Dokmee von Office Gemini hat sicherlich nicht die Markenbekanntheit von Microsoft SharePoint Online oder Adobe Document Cloud Standard.
Es ist jedoch selten ideal, ein Produkt nur nach seinem Markennamen zu beurteilen.
Dokmee richtet sich in erster Linie an kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) und bietet wichtige Funktionen für die Dokumentenverwaltung, ohne so komplex zu werden, dass Benutzer nicht von dem Tool profitieren können.
Obwohl es mit attraktiven Funktionen ausgestattet ist, übertrifft es unsere beiden Gewinner der Editors 'Choice, Ascensio System OnlyOffice und Microsoft SharePoint Online, in der Kategorie Dokumentenverwaltung nicht.
Installieren Sie Optionen und Preise
In Bezug darauf, wo Dokmee installiert und verwendet werden kann, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.
Es müssen jedoch erhebliche Überlegungen angestellt werden, wie sich dies auf die Verfügbarkeit und Preisgestaltung von Funktionen auswirkt.
Die Einstiegslösung Dokmee Desktop ist für einen einzelnen Benutzer gedacht und bietet grundlegende Funktionen wie Dateiindizierung, Notizen, Metadatenverfolgung über Schlüsselfelder und einige Scanfunktionen.
Dokmee Desktop kann für eine Pauschale von 249 US-Dollar von der Firma gekauft werden.
Für Unternehmen, die den Einrichtungsprozess minimieren möchten, bietet Dokmee Cloud Preise basierend auf den Speicheranforderungen (von 29 USD pro Monat oder 313 USD pro Jahr für 10 Gigabyte (GB) bis zu 99 USD pro Monat oder 1.069 USD pro Jahr für 100 GB).
.
Die Dokmee Cloud-Lizenz unterstützt einen einzelnen Benutzer.
Durch zusätzliche Sitzplätze erhalten Sie 15 USD pro Monat oder 162 USD pro Jahr zurück.
Dies kann sich schnell summieren, wenn Sie nicht vorsichtig sind, da der 10-GB-Dienst (313 USD pro Jahr) und vier zusätzliche Benutzer (162 USD pro Jahr mal 4) Ihnen jährlich 961 USD zurückzahlen.
Dieses Preisniveau ist angesichts des Einstiegsniveaus von Microsoft schwer zu schlucken Der SharePoint Online-Plan (5,00 USD pro Benutzer und Monat bei Microsoft365 for Business) für dieselben fünf Benutzer würde 300 USD pro Jahr (5 USD pro Benutzer und Monat) kosten und 1 Terabyte (TB) Speicherplatz pro Benutzer bieten.
Die lokalen Optionen von Dokmee, Dokmee Professional und Enterprise, sind traditionellere, serverbasierte Anwendungen, mit denen mehrere Benutzer Dokumente verwalten und verfolgen können.
Der größte Vorteil der Auswahl einer der lokalen Dokmee-Lösungen besteht darin, dass Sie mehrere Aktenschränke verwenden können.
Diese Funktion bietet eine zusätzliche Verwaltungsebene für Sicherheits-, Speicher- und Suchfunktionen.
Diese zusätzliche Flexibilität ist mit den zusätzlichen Kosten verbunden, die für die Durchführung von Installations- und Serververwaltungsaufgaben anfallen, einschließlich der Voraussetzungen wie Microsoft SQL Server und Internetinformationsdienste.
Die Dokmee Professional Edition bietet einen ähnlichen Funktionsumfang wie Dokmee Cloud.
Sie bietet Zugriff auf das Software Development Kit (SDK) und die Möglichkeit, Dokumente mit Metadaten (im XML-Format) zu importieren und zu exportieren, verliert jedoch beim Bearbeiten von Dokumenten die Versionskontrolle.
Dokmee Enterprise bietet zusätzlich zu Aktenschränken, automatischen Sicherungen und der Integration mit die Möglichkeit, die Sicherheit auf Datei- und Ordnerebene zu verwalten Microsoft Active Directory (AD) und automatische optische Zeichenerkennung (OCR) für gescannte Dokumente.
Dokmee Professional und Enterprise bieten auch Funktionen wie ein schreibgeschütztes Portal und den automatischen Dateiimport mit Dokmee Sync.
Diese Funktionen sind jedoch zusätzliche Module, die separat erworben werden müssen.
Selbst Funktionen, die wir als zentrale Funktionen für die Dokumentenverwaltung betrachten, wie z.
B.
