Kas mäletate vanu paberiprotsesside aegu? Tundub, et tänased kulude jälgimise tarkvarapaketid jäljendavad neid tehnikaid.
See oli aeg, kui me toppisime ümbriku kviitungeid täis ja ühendasime selle arvutustabeli stiilis aruandega, milles kirjeldati üksikasjalikult, kuidas me ettevõtte raha kulutasime.
Pärast osakonnajuhi allkirjastamist jäi raamatupidamine kontrollima, kas igal kviitungil oli rahuldav selgitus, ja vastupidi.
Kviitungipank (mis algab üksikkasutajal alates 14,99 dollarist kuus) kasutab veidi teistsugust lähenemist, mis võib mõnele väikeettevõttele hästi sobida.
See töötab võimsalt - ja edukalt - pigem üksikutele laekumistele kui ametlikele "aruannetele" reageerimiseks.
See lubab kõigil, kes on saanud heakskiitja staatuse, anda tagasimaksmiseks õiguse.
Ja tugeva taganttõstmise teostamiseks sõltub see suuresti integreerimisest kolmandate osapoolte rakendustega, eriti pilvepõhiste raamatupidamisrakendustega.
Kuigi otsite traditsioonilisemat tippkulu haldamist, vaadake meie toimetajate valikuid, sertifitseerige nüüd, Rydoo ja Expensify.
Tehingute loendamine, mitte kasutajad
Selle asemel, et tasuda ühe aktiivse kasutaja kohta, nagu ka Expensify, põhineb kviitungipanga makseskeem kuus töödeldud üksuste arvul.
Üksikud ettevõtjad, kes soovivad kulusid jälgida, saavad alustada töödeldud üksuste eest 14,99 dollarit kuus, 100 töödeldud eseme eest 29,99 dollarit või 150 üksuse eest 44,99 dollarit ja 675 eseme eest kuni 202,49 dollarit.
Ettevõtted, millel on rohkem kui üks kasutaja, maksavad 50 töödeldud eseme eest kuus 25 dollarit, 100 kauba eest 40 dollarit, 150 eseme eest 55 dollarit ja 675 eseme eest kuni 220 dollarit.
Need on siiski kolme kuu jooksva keskmise keskmised, nii et teil võib olla raske reisigraafik septembris, millele järgneb kaks kuud tühikäiku, ilma et peaksite näiteks ühe aastakonverentsi tõttu täiendama.
Kõik need tellimused hõlmavad automatiseeritud optilist märgituvastust (OCR) kviitung skaneerimine, 256-bitine Secure Sockets Layer (SSL) turvalisus (mis tähendab, et kasutajad võivad teelt kviitungite esitamisel virtuaalse eravõrgu (VPN) kasutamise loobuda), integreerimine veebipõhiste raamatupidamisrakendustega (sh Intuit QuickBooks ) ja andmete jagamine eraldi organisatsiooniga, tavaliselt ettevõtte väikeettevõtte raamatupidaja või raamatupidajaga.
Ja midagi, mida ükski teine ??teenus ei paku: füüsilisest isikust ettevõtjatele mõeldud teenus, mis on tasuta, kui see piirdub 10 kviitungi skaneerimisega kuus.
Muidu maksab see 50 skannimise eest kuus 24,99 dollarit ja üle 50 skannimise korral 49,99 dollarit aastas.
Kahjuks pole tasuta liikmelisust, kuid ühe kasutaja paketi jaoks pakutakse 14-päevast tasuta prooviperioodi.
Kuna tahtsin kinnitusprotsessi testida, taotlesin mitmekasutaja versiooni tasuta prooviversiooni.
Tehke pilti, hõivake andmeid
Nagu muude kulurakenduste puhul, sisestate ka andmed kviitungipanka mobiilirakenduse, veebibrauseri üleslaadimise abil, edastades e-posti aadress iga töötaja spetsiaalsele ID-le või ettevõtte või isikliku krediitkaardi sünkroonimise kaudu.
Sellel on ka paar iseseisvat viisi andmete süsteemi viimiseks.
Kviitungipank saab kviitungeid ja arveid importida PayPalist (tasuta aadressil Apple.com) või Dropboxist.
Viimane on eriti lahe: töötajad saavad oma kviitungid spetsiaalsesse Dropboxi kausta toppida, kust Receipt Bank iga 24 tunni tagant faile välja võtab.
