Ettevõtte dokumendihalduse (DM) vajaduste katmiseks loodud PaperTracer (mille hind on 15 dollarit kasutaja kohta kuus) on mõistlik ja sügavalt kohandatav lahendus, mis on üles ehitatud dokumentide ettevalmistamise, hõivamise ja haldamise ümber.
Terav kontroll ja paindlikkus dokumendi metaandmete käsitsemisel muudavad selle võimekaks dokumendihalduse lahenduseks.
PaperTracer ületab dokumentide säilitamist ja pakub kasutajatele tööriistu andmete kogumiseks ja jälgimiseks.
Koostöö- ja jagamisfunktsioonid jäävad alla ja hinnakujundus võib kiiresti suureneda, kui salvestusvõimalused suurenevad.
PaperTracer jääb meie DM-tarkvara ülevaatuse kokkuvõttes kohe meie toimetajate valiku võitjate Ascensio System OnlyOffice ja Microsoft SharePoint Online taha selle puudumise tõttu.
Kasutajad, rollid ja turvalisus
IT-administraatori vaatenurgast tähendab mis tahes DM-süsteemi hindamine turvalisusele suurt tähelepanu pööramist, kuna nõrk turvalisus võib lisaks andmete kadumisele põhjustada ka organisatsiooni rikkumisi regulatsioonide, valdkonna standardite või ettevõtte poliitikate osas.
Enamik ettevõttekeskseid DM-süsteeme, mida selles kokkuvõttes vaatasime, sealhulgas mitte ainult meie Editors 'Choice võitjad, vaid ka Adobe Document Cloud Standard (Adobe'is 12,99 kuus), pööravad nendel põhjustel suurt tähelepanu turvalisusele.
PaperTracer rahuldab enamiku ettevõtete turvanõudeid tänu laiale turvakontrolli valikule.
Kõige soovitavam neist on kasutajate ja rühmade haldamine, seansi ajalõpp ja parooli pikkuse jõustamine (kuid parooli keerukus pole seadistatav).
PaperTraceri süsteem on kooskõlas tervisekindlustuse teisaldatavuse ja vastutuse seadusega (HIPAA), kus on kogu andmete juurdepääs püsivalt registreeritud.
Süsteemil on 2048-bitine krüptimiskeskkond, see kasutab turvalist kasutaja autentimist ja suudab luua täieliku kontrolljälje kogu andmetele juurdepääsu, värskenduste ja marsruutimise kohta.
PaperTraceri load on samamoodi tugevad.
Administraatoritel on võimalus kontrollida kasutaja või rühma juurdepääsu osakonnale või üksikute andmeväljade järgi.
Kasutajad saavad juurdepääsu ja saavad õigusi üksikasjalikult vaadata või lisada / muuta.
Samuti on võimalik hallata konkreetsete kirjete õigusi, mis alistab sellele dokumendile varem antud õigused, kasutades muid meetodeid.
Lisaks ulatuslikele loa võimalustele pakub PaperTracer aruandlust, mis on suunatud asjakohase turvaasendi tagamisele.
Juurdepääsuraport tuvastab erinevatele ressurssidele omistatud õigused, samuti üksikutele kasutajatele ja rühmadele kättesaadava juurdepääsu.
Auditilogi funktsiooni saab kasutada mitmesuguste toimingute jälgimiseks, mis on tehtud teatud ajaperioodil ja / või konkreetne kasutaja.
Dokumentide vaatamise või suunamise kohta käivaid kirjeid saab peita, et vähendada sõeluvate andmete hulka.
Ideaalis võiksid need auditiandmed eksportida kas PDF-i või Microsoft Exceli faili, kuid see võimalus pole saadaval.
Kõik on andmetest
PaperTraceri teine ??oluline omadus on võimalus metaandmevälju erakordselt kõrgel tasemel kohandada.
Kui muud dokumendihaldussüsteemid võimaldavad teil neid välju kohandada, tegeleb PaperTracer nende väljadega nagu traditsiooniline andmebaasisüsteem, võimaldades teil määratleda välja tüübi, automaatsed väärtused (põhineb parameetritel, ajatemplitel või toimingu sooritaval kasutajal), vormi potentsiaalsed väärtused ja isegi väljade konfigureerimine vastavalt vajadusele või kirjutuskaitstud.
Väljad saab ka rühmitada, et kuvada kasutajale vahekaartidega andmesisestusvaade, ja neid saab konfigureerida nii, nagu neile hierarhia, nii et teatud väärtuse valimisel tehakse kättesaadavaks täiendavad väljad.
PaperTraceril on ka andmehalduse võimalused, mis ulatuvad kaugemale kohandatud väljade konfigureerimisest.
Esiteks on aruandlusvõimalused kooskõlas andmehalduse utiliidilt oodatuga, pakkudes üsna palju kohandamist selle osas, milliseid väljad kuvamiseks, filtreerimiseks, sortimiseks ja rühmitamiseks kasutatakse.
