Igasugune tarkvara, mida kavatsetakse programmis mängida kulude aruandluse ruum peab teenima kahte kasutajaskonda: administraatoreid ja raamatupidajaid, kes haldavad ettevõtte raha, ja töötajaid, kes soovivad saada raha ettevõtte nimel välja pandud raha eest.
Ideaalis on mõlemad kasutajatüübid õnnelikud, kuid konfliktide korral võidavad tavaliselt administraatorid.
Lõppude lõpuks on nad tarkvara valivad inimesed.
See on pikaajaline viis öelda, et ExpensePoint (mis algab 7,50 dollarist kuus) võib panna oaletid vingerdama nagu õnnelik kutsikas, kellel kõht hõõrutakse.
Kasutaja vaatenurgast, mis tähendab neid õnnetuid sõjasõdalasi, kes üritavad oma erinevaid õhtusöögi kviitungeid kokku kraapida ja OCR-protsessi läbi viia, pole ExpensePoint kõige sõbralikum rakendus, mida selles kokkuvõttes nägime.
See hoiab seda meie Editors 'Choice võitjate Certify ja Rydoo taga.
Mõistlik hinnakujundus
ExpensePoint annab teile palju pauku.
See maksab 7,50 dollarit kasutaja kohta kuus ja lisafunktsioonide jaoks pole vaja keerulisi tellimustasemeid.
Kõik tellimused võimaldavad teil saada kviitungeid ja muid kulutusi nii mobiilirakenduse, krediitkaardi importimise ja skannitud piltide kui ka täieliku kinnitamise töövoo (kasutaja, kinnitaja ja administraator) abil.
15-päevase tasuta prooviperioodi abil on sellega lihtne katsetada; see juhatab teid hõlpsasti jälgitavate õpetustega läbi põhifunktsioonid.
Kui olete rohkem kaasatud, oodake siiski ettevõttelt rohkem üks-üks-üks suhtlemist.
Kuigi rakendus on mõeldud universaalseks, kohandavad ExpensePointi töötajad iga kliendi pearaamatu koode ja kategooriaid ning ka administraatori koolitusega kliente; see muudab selle väga sarnaseks ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) rakendustega, kus müügijärgsed lisaväärtusteenused võivad osutuda nõudeks, mis võib suurendada teie kogu omandikulu.
Andmesisestus, vana kooli stiil
Nagu enamiku selles ümarduses olevate rakenduste puhul, on teil kviitungite ExpensePointi saamiseks mitu võimalust, alustades mobiilirakendusest, veebibrauseri liidesest ja ettevõtte krediitkaardi andmevoogust.
ExpensePointil on ka Windowsi töölauarakendus, millele saate juurde pääseda võrguühenduseta (näiteks lennukireisil) ja seejärel sünkroonida andmed hiljem pilvega.
Ja ExpensePoint võimaldab teil isegi kviitungeid faksida, kasutades selleks spetsiaalset vöötkoodiga varustatud kaanelehte.
See on suurepärane funktsionaalsus, kuigi selle liidest oli mõnevõrra raske hallata, isegi rohkem kui Expensify (Visit Site at Expensify), millel on omad probleemid.
Erinevalt enamikust konkurentidest säästke ExpensePath (külastage saiti ExpensePathis) , Ei kasuta ExpensePoint kviitungite lugemiseks optilist märgituvastust (OCR).
Selle asemel kasutab see funktsiooni nimega Kviitungi lugeja, mis kasutab reaalset inimtunnustust - teisisõnu edastatakse kviitungil müüja, kuupäev ja kogusumma, reaalsed inimesed loevad need ja asustatakse seejärel vastavatele väljadele.
Üllatuslikult ei võta see palju kauem aega kui mõned tooted, mis kasutavad OCR-i nagu Certify, kuigi protsess võib tunduda veidi kohmakas ja potentsiaalselt invasiivne.
Kui teile on teatatud, et teie kviitung on läbi loetud, määrate selle aruandele ja täidate kõik muud vajalikud väljad, mis võivad sisaldada GL-koodi - projekti, mis võib segadust juhtida kas kliendile või toimingule.
Sealt saate aruande esitada.
Seal on asju, mis mulle ExpensePointi juures väga meeldivad, piisavalt, et need muudavad lahenduse kindlasti tähelepanelikuks.
Näiteks läbisõidukulu loomisel võite sisestada algus- ja lõpp-aadressi.
ExpensePoint arvutab läbisõidu Google Mapsi põhjal, kuvades dokumentidena kaardipildi.
See võib rakendada miili kohta erinevaid kulusid (kuna Prantsusmaal maksab gaas rohkem kui USA-s).
Samuti teeb see väga head tööd, kui mäletate varasemate kulude jaoks kasutatud seadeid, nii et te ei pea tarkvarale uuesti ütlema, et Marriott tuleks liigitada hotellireiside alla.
Kulusid saab seostada projekti või kliendiga.
Toateenindustasu väljamaksmiseks saate hotelli kuludest jagada ka kulud.
