Enamik ärisuhteid algab lepingust, milles on kirjas, kuidas äri tehakse.
See võib olla ametlik leping, näiteks juristide meeskonna koostatud leping või mitteametlik leping, näiteks kliendi ja e-kaubanduse jaemüüja vaheline leping.
Lepingutes on kirjas, kuidas tulu teenitakse ja milline on kummagi poole pöördumine, kui oodatud tulemusi ei juhtu.
Kuigi lepingud on nii olulised, on siiski üllatav, kui paljud ettevõtted haldavad oma lepinguprotsesse, kasutades kohmakat e-kirjade ja trükitud dokumentide kombinatsiooni.
Kõigil failidel võib olla erinev dokumendivorming või nad võivad olla salvestatud isegi mitmes kohas, millest paljud on teada ainult ärisuhtega otseselt seotud isikutele.
Tarkvara teenusena (SaaS) platvormid on selles protsessis revolutsiooni teinud, luues tänase lepingute haldamise tööstuse.
Lepingute haldamise tarkvara ühendab kõik lepinguläbirääkimistel osalevad pooled, lepingud ja versioonid usaldusväärses keskkonnas, kus kõik osapooled näevad muudatusi ja saavad jälgida lepingu ajakava alates selle loomisest kuni allkirjastamiseni.
Parimad platvormid, nagu paljud selles ülevaateringis sisalduvatest, pakuvad käivitamiseks ka üksikasjalikku aruandlust ja analüüsi, arukaid märguandeid ning hulgaliselt käimasolevaid haldus- ja töövoo automatiseerimise funktsioone.
Need digitaalsed teenused on ka keerukad.
Mõnel platvormil on laiem rakendatavus ja neid saab organisatsiooni vajadustest lähtuvalt täielikult kohandada.
Teised lihvivad lihtsust, teenindades mõnda valitud lepingute haldamise kasutusjuhtumit ja ettevõtte vertikaali.
Selles ülevaatekirjanduses oleme kaasanud tooted spektri mõlemasse otsa.
Sõltuvalt teie organisatsioonilistest nõuetest ja lepingute haldamise vajadustest võib ükskõik milline neist platvormidest muuta teie ettevõtte lepingute käsitlemist.
Mis on lepingute haldamise tarkvara?
Varem hoidsid lepingujuhid sageli kõiki oma dokumente füüsilistes toimikukabinettides ja pidasid majandusüksuse erinevate lepingute loendeid või arvutustabeleid, märkides ära mõned peamised tingimused ja kuupäevad.
Selline lepingute haldamise stiil võib põhjustada hulgaliselt probleeme.
Lepinguid võidakse valesti täita või kabinetist võtta ja neid ei saa enam tagasi saata.
Lepingujuht võib organisatsioonist lahkuda pärast süsteemi juurutamist, mis pole tulevastele juhtidele mõistlik.
Auditid võivad halvata juhi erakordse tööga.
Andmeid võib nende haldamiseks olla liiga palju.
Selle tulemuseks võib olla kulukas, tahtmatu uuendamine automaatselt jõustumiseks või teatud intellektuaalomandi õiguste aegumine.
Lepingute haldamise suur koorem ja puhtalt inimjuhtimisega kaasnev risk on pannud paljusid üksusi rakendama lepingute haldamise süsteeme.
Need teenused lubavad juhtidele sageli aja kokkuhoidu, pikaajalist kulude vähenemist, suuremat auditeeritavust, stabiilsust tulevikus ja riski vähenemist.
Vastuseks nõudluse suurenemisele on turule tulnud hulk lepingute haldamise süsteeme.
Nüüd eksisteerib sadu lepingute haldamise süsteeme.
Nad kõik pakuvad teenuseid, mis aitavad neid konkurentidest eristada, tagades samal ajal lepingujuhi põhivajaduste rahuldamise.
Põhitõed ja põhifunktsioonid
Tänasel turul võivad lepingute haldamise süsteemid olla mitmel kujul.
Mõned on mõeldud ainuomanikule, kes üritab jälgida väheseid põhilepinguid, mis tema äri üleval hoiavad.
Teised on mõeldud suurtele meeskondadele, kes hoiavad kinni tuhandeid või isegi miljoneid lepinguid, mis kaasnevad rahvusvaheliste ettevõtete käitumisega.
Finants- ja juriidilised osakonnad on üllatuseta lepingute haldamise tarkvara kõige levinumad kasutajad.
