Airtable es una herramienta de base de datos relacional que también es una herramienta de colaboración en línea.
Antes de que lo descartes como aburrido por la palabra base de datos, Sepa que Airtable es fácil de usar y extremadamente versátil.
Puede usarlo para administrar el trabajo, realizar un seguimiento y organizar inventarios, planificar un evento y mucho más.
Es diferente de otros sistemas de administración de bases de datos más antiguos porque parece una aplicación que cualquiera podría aprender a usar, con un lenguaje simple, esquemas de colores amigables e íconos útiles.
También es extraordinariamente personalizable.
Por su versatilidad y facilidad de uso, es una de las aplicaciones de colaboración elegidas por los editores.
¿Qué es Airtable? ¿Qué puedes hacer con eso?
Airtable es un sistema en línea donde un grupo de colaboradores puede almacenar, compartir y editar información de manera colaborativa.
La información puede ser ideas, inventario, tareas u otra cosa.
Todo esto puede parecer vago, pero es difícil describir la aplicación sin dar ejemplos o hacer comparaciones, así que hagámoslo.
Probablemente ya sepa que puede poner información en una hoja de cálculo en línea, como Google Sheets, e invitar a personas a verla o editarla con usted.
Esa hoja podría contener información muy simple, como una lista de nombres y direcciones.
O podría ser bastante elaborado, como un sistema de contabilidad financiera que se vincula a otras hojas, etc.
Airtable tiene mucho en común con las hojas de cálculo colaborativas en línea, excepto por dos diferencias principales: primero, Airtable le permite administrar bases de datos en lugar de hojas, y sin entrar en muchos detalles sobre cómo las hojas de cálculo difieren de las bases de datos, digamos que las bases de datos son más complejas.
En segundo lugar, Airtable es mucho más fácil de usar, por lo que no es necesario ser un experto en Excel para usarlo.
En esencia, Airtable es un sistema en línea para crear y editar bases de datos entre un grupo de personas.
Una base de datos no es más que un conjunto de cosas agrupadas.
Como ejemplo, podría usar Airtable para administrar el trabajo, como actualizar artículos en un sitio web.
Puede comenzar creando una base de datos que enumere todos los artículos de su sitio que deben actualizarse.
Usted diseña los registros de la base de datos para que contengan campos para el nombre del artículo, su URL, el autor original, la fecha de publicación, la fecha límite para actualizarlo, etc.
Luego, puede invitar a editores y escritores a la base de datos para que se asignen trabajo y tal vez marcar una casilla de verificación en cada registro de la base de datos para indicar cuándo terminaron de actualizar un artículo.
Airtable viene con una útil selección de plantillas, que pueden darle más ideas sobre cómo usarlo.
Por ejemplo, existen plantillas llamadas Calendario de redes sociales, Planificación de bodas, Rastreador de subvenciones para organizaciones sin fines de lucro, Incorporación de empleados, Rastreador de errores, Lanzamiento de productos y muchas otras.
¿Cuánto cuesta Airtable?
Airtable tiene cuatro tipos de planes: Gratis, Pro, Plus y Enterprise.
La compañía ofrece descuentos en estos planes para organizaciones de educación y trabajo sin fines de lucro.
Con un plan Free Airtable, obtienes bases de datos ilimitadas y no hay límites en la cantidad de personas que invitas como colaboradores.
Sin embargo, hay un límite de 1200 registros por base de datos, y obtienes 2GB de espacio de almacenamiento por base de datos, lo cual es bastante generoso si no estás administrando archivos adjuntos importantes.
También está limitado a 2 semanas de historial de revisión e instantáneas, y 100 ejecuciones de automatización por mes.
Las automatizaciones son acciones como enviar notificaciones o crear entradas de calendario, activadas por condiciones.
Puedes pensar en ellos tomando la forma "Cuando ocurra X, haz Y automáticamente".
Cada vez que ocurre una de estas acciones se considera una ejecución.
