Iga liikmepõhine üksus - olgu see klubi, ametiühing, kaubanduskoda, kohalik osakond või vilistlasrühm või teie nurga taga asuv jõusaal - vajab sirgjoonelist süsteemi kõigi oma liikmete, ürituste, raha ja sisuga seotud sisu haldamiseks.
hoides seda organisatsiooni sujuvalt.
Veebiliikmete haldusteenused muudavad selle ülesande lihtsaks.
Need pilvepõhised tarkvara-teenusena (SaaS) tööriistad on loodud klubide, ühingute ja muude organisatsioonide konkreetsete andmete ja inimeste haldamise vajaduste rahuldamiseks.
Olenevalt tootest ja vaatajaskonnast ühendavad need platvormid hulgaliselt erinevaid funktsioone, sealhulgas liikmete andmebaaside haldamine, dokumendihaldus, e-kaubandus, e-posti turundus, veebisaitide loomine, sisuhaldussüsteem (CMS), annetuste kogumine ja maksete töötlemine, ürituste kavandamine ja haldamine ning hulk muid funktsioone.
Erinevalt enamikust SaaS-tüüpi toodetest, mille eesmärk on pakkuda universaalset tööriistakomplekti, on liikmehaldustarkvara sageli spetsialiseerunud ainult teatud tüüpi organisatsioonide vajaduste rahuldamiseks.
Enne kui saate oma organisatsioonile sobiva liikmehalduse lahenduse valida, peab teil olema selge ettekujutus sellest, milliste ülesannete jälgimiseks ja hõlbustamiseks seda platvormi vajate.
Selles ülevaatlikus kokkuvõttes selgitatakse saadaolevate tööriistade tüüpe ja nende pakutavaid funktsioone, tegureid, mida peaksite liikmehalduse platvormi investeerimisel arvestama, ning seda, kuidas vajaminev vaatajaskonna tüüp ja kohandamise tase kõik oluliseks võivad muuta.
Mis on liikmelisuse haldamine?
Analoogsed päevad on möödas: te ei pea kogu oma organisatsiooni liikmete teavet ja programme käivitama läbi paberimägede failikappides või sellesama Microsofti Exceli arvutustabeli kaudu, mida olete kasutanud alates 1990ndatest.
Põhitasandil nõuab liikmeskonna haldamine võimet jälgida põhiteavet liikmete kohta, suhelda liikmete ja väljavaadetega ning planeerida sündmusi.
Annetuste, lõivude ja tasude kogumiseks ning maksete töötlemiseks on vaja sisse visata ka natuke raamatupidamistarkvara.
Lisaks põhitõdedele ja sõltuvalt teie juhitavast organisatsioonist võivad teie administraatori juhtpaneelil või liikmeskonna käsukeskusel olla ka mitmed muud funktsioonid.
Tööriist võib aidata teil oma veebipoodi korraldada, dokumente hallata ning liikmete küsitlusi ja veebiküsitlusi läbi viia.
Tööriist võib isegi teie veebisaidi üles ehitada, aidates teil veebisaiti kasutavate administraatorite ja liikmete välimust, tunnet ja kasutuskogemust (UX) kohandada.
Veel 1980ndate keskel olin mina (Theresa) üleriigilise arvutikonsultantide ühenduse kohaliku peatüki president.
Peatüki presidendina tuginesin liikmete nimekirjade hooldamisel meie laekurile, mille ta saavutas üsna primitiivse arvutustabeli abil.
Peamised andmed, mida pidime jälgima, hõlmasid ilmset, näiteks nime, aadressi, telefoninumbrit ja e-posti aadressi.
Kus me takerdusime, oli iga liikme aastatasude arvelduskuupäev ja selle kindlaksmääramine, millal peame liikme maksmata jätmise tõttu maha panema.
Ehkki selle ülesande täitmiseks kirjutasime mitu arvutustabeli makrot, pidi lõpuks meie varahoidja lugema kogu andmebaasi - rida-realt - läbi, et veenduda, et kedagi pole vahele jäetud.
Kord aastas trükkisime (jah, printisime, paberile!) Oma liikmebaasi, et saaksime üksteist leida - eeldades, et kataloogide voldiku võib ise leida.
Täna oleksid pilvepõhised liikmehaldustarkvara teenused selle ülesande hõlpsaks muutnud.
10 võistlejat
Selles ülevaates võtame vaatluse alla 10 liikmehaldusteenust - 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot ja Zen Planner - ning tutvustame põhimõisteid, mis hõlbustavad teie ostuotsust.