Lisaks saavad juhid teha hulgiimporti Microsoft Exceli abil või massmuudatusi hulgimuutmise tööriista abil, mis võimaldab teil leida kindla väärtusega välja sisaldavaid kirjeid ja neid väljad ükshaaval või korraga värskendada.
Kui lisate need andmeplatvormi võimalused kokku, saaksid paljud ettevõtted PaperTracerit kasutada mitte ainult dokumentide haldamiseks, vaid kõigi oma andmete kogumise toimingute haldamiseks.
Keskendumine lepingute haldamisele
Lepingute haldamisel on oma olemuselt tõsised juriidilised tagajärjed ja see on tavaliselt hoolikalt jälgitav äriprotsess mitte ainult turvalisuse, vaid ka töövoo terviklikkuse ja integreerimise osas.
PaperTracer sisaldab lepingu koostamise võimalust, et sujuvamaks muuta lepingute sõlmimist ja dokumendihaldust.
PaperTraceri lepingu koostamise funktsiooni saab lubada administraator ja kasutab administraatori määratletud malle, kasutades lepingu jaotisi ja klausleid, millest igaüks saab eelnevalt täita ettevõtte juriidilise meeskonna pakutava ühise keelega.
Kui need jaotised ja klauslid on välja töötatud, seostatakse need ühe või mitme lepingutüübiga.
Neid lepingumalle saab koostada kasutaja sisendväljade abil, mis võimaldavad kasutajatel lepingut kiiresti asendada asjakohase teabega, kas PaperTraceri väljadelt või käsitsi sisestades.
Asjakohaste õigustega kasutajad saavad lepingu sõlmida, täites andmeväljad, mis toidavad lepingu keelt, lisades asjakohased jaotised ja klauslid, samuti lepingu kavatsusele iseloomulikud sõnad.
Kui PaperTraceris on leping sõlmitud, saab seda suunata kinnituste ja allkirjade saamiseks nagu iga teist dokumenti.
See võib olla kasutaja käivitatud käsitsi protsess või lisada töövoog, mis kooskõlastatakse kasutajatega nii organisatsiooni siseselt kui ka väljastpoolt.
Hinnakujundus ja võimalused
PaperTracer on kahes väljaandes: Express ja Enterprise.
Expressi väljaanne on suunatud väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele (SMB) ning selle hind põhineb töövoo malli valikul, kasutajatel ja salvestusruumil.
Iga töövoo malli maksumus on 30 dollarit kuus ja see sisaldab valdkonna valikuid, näiteks varahaldus, kliinikuhaldus, töötajate töölevõtmine, lepingute haldamine ja advokaadibüroode haldamine.
Kasutajad maksavad iga kasutaja kohta lisaks 15 dollarit kuus ja salvestusruum on 25 dollarit gigabaidi (GB) kohta kuus.
Enterprise väljaanne hõlmab praktilisemat lähenemist rakendamisele, kus PaperTracer aitab teie ettevõtet töövoo kohandamisel, andmete importimisel ja süsteemi töövalmis seadmisel.
Selle väljaande hinnakujundus sõltub teie ärinõuetest, kuid meile esitatud näidispakkumise hinnaks olid 2000 dollarit esmase seadistamise ja litsentsimise jaoks, 1 000 dollarit administraatori koolituse eest ja 30 päeva vajaliku toe pakkumisi ning lisaks veel 300 dollarit kuus 3 GB eest hostitud salvestusruumi, viis sisekasutajat ja piiramatud välised kasutajad.
PaperTraceril on kindlasti turg, eriti ettevõtete seas, kes otsivad süsteemi andmete, mitte ainult dokumentide hõivamiseks.
Kuid PaperTraceri maksumus on kindlasti midagi, mida tuleb kindlasti kaaluda, eriti kui teie hoiustamisvajadused on oluliseks teguriks.
Alumine rida: Enne ostmist kaardistage kindlasti oma vajadused PaperTraceri võimalustega.
Kui nad rivistuvad, siis on see kindel lahendus.
Kuid kui teie vajadused on rohkem peavoolu, võiksite jätkata otsimist.
Miinused
Piiratud arvutitega, mis kasutavad Microsofti brausereid IE 11 ja käitavad pistikprogrammi Silverlight 5.
Minimaalne koostöö ja jagamisfunktsioonid.
Hoiustamisnõuded võivad kulusid kiiresti tõsta.
Alumine rida
PaperTracer on piisavalt mitmekülgne, et rahuldada andmete kogumise vajadusi.
Koostöö- ja jagamisfunktsioonid jätavad palju soovida, kuid andmete salvestamine, jälgimine ja terviklikud turvafunktsioonid muudavad selle kaalutlemiseks.
