostitud e-posti pakkuja klienditarkvarast otsima.
Muidugi on Microsoft Outlook endiselt populaarseim kohapealne e-posti klient, kuid kiiresti kasvav arv tänapäeva e-posti kasutajaid valib teiste e-posti klientide, näiteks Thunderbirdi, või kogu veebi kliendid, näiteks Google'i ülipopulaarse Gmail.
Need kliendid võivad olla väga keerukad ja sõltuvalt sellest, mida teie kasutajad e-postiga teevad, võib neil olla teie igapäevases äriprotsessis suur mõju.
Näiteks on siin kiiresti kasvav trend "postkasti null".
Seda tuntakse tegelikult mitmesuguste nimede järgi, kuid see viitab tavale, et teie e-posti postkastide arv hoitakse nullil salvestatud meilil.
Põhimõtteliselt tegeleb see iga e-kirjaga selle saabumisel ning seejärel kustutab või arhiveerib need, nii et teie postkast on alati tühi.
See taandub põhimõttelisele muutusele selles, kuidas kasutajad oma e-posti postkaste kasutavad.
Ülaltoodud Inbox Zero graafika ReachMail Media Servicesilt.
E-posti turundustarkvara pakkuja ja konsultatsiooniteenuse ReachMail Media Services poolt läbi viidud küsitlus (vt ülaltoodud graafikat; klõpsake suurendamiseks), kus osales üle 1000 vastaja, leiti, et erinev protsent erinevatest töötajate põlvkondadest püüdis järgida "postkasti nulli", samas kui teised põlvkonnad eelistasid tegelikult kasutada oma postkastid isikliku teabe haldajatena.
See on suur erinevus, kus "postkasti null" nõuab e-posti klienti, kellel on suurepärane arhiveerimine ja mis töötab mitme seadmetüübi puhul.
Vahepeal vajavad isikliku teabe haldurid midagi muud nagu Microsoft Outlook, millel on suurepärased otsinguvõimalused ja hea salvestusleping hostimise poolel, kuna seda tüüpi postkastid on sageli kümneid gigabaiti (GB) per kasutaja.
Konfiguratsioon ja ühilduvus
Pilv muudab kindlasti e-posti edastamise teie kasutajatele lihtsamaks, kuid enamiku organisatsioonide jaoks on vaja teenuse aktiveerimise kõrvalt ka mõnda seadistust.
Vähemalt tuleb domeen osta ja konfigureerida osutama uuele e-posti hostile.
Teenusepakkuja võib selle protsessi väga lihtsaks muuta või üsna raskeks; seda peaksite jälgima nii pakkuja klienditoe foorumites kui ka meie ülevaadetes.
Enamasti on olemas valideerimisfaas, mis nõuab teatavat tehnilist tundmist, kuigi vähesed pakkujad jõuavad nii kaugele, et samm-sammult käivad sellest läbi ka uuskasutajate kasutajad.
Muud tugevad teenused toetavad suurepärast tuge õpetusartiklite ja videotega, mis aitavad teil ka protsessi läbi viia.
Halvim jätab selle ise selgeks.
Pärast esmast seadistamist on esmane probleem sisselogimise probleem.
Kui teie organisatsioon on oma e-posti teenuse pakkuja jaoks eraldi sisse logitud, on see samm kiire.
Kuid see pole tavaliselt see, mida ettevõtted soovivad või mida kasutajad ootavad.
Üldiselt eeldavad kasutajad, et logivad oma töölauale sisse ja et nende üheastmelise protsessi käigus toimuvad e-posti ja failide jagamise sisselogimised.
Pole üllatav, et seda nimetatakse ühekordseks sisselogimiseks (SSO) ja see on lubatud ühel kolmest viisist: kasutades tagavarakataloogiteenust nagu Microsoft Active Directory (AD); identiteedihaldusteenus, nagu Okta (üks selles kategoorias meie toimetajate valiku võitjad); või mitu ühilduvat veebiteenust, mis sisaldavad SSO-d koos muude rakenduste ja e-posti teenustega, näiteks Google G Suite Äri ja Microsoft Office 365 Business Premium (kaks parimat pakkujat siin üle vaadatud).
Millise meetodi valite, sõltub teie ettevõtte täna seadistamisest ja teie pikaajalisest pilveteenuste strateegiast.