Pärast nende töötlemist teisaldab kviitungid teise spetsiaalsesse kausta.
Kviitungipanga mobiilirakendus on kasutusmugavusosakonnas selge võitja, minimeerides tõeliselt aja, mille töötaja kulutab andmesisestusega möllamiseks.
Teete foto kviitungist, klõpsate nupul "Esita töötlemiseks" ja mõni aeg hiljem ilmuvad parsitud andmed, et saaksite neid uuesti kontrollida ja kinnitajale saata.
Tõeliselt kena aja kokkuhoid, mida pole kusagil mujal näinud: saate kaamera seadistada pildistama mitu kviitungit üksteise järel või ühte kviitungit, millel on rohkem kui üks leht.
Kviitungipank annab endast parima, et tuvastada tehingu kuupäev, valuuta, maks, tarnija ja kategooria.
Kui see tuvastab tehinguks kasutatud krediitkaardi, sünkroonib see kirjed teie raamatupidamisrakendusega, nii et te ei pea üksust kaks korda sisestama.
Teisest küljest pole mingit võimalust kulusid käsitsi sisestada ilma mingisuguse kviitungita? mis võib olla probleemiks näiteks hotellitoa kojamehele jäetud jootraha kallimaks maksmine.
Küsimuse peale soovitas ettevõtte esindaja lisada käsitsi kirjutatud märkme.
OCR-protsess võtab natuke kauem aega, kui me eelistaksime.
Testides tundus, et see võttis aega umbes tund, kuigi me ei kasutanud taimerit.
Kviitungipank teeb siiski ootamist väärt.
See teeb silmapaistvalt head tööd, muutes isegi tahtlikult lohaka käekirjaskrüüri täpseks tekstiks.
Kui edastasime Budapesti reisilt Uberi kviitungi isiklikule e-posti aadressile, skaneeris kviitungipank õigesti Ungari forinti tasu, sooritas valuutatehingu ja kajastas kuluväljal USA dollareid.
Teine pluss: vajadusel saate hõlpsalt jagada kombineeritud arve, näiteks hotelli arve, üksikuteks ridadeks.
Samuti on võimalik koguda ja hallata palju lisateavet.
Nende hulgas: saate luua reeglid kindlale müüjale, määrates tema tehingud alati kindlale kategooriale või kliendile.
Võite kulusid jagada.
Ja saate oma isiklike kulude andmed eksportida PDF-i või arvutustabelisse, näiteks Microsoft Excel.
Veebisaidi juhtpaneelil kuvatakse üksus ja kasutamise kokkuvõte.
Postkastis on tasumata laekumised, lisades valikuliselt kategooriad, kliendid või projektide nimed.
Ühel ekraanil saate samaaegselt redigeerida mitut üksust, enne kui lisate need aruandesse ja esitate kinnitamiseks.
Kviitungipangal on kolm kasutustaset: administraator, kulude kinnitaja ja põhikasutaja.
Administraatorid määravad ettevõtte reeglid ja eeskirjad ning neil on juurdepääs kogu postkastile.
Heakskiitjatel on veidi erinev roll: nad ei saa konto seadeid muuta, kuid iga heakskiitja saab ametliku hierarhiata sisse logida mis tahes esitaja aruandele.
Ettevõte kavatseb millalgi sel sügisel tuua mitu heakskiitjat.
Need kolm taset tähendavad ka seda, et kviitungipanga heakskiitmismeetodid erinevad kõigist teistest, kellega oleme koostööd teinud.
Kinnitajatele soovitatakse, kui palju esemeid nende tähelepanu ootavad.
Kinnitajana saate klõpsata üksusel endal, et näha rohkem üksikasju, sealhulgas kviitungi fotot.
Heakskiitmine on täiesti käsitsi.
Kui näete midagi, mis teile ei meeldi, võite klõpsata üksuse ees oleval väikesel lipuikoonil; võite ka märkme jätta.
Kuid pole mingit võimalust eeskirjade rikkumist automaatselt märgistada ja ainus viis probleemse kirje töötajale tagasi saatmiseks on sissekande CSV või PDF-i koopia saatmine mõnevõrra ebaselge e-posti funktsiooni abil.