La cuenta Plus es el siguiente nivel de servicio.
Cuesta $ 12 por persona por mes o $ 120 por persona por año.
Puede tener tantas bases de datos y colaboradores como necesite, y la cantidad de registros por base de datos aumenta a 5,000.
El espacio de almacenamiento aumenta a 5 GB por base de datos y obtienes 6 meses de historial de revisión e instantáneas.
También obtiene 5,000 ejecuciones de automatización por mes.
La cuenta Pro cuesta $ 24 por persona por mes o $ 240 por persona por año.
Con este nivel de servicio, la cantidad de registros por base de datos aumenta a 50.000 y obtiene 20 GB de espacio por base de datos.
Obtiene un año de revisión e historial de instantáneas y 50,000 ejecuciones de automatización por mes.
También viene con soporte prioritario, formularios de marca personalizados, vistas personales y algunas otras características avanzadas.
La última es la cuenta Enterprise, y para este nivel debe comunicarse con la empresa para obtener una cotización.
Este nivel de servicio simplemente expande la mayoría de los límites de la cuenta Pro y agrega controles de administración.
¿Cómo se comparan los precios de Airtable?
En comparación con otras aplicaciones de colaboración, los precios de Airtable son razonablemente competitivos, aunque es difícil comparar Airtable directamente con cualquier otra aplicación.
Smartsheet (a partir de $ 19 por persona por mes), por ejemplo, tiene un enfoque similar a una hoja de cálculo similar a Airtable, pero también puede usarlo como una aplicación de gestión de proyectos completa.
Airtable no está diseñado para eso.
Otra aplicación que comparte algunas similitudes pero que no es, estrictamente hablando, una herramienta de gestión de bases de datos es Monday.com.
Cuesta aproximadamente entre $ 10 y $ 20 por persona por mes, pero con Monday.com, debe pagar las licencias en lotes preestablecidos, por lo que, por ejemplo, si tiene un equipo de 17 personas, debe redondear y pagar 20.
Quick Base, otro sistema de base de datos en línea, ya no publica sus precios, pero antes cobraba tarifas similares a las de Airtable.
Quick Base requiere una cantidad mínima de licencias por cuenta.
Empezando con Airtable
Airtable tiene aplicaciones para macOS, Windows, iPhone, iPad y Android.
El servicio también funciona en la web.
Registrarse para obtener una cuenta requiere poco más que una dirección de correo electrónico y una contraseña.
Una vez que tenga una cuenta, puede comenzar a crear espacios y bases de datos.
Los espacios son donde colocas las bases de datos, por lo que, por ejemplo, puedes crear un espacio para diferentes equipos de tu organización o un espacio para proyectos de trabajo y un espacio para proyectos personales.
Para crear una base de datos, puede comenzar desde una plantilla, crear una base de datos desde cero o importar datos desde otro lugar.
Necesitará un archivo CSV si va a cargar algo, pero otra opción para bases de datos pequeñas es simplemente copiar y pegar el contenido en una ventana que proporciona Airtable.
Probamos esta función usando una base de datos que tenía solo un puñado de columnas pero más de 400 filas, y funcionó sin problemas.
El siguiente paso es personalizar su base de datos.
Cuando lo ve en formato de cuadrícula, ¿debería congelarse cualquier número de filas o columnas? ¿Qué tipo de valores desea en el encabezado de cada columna? Airtable mantiene esta personalización simple con una interfaz de usuario amigable que incorpora muchos íconos.
Nada de eso parece intimidante.
La capacidad de crear y guardar vistas personalizadas en Airtable es otra característica clave y una que respalda aún más la colaboración.
Airtable te ofrece una gran cantidad de herramientas para filtrar y clasificar lo que ves en un momento dado.
Además de la vista de cuadrícula clásica, donde sus datos aparecen casi como una tabla, otras opciones son Calendario, Galería y Kanban.
Kanban no es solo una forma de ver la información de manera diferente.