Ja tavapärasest lihtsam on kulukviitungid mobiilirakenduse abil korporatiivsetelt krediitkaartidelt tõmmatud teabega kokku sobitada.
Lisaks saavad heakskiitjad kas töölaua- või mobiiliklientide kulude aruandele sisse logida, ilma et peaksid veebisaidile minema.
Kui ülemus on teel, võib see hüvitamist kiirendada.
Juhtpaneel näitab ootel kulude aruandeid ning kulutustrende kuude ja kategooriate kaupa.
Administraator saab valida, millised tõeliselt kasulikud õppevideod kuvatakse kasutaja juhtpaneelil, mis võib minimeerida kulutamise aega, näiteks kulude jaotamiseks.
Kõik, mida raamatupidamisprofessionaalid tahavad - peaaegu
Kui teised rakendused pakuvad teatud määral kontrolli summa üle, mida töötaja saab autorendiks kulutada [e.g., Zoho Expense (Visit Site at Zoho Expense) lets you set a limit of $1,000], ExpensePoint läheb palju kaugemale.
Igal kategoorial võib olla seotud ainulaadsed välja sildid (näiteks nõutakse projekti nime või osalejate nimekirja); see võib tuvastada ka eelnevalt kinnitatud müüjaid (sundides töötajat selgitama, miks ta Hertzi asemel Sixt valis) või piirata, millised töötajate rühmad võivad sellise kulu võtta (miks koristaja rendib autot?).
Nagu kõigi teiste rakenduste puhul, võib ka väljad märkida kohustuslikuks, nii et kuludeklaratsiooni ei saa esitada, kui need pole täidetud.
Ka maksetüüpides on palju üksikasjalikkust: ettevõtte krediitkaardid (ettevõte maksab arve või töötaja maksab ja hüvitatakse), töötaja makstakse, töötaja peab ettevõttele hüvitama, makse sularaha ettemaksena või päevaraha.
ExpensePoint on üliteadlik ka rahvusvahelistest küsimustest, nagu piirkondlikud maksustruktuurid ja valuutavahetus.
Turvakontrolli on rohkem kui teistes rakendustes, näiteks võimalus sundida parooli iga "n" päeva tagant vahetama või keelata parooli uuesti kasutamine.
Kogu läbi vaadatud kuluaruande haldustarkvara saab andmeid CSV-faili salvestada või eksportida, kuid on raske ette kujutada võimsamat viisi andmete eksportimise kohandamiseks kui see, kuidas ExpensePoint seda teeb.
Näiteks saate iga loodud malli puhul käskida ExpensePointil väljad ümber nimetada või juhtida andmete esitamise järjekorda, mis kõik muudavad teie valitud raamatupidamissüsteemi importimise lihtsamaks.
ExpensePointil pole Intuit QuickBooks'i ega mõne muu tavapärase raamatupidamisprogrammiga standardset integreerimist.
Selle asemel kasutab ettevõte automaatikahaldurit, mis suudab andmete eksportimist ettevõtte raamatupidamissüsteemidesse automatiseerida, mis on peaaegu sama hea.
Ja isegi ilma spetsiaalse integreerimissillata saate töötajatele tarkvara kaudu hüvitist maksta Automatiseeritud arvelduskoda (ACH) pakettprotsessor, mis saadab raha ettevõtte kontolt ja hoiab selle töötaja kontol (ExpensePointi andmetel tavaliselt kolme päeva jooksul).
Siiski, ehkki see tähendab, et tagasimaksed toimuvad kiiresti, jätab see teie raamatupidamises osalevatele inimestele andmete käsitsi importimise.
Sellegipoolest võite andestada need nõrkused, kui uurite ExpensePointi sisse ehitatud 30-kummalist kohandatavat aruannet koos graafikute ja filtritega, alates heakskiidu vananemisaruandest kuni krediitkaardimaksete analüüsini.
Nad on üsna muljetavaldavad.
ExpensePoint on loodud peamiselt raamatupidamisosakonna jaoks ja kuigi seda on meie viimasest ülevaatamisest saadik muudetud, et muuta see lõppkasutajatele sõbralikumaks, võib see siiski veidi hirmutav olla.
Selles on hämmastavalt palju teavet neile, kes vajavad kulude jälgimist, üksikasjaliku kohandamise ja kategooriate kaupa juhtimise ning analüüsiaruannete vahel, kuid ExpensePoint ei maksa siiski rohkem kui selle põhifunktsiooniga konkurendid.
See on inimese iseloomu äratundmise protsess, mis on huvitav, kui natuke ebamugav; kui see on tasandatud ja liides on igapäevaste kasutajate jaoks lihtsam, on see tõsine kandidaat konkureerida Redaktorite valiku tööriistadega Certify ja Expensify.
Alumine rida
ExpensePoint on kindlasti üles ehitatud raamatupidajat silmas pidades, mitte kui kasutaja üritab kulude teavet kiiresti hõivata.
Kuid seda rõhku jagavatele organisatsioonidele pakub see rakendus suurepärast aruandlust ja üksikasjalikku poliitika haldamist