Workflow und Dateispeicherung, sind mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Die meisten Dokmee-Module kosten 1.500 US-Dollar, obwohl der Workflow mit 3.700 US-Dollar etwas steiler ist.
Die Preise für Dokmee Professional liegen in der Nähe von 1.500 US-Dollar pro Server, während Dokmee Enterprise Sie näher an 4.500 US-Dollar bringt.
In beiden Fällen müssen Sie auch Benutzerlizenzen erwerben, die 800 US-Dollar pro gleichzeitigem Benutzer kosten und mit zunehmender Benutzerbasis abnehmen.
Es ist wichtig zu beachten, dass dies einmalige Kosten sind, was bedeutet, dass Sie keine monatliche oder jährliche Gebühr für die Nutzung zahlen müssen.
Wartung und Support (dh Telefon, E-Mail und Zugriff auf Software-Updates) nach dem ersten Jahr kosten Sie jedoch zusätzlich 20 Prozent Ihres anfänglichen Lizenzkaufs pro Jahr.
Dokmee bietet auch eine private Cloud-Lösung ab 250 US-Dollar pro Monat an, mit der Dokmee Professional oder Enterprise in einer Cloud-basierten Serverinstanz platziert wird, die für die Verwendung in Ihrem Unternehmen vorgesehen ist, während Dokmee für die Verwaltung der Anwendung und des Servers genutzt wird.
Erste Schritte mit Dokmee
Bei der Installation von Dokmee Enterprise müssen Voraussetzungen wie die Installation von Microsoft SQL Server (die kostenlose Express Edition ist ausreichend) und die Rolle der Internetinformationsdienste festgelegt werden.
Diese Voraussetzungen sind im Dokmee-Installationshandbuch klar beschrieben.
Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind und das Dokmee-Installationsprogramm ausgeführt wurde, kann die Dokmee-Server-App initialisiert werden.
Mit der Dokmee-Server-App können Sie Ihre Lizenzinformationen eingeben, App-Einstellungen wie SQL Server- oder AD-Anmeldeinformationen konfigurieren und den Speicherort des Datei-Repositorys verwalten.
Dokmee-Aufgaben wie das Erstellen von Aktenschränken, das Bearbeiten von Indexfeldern und das Verwalten der Sicherheit werden auch in der Dokmee-Server-App ausgeführt.
Ein Dokumentverwaltungstool, das nicht über eine grundlegende Datei- und Ordnerstruktur hinausgeht, ist es nicht wert, Ihre Zeit damit zu verbringen, und Dokmee bietet einige Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern.
Dokmee kann so konfiguriert werden, dass vorhandene Ordner auf neue Dokumente überwacht werden, die dann zur Verwaltung automatisch in ein Dokmee-Archiv importiert werden können.
Damit dieser automatische Upload funktioniert, muss eine 1: 1-Beziehung zwischen einem Dateiordner und einem Dokmee-Ordner erstellt und ein Zeitplan konfiguriert werden.
Leider ist dies ungefähr der Umfang der Funktionalität, da Sie keine Kontrolle darüber haben, welche Dateitypen durch die Funktion aufgenommen werden, obwohl Sie OCR für importierte Dateien aktivieren können.
Die Aufbewahrung von Dateien ist eine wichtige Funktion für Unternehmen, die sich mit der Einhaltung gesetzlicher oder gesetzlicher Bestimmungen befassen, wie z.
B.
der Sarbanes-Oxley Act, und Dokmee unterstützt diese Funktion durch eines seiner Add-On-Module.
Die Aufbewahrung von Dateien kann pro Archiv konfiguriert werden, und Sie können den Aufbewahrungszeitraum sowie das Indexfeld definieren, aus dem der Aufbewahrungszeitraum berechnet wird.
Entsorgungsoptionen sind ebenfalls konfigurierbar.
Sie können also auswählen, wie abgelaufene Dateien behandelt werden sollen, ob sie verschoben oder exportiert werden und ob sie an eine abgelaufene Dateiwarteschlange gesendet oder sogar dauerhaft gelöscht werden.
Benachrichtigungsoptionen können ebenfalls konfiguriert werden, sodass Administratoren eine erweiterte Benachrichtigung erhalten, dass bestimmte Dateien ablaufen.
Workflows sind ein wichtiges Werkzeug für Dokumentenverwaltungssysteme, da sie dazu beitragen können, die Prozesse zu erzwingen und zu optimieren, die Ihr Unternehmen zum Laufen bringen.