See on kindlasti vestlus, mida peate pidama kas oma ettevõttes asuva IT-personali või IT-ga konsultant.
Teie järgmine suur mure on ühilduvus.
See ei ole šokk, et enamik ettevõtteid töötab Microsoft Windowsis ja kasutab mõnda Microsoft Office'i vormi.
Sageli võib muret tekitada võimalus kasutada tavalisi kolmandate osapoolte kliente, näiteks Microsoft Outlook, ja isegi täna pole tingimata tagatud ühilduvus Microsoft Outlookiga.
See kehtib eriti koosolekukutse saatmise ja vastuvõtmise korral.
See võtab vaid ühe segase koosoleku kutse, et mõista, kui masendav see võib tegelikus maailmas olla.
Isegi kui Microsoft Outlooki kasutamine ei tekita muret, on teisaldatavus siiski probleem.
Kui teenus on täielikult veebipõhine, siis kas mul on mingeid vahendeid oma e-posti võrguühenduseta kasutamiseks ja millal meili saatmiseks Ma ühendan?
Samuti on vaja uurida e-posti alternatiive osana oma e-posti teenuse seadistamiskavast.
E-post on tavaline suhtlemisviis ja see on enamikule kasutajatele tuttav, kuid see pole alati kõige tõhusam või otstarbekam meetod.
E-post võib olla aeglane, põhjustada viivitatud vastuseid ja sõnumeid loetakse lõpuni harva.
Seetõttu vajavad paljud ettevõtted kommunikatsioonilünga tõhusamaks täitmiseks täiendavaid "koostöö" tööriistu, mida erinevad e-posti teenused ka sisaldavad.
Selle näited hõlmavad selliseid asju nagu kiirsõnumid (IM) ja meeskonnavestluse tööriistad, videokonverentside tarkvara, veebikoosolekute koostöövahendid, jagatud meeskonna sisevõrgu saidid ja palju muud.
Mõni integreerub isegi kolmandate osapoolte tööriistadega, nagu ülipopulaarne koostööriist Slack, mis ühendab kohandatavad vestluskanalid failide jagamise ja projektijuhtimisega.
Neile, kes soovivad integreeruda teatud rakendustega sügavamalt või integreeruda kohapeal väljatöötatud rakendustega, mille nad on ise sisse ehitanud, pakuvad paljud suurema nimega e-teenused tugevaid rakenduste programmeerimisliideseid (API-sid), mis võimaldavad teie ettevõttesisestel arendajatel või konsultantidel neid vajadusi täita.
Nad peavad aga olema kaasatud e-posti teenuse valimisprotsessi, kuna see on teie hindamisperioodil oluline kaalutlus.
Liikuvustegur
Üks olulisemaid ühilduvustegureid, mida e-postiga arvestada, on liikuvuse küsimus.
Kui tihti peavad teie töötajad pääsema e-postile juurde mobiilseadmete kaudu? See on oluline küsimus, sest enamik e-posti hostimise pakkujaid pakuvad mingisugust veebiklienti, mida saab vaikimisi postkastina kasutada.
Peaaegu kõigile neile pääseb juurde mobiilseadme kaudu, nii et kui teie töötajad ei pea oma teel olevatele e-kirjadele nii palju juurde pääsema, siis on nii keskpärastel klientidel tõenäoliselt hea.
Tõenäoliselt on asjad siiski keerulisemad.
Nagu turu-uuringufirma Statista hiljutine küsitlus näitab, on e-post üks populaarsemaid mobiilseadmete rakendusi enamikus organisatsioonides ja isegi tarbijates.
Arvestades, kui palju töövooge, äriprotsesse ja lihtsalt olulist suhtlust toimub e-posti teel, on see üks valdkond, kus te tõenäoliselt ei tohiks koonerdada.
Kõige populaarsemad e-posti klientide platvormid, detsember 2018
(Pildikrediit: Statista)
Kui olete avastanud, kui levinud on teie ettevõttes mobiilne e-post, muutub see automaatselt oluliseks punktiks hostitud e-posti pakkuja valimisel.
Kas pakkuja pakub oma spetsiaalset mobiilse e-posti klienti või reklaamib ta kolmanda osapoole lahendust? Kui neil on oma, siis millised mobiilsed operatsioonisüsteemid või seadmed ...
