Enamik mängijaid, keda selle kulude jälgimise kokkuvõtte raames vaatasime, on suunatud väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele.
Kuid Expensify, mille hind on 5 dollarit aktiivse kasutaja kohta kuus, eristab ennast sellega, et tegeleb suuremate ettevõtete vajadustega, kus keerukamad nõuded on seotud mitte ainult töövoo, vaid ka kolmandate osapoolte integreerimisega.
Ettevõte pakub tehnoloogia integreerimist, usaldusväärset optilise märgituvastuse (OCR) ja töövoo süsteemi, mis aitavad kasutaja graafikut ilma suuremate probleemideta.
Tarkvara pakub veelgi paremat võimalust: Expensify automatiseerib kulude jälgimise protsessi kõikjal, kus võimalik.
Sa oleksid üllatunud, et Expensify on tegelikult nauditav.
Ja sellepärast valib Expensify Certify ja Rydoo kõrval meie toimetajate valiku auhinna keskmise suurusega ja suurtele ettevõtetele.
Hinnakujundus ja plaanid
Expensify rehve on lihtne jalaga lüüa.
On seitsmepäevane tasuta prooviperiood, mida saab töötajate lisamise või muude funktsioonide abil pikendada kuni 28 päevani.
Teil võib olla ka tasuta konto, mis võimaldab teil pääseda juurde viis SmartScani (OCR'd kviitungit) kuus.
Expensify pakub üksikisikutele ja ettevõtetele kahel tasemel hinnakujundust kas aastase tellimuse või paindliku arveldamise kaudu, kasutades tasu ühe kasutamise eest.
Grupiversioon pakub piiramatut SmartScansi põhikulu kinnitamist, võimalust töötajatele veebis hüvitist maksta ja andmete sünkroonimist raamatupidamisprogrammidega Xero ja Intuit QuickBooks.
Expensify ettevõtte juhtimise versioon lisab täiustatud eeskirjade jõustamise, ettevõttekaartide ühildamise, kohandatud andmete eksportimise ja kohandatava mitmeastmelise kinnitamise töövoo.
Control versioon annab teile juurdepääsu ka partneri rohkematele eelistele, nagu sünkroonimine Oracle NetSuite, Intacct, Microsoft Dynamics ja muude taustateenustega, mis on suunatud suurematele organisatsioonidele, kellel on keerukamad raamatupidamis- ja aruandlusvajadused.
Aastase hinnakujunduse korral võtate endale tellimuse, mis võimaldab tegevust kuni teie määratud aktiivsete kasutajate arvuni.
Madalama hinnaga grupi versiooni nimega Collect on see 5 dollarit aktiivse kasutaja kohta kuus; kõrgema klassi ettevõtte versioon nimega Control maksab 9 dollarit aktiivse kasutaja kohta kuus.
Paindlik arveldamine tähendab kuupõhist arveldamist ilma aastaste kohustusteta - teie arve põhineb teie poliitikates aktiivsete kasutajate arvul.
Selleks on kogumisgrupi hinnakujundus 10 dollarit aktiivse kasutaja kohta kuus ja kõrgema klassi Control versioon 18 dollarit kuus.
Lõpuks on olemas ettevõtte versioon, mis lisab kohandatud äriloogika, täieliku ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) integreerimise, sünkroonimise kolmandate osapoolte rakendustega nagu Oracle ja SAP ning spetsiaalse "edutreeneri".
Haarake kuluhalduse andmeid kõikjalt
Expensify püüab teha kõik endast oleneva, et sisselogimine ja konto seadistamine oleks võimalikult lihtne.
Näiteks tasuta prooviversiooni registreerumisel tutvustab concierge-robot teid seadistamise sammudest.
Enamasti, kui teil on paberijääk, millel on number, siis on Expensify'l võimalus neid andmeid absorbeerida.
Expensify võimaldab teil lisada kulusid, kasutades oma mobiilirakendust (saadaval Androidile ja iOS-ile), mis kasutab OCR SmartScani.