Ein System, das Entscheidungen auf der Grundlage von Dokumentmetadaten treffen kann, anstatt dass ein Benutzer diese Aktionen ausführen muss, macht Ihr Unternehmen effizienter, minimiert menschliche Fehler und ermöglicht es Ihnen, diese Prozesse auszuführen, wenn Benutzer nicht verfügbar sind.
Selbstverständlich ist eine gewisse Montage erforderlich, um einen Workflow zu erstellen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht (bei großen, mehrstufigen Prozessen, die eine komplexere Konfiguration erfordern).
Einfache Workflows umfassen einige if / then-Anweisungen, gefolgt von einer auszuführenden Aktion, z.
B.
das Verschieben des Dokuments an einen anderen Ort, das Senden einer E-Mail, das Durchführen einer Aktualisierung eines Indexfelds oder das Stoppen des Workflows im Dokument.
Eine tragfähige On-Premises-Option für KMUs
Es ist schwierig, Dokmee gegenüber Microsoft SharePoint Online oder Ascensio System OnlyOffice zu empfehlen, da es weder hinsichtlich des Preises noch der Funktionen vergleichbar ist.
Wo Dokmee wahrscheinlich Ihre Anforderungen erfüllen kann, befindet sich eine lokale Situation für ein KMU, das zögert, sich für eine Cloud-basierte Lösung zu entscheiden.
Dokmee Professional und Enterprise benötigen für die Erstinstallation und -konfiguration einige praktische Übungen von einem Administrator.
Als Plattform ist Dokmee jedoch für Endbenutzer einfach genug, um die täglichen Aufgaben zu verwalten.
Vorteile
Die Installation vor Ort bietet zusätzliche Kontrolle.
Das Cloud-Angebot bietet eine einfache Einrichtung.
Mit Aktenschränken können Sie Dateien sowohl für Speicher- als auch für Berechtigungszwecke trennen.
Das Fazit
Dokmee bietet die meisten Funktionen, die Sie von einem Dokumentenverwaltungssystem erwarten würden, hat jedoch Schwierigkeiten, sich positiv mit Lösungen wie Microsoft SharePoint Online, das zusätzliche innovative Funktionen bietet, oder Ascensio System OnlyOffice mit seiner aggressiven Preisstruktur zu vergleichen.
Dokmee von Office Gemini hat sicherlich nicht die Markenbekanntheit von Microsoft SharePoint Online oder Adobe Document Cloud Standard.
Es ist jedoch selten ideal, ein Produkt nur nach seinem Markennamen zu beurteilen.
Dokmee richtet sich in erster Linie an kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) und bietet wichtige Funktionen für die Dokumentenverwaltung, ohne so komplex zu werden, dass Benutzer nicht von dem Tool profitieren können.
Obwohl es mit attraktiven Funktionen ausgestattet ist, übertrifft es unsere beiden Gewinner der Editors 'Choice, Ascensio System OnlyOffice und Microsoft SharePoint Online, in der Kategorie Dokumentenverwaltung nicht.
Installieren Sie Optionen und Preise
In Bezug darauf, wo Dokmee installiert und verwendet werden kann, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.
Es müssen jedoch erhebliche Überlegungen angestellt werden, wie sich dies auf die Verfügbarkeit und Preisgestaltung von Funktionen auswirkt.
Die Einstiegslösung Dokmee Desktop ist für einen einzelnen Benutzer gedacht und bietet grundlegende Funktionen wie Dateiindizierung, Notizen, Metadatenverfolgung über Schlüsselfelder und einige Scanfunktionen.
Dokmee Desktop kann für eine Pauschale von 249 US-Dollar von der Firma gekauft werden.
Für Unternehmen, die den Einrichtungsprozess minimieren möchten, bietet Dokmee Cloud Preise basierend auf den Speicheranforderungen (von 29 USD pro Monat oder 313 USD pro Jahr für 10 Gigabyte (GB) bis zu 99 USD pro Monat oder 1.069 USD pro Jahr für 100 GB).
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Die Dokmee Cloud-Lizenz unterstützt einen einzelnen Benutzer.
Durch zusätzliche Sitzplätze erhalten Sie 15 USD pro Monat oder 162 USD pro Jahr zurück.
Dies kann sich schnell summieren, wenn Sie nicht vorsichtig sind, da der 10-GB-Dienst (313 USD pro Jahr) und vier zusätzliche Benutzer (162 USD pro Jahr mal 4) Ihnen jährlich 961 USD zurückzahlen.