Kuid need lahendused laienevad ka mitmele teisele äristsenaariumile.
Müügimeeskonnad võivad integreerida lepingute haldamise süsteemi oma kliendisuhete haldamise (CRM) platvormiga, et hallata müügilepingute uuendamist ja läbirääkimisi kõigest alates tootmislepingutest kuni autoliisinguteni.
Ettevõtted võivad tarneahelas kasutada lepingute haldamise tarkvara tarnijate ja turustustehingute haldamiseks müüjatega või siduda kõigi lepingutega, mis hoiavad varude varusid ja jaemüügioperatsioone sujuvalt.
Kõik lepingute haldamise süsteemid aitavad nende ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) toimingutega seotud osakondadel hallata lepinguid kolmandate osapooltega.
Ettevõtte personaliosakond (HR) võib integreerida oma personaliinfosüsteemi (HRIS) lepingute haldamise platvormiga, et automaatselt hallata töölepinguid, ülesütlusi ning töö- ja hüvitiste kokkuleppeid.
Kasutusjuhud kestavad ja kestavad.
Lepingute haldamine on kasulik peaaegu kõikjal ettevõttes.
Põhimõtteliselt keskendub lepingute haldamine sageli neljale põhifunktsioonile: lepingud tuleb säilitada, põhisätteid jälgida, konkreetsete kriteeriumide alusel lepingu leidmiseks peab olema süsteem ning lepingutes sisalduv või lepingutega seotud teave peab olema arusaadav või aruandlusega.
Lühendatud versioon: Lepinguid tuleb säilitada, jälgida, otsida ja neist teatada.
Need põhifunktsioonid on sageli need, mis juhivad erinevate lepingute haldamise süsteemide omadusi turul.
Peaaegu igas süsteemis on ulatuslik hoidla, mis hoiab lepingute koopiaid (sageli kaugjuhtimisega) virtuaalsetes failikappides, nii et dokumente ei saa kunagi kaotsi minna.
Süsteemid pakuvad sageli võimalust sisestada lepinguga seotud andmeid siltide ja võtmeterminite abil, et teave oleks kiiresti leitav ja seadistada hoiatused juhte eelseisvate oluliste sündmuste eest hoiatama.
Jälgimise eesmärgil süsteemi lisatud andmed täidavad tavaliselt ka täiendavat eesmärki: hõlbustada kindlate kriteeriumidele vastavate lepingute või lepingute rühmade leidmist.
Lõpuks saab neid lepingute andmeid mitmel viisil koondada, et anda linnulennult ülevaade üksuse lepingute seisust.
Vaadatud lepingute haldamise süsteemide puhul pöörati igas ülevaates suurimat rõhku just nendele põhifunktsioonidele.
Kõik järgmised küsimused aitasid läbivaatamisprotsessi suunata, et anda ühine põhi, mille alusel hinnata.
Nimelt:
- Kas süsteem pakub lepingulist salvestusruumi? Kui jah, siis millisel viisil?
- Kas lepingute kohta sisestatud andmeid saaks kohandada vastavalt kasutaja vajadustele?
- Kas saab seadistada märguandeid, mis annavad juhile teada, et lepingut pikendatakse automaatselt, see lõpeb või mõni oluline säte jõustub?
- Kas kasutaja sisestatud andmeväljad olid otsitavad? Millisele tasemele saaks otsingut filtreerida ja täpsustada?
- Kas seda otsingut saab edaspidiseks kasutamiseks salvestada?
- Kas tegelikku lepingut saaks otsida?
- Kas otsingu tulemusi saaks eksportida või aruandeks teha?
- Kas süsteem võiks luua visuaalseid aruandeid või lihtsalt andmeid / arvusid?
Kogu lepingu olelusringi haldamine
Peale nende põhifunktsioonide on lepingute haldamise platvormid pärast nende toodete esimest katsetamist palju arenenud.
Nendest platvormidest on saanud täielikud lepingu olelusringi haldamise lahendused.
Täpsemad lepingute haldamise funktsioonid, mis neil nüüd on, hõlmavad rikkalikke redigeerimis-, vormindamis- ja dokumendihaldusvõimalusi ning kohandatud malle korduva lepingu loomiseks.
Paljudel platvormidel on nutikamate töövoogude ja märguannete hõlbustamiseks lihvitud kasutajakogemused (lohistamisseadmete funktsionaalsus, tegevuspõhised päästikud ja automatiseeritud loogika).
