Mis on dokumendihalduse tarkvara?
Dokumendihalduse (DM) tarkvara hõlmab paljusid funktsioone ja funktsioone, millest paljud on ettevõtte tõhusaks juhtimiseks kriitilise tähtsusega.
Paljude väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete, näiteks juriidiliste, loomeettevõtete või meedia- ja kirjastamisorganisatsioonide eesmärk on minna paberivabaks ja otsida selleks õiget tööriista.
Ettevõtted genereerivad sellest hoolimata palju andmeid, nii et usaldusväärse ja skaleeritava DM-süsteemi valimine on töövoogude sujuvamaks muutmiseks ja automatiseerimiseks võtmetähtsusega.
SMB-de jaoks võib tõhus DM-süsteem parandada üldist jõudlust mitmel põhjusel.
Kõige elementaarsem põhjus on dokumentide hoidmise ja korrastamise koht.
Versioonihaldust, töövooge, juurdepääsuõigusi, varundamist ja andmekaitset saab hallata ka DM-lahendusega.
See on lähtepunkt erinevate äridokumentide hoidmiseks, turvamiseks ja jagamiseks.
Andmete klassifitseerimise võimalus on veel üks DM-funktsioon, mis võib täielikult muuta seda, kuidas teie organisatsioon oma töövoogusid kaardistab.
Kõigi nende jõudude juures pole üllatav, et DM ja ettevõtte sisuhaldussüsteemide (ECM) ülemaailmsed tuluprojektid jälgivad pidevalt, nagu näitab turu-uuringufirma Statista allolev diagramm.
ECMi ülemaailmne tulu, 2017–2027 (miljardeid USD)
Lisaks uuele efektiivsusele võivad DM-süsteemid toimida ka koostöövahenditena, mis ühendavad uusi suhtlemisviise võrdselt tähelepanu seaduslikele regulatiivsetele vajadustele.
Alustuseks muudab traditsiooniline failimälu turvalisuse haldamise ja hooldamise keeruliseks.
Kuigi failide või kaustade lubade määramiseks on olemas teatud võimalused, saab neid õigusi kiiresti halvendada või täielikult kaotada, lihtsalt faile ühest kaustast teise teisaldades.
Ettevõtte serveris jagatud kausta salvestatud dokumendi muudatuste jälgimine on kasutajate jaoks peaaegu võimatu, nagu ka kontrolljälje säilitamine ja hindamine.
Isegi koostöö osas on olulisi täiustusi, mis on tehtud lihtsalt tavapärasest ettevõtte failijagamisest eemale minnes.
Ja olgem selged: kui räägime DM-ist selles ülevaatekokkuvõttes, keskendume DM-süsteemidele, mis suudavad pakkuda ettevõttetasandil failihaldust, sealhulgas marsruutimist, säilitamist ja mõnikord isegi tuge paberkandjal failide töötlemiseks, sealhulgas mujal säilitamiseks ja kindlustamiseks .
Kui otsite lihtsalt veebipõhist salvestusruumi Dropbox Businessi või Google Drive for Worki kaudu, saate lugeda meie arvustusi nende toodete kohta meie parimatest pilvemälu ja failide jagamise pakkujate kokkuvõtetest.
Ladustamine ja koostöö
Isegi kõige elementaarsemana peaks DM-süsteem suutma dokumente salvestada väga erinevates failitüüpides, kuigi peaksite enne ostmist hoolikalt kontrollima oma organisatsiooni nõudeid ja vastama neile potentsiaalsele süsteemile.
Isegi tänapäeval on mõned varalised failitüübid, eriti kohandatud äritegevuse (LOB) rakendustes, mida mitte iga DM-süsteem ei toeta.
Peale selle peaks DM-süsteem pakkuma ka tööriistu nende failide korrastamiseks ja failide leidmiseks, mis vastavad teatud kasutaja määratletud kriteeriumidele, minimaalse pingutuse või süsteemiressurssidega.
Enamasti toimub see "nutika otsingu" funktsiooni kujul; see on veel üks põhifunktsioon, mida peaksite hindamisetapis katsetama.
Sellised võimalused nagu sildid ja kohandatavad võtmeväljad on olulised failide leidmiseks pärast seda, kui nende mälumaht on ettevõtte mälust langenud.
Mõni lahendus, näiteks Microsoft SharePoint Online, pakub funktsioone, mis klassifitseerivad või märgistavad dokumendid automaatselt teie seadistatud reeglite alusel.