Dieses Preisniveau ist angesichts des Einstiegsniveaus von Microsoft schwer zu schlucken Der SharePoint Online-Plan (5,00 USD pro Benutzer und Monat bei Microsoft365 for Business) für dieselben fünf Benutzer würde 300 USD pro Jahr (5 USD pro Benutzer und Monat) kosten und 1 Terabyte (TB) Speicherplatz pro Benutzer bieten.
Die lokalen Optionen von Dokmee, Dokmee Professional und Enterprise, sind traditionellere, serverbasierte Anwendungen, mit denen mehrere Benutzer Dokumente verwalten und verfolgen können.
Der größte Vorteil der Auswahl einer der lokalen Dokmee-Lösungen besteht darin, dass Sie mehrere Aktenschränke verwenden können.
Diese Funktion bietet eine zusätzliche Verwaltungsebene für Sicherheits-, Speicher- und Suchfunktionen.
Diese zusätzliche Flexibilität ist mit den zusätzlichen Kosten verbunden, die für die Durchführung von Installations- und Serververwaltungsaufgaben anfallen, einschließlich der Voraussetzungen wie Microsoft SQL Server und Internetinformationsdienste.
Die Dokmee Professional Edition bietet einen ähnlichen Funktionsumfang wie Dokmee Cloud.
Sie bietet Zugriff auf das Software Development Kit (SDK) und die Möglichkeit, Dokumente mit Metadaten (im XML-Format) zu importieren und zu exportieren, verliert jedoch beim Bearbeiten von Dokumenten die Versionskontrolle.
Dokmee Enterprise bietet zusätzlich zu Aktenschränken, automatischen Sicherungen und der Integration mit die Möglichkeit, die Sicherheit auf Datei- und Ordnerebene zu verwalten Microsoft Active Directory (AD) und automatische optische Zeichenerkennung (OCR) für gescannte Dokumente.
Dokmee Professional und Enterprise bieten auch Funktionen wie ein schreibgeschütztes Portal und den automatischen Dateiimport mit Dokmee Sync.
Diese Funktionen sind jedoch zusätzliche Module, die separat erworben werden müssen.
Selbst Funktionen, die wir als zentrale Funktionen für die Dokumentenverwaltung betrachten, wie z.
B.
Workflow und Dateispeicherung, sind mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Die meisten Dokmee-Module kosten 1.500 US-Dollar, obwohl der Workflow mit 3.700 US-Dollar etwas steiler ist.
Die Preise für Dokmee Professional liegen in der Nähe von 1.500 US-Dollar pro Server, während Dokmee Enterprise Sie näher an 4.500 US-Dollar bringt.
In beiden Fällen müssen Sie auch Benutzerlizenzen erwerben, die 800 US-Dollar pro gleichzeitigem Benutzer kosten und mit zunehmender Benutzerbasis abnehmen.
Es ist wichtig zu beachten, dass dies einmalige Kosten sind, was bedeutet, dass Sie keine monatliche oder jährliche Gebühr für die Nutzung zahlen müssen.
Wartung und Support (dh Telefon, E-Mail und Zugriff auf Software-Updates) nach dem ersten Jahr kosten Sie jedoch zusätzlich 20 Prozent Ihres anfänglichen Lizenzkaufs pro Jahr.
Dokmee bietet auch eine private Cloud-Lösung ab 250 US-Dollar pro Monat an, mit der Dokmee Professional oder Enterprise in einer Cloud-basierten Serverinstanz platziert wird, die für die Verwendung in Ihrem Unternehmen vorgesehen ist, während Dokmee für die Verwaltung der Anwendung und des Servers genutzt wird.
Erste Schritte mit Dokmee
Bei der Installation von Dokmee Enterprise müssen Voraussetzungen wie die Installation von Microsoft SQL Server (die kostenlose Express Edition ist ausreichend) und die Rolle der Internetinformationsdienste festgelegt werden.
Diese Voraussetzungen sind im Dokmee-Installationshandbuch klar beschrieben.
Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind und das Dokmee-Installationsprogramm ausgeführt wurde, kann die Dokmee-Server-App initialisiert werden.
Mit der Dokmee-Server-App können Sie Ihre Lizenzinformationen eingeben, App-Einstellungen wie SQL Server- oder AD-Anmeldeinformationen konfigurieren und den Speicherort des Datei-Repositorys verwalten.
Dokmee-Aufgaben wie das Erstellen von Aktenschränken, das Bearbeiten von Indexfeldern und das Verwalten der Sicherheit werden auch in der Dokmee-Server-App ausgeführt.