Või võite valida veebisaidi üleslaadimiste, spetsiaalsele e-posti aadressile saadetud kviitungite ja konkreetsete krediitkaardikontode (nii isiklikud kui ka ettevõttekontod).
Saate ka Google Chrome'i laienduse abil jäädvustada kviitungipilte veebibrauserist või importida neid Dropboxi või Evernote'i abil.
Veebisaidil on ekraan, kuhu saate sisestada mitu kulu korraga, täites tabelitaolise vormi ja laadides seejärel üles või lisades seotud kviitungid.
Esimene valik andmete hõivamiseks on mobiilirakendus.
Pildistate kviitungi müügikohas, määrate selle aruandele ja lasete seejärel tarkvaral rasket tõsta.
Expensify teeb selles head tööd (ehkki mitte nii lihtsalt kui kviitungipanga näpuga-tulistamine).
Lõbusast kasutajaliidesest (UI) olulisem on siiski täpsus.
Expensify oskus skannitud kviitungil teksti tõlgendada on eeskujulik.
See tuvastas õigesti kokku kritseldatud kogu ja müüja nime ilma allapoole viimistlemata (allolev ekraanipilt näitab seda "toores" olekus kategooriate kohta oletusi tegemata).
Kasutaja või heakskiitja saab jagada kulutusi, näiteks eraldada hotellikülastus teatud söögitasudest; ja teeb seda protsessi kasutades, mis on piisavalt lihtne ja intuitiivne, et ExpensePointi kulude jaotamise võimalus näib ebamugav.
Lisaks raamatupidamiskategooriatele (näiteks hotell või toitlustamine) saate kulud märkida mis tahes tekstiga, mida peate mõttekaks (näiteks projekti nimi või "intervjueeritav töökandidaat").
Kasutaja veebipaneel pakub tagasihoidlikku aruannet kulutatud summa kohta kategooriate, siltide ja ajaperioodide kaupa.
Ka ei tugine kõik kviitungi foto jäädvustamisele.
Läbisõidu kulusid saab jälgida sisestatud vahemaa või odomeetri näitude või GPS-i abil.
Öelge rakendusele, et reisi alguses on okei jälgida ja Expensify selgitab välja, kui kaugele te sõitsite.
Kui teised rakendused saavad Google Mapsi abil läbitud vahemaa selgeks, siis teinekord ei liiguta punktist A punkti B (rääkimata sellest, et peate kiirteedega sõitma, mida pidite vältima).
Veebi kasutajaliides on sama puhas ja hõlpsasti mõistetav kui mobiilirakendus.
Seda värskendati hiljuti ja see pakub nüüd nelja valikut: postkast, kulud, aruanded ja seaded ekraani vasakul küljel.
Iga kulu määratakse aruandele ja selle saab seejärel ekraanilt Aruanded kinnitamiseks esitada.
Expensify võimaldab juhil otsustada, kui sageli tuleks töötajate laekumisi "hulgimüügis" kokku hoida, nii et saabuvad kviitungid ei häiri juhti pidevalt.
Expensify võtab endale ka mõned väikeettevõtete raamatupidamise ülesanded.
Näiteks saate klientidele arve sõiduaja kohta arve esitada.
Selle arveldusfunktsiooniga (tuginedes ribale) saate arveid luua ja kõigile saata, isegi kui neil pole Expensify kontot.
Arvet saate alustada nullist või kasutada olemasolevat kuluaruannet ja kui Expensify komplekti kuuluvatest tööriistadest ei piisa, on tarkvara hõlpsasti integreeritav enamiku kolmandate osapoolte arveldus- ja arveldussüsteemidega.
Tarkvara demonstreerib reisikulude üle head mõtlemist, integreerides selle teiste rakendustega.
Näiteks kui broneerite reisiteenuseid NexTraveli, Egencia, Locomote'i või mõne muu teenuse abil, täidetakse Expensifys automaatselt kviitungi- ja reisiteave.
Kõik, mida peate tegema, on täita mõned üksikasjad.