También es una metodología para organizar la información y hacer el trabajo.
Con Airtable, usted y sus compañeros de equipo pueden crear tableros kanban y administrar su trabajo con ellos.
Puede cambiar fácilmente de la vista Kanban a la vista de cuadrícula cuando sea útil ver las tareas dispuestas de una manera diferente.
La terminología simple y el uso de iconografía facilitan la navegación por Airtable y comienzan a personalizar las vistas de las bases de datos.
Incluso si no tiene un conocimiento extenso sobre cómo usar el software de hoja de cálculo, Airtable todavía se siente muy accesible.
En lugar de escribir fórmulas usando la jerga de Excel, en Airtable se siente más como si le dijeras a la aplicación: "Muéstrame esto, pero no aquello".
Airtable no ofrece vistas de diagrama de Gantt de forma predeterminada, aunque puede obtenerlas instalando una aplicación de Gantt desde Airtable Apps Marketplace; más sobre eso en un momento.
Los diagramas de Gantt son vistas de la línea de tiempo que generalmente muestran la duración de las tareas y las dependencias entre las tareas.
Si necesita vistas de diagrama de Gantt, es posible que esté mejor con una aplicación de gestión de proyectos.
Nuestras mejores opciones en esa categoría son Zoho Projects para pequeñas empresas con un presupuesto limitado, Trabajo en equipo para pequeñas y medianas empresas y LiquidPlanner para grandes organizaciones.
Registros de base de datos
Los registros en Airtable se expanden a la vista completa para mostrar todos sus detalles sin necesidad de recargar la página o abrir una nueva ventana.
Una vez que haya expandido un registro, puede agregarle más detalles, editarlo, etc.
No puede ver todos estos detalles fácilmente desde la vista de cuadrícula.
Por ejemplo, en una base de datos de inventario de equipos agrícolas que posee, la vista de cuadrícula le permite ver fácilmente una lista de todo lo que posee y otros valores importantes que desea ver de un vistazo.
Sin embargo, expanda cualquier registro y podrá ver todos los detalles sobre ese equipo, como un recibo cargado desde la primera vez que lo compró, un enlace a la información del fabricante o la garantía, notas sobre la última vez que realizó el mantenimiento en él.
, Etcétera.
Para cargar archivos adjuntos, ya sean imágenes o documentos, puede arrastrarlos y soltarlos en el registro.
La vista expandida también tiene un lugar para comentarios, donde puede usar los símbolos @ antes de los nombres de las personas para marcar su atención.
Si bien puede vincular un registro a otro en la misma base de datos, no puede vincular a un registro individual que esté almacenado en otra base de datos.
(Sin embargo, existe una solución alternativa si está dispuesto a configurar Airtable Sync).
Tenga en cuenta que la sincronización es unidireccional y que las sincronizaciones automáticas ocurren solo una vez cada cinco minutos.
La colaboración es una parte clave de Airtable, pero también lo es limitar quién puede realizar cambios en su base de datos.
Cuando invita a otros, usted, en el rol de propietario / creador, puede otorgarles uno de los cuatro niveles de permiso.
Primero está el mismo nivel de permiso que tiene, propietario / creador.
Cualquiera en la función de propietario / creador tiene acceso completo a la base de datos, incluida la capacidad de cambiar los niveles de permiso de otras personas y eliminar todo.
El segundo es el editor.
Las personas con acceso de nivel de editor pueden agregar, eliminar y modificar registros, comentar registros y agregar, eliminar y modificar vistas.
Además, pueden acceder a toda la base de datos.
En tercer lugar está el comentarista, o alguien que puede acceder y ver toda la base de datos, pero que solo puede comentar los registros.
No pueden realizar ningún otro cambio.
El último es el acceso de solo lectura.
Cualquiera con este nivel de permiso solo puede ver la base de datos y los registros, pero no puede realizar cambios ni agregar comentarios.
Aquí hay un ...