Ein Dokumentverwaltungstool, das nicht über eine grundlegende Datei- und Ordnerstruktur hinausgeht, ist es nicht wert, Ihre Zeit damit zu verbringen, und Dokmee bietet einige Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern.
Dokmee kann so konfiguriert werden, dass vorhandene Ordner auf neue Dokumente überwacht werden, die dann zur Verwaltung automatisch in ein Dokmee-Archiv importiert werden können.
Damit dieser automatische Upload funktioniert, muss eine 1: 1-Beziehung zwischen einem Dateiordner und einem Dokmee-Ordner erstellt und ein Zeitplan konfiguriert werden.
Leider ist dies ungefähr der Umfang der Funktionalität, da Sie keine Kontrolle darüber haben, welche Dateitypen durch die Funktion aufgenommen werden, obwohl Sie OCR für importierte Dateien aktivieren können.
Die Aufbewahrung von Dateien ist eine wichtige Funktion für Unternehmen, die sich mit der Einhaltung gesetzlicher oder gesetzlicher Bestimmungen befassen, wie z.
B.
der Sarbanes-Oxley Act, und Dokmee unterstützt diese Funktion durch eines seiner Add-On-Module.
Die Aufbewahrung von Dateien kann pro Archiv konfiguriert werden, und Sie können den Aufbewahrungszeitraum sowie das Indexfeld definieren, aus dem der Aufbewahrungszeitraum berechnet wird.
Entsorgungsoptionen sind ebenfalls konfigurierbar.
Sie können also auswählen, wie abgelaufene Dateien behandelt werden sollen, ob sie verschoben oder exportiert werden und ob sie an eine abgelaufene Dateiwarteschlange gesendet oder sogar dauerhaft gelöscht werden.
Benachrichtigungsoptionen können ebenfalls konfiguriert werden, sodass Administratoren eine erweiterte Benachrichtigung erhalten, dass bestimmte Dateien ablaufen.
Workflows sind ein wichtiges Werkzeug für Dokumentenverwaltungssysteme, da sie dazu beitragen können, die Prozesse zu erzwingen und zu optimieren, die Ihr Unternehmen zum Laufen bringen.
Ein System, das Entscheidungen auf der Grundlage von Dokumentmetadaten treffen kann, anstatt dass ein Benutzer diese Aktionen ausführen muss, macht Ihr Unternehmen effizienter, minimiert menschliche Fehler und ermöglicht es Ihnen, diese Prozesse auszuführen, wenn Benutzer nicht verfügbar sind.
Selbstverständlich ist eine gewisse Montage erforderlich, um einen Workflow zu erstellen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht (bei großen, mehrstufigen Prozessen, die eine komplexere Konfiguration erfordern).
Einfache Workflows umfassen einige if / then-Anweisungen, gefolgt von einer auszuführenden Aktion, z.
B.
das Verschieben des Dokuments an einen anderen Ort, das Senden einer E-Mail, das Durchführen einer Aktualisierung eines Indexfelds oder das Stoppen des Workflows im Dokument.
Eine tragfähige On-Premises-Option für KMUs
Es ist schwierig, Dokmee gegenüber Microsoft SharePoint Online oder Ascensio System OnlyOffice zu empfehlen, da es weder hinsichtlich des Preises noch der Funktionen vergleichbar ist.
Wo Dokmee wahrscheinlich Ihre Anforderungen erfüllen kann, befindet sich eine lokale Situation für ein KMU, das zögert, sich für eine Cloud-basierte Lösung zu entscheiden.
Dokmee Professional und Enterprise benötigen für die Erstinstallation und -konfiguration einige praktische Übungen von einem Administrator.
Als Plattform ist Dokmee jedoch für Endbenutzer einfach genug, um die täglichen Aufgaben zu verwalten.
Vorteile
Die Installation vor Ort bietet zusätzliche Kontrolle.
Das Cloud-Angebot bietet eine einfache Einrichtung.
Mit Aktenschränken können Sie Dateien sowohl für Speicher- als auch für Berechtigungszwecke trennen.
Das Fazit
Dokmee bietet die meisten Funktionen, die Sie von einem Dokumentenverwaltungssystem erwarten würden, hat jedoch Schwierigkeiten, sich positiv mit Lösungen wie Microsoft SharePoint Online, das zusätzliche innovative Funktionen bietet, oder Ascensio System OnlyOffice mit seiner aggressiven Preisstruktur zu vergleichen.