Samuti ei nõua kviitungipank, et kasutajad tugineksid kuludokumentidele.
Kasutajad ei pea esitama ega looma "reisi New Yorki" kogusid; kontori administraator saab nende nimel aruandele kviitungid määrata.
Samuti saate lubada juurdepääsu oma raamatupidajale või raamatupidajale, et lisada uusi üksusi, redigeerida üksusi, ekstraktida või oma kontolt andmeid edastada.
Seadistamine on lihtne: ala Eelistused võimaldab teil säilitada nii oma kui ka kasutajate isiklikke seadistusi.
Huvitav on see, et kasutajate lisamisel sisestate teie (mitte kasutaja) parooli (üks on teile soovitatav), mis seejärel kasutajale meilisõnumiga saadetakse.
Kviitungipank särab tõepoolest raamatupidamisprogrammidega integreerimisel - alustades toetatavate programmide arvust: Xero, Intuit QuickBooks ja FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One ja Sage 50.
Kviitungipanga saate ühendada ainult ühe raamatupidamisprogramm korraga.
Kui integreerisin süsteemi oma FreshBooks'i kontoga, tõi see üle kõik kasutatavad kategooriad, samuti projekti nimed ja kliendid.
Hiljem tugineb see välisele rakendusele, alates kulude hüvitamisest kuni võlgade ja aruandlustrendide väljatöötamiseni.
Uusi kategooriaid ega projekte ei saa lennult lisada.
Selle asemel peate minema FreshBooksisse (või ükskõik millisesse süsteemi, mida kasutate), lisama need sinna ja seejärel uuesti sünkroonima.
Kuigi meile meeldib see, et kviitungipank toob sisse raamatupidamiskategooriad, on meil siiski viis, kuidas ta neid esitab.
Oleme kindlad, et raamatupidamisprofessionaalid hindavad tarkvara loendi kategooriaid GL-numbri järgi (0030 - Söögid ja meelelahutus), kuid kasutaja vaatepunktist eelistaksime tähestikulist organisatsiooni (selle asemel, et kõiki numbreid sirvida) või muid viise, kuidas leidke valikud (näiteks "Milliste kategooriate vahel saan ma reisil valida?").
On veel mitmeid probleeme, mis eristavad kviitungipanka teistest.
Näiteks kui tarkvara märgistab mõned probleemid, näiteks puudulikud esitamised, ei tähista see reeglite rikkumisi automaatselt.
Lisaks on eeldus, et kinnitused (või keeldumised) tulevad pigem raamatupidamisest kui esialgsest kinnitajast.
Üks esimesi asju, mida teil palutakse tööle asudes teha, on kviitungipanga integreerimine raamatupidamisprogrammiga.
Väikeettevõtteid toetavate raamatupidamisfirmade elu lihtsustamiseks tehakse palju.
Andmeid saate importida Dropboxi kaudu ja MyFirmsApp (raamatupidamisfirmadele).
Samuti on integreeritud palgaarvestus KeyPay ja PaySuite ning veel rohkem integreerimist arvete ja arveldusteenustega, sealhulgas Gusto (25 dollarit kuus Gusto juures) ja Bill.com.
Kviitungipanga abifunktsioonid on suurepärased.
Kui klõpsate iga lehe paremas alanurgas nuppu Abi, kuvatakse sellel mitu seotud teemat või saate sisestada oma küsimuse.
Üldises abikeskuses on lai valik vastuseid ja juhiseid.
Samuti on erinevaid videopõhiseid koolituskursusi.
Kviitungipank ei tee kõike oodatud viisil.
Ettevõtted, kellel on tugev "Me teeme seda niimoodi!" mõtteviisi võivad mõned asjad takistada, näiteks selle tasane ja aeg-ajalt segane heakskiidu hierarhia.
Lisaks võivad sellised veidrused nagu võimetus ilma kviitungita kulusid luua või probleemse kulu parandamiseks tagastada, muuta asja vajalikust ebamugavamaks.
Vastasel juhul on see tipptasemel süsteemide lähedal, näiteks meie Redaktorite valikut võitnud tööriistad Sertifitseerivad ja Rydoo.
Alumine rida
Kviitungipank lihtsustab kulude jälgimise protsessi minimeerides andmete sisestamist, ehkki mõnel kliendil võib selle protsessidega harjumiseks vaja minna aega.