See mitte ainult ei paranda teie dokumentide taga olevate andmete usaldusväärsust, vaid parandab ka koefitsiente, mida kasutajad saavad vajaminevatele dokumentidele jälile saada.
Paljud DM-süsteemid, mida me vaatasime, sisaldavad teatud hulgal veebipõhist pilvemälu, näiteks Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice ja Microsoft SharePoint Online.
Kuid te ei tohiks seda vaadata kui peamist ostukriteeriumi, sest ladustamine on lihtne osa.
Enamiku organisatsioonide jaoks ei ole see DM-süsteemi hindamisel kõige olulisem tegur.
Koostööpõhimõtted, näiteks dokumentide jagamine, muudatuste vaatamine (näiteks korraldatud versioonide ajaloos) või dokumendi samaaegne töötamine teise kasutajaga (saadaval nii Ascensio System OnlyOffice'is kui ka Microsoft SharePoint Online'is), on sellised võimalused, mis parandavad teie meeskondade efektiivsus.
Teine levinud stsenaarium on teie DM-süsteemi integreerimine teiste ärirakendustega.
Kuna nad töötlevad dokumente, mis on sageli paljude äriprotsesside keskmes, võivad DM-süsteemid toimida teiste äriprotsesside tugipunktina, sisestades oma andmed ja funktsionaalsuse teistesse rakendustesse.
Veebisisu saab mõnes neist süsteemidest luua, redigeerida ja töödelda ning seejärel jälgida või isegi avaldada turundusautomaatika süsteemi kaudu.
Teine levinud stsenaarium on esiotsa DM-lahenduse integreerimine erineva või kohandatud back-endi, ärifailide jagamise ja salvestamise lahendusega; näiteks Egnyte või Microsoft OneDrive for Business.
Seda võidakse teha lihtsalt seetõttu, et muud ettevõtte andmed asuvad selles hoidlas või seetõttu, et spetsiaalne teenus pakub paremaid turvaelemente, eriti juurdepääsu kontrollimise ja failide krüptimise osas.
Kui see võib teile oluline olla, tuleb teie hindamisetapis keskenduda võimalikele tarnijatele pakutavatele eelseadistatud integreerimistele ning rakenduse programmeerimisliidese (API) kasulikkusele või sellele, kas tal seda üldse on.
Nagu alati, kui saate proovida enne ostmist, on see parim viis.
Enamik neist müüjatest pakub vähemalt 14-päevast tasuta prooviperioodi, paljud pakuvad aga 30 päeva.
Mõned müüjad pakuvad isegi tasuta taset, ehkki seda pakutakse tavaliselt väikese kasutajate arvu ja piiratud funktsioonidega, mis võib süsteemi hindamise eesmärgi kaotada.
Kinnitused, jagamine ja allkirjad
On stsenaariume, kus ettevõte loob dokumendi lihtsalt selle saamiseks.
Kuid enamasti on dokumendid mõeldud jagamiseks ja tavaliselt sageli jagamiseks.
Seega peaks iga DM-süsteemi fookusala olema vahendid, mida see selliste failide töötlemiseks pakub.
Vähemalt on need võimalused selle suhtluse sujuvamaks muutmiseks ja tasuvuse parandamiseks kas tõhususe või kliendi seisukohast.
Mõnel juhul toetavad need suhtlusvahendid ka side jälgimist ja nende kohta aja jooksul aruandlust; see on funktsioon, mis võib olla eriti kriitiline dokumentide puhul, millel on vastavus või õiguslikud tagajärjed.
Töövoo perspektiivist lähtudes on teatud tüüpi dokumentide suunamine töötajatele, kes peavad need täitma või kinnitama, funktsionaalsuse põhitase.
Veel üks hea omadus on dokumendi renderdamine redigeeritavas vormingus, mis muutub lõplikuks redigeerimata failitüübis, näiteks PDF.
Lõpuks on e-allkirjad muutunud paljudes äristsenaariumides tavalisemaks nõudeks, mitte ainult partnerite või klientidega sõlmitud lepingute lõpuleviimiseks, vaid ka ettevõttesiseste töötajate vahelise töövoo kontrollimiseks.
Mõnes DM-süsteemis, näiteks Adobe Document Cloud Standardis, on sisseehitatud e-allkirja funktsioon, teistel tuleb see funktsioon väljastpoolt integreerida.
Ükskõik mis meetod, nõuab DM-süsteemi hindamine sageli nii rakendamise kui ka funktsionaalsuse selgitamist, seega küsige toote demo ajal selle kohta kindlasti müügiesindajat.
Ka koostööfunktsioonid on olulised.
