Mis puutub dokumendihaldussüsteemidesse, siis on DocuWare Cloudi juba pikka aega peetud ruumis tugevaks võistlejaks, alates Microsoft Windows 3.0 päevast, mil dokumendihaldusest sai asja.
Kuni nelja kasutajaga ja 20 GB salvestusruumiga väikeettevõtte jaoks mõeldud eksemplari hind on DocuWare Cloudi hind 300 dollarit kuus.
Platvormil on tugev ettevõtte funktsioonide komplekt, sealhulgas suurepärane dokumentide importimine ja vormide käsitsemise võimalused.
Ehkki tööstuse veteran, puudub sellel meie Editors 'Choice võitjate Ascensio System OnlyOffice'i ja Microsoft SharePoint Online'i integreerimis- ja jagamisfunktsioon, kuid see on kindel pakkumine, mida tasub siiski kaaluda.
Põhitõed
Sarnaselt Adobe Document Cloud Standardile (12,99 kuus kuus Adobe juures) kuulub DocuWare Cloud ettevõtte kategooriasse, et varuda kellade ja viledega dokumendihaldussüsteeme.
Kuid see varjab joont oma kasutajaliidesega (UI), andes kasutajatele tööriistad, mida nad vajavad ühiste ülesannete täitmiseks, samal ajal lisatarbijate või administraatorite jaoks täpsemad võimalused.
Peamine vaade, mida enamik kasutajaid DocuWare Cloudi abil näevad, on jagatud kaheks põhivaadeks.
Vasakul asuval navigeerimispaanil on juurdepääs postkastile, dokumendiotsing, teile saadaolevad loendid ja ülesanded.
Paremal küljel on lisavõimalused, mis pakuvad dokumendivaaturit koos märkuste tööriistadega.
Dokumendi valimisel annab vasakpoolne paan ka võimaluse redigeerida indeksivälju kas käsitsi või klõpsates dokumendis oleval tekstil ja asustades registrivälja automaatselt.
Loendid on esmane kasutajatele nähtav dokumendikonteiner, mille on määranud admin.
Loendivaade pakub kasutajatele kasulikku võimalust luua otsetee otse loendisse, ilma et peaks URL-i lahti mõtestama.
Loendid mitte ainult ei näita selles konteineris saadaolevaid dokumente, vaid võimaldavad teil vaadata, eksportida ja jagada nende dokumentide indeksivälju CSV-faili kujul.
Vasakpoolne navigeerimispaan pakub paar huvitavat valikut dokumentide omavahel linkimiseks: klammerdamine ja klamber.
Mõlemad klambrid ja klambrid ühendavad dokumendid hiljem kasutamiseks ja on pöörduvad.
Põhifunktsioon kehtib ainult PDF-failide kohta ja see ühendab mitu PDF-i üheks PDF-ks või mitmelehelise PDF-dokumendi üheks leheks.
Lõikamine võimaldab linkida mitut tüüpi dokumente, säilitades siiski erinevad dokumendid.
Dokumentide importimine
Dokumentide DocuWare Cloudi viimiseks on mitmeid võimalusi mitmesugustes kasutusjuhtumite stsenaariumides.
Dokumendid saab importida veebikliendi kaudu või installida DocuWare Cloud Scan App, et skannida dokumente otse DocuWare Cloudi.
Teise võimalusena saavad administraatorid konfigureerida kohandatud printeridraivereid, et kasutajad saaksid sujuvamaks muuta mõningaid importimisülesandeid, näiteks indekseerimist ja vormikäsitlust.
Administraatoritel on võimalus konfigureerida ka FTP kaust, nii et dokumendid salvestatakse kohe DocuWare Cloudi konkreetsesse piirkonda, võimaldades mitut stsenaariumi, näiteks hulgiüleslaadimisi, programmilist või ajastatud importimist või integreerimist kolmanda osapoole tarkvaraga.
Teine ala, milles DocuWare Cloud silma paistab, on optiline märkide tuvastamine (OCR).
Enamik dokumendihaldussüsteeme toetab OCR-i, kuid mootori kohandamise võimalus on funktsioon, mida sageli ei nähta.
DocuWare Cloud võimaldab administraatoritel optimeerida OCR-mootorit jõudluse või täpsuse jaoks, lähtudes ettevõtte praegustest vajadustest.
OCR-mootorit saab õpetada, täpselt nagu õigekirjakontrolli sõnastikku, üles laadida üles loendeid sõnadest, mida teie ettevõttes võib OCR-protsessi optimeerimiseks tavaliselt kasutada.
Vormide käitlemine
DocuWare Cloud teeb suurepärast tööd, võimaldades elektroonilisi vorme kas sisekasutuseks või kliendile suunatud stsenaariumide jaoks.
Protsess algab sellega, et administraator loob vormimalli, kasutades vormidisaineri tööriistu.
DocuWare Cloudis on kaks vormitüüpi.
Veebivormid on üsna lihtsad, kuna lõpptoode näeb välja administraatori kujundatud malli.