Kuid enne kui otsustate, milline neist teie klubi, organisatsiooni, spordirajatise või laagri jaoks kõige paremini sobib, peate tähtsustama ülesanded, mille soovite täita, ja määratlema eelarve.
Teie esimene samm on välja selgitada, mis põhjustab teie seotust teie praeguse juhtimissüsteemi tõttu kõige rohkem probleeme (see võib olla arvutustabel, registrikaartide karp või kohmakas paberihunnik).
Milliseid vastuseid vajate, mida teie praegune süsteem piisavalt ei anna? Tehke kindlaks need peamised valupunktid ja leidke lahendus, mis neid kõigepealt leevendab.
Ülejäänud funktsioonid, sealhulgas hind, mille maksate, langevad ritta.
Nagu enamik pilvepõhiseid tarkvarateenuseid, maksate ka kuutasu, mis põhineb nii sisse logivate inimeste arvul kui ka administraatoritena töötavatel inimestel.
Enamikul neist teenustest on hinnatasemest lähtudes ka piiratud arv teie liikmete arvu.
Enamik meie testitud tööriistu - sealhulgas ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot ja Zen Planner - hindavad sel viisil, selgelt piiritletud tasemed, mis põhinevad sisu mahul, liikmete mahul ja veebisaidi skaalal.
Mõni teenus, näiteks ClubExpress, hindub kasutamisest lähtuvalt paindlikumalt, samas kui 360Alumni hind kohandatud pakkumise järgi.
Liikmehaldustarkvara aMember Pro müüakse ühekordse litsentsiga.
Enamikul süsteemidel on mõned lisakulud (näiteks tehingutasud), kui liikmed maksavad oma lõivu või ostavad ürituse pileteid või saadavad e-posti või tekstilõike, sõltuvalt kontaktide arvust.
Sumaci väärtus põhineb peaaegu täielikult selle spetsiaalsete kasutusjuhtumite jaoks saadaolevate lisandmoodulite loendis, lisaks integreerimistasudele liikmesuse halduse funktsioonide lisamiseks teie olemasolevale veebisaidile.
Veebisaitide loomine ja kohandamine maksavad teile alati, olenevalt sellest, kui palju kodeerimistööd vajate või kui suure osa kohandamisest moodustab iseteenindus, kasutades vidinaid või plug-and-play CMS-i, näiteks WordPressi veebisaiti.
Iga peatüki, rühma või asutuse kohandatud veebileht ja organisatsioonilised vajadused on erinevad, nii et enne ostmist selgitage need täpselt.
Eelarve ja funktsioonide kaalumisel vaadake tarkvara, mida kasutate praegu selliste ülesannete jaoks nagu raamatupidamine ja kliendisuhete haldamine (CRM), ja vaadake, kas olemasolevaid pakette saab nendega linkida.
Enamikul müüjatel on rakenduse programmeerimise liidesed (API-d), mis võimaldavad andmeid edasi-tagasi edastada, kuid mõned eelistaksid, et teisendaksite kõik, mida teete, oma süsteemi.
Kohandamise kulud
Tarkvara funktsionaalsuse üldises olekus ja selle kohandamise vastavalt teie organisatsiooni vajadustele kulude vahel tuleb arvestada kompromissiga.
Paljud väiksemad ühendused, eriti uued, mille protsessid pole veel paika pandud, võivad olla rahul riiulist (või veebipõhisest) tarkvarast.
Suurematel organisatsioonidel, kes on tegutsenud aastaid ja kellel on konkreetsed äritegevuse viisid, võiks olla parem platvormi kohandamiseks täiendavaid vahendeid hankida.
Kohandamine on siiski kulukas.
Teie võimalikust arvest täieliku ülevaate saamiseks kulub nende müügimeestega mitu vestlust.
360Alumni loob kohandatud kaubamärgiga veebisaidi iga teenuse pakutava kolledži või kõrgkooli jaoks, kuid see on suhteliselt järsk ühekordne veebisaidi kohandamise kulu.
Enamik neist süsteemidest pakuvad lisafunktsioone, näiteks maksete töötlemine, ürituste piletimüük ja e-posti teel turustamine - mõned on saadaval tasuta, teised aga lisatasu eest.
On ka e-kaubanduse pakette, mis võimaldavad teil oma organisatsiooni T-särke veebis müüa, veebis annetusi vastu võtta või perioodiliselt oma veebisaidile uusi kellasid ja vilesid lisada (kas iseteeninduslikult või taotledes liikmehalduse müüjalt kohandamist).