Ettevõtte dokumendihalduse (DM) vajaduste katmiseks loodud PaperTracer (mille hind on 15 dollarit kasutaja kohta kuus) on mõistlik ja sügavalt kohandatav lahendus, mis on üles ehitatud dokumentide ettevalmistamise, hõivamise ja haldamise ümber.
Terav kontroll ja paindlikkus dokumendi metaandmete käsitsemisel muudavad selle võimekaks dokumendihalduse lahenduseks.
PaperTracer ületab dokumentide säilitamist ja pakub kasutajatele tööriistu andmete kogumiseks ja jälgimiseks.
Koostöö- ja jagamisfunktsioonid jäävad alla ja hinnakujundus võib kiiresti suureneda, kui salvestusvõimalused suurenevad.
PaperTracer jääb meie DM-tarkvara ülevaatuse kokkuvõttes kohe meie toimetajate valiku võitjate Ascensio System OnlyOffice ja Microsoft SharePoint Online taha selle puudumise tõttu.
Kasutajad, rollid ja turvalisus
IT-administraatori vaatenurgast tähendab mis tahes DM-süsteemi hindamine turvalisusele suurt tähelepanu pööramist, kuna nõrk turvalisus võib lisaks andmete kadumisele põhjustada ka organisatsiooni rikkumisi regulatsioonide, valdkonna standardite või ettevõtte poliitikate osas.
Enamik ettevõttekeskseid DM-süsteeme, mida selles kokkuvõttes vaatasime, sealhulgas mitte ainult meie Editors 'Choice võitjad, vaid ka Adobe Document Cloud Standard (Adobe'is 12,99 kuus), pööravad nendel põhjustel suurt tähelepanu turvalisusele.
PaperTracer rahuldab enamiku ettevõtete turvanõudeid tänu laiale turvakontrolli valikule.
Kõige soovitavam neist on kasutajate ja rühmade haldamine, seansi ajalõpp ja parooli pikkuse jõustamine (kuid parooli keerukus pole seadistatav).
PaperTraceri süsteem on kooskõlas tervisekindlustuse teisaldatavuse ja vastutuse seadusega (HIPAA), kus on kogu andmete juurdepääs püsivalt registreeritud.
Süsteemil on 2048-bitine krüptimiskeskkond, see kasutab turvalist kasutaja autentimist ja suudab luua täieliku kontrolljälje kogu andmetele juurdepääsu, värskenduste ja marsruutimise kohta.
PaperTraceri load on samamoodi tugevad.
Administraatoritel on võimalus kontrollida kasutaja või rühma juurdepääsu osakonnale või üksikute andmeväljade järgi.
Kasutajad saavad juurdepääsu ja saavad õigusi üksikasjalikult vaadata või lisada / muuta.
Samuti on võimalik hallata konkreetsete kirjete õigusi, mis alistab sellele dokumendile varem antud õigused, kasutades muid meetodeid.
Lisaks ulatuslikele loa võimalustele pakub PaperTracer aruandlust, mis on suunatud asjakohase turvaasendi tagamisele.
Juurdepääsuraport tuvastab erinevatele ressurssidele omistatud õigused, samuti üksikutele kasutajatele ja rühmadele kättesaadava juurdepääsu.
Auditilogi funktsiooni saab kasutada mitmesuguste toimingute jälgimiseks, mis on tehtud teatud ajaperioodil ja / või konkreetne kasutaja.
Dokumentide vaatamise või suunamise kohta käivaid kirjeid saab peita, et vähendada sõeluvate andmete hulka.
Ideaalis võiksid need auditiandmed eksportida kas PDF-i või Microsoft Exceli faili, kuid see võimalus pole saadaval.
Kõik on andmetest
PaperTraceri teine ??oluline omadus on võimalus metaandmevälju erakordselt kõrgel tasemel kohandada.
Kui muud dokumendihaldussüsteemid võimaldavad teil neid välju kohandada, tegeleb PaperTracer nende väljadega nagu traditsiooniline andmebaasisüsteem, võimaldades teil määratleda välja tüübi, automaatsed väärtused (põhineb parameetritel, ajatemplitel või toimingu sooritaval kasutajal), vormi potentsiaalsed väärtused ja isegi väljade konfigureerimine vastavalt vajadusele või kirjutuskaitstud.
Väljad saab ka rühmitada, et kuvada kasutajale vahekaartidega andmesisestusvaade, ja neid saab konfigureerida nii, nagu neile hierarhia, nii et teatud väärtuse valimisel tehakse kättesaadavaks täiendavad väljad.
PaperTraceril on ka andmehalduse võimalused, mis ulatuvad kaugemale kohandatud väljade konfigureerimisest.
Esiteks on aruandlusvõimalused kooskõlas andmehalduse utiliidilt oodatuga, pakkudes üsna palju kohandamist selle osas, milliseid väljad kuvamiseks, filtreerimiseks, sortimiseks ja rühmitamiseks kasutatakse.
