Mis on varude haldamise tarkvara?
Varude haldamine hõlmab palju enamat kui lihtsalt oma laos või jaemüügiladu hoidmise jälgimine.
Varude haldamine hõlmab ka teie osade osakonna jälgimist, sealhulgas üksikute osade ja nende osade kombinatsioone, mida kasutatakse muude toodete ja teenuste ehitamiseks.
Varude haldamine hõlmab ka välja selgitamist, mida teie tarnepartneritel või teie parimatel klientidel laos on.
Väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete (SMB) jaoks võib kõigi nende üksuste jälgimine olla kiiresti keeruline, kui kasutate selleks lihtsalt arvutustabelit.
Selle tooteteabe sidumiseks kõigis teistes teie organisatsiooni kasutatavates andmeplatvormides on vaja spetsiaalset tarkvara, mida nimetatakse varude haldamise tarkvaraks.
Ettevõtte jaoks sobiva tarkvarapaketi üle otsustamine võib olla keeruline, kuna peate kaaluma vajalikke funktsioone parima hinnaga.
Selle ülesande täitmiseks oleme selles ülevaates testinud ja võrrelnud üheksa varude haldamise tarkvarapaketti.
Kui "varude haldamine" kõlab nagu see, mis on lihtne selle jälgimine, mis teil on, siis varude haldamise tarkvara läheb tegelikult mitmele tasandile sügavale.
Tarkvara peaks integreeruma vähemalt ühe teise back-end kontorisüsteemiga, nimelt kas teie raamatupidamise või ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) paketiga.
Varude haldamise süsteemi ülesanne on nende laoartiklite jälgimine omandamis-, müügi- või kasutusprotsesside kaudu; leidke need ühes või mitmes laos ja hind (maksumus) inventar (mõnikord mitmes valuutas), et teaksite raamatupidamise eesmärgil laos olevate esemete väärtust.
Nii kattub varude haldamise tarkvara mõnikord tavapärase varahaldustarkvaraga.
Põhifunktsionaalsus keskendub kindlasti teie varude tasemele, kuid selline tarkvara jälgib ka müüki, ostutellimusi ja tarneid.
Lisaks raamatupidamisele on varude haldamise tarkvara paljudes jaemüügi- ja teenindustoimingutes sageli seotud ka müügikohtade tarkvaraga.
Väga väikesed toimingud pääsevad nende funktsioonide täitmisest lihtsa arvutustabeli abil.
Iga suurem kui see ettevõte soovib aga varade tuvastamise, tellimuste jälgimise ja tarneahela optimeerimise võimalusi, mida pakub hea varude haldamise süsteem.
Kulude arvestus
Inventari peetakse ettevõtte varaks.
Sellisena arvestatakse seda ettevõtte bilansi varade jaotises.
Kui varad müüakse või kasutatakse, kajastatakse need tulemused ka kasumiaruande jaotises Müüdud kaupade maksumus (COGS) või Kasutatud kaupade maksumus.
See arv arvutatakse ühe või mitme hinnakujundusmeetodi abil.
USA-s kasutatavad levinumad varude hindamise meetodid hõlmavad First In First Out (FIFO), kaalutud keskmist kulu, standardset kuluarvestust ja spetsiifilist kuluarvestust (või spetsiifilist identifitseerimist).
Last In First Out (LIFO) oli mõnda aega populaarne, kuid on soostunud ja enamikus riikides seda enam ei kasutata.
Lühendid LIFO ja FIFO tähistavad inventari soetamise ja seejärel müümise või üleandmise järjekorda.
FIFO eeldab, et kõigepealt müüakse või antakse üle vanim varu, LIFO eeldab, et kõigepealt kasutatakse uusimat inventari.
Kaalutud keskmist kuluarvestust kasutatakse sageli olukordades, kus kirjed on üksteisega identsed ja konkreetsele üksusele on võimatu konkreetset kulu määrata või kui raamatupidamissüsteemil pole võimalust FIFO abil varusid jälgida (mis pole ükskõik millises siin ülevaatatavas inventeerimissüsteemis).
Kaalutud keskmine meetod jagab müügiks olevate kaupade maksumuse müügiks saadaolevate ühikute arvuga, mis annab kaalutud keskmise ühiku maksumuse.
Teine sagedane varude hindamise meetod on standardhinnang.