Näiteks Zen Planner pakub oma veebisaidikogumile teie veebisaidi loomiseks ja hooldamiseks oluliselt kallimat igakuist paketti.
ClubExpress võtab ühekordse käivitamistasu, mis jääb vahemikku 150–2000 dollarit, sõltuvalt veebisaidi kodeerimise ja kohandamise tasemest, mida vajate.
ChamberMasteri ühekordne käivitamistasu jääb vahemikku 600–7000 dollarit.
Metsik aprikoos seevastu sisaldab tasuta veebisaitide loomist, veebimajutust, juurdepääsu API-le ja WordPressi integreerimist kõigil tasanditel.
Siis on olemas sellised tööriistad nagu MemberPlanet, mis pakuvad vähe või üldse mitte kohandamist, kuid nende kogukulud on palju madalamad.
Sumac ei sisalda veebisaidi loomist ega sisuhaldust, kuid veebisaidi integreerimise eest oma tarkvaraga on siiski ühekordne tasu 700 dollarit pluss 50 dollarit kuus.
Niipea, kui lisate süsteemi raha, peate siiski valima ka maksetöötleja.
Need ettevõtted tegutsevad vahendajatena teie veebisaidi ja teie liikmete pankade ning krediitkaartide vahel, töötledes makseid turvaliselt.
Siiski võtavad nad igast tehingust protsendi, keskmiselt umbes 2,5 protsenti.
Paljudel on ka tehingutasu 20–50 senti.
Enne makse töötlemise funktsioonide ja tasudega tutvumist enne liikmehalduse platvormiga linkimist, eriti kui teie tasud on madalad või kui aktsepteerite järelmakse.
Need tehingupõhised tasud võtavad väikestest maksetest suure näksi.
Viimane oluline tegur, mida tuleb arvestada, on mobiilne funktsionaalsus.
Mõni liikmehalduse lahendus pakub Androidile ja iOS-ile spetsiaalseid rakendusi.
Teistel on tundlikud veebisaidid mis muudavad dünaamiliselt suurust sõltuvalt teie nutitelefoni või tahvelarvuti ekraani suurusest; muud platvormid, näiteks Sumac, pakuvad endiselt ainult töölauale juurdepääsu.
Siin on silmatorkavad ChamberMaster, MemberPlanet ja Zen Planner, mis mitte ainult ei paku mobiilirakendusi, vaid on loonud eraldi, töötajatele ja liikmetele mõeldud rakendused.
Näiteks Zen Planneri rakendustes saavad liikmed platvormi mängulise liikmekogemuse osana vaadata ajakavasid ja registreeruda tundides, maksta arveid ning isegi jälgida treeningu tulemusi ja igapäevaseid edetabeleid.
Töötajate rakenduses saavad administraatorid osalemist jälgida; luua, hallata ja võtta ühendust liikmete profiilidega; või hõlbustage nende rakenduses turvalist arveldamist või dokumenditehinguid.
Siinkohal mainitakse ka ClubExpressi mobiilirakendusi.
Ettevõte ei eralda administraatori ja liikme rakendusi, kuid ehitab ja brändib iga klubi jaoks mobiilirakenduse ning avaldab rakenduse App Store'is ja Google Play poes ühekordse 100 dollari suuruse tasu (pluss 2 dollarit per liige alla laadida).
Seevastu mitmed selles kokkuvõttes vaadatud tooted ei paku mobiilile optimeeritud juurdepääsu.
Kui teie mobiiltelefoni tugevad võimalused on teie organisatsiooni jaoks oluline tegur, pidage seda meeles, kui kaalute ainult töölauale mõeldud e-kaubandusele keskendunud tööriista, näiteks aMember Pro.
Erinevad vaatajaskonnad
Liikmehalduse platvormid, mida siin vaatame, teenindavad paljusid erinevaid ja spetsiifilisi vaatajaskondi - alates spordisaalidest ja suvelaagritest kuni erialaliitude ja karjääriõpetusteenusteni.
Need üheksa platvormi toetavad erinevaid vajadusi, kuna jõusaal ei vajaks funktsioone näiteks riigiametisse kandideerijate jaoks.
Wild Apricot hõlmab mitmesuguseid klubide ja ühenduste tüüpe, sealhulgas mittetulundusühinguid ja klubisid, kes peavad oma liikmetel vahelehti hoidma ning maksma neile tasude ja ürituste eest.
MemberPlanet toetab väiksemate organisatsioonide, näiteks mittetulundusühingute, liikmelisuse haldamist ...