Ja isegi siis võidakse suur osa tööst teie jaoks ära teha kui automaatse kategooria määramise funktsioon, mis tuvastab krediitkaardi kaupmehe tüübi automaatselt, seostades lennufirmade tasud transpordikulude kategooriaga.
See on võit integreerimisel ka teistesse valdkondadesse, nagu näiteks auto- ja parkimisteenused, toidu kohaletoimetamise teenused, toitlustusettevõtted ja müügikohtade süsteemid.
Hoolimata funktsionaalsuse suurusest, pole see kunagi ülekaalukas ja kasulikud õppevideod aitavad teil iga variandi läbi viia.
Automatiseerige nii palju kui soovite
Automatiseerimine on kulude jälgimise põhifunktsioon.
Raamatupidamisteenused, nagu tugistrateegiad, kasutavad Expensify automatiseeritud kulude aruandluse funktsioone.
Nagu teiste rakenduste puhul, seadistab administraator ettevõtte reeglid ja määrab mõned kasutajad heakskiitjateks.
Paljude kohandatavate seadete seas on tavalised läbisõidumäärad, vaiketunnitasud, päevaraha tasud, kategooriapiirangud (näiteks hotellitasude puhul maksimaalselt 2000 dollarit) ja valuuta.
Expensify korraldab kviitungid aruannetesse nominaalselt.
Töötajad ei hooli aruande ideest.
Nad tahavad lihtsalt kviitungid esitada ja raha tagasi saada.
Nii saab Expensify valikuliselt luua aruandeid automaatselt iga päev, nädal või kuu, kui konverentsil Las Vegases pole mõtet.
Kui töötaja saadab kviitungi e-posti aadressile või mobiilirakenduse kaudu, lisatakse see automaatselt avatud aruandele.
Kui automaatne koristamisvõimalus on sisse lülitatud, kontrollib Expensify öösiti avatud aruandeid (või teie poolt määratud ajakava järgi) ja kinnitab need, mis vastavad ettevõtte eeskirjadele (hoides tagasi rikkumistega seotud isikuid, mis liigub järgmisesse aruandesse, et olla aruandes) adresseeritud).
Kinnitajad ei pea töötaja aruande ülevaatamiseks veebisaiti külastama; nad saavad heaks kiita otse oma e-posti postkastist, sealhulgas lükata tagasi ühe kulu.
Eeskirjade rikkumised on selgelt märgistatud ja tuvastatud, nii et raamatupidamine saab otsustada, kas palgata töötaja kviitungi üle 90 päeva hilinenud esitamise eest või määrama, kas ta on selle nimel konksu otsas.
Kuid enamik kulusid on poliitikasisesed ja tühised.
Expensify võimaldab teil sisse lülitada automaatse kinnitamise funktsiooni, mis kinnitab ja hüvitab kõik aruanded automaatselt ilma eeskirjade rikkumiseta.
See võimaldab raamatupidajatel ja administraatoritel pöörata tähelepanu küsitavatele kuludele, selle asemel et veeta aega 5 dollari suuruste parkimistšekkide vaatamisel.
Lisaks võimaldab automaatse sünkroonimise funktsioon administraatoritel otse ettevõtte raamatupidamistööriistaga sünkroonida.
Meile meeldib väga Expensify funktsioonide sügavus, kuid mõnikord takistab selle lihtsus tarkvara enesekindlat kasutamist, näiteks selgitades välja, mida see tähendab, kui aruanne on pigem "suletud" kui "töödeldud".
Enamik sellest on õppimiskõver, mis ei kesta kaua, kuid genereerib siiski mõne "Huh?" hetki.
Mõlemal juhul on tööriist piisavalt rikkalik, et teenida PCMagi kõrgeim au Editors 'Choice võitjana.
Alumine rida
Enamik meie kulude jälgimise konkurente on suunatud väikestele ettevõtetele, kuid Expensify läheb teistpidi suurtele ettevõtetele, kellel on keerulised tarkvaraintegratsiooni vajadused.
Siin saab piisavalt hästi teenida ka meie toimetajate valiku nimetuse.