Standardkulude abil asendate raamatupidamisdokumentides eeldatava kulu tegeliku maksumusega ja seejärel registreerite perioodiliselt kõikumisi, näidates eeldatavate ja tegelike kulude erinevust.
See lähenemisviis on sageli lihtsam kui FIFO kasutamine olukordades, kus ajaloolist kuluinformatsiooni on palju.
Standardkulude arvutamine eeldab, et loote eeldatavad kulud ettevõtluses kasutatavate varude jaoks; seda meetodit kasutatakse siis, kui tegelike kulude jälgimine on liiga aeganõudev.
Kuid see nõuab ka seda, et hinnangulisi standardkulusid tuleks perioodiliselt võrrelda tegelike varude kuludega ja raamatupidamisdokumentidesse teha variatsioonikanne.
Täiendavat levinud hindamismeetodit nimetatakse spetsiifiliseks kuluarvestuseks.
Selle meetodiga määratakse kulu igale üksikule varude üksusele.
Spetsiifilist kuluarvestust kasutatakse siis, kui varude üksustel on hõlpsasti saadaval maksumus, mis erineb teistest varude üksustest.
Näiteks kasutaks kohandatud mööblitootja tõenäoliselt spetsiifilist kuluarvestust.
Lõpuks peaksite kaaluma ka selle spektri teist otsa, nimelt oma inventari jaoks õige hinna välja selgitamist.
Sageli näete teisi tarnijaid, kes pakuvad hinnapakkumisi tellimuste koguse põhjal: Säästke meie vidinatelt 10 protsenti lihtsalt tellides 20 protsenti rohkem vidinaid! Kuid teie ettevõtte jaoks parima valiku välja selgitamine võib olla keeruline, sõltuvalt teie konkreetsete toodetega seotud kandmiskuludest.
Mida suurem on teie tooterakendus, näiteks maksate tõenäoliselt ladustamise ja võib-olla isegi hoolduse eest.
Siin võib aidata süsteem, mis aitab arvutada majandustellimuse kogust (EOQ).
Tavaliselt on need kohandatavate kalkulaatorite kujul, mille saate konfigureerida oma konkreetse ettevõtte konkreetsete vajadustega arvestamiseks.
Mõned levinumad varude terminid
Nagu paljude finantssüsteemide puhul, on ka varude allsüsteemil oma terminite komplekt.
Kuigi selle sissejuhatuse kohaldamisalast välja jääb, et pakkuda põhjalikku loendit terminitest, millega võite kokku puutuda, on siin mõned levinumad terminid.
Ühte sagedast akronüümi, millega kokku puutute, nimetatakse BOM või BOMP.
See tähendab "materjalide arve" või "materjalide töötlemise arve" ja leiate, et seda kasutatakse kõige sagedamini tootmise inventari süsteemides.
BOM-i kasutatakse juhul, kui laoartikkel koosneb alamartiklitest; nende alamüksuste loend on BOM.
Sarnane mõiste on "komplekteerimine", mis on osade või esemete kogum, millest moodustub valmis ese (mida võib seejärel kaubamärgina kasutada üksusena).
Teil võib olla nii komplekteerimine kui ka BOM ühes varude üksuses, olenevalt toote keerukusest ja sellest, kui põhjalik on teie vajadus varude hinnakujunduse säilitamiseks.
Mõnikord läbite termini "Just-in-Time (JIT)" nimistu.
See on logistikas kasutatav termin, mida tarneahela haldamise (SCM) operatsioonides kasutatakse, et ajastada varude laekumine nii, et see saabuks vahetult enne või täpselt siis, kui seda vaja on.
See varude strateegia vähendab varude tegeliku säilitamise aega, mis võib kulusid kokku hoida.
Kuid see strateegia nõuab mõningaid arenenud ja hästi testitud SCM-i võimalusi.
Seotud ka protsesside haldamise ja SCM-iga on see, mida nimetatakse "Work in Process".
See jälgib kõiki tootmisse antud varusid ja jälgib neid siis, kui neid kasutatakse tootmispoes või tehase põrandal.
Paljudel juhtudel leiate need kaks terminit, uurides tootmisvarude süsteeme, mis on suunatud kõigele, alates väikestest tootmistsehhidest, näiteks teie naabruses asuvatest mootorrataste remonditöökodadest kuni suurte autotehasteni.