Lisaks pakuvad paljud granuleeritud juurdepääsu kontrolli erinevatele kasutajatele ja osapooltele.
Auditeeritavus ja dünaamiline mitme osapoole koostöö on samuti võtmetähtsusega ja hõlmatud paljudes neist süsteemidest.
Parim lepingute haldamise tarkvara annab nii sisekasutajatele kui ka välistele osapooltele loa muuta lepingu erinevaid versioone, vestelda ja kommenteerida konkreetseid sätteid tingimuste üle läbirääkimiste pidamiseks ning allkirjastamise ja täitmise protsessi läbimiseks - kõik ühes kohas.
Selleks on vaja siiski täielikku kontrolljälge.
See kontrolljälg peaks sisaldama muudatuste juhtimist ja kommenteerimist, versioonihaldust ja täielikku tehingute logi, mis näitab kõiki muudatusi, mida iga leping on teinud ja kelle poolt.
Leidsime, kuidas kõik platvormid tegelevad elektroonilise allkirjastamisega, samuti erinevad.
Mõned lahendused pakuvad tootes e-allkirjastamist, teised aga integreerimist selliste teenustega nagu Adobe Sign ja DocuSign.
Teised müüjad pakuvad mõlemat võimalust ja lasevad organisatsioonidel valida endale kõige paremini sobiva e-allkirjastamise võimaluse.
Lepingute haldamine ja kokkuvõte
Kehv lepingute haldamine võib teie ettevõttele raha maksta.
SpringCMi aruande kohaselt ütleb 64 protsenti ettevõtetest, et lepingute heakskiitmise protsessid põhjustavad tehingute soiku jäämist.
Suurimaks takistuseks, millega ettevõtted silmitsi seisavad, on uuringute kohaselt protsesside puudumine lepingute haldamiseks ja nendega liikumiseks.
60 protsenti ettevõtetest kasutab lepingute haldamiseks e-posti, samas kui lepingute haldamise tööriista kasutab vaid 32 protsenti ettevõtetest.
Kuus protsenti ettevõtetest väidab, et neil puudub lepingute haldamise protsess üldse.
SpringCM küsitles 1409 vastajat, kellest 32 protsenti on vähem kui 100 töötajaga ettevõtetest ja 16 protsenti enam kui 8000 töötajaga ettevõtetest.
92 protsenti lepingute haldamise vigadest tuleneb vastanutest.
Seega, mida automatiseeritud on teie lepingute haldamise süsteem ja mida rohkem on otsast lõpuni lepingu olelusringi aspekte, mida see suudab jälgida, seda väiksem on võimalus kinnitusprotsessi vastu pidama.
Uuringu vastajate tüüpilise lepingutsükli pikkus oli üks kuni kaks kuud (33 protsenti).
22 protsenti vastanutest väidab, et nende lepingutsükkel kestab kauem kui neli kuud.
20 protsenti vastanutest ütles, et lepingute haldamise tarkvara kasutamine on nende äriraha kokku hoidnud.
Pildikrediit: SpringCM
Nutikad lepingud silmapiiril
Lepingu haldamise ruumis asuv elevant on plokiahel.
See hajutatud arvutustehnoloogia loob muutumatu aluse, millele ehitatakse uue põlvkonna süsteeme.
See annab kõigile digitaalsete tehingute osapooltele võrdsed võimalused.
Kõik nõustuvad reeglitega.
Lisaks on sellel väljal igal üksikul varal või tehingul ainulaadne krüptograafiline allkiri, mis on salvestatud kogu maailmas.
Selles võrgus näevad kõik juhtunu kohta üht ja sama tõendit.
Iga tehing sisaldab muutumatut ajalugu enne seda toimunust.
Mõelge plokiahelast kui omamoodi hajusast operatsioonisüsteemist (OS) andmete jaoks: ajalooline kangas kõige all, mida veebis teete.
Selle operatsioonisüsteemi peal on plokiahela tapjarakendused: nutikad lepingud.
Nutikad lepingud on reeglite kogum, mida hindab automatiseeritud süsteem, milles kõik osapooled nõustuvad ühise reeglistikuga.
Need on ingliskeelse paberkokkuleppe arvutipõhine versioon, automatiseerituse tasemega, mis sisuliselt pakub lahendamist teenusena.
Plokiahel ja nutikad lepingud ei ole veel tavamoodustamiseni jõudnud.
Kuid,...