Lisaks saavad juhid teha hulgiimporti Microsoft Exceli abil või massmuudatusi hulgimuutmise tööriista abil, mis võimaldab teil leida kindla väärtusega välja sisaldavaid kirjeid ja neid väljad ükshaaval või korraga värskendada.
Kui lisate need andmeplatvormi võimalused kokku, saaksid paljud ettevõtted PaperTracerit kasutada mitte ainult dokumentide haldamiseks, vaid kõigi oma andmete kogumise toimingute haldamiseks.
Keskendumine lepingute haldamisele
Lepingute haldamisel on oma olemuselt tõsised juriidilised tagajärjed ja see on tavaliselt hoolikalt jälgitav äriprotsess mitte ainult turvalisuse, vaid ka töövoo terviklikkuse ja integreerimise osas.
PaperTracer sisaldab lepingu koostamise võimalust, et sujuvamaks muuta lepingute sõlmimist ja dokumendihaldust.
PaperTraceri lepingu koostamise funktsiooni saab lubada administraator ja kasutab administraatori määratletud malle, kasutades lepingu jaotisi ja klausleid, millest igaüks saab eelnevalt täita ettevõtte juriidilise meeskonna pakutava ühise keelega.
Kui need jaotised ja klauslid on välja töötatud, seostatakse need ühe või mitme lepingutüübiga.
Neid lepingumalle saab koostada kasutaja sisendväljade abil, mis võimaldavad kasutajatel lepingut kiiresti asendada asjakohase teabega, kas PaperTraceri väljadelt või käsitsi sisestades.
Asjakohaste õigustega kasutajad saavad lepingu sõlmida, täites andmeväljad, mis toidavad lepingu keelt, lisades asjakohased jaotised ja klauslid, samuti lepingu kavatsusele iseloomulikud sõnad.
Kui PaperTraceris on leping sõlmitud, saab seda suunata kinnituste ja allkirjade saamiseks nagu iga teist dokumenti.
See võib olla kasutaja käivitatud käsitsi protsess või lisada töövoog, mis kooskõlastatakse kasutajatega nii organisatsiooni siseselt kui ka väljastpoolt.
Hinnakujundus ja võimalused
PaperTracer on kahes väljaandes: Express ja Enterprise.
Expressi väljaanne on suunatud väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele (SMB) ning selle hind põhineb töövoo malli valikul, kasutajatel ja salvestusruumil.
Iga töövoo malli maksumus on 30 dollarit kuus ja see sisaldab valdkonna valikuid, näiteks varahaldus, kliinikuhaldus, töötajate töölevõtmine, lepingute haldamine ja advokaadibüroode haldamine.
Kasutajad maksavad iga kasutaja kohta lisaks 15 dollarit kuus ja salvestusruum on 25 dollarit gigabaidi (GB) kohta kuus.
Enterprise väljaanne hõlmab praktilisemat lähenemist rakendamisele, kus PaperTracer aitab teie ettevõtet töövoo kohandamisel, andmete importimisel ja süsteemi töövalmis seadmisel.
Selle väljaande hinnakujundus sõltub teie ärinõuetest, kuid meile esitatud näidispakkumise hinnaks olid 2000 dollarit esmase seadistamise ja litsentsimise jaoks, 1 000 dollarit administraatori koolituse eest ja 30 päeva vajaliku toe pakkumisi ning lisaks veel 300 dollarit kuus 3 GB eest hostitud salvestusruumi, viis sisekasutajat ja piiramatud välised kasutajad.
PaperTraceril on kindlasti turg, eriti ettevõtete seas, kes otsivad süsteemi andmete, mitte ainult dokumentide hõivamiseks.
Kuid PaperTraceri maksumus on kindlasti midagi, mida tuleb kindlasti kaaluda, eriti kui teie hoiustamisvajadused on oluliseks teguriks.
Alumine rida: Enne ostmist kaardistage kindlasti oma vajadused PaperTraceri võimalustega.
Kui nad rivistuvad, siis on see kindel lahendus.
Kuid kui teie vajadused on rohkem peavoolu, võiksite jätkata otsimist.
Miinused
Piiratud arvutitega, mis kasutavad Microsofti brausereid IE 11 ja käitavad pistikprogrammi Silverlight 5.
Minimaalne koostöö ja jagamisfunktsioonid.
Hoiustamisnõuded võivad kulusid kiiresti tõsta.
Alumine rida
PaperTracer on piisavalt mitmekülgne, et rahuldada andmete kogumise vajadusi.
Koostöö- ja jagamisfunktsioonid jätavad palju soovida, kuid andmete salvestamine, jälgimine ja terviklikud turvafunktsioonid muudavad selle kaalutlemiseks.