Inventari tarkvara: kaalumisele kuuluvad asjad
Kuna varude töö igas konkreetses organisatsioonis on keerukas, on sellel alati aspekte, mis on tihedalt seotud teie raamatupidamissüsteemi teiste osadega.
Näiteks on nii müük kui ka ostmine varude lahutamatu osa, kuna te ei saa varusid müüa ega kasutada, kui te pole neid veel ostnud - ja te ei saa neid müüa, kui teil pole neid saadaval.
Erandiks on drop shipping, mis võimaldab teil aktsepteerida müügitellimust ja lasta see siis tarnija laost otse kliendile saata.
Põhimõtteliselt, kui teie inventari tarkvaral on transpordi võimalus (ja teie tarnija on nõus), siis kasutate oma varude tarnijat laona.
Sõltuvalt teie raamatupidamissüsteemi ülesehitusest ei registreerita langetatud saadetisi sageli varudena, vaid need postitatakse sageli otse teie raamatupidamissüsteemi osasse "Müüdud kaupade maksumus".
Sageli eraldi moodulina müüdud SCM viitab tootmiseks vajalike materjalide ja / või varude edasimüümiseks vajalike esemete hankimise logistikale.
See hõlmab ostmist, saatmist, vastuvõtmist ja ladustamist ning on sellisena tihedalt varudega integreeritud.
SCM-i ühte aspekti nimetatakse "Reorder Point" -funktsiooniks, mida leiate sageli ka varude haldamise süsteemidest.
See võib olla manuaalne tase, mille sisestab ükskõik milline varude haldur, mida süsteem hoiatuse loomiseks kasutab, või isegi PO, mis viib laokirjete arvu alla kindla taseme.
Mõnes keerukamas inventeerimissüsteemis kasutatakse tehnikat nimega Economic Order Quantity (EOQ).
EOQ on meetod, mille abil arvutatakse optimaalne kogus ja varude tellimise (või järjekorra muutmise) ajad, et minimeerida hoidmis- või ladustamiskulusid.
Põhimõtteliselt soovite EOQ-d kasutades, et varud läheksid nii madalale kui võimalik, ilma et tekiks varusid (st müügi- ega kasutamisvarusid pole).
Jaemüügi varud
Jaemüügi varudel on mõned tingimused ja protseduurid.
Jaemüügiinventari üks oluline omadus on see, et see integreerub tihedalt POS-süsteemiga, see tähendab teie kassaga.
POS-süsteem pakub kassaseadet (sealhulgas mitte ainult kassat, vaid ka selliseid asju nagu vöötkoodilugejaid), mis vaatab varude andmebaasi, tuvastab konkreetse müüdava toote ja lahutab selle laos olevast laost.
Sõltuvalt müüdava toote või kauba tüübist võib üksikuid esemeid identifitseerida vöötkoodide või raadiosagedustuvastuse (RFID) siltidega.
Need määratakse siis, kui kaubad kontrollitakse inventuuris ja seejärel loendist välja, kui need müüakse.
Mõni kassasüsteem tuvastab isegi eseme asukoha, võib-olla konkreetses laos või isegi seal, kus see poe korrusel istub.
See on tavaline rõivaste, tarbekaupade ja elektrooniliste kaupade toimingutes.
Vöötkood, üksuse asukoht ja prügikasti identifitseerimine on ka funktsioonid, mida leiate paljudest inventari süsteemidest.
Üks asi, mida meeles pidada, on see, et varude tarkvara ei kasutata peaaegu kunagi iseenesest.
Pigem on see osa moodularvestussüsteemist.
Isegi kui see pole nii, peab see alati rääkima teiste integreeritud ärisüsteemidega või nendega integreeruma, eriti sellega, mida te raamatupidamiseks kasutate.
Mõned ettevõtted eelistavad saada kõik oma raamatupidamismoodulid, sealhulgas varude haldamine, ühelt hankijalt.
Kuid kui soovite mõnda integreerimist rakendada, saate erinevate hankijate rakendused kokku siduda.
See võib lisaks litsentsimisele säästa kulusid, vaid võimaldab teil kasutada täpselt vajalikke funktsioone, isegi kui need pärinevad erinevatelt tarkvaramüüjatelt.
Kõik inventuurisüsteemid ...