Sisseregistreerimise ja väljaregistreerimise võimalus, mis lukustab juurdepääsu, kui kasutaja on faili alla laadinud, hoiab ära redigeerimise kattumise ja võib osutuda mõistlikkuse kokkuhoiuks.
Versiooniajalugu on suurepärane viis jälgida, kes ja millal on faile redigeerinud, ning saab faili rikutud või vigade ilmnemisel naasta varasemale versioonile.
Mõni programm nõuab veebi dokumentide redigeerimiseks integreerimist Microsoft Office 365 või Google Drive for Workiga, teised pakuvad samal eesmärgil oma tekstitöötluse ja dokumentide avaldamise tööriistakomplekte.
Vastavus ja turvalisus
Turvalisus tekitab muret igas ettevõttes ja on uute ärilahenduste otsimisel ja hindamisel sageli kõige olulisem.
VKEd ja idufirmad ei pruugi kohest vajadust nõuetele vastavuse järele või õiguslikke probleeme leida, kuid tasub mõelda edasi.
Eelis on süsteemidel, mis võivad kasvada ettevõtte vajadustega koos põhilubade ja versioonihalduse funktsioonidega.
Mõelge lahendusele, mis vastaks nõuetele vastavuse nõuetele.
Investeerimine täiustatud ja üleliigsetesse turva- ja varundusfunktsioonidesse aitab teie ettevõtet tulevikus tõestada.
Ettevõtted, kellel on vastavuse või juriidilisi probleeme, sealhulgas finantsettevõtted, valitsusasutused, meditsiinipraktikad ja koolid, tahavad tõepoolest esmase kriteeriumina keskenduda turvalisusele.
Täpsemad turvafunktsioonid, nagu kontrolljäljed, täiustatud lubamisvõimalused või ettevõtte autentimise tööriistad, näiteks mitmeteguriline autentimine (MFA) või integreerimine seadmehaldussüsteemiga, on vähem "meeldiva omamise" funktsioon ja peaksid isegi mõnel juhul kohustuslikuks pidada.
Failide säilitamine on veel üks turvalisusega seotud valdkond, mida enamus DM-süsteemidest, mida oleme üle vaadanud, toetab, ehkki failide säilitamisega seotud tööriistad ja funktsioonid erinevad platvormiti.
Paljud ettevõtted peavad seaduslikult arvestust säilitama ettemääratud aja jooksul.
Teie DM-süsteem peaks pakkuma tööriistu failide püsiva kustutamise vältimiseks.
Ideaalis pakuks see teile arhiivilahendust, et hõlbustada vananenud failide nõuetekohast tuvastamist, seadust kahjustamata.
Vastavuskaalutlused peaksid olema osa teie DM-süsteemi kõigi aspektide hindamisest.
Juhtudel, kui käsitletakse patsiendi või muud klienditeavet sisaldavaid dokumente või on mängus muid vastavustegureid, tuleks koostööfunktsioone hallata väga hoolikalt.
Paljud DM-süsteemid võivad takistada kasutajatel failide jagamist väliste kasutajatega (Ascensio System OnlyOffice ja Microsoft SharePoint Online) või nende salvestamist mobiilseadmesse.
Microsoft SharePoint Online teeb selle sammu konkurentidest kaugemale, pakkudes reeglitele vastavaid kohandatud reegleid, vastavalt geograafial põhinevatele konkreetsetele seadustele ja määrustele.
Microsofti eeliseks on ka see, et ta suudab pakkuda operatsioonisüsteemi (OS) tasemega andmekaitsefunktsioone, näiteks üksikisiku ja grupi tasandil seatud juurdepääsukontrolli ja eriti andmete krüptimist.
Kuid kuigi Microsoft suudab neid funktsioone suures osas oma Windowsi operatsioonisüsteemi tõttu pakkuda, pole see ainus viis, kuidas ettevõte neid eeliseid suudab pakkuda; see pole ka ainus viis, kuidas tema konkurents neid suudab pakkuda.
Samal ajal pakuvad sellised lahendused nagu Adobe Document Cloud Standard selliseid eeskirju nagu tervisekindlustuse teisaldatavuse ja vastutuse seadus (HIPAA) ning perekonna haridusalaste õiguste ja privaatsuse seadus (FERPA), mis kaitsevad üliõpilaste hariduse andmeid.
Küsige kindlasti, kuidas tulevane DM-süsteem saab täiustatud turvaelemente pakkuda, ja leiate, et mõned pakuvad neid mis tahes toetatud operatsioonisüsteemide kaudu, teised aga ...