Ühendatud vormid võtavad seevastu vormimalli kaudu kogutud andmed ja seejärel kattuvad need andmed olemasoleva dokumendiga administraatori eelistuste põhjal.
Mõlemat vormitüüpi kasutatakse ka indeksiväljade täitmiseks ning neid saab kasutada ka muude andmetega seotud ülesannete ja integreerimiste jaoks.
DocuWare Cloud vormide kujundaja abil saate lohistada mitmesuguseid elemente vormile ja paigutada need kiiresti soovitud kohta.
Võite väljad sildistada ja vajadusel märkida ning saate juhised kiiresti ka sinna lisada, kuhu vajate.
Vormide ühendamine nõuab väljundmalli üleslaadimist, vormimalli väljade integreerimist väljundmalli ja iga välja jaoks konfigureeritavaid põhivorminguid.
Mõlemad vormitüübid viivad lõppkokkuvõttes äsja asustatud vormi teie valitud dokumendipoodi, samuti täidetakse registriväljad vormiandmete või staatiliste väärtustega.
Lõpuks saate selle protsessi käigus õigused konfigureerida, lastes üksikutel kasutajatel vormi hallata või kasutada.
Samuti on teil võimalus vormid avalikustada, lastes välistel kasutajatel vorme täita ja esitada.
Haldusfunktsioonid
Ettevõtte administraatorid saavad olema DocuWare Cloudi turvalisuse võimalused.
Lube saab konfigureerida mitmel tasandil, kuid sarnaselt Dokmeele on need kõige levinumad failikappides.
Need võivad sisaldada mitut dialoogi, mis on elemendid, mis võimaldavad kasutajatel dokumentidele juurde pääseda või neid salvestada.
Loendidialoogid on päringupõhised dokumendikogud, mis on konfigureeritud graafilise redaktori või SQL-i lause abil.
Poe dialooge kasutatakse dokumendihoidlasse paigutamisel kasutatavate registriväljade tuvastamiseks, tulemuste loendi dialoogides aga dokumendiloendi vaate ja registriväljade redigeerimise vormide jaoks kasutatavad väljad.
Lõpuks kasutatakse kaustadialooge dokumendi salvestamiseks ja navigeerimiseks kasutatava kaustastruktuuri tuvastamiseks.
Kaustastruktuur on üles ehitatud, paigutades indeksiväljad või staatilised väärtused erinevatele kaustatasanditele, et hierarhia oma maitse järgi üles ehitada.
Administraatoritele, kes soovivad oma kasutajate elu lihtsustada, pakub DocuWare Cloud ka natuke abi.
Kaks näidet on indeksivälja valikute jõustamine ja äriprotsesside automatiseerimine.
Erinevate dokumenditüüpide väljad saab konfigureerida kasutama väärtuste loendeid otsingu ja valideerimise eesmärgil kas staatilisest loendist, loendist, mis on loodud DocuWare Cloudi andmetest, või isegi välise andmeallika väärtustest.
Dokumendisuhteid saab määratleda kas ühe kabineti sees või kahe kabineti vahel, võrreldes võtmevälju.
Mõelge kulule
DocuWare Cloudi üks miinus on selle mõnevõrra udune hinnakujundus.
Erinevalt enamikust konkurentidest peate täpse hinnakujunduse saamiseks pöörduma ettevõtte poole, sest DocuWare Cloudi hind on pigem eksemplari suurus kui kasutaja kohta.
Nagu varem mainitud, kulutab väikeettevõtte jaoks mõeldud kuni nelja kasutajaga ja 20 GB salvestusruumiga DocuWare Cloudi eksemplar 300 dollarit kuus.
Suurem eksemplar, mis toetab 40 kasutajat ja 100 GB salvestusruumi, maksab lähemal 1500 dollarile kuus.
Sõltumata teie kasutajate ja salvestusvajadustest peate võtma ühendust DocuWare Cloudi müügimeeskonnaga, et arutada oma ärinõudeid ja seda, kuidas need teie kuumäära mõjutavad.
Tervikuna pakub DocuWare Cloud piisavalt funktsioone, et muuta see dokumendihalduse ruumis ahvatlevaks võimaluseks.
Elektrooniliste vormide ümbritsevad võimalused on eriti kasulikud paljudele ettevõtetele ning mitmed haldusfunktsioonid on samuti veenvad.
Ehkki integreerumise ja kasutusmugavuse osas jääb see meie Editors 'Choices Ascensio System OnlyOffice'ist ja Microsoft SharePoint Online'ist veidi maha, pole see siiski kuigi palju.
Seetõttu jääb DocuWare Cloud dokumendihalduse võimaluseks, mida tasub uurida.
Alumine rida
DocuWare Cloud on kindel dokumendihaldussüsteem, millel on tugevad põhifunktsioonid.
Sellel puuduvad siiski mõned funktsioonid, mille oleme leidnud konkureerivatest lahendustest.
