Agiloft (que tiene un plan gratuito para hasta 10 usuarios) todavía lidera el paquete en la gestión de contratos, principalmente debido a la profundidad de las funciones y la personalización casi inigualable.
También es una plataforma muy madura con una gran cantidad de clientes actuales que la utilizan para todo, desde contratos de venta hasta las serpenteantes cadenas de actualización favorecidas por la industria legal.
Y a diferencia de muchas plataformas que promocionan la personalización como un diferenciador clave, Agiloft también presta mucha atención a la facilidad de uso con un diseño de interfaz intuitivo, recursos de ayuda completamente detallados y muchas experiencias de configuración basadas en asistentes.
Junto con su competidor, Updraft, es una elección fácil para Editors 'Choice.
Desde nuestra revisión inicial, Agiloft ha reconfigurado sus precios para que sean más amigables con las pequeñas empresas.
También ha agregado funciones más avanzadas como la edición en la tabla, informes personalizados de Microsoft Excel con tablas dinámicas y un editor de flujo de trabajo gráfico mejorado para activar acciones automatizadas basadas en cambios de registro de contrato.
La plataforma ahora también admite la edición directa de archivos en Microsoft Word sin la necesidad de guardar una copia local de un documento de contrato.
Combinado con su suite Agiloft Service Desk y las capacidades de desarrollo de software de bajo código de su solución Workflow BPM (disponible sin costo adicional), Agiloft ofrece una plataforma comercial escalable que va más allá de la gestión básica de contratos.
Ofrece seguridad integrada, auditabilidad y personalización avanzada para todo el ciclo de vida del contrato.
Una vez más, es una elección incontrolada de los editores para el software de gestión de contratos.
Precios y planes
Agiloft ofrece precios extremadamente flexibles, que comienzan con un plan gratuito para hasta 10 usuarios en total (cinco empleados y cinco usuarios), pero no limita gran parte de la funcionalidad de la plataforma.
Agiloft está disponible como una plataforma de software como servicio (SaaS) basada en la nube y como una solución que se puede implementar en las instalaciones.
La edición gratuita incluye acceso a las funciones completas de gestión de archivos y registros de Agiloft.
Estas características incluyen tablas y campos de datos personalizables, capacidades de búsqueda y auditoría, gráficos e informes, creación de contratos y plantillas, flujos de trabajo de aprobación y más.
El plan Professional de $ 65 por licencia por mes agrega soporte estándar por correo electrónico y teléfono, automatización de reglas basadas en temporizador y acceso al portal de soporte, aunque todavía hay un límite para los usuarios.
El plan Professional Extended (con un precio de $ 95 por licencia por mes) es donde obtiene acceso de usuario ilimitado para solicitantes de contratos y espectadores, acceso a vistas personalizadas basadas en roles, incluidos portales de empleados y proveedores, y funciones avanzadas como soporte óptico y en varios idiomas.
reconocimiento de caracteres (OCR) para escaneo de archivos y contratos.
Finalmente, el plan Enterprise de $ 135 por licencia por mes agrega una interfaz de programación de aplicaciones (API) más profunda y características de integración del sistema.
Agiloft también ofrece descuentos para organizaciones sin fines de lucro.
Agiloft ofrece una "garantía de éxito incondicional" para todos los planes, que ofrece a los clientes un reembolso completo de 90 días tanto por la licencia de software como por los servicios de implementación.
El tipo de licencia principal que se ofrece es Assigned Power User, que se define como alguien que trabaja habitualmente en la interfaz de personal del sistema.
Las licencias están vinculadas a la antigüedad, por lo que, si un usuario está inactivo durante más de 30 días, esa licencia se puede asignar a otro usuario.
Agiloft también ofrece una licencia "Floating Power User" para gerentes, aprobaciones de contratos u otros ejecutivos que inician sesión periódicamente sin especificar un nombre de usuario para la licencia.
Las empresas pueden comprar una combinación de licencias de usuario de energía asignadas y flotantes según sus necesidades.
Las licencias por usuario tienen sus pros y sus contras según el tamaño de su organización y las necesidades del usuario.
Pero el modelo de Agiloft le brinda más flexibilidad que la tarifa plana de $ 500 por mes que tendría que pagar por ContractWorks (precio inicial de 500.00 por mes, facturado anualmente en ContractWorks), por ejemplo.
En general, los precios de Agiloft coinciden muy de cerca con Concord (gratis para hasta 3 usuarios en Concord) por usuario, aunque las licencias flotantes son una ventaja.
Interfaz y características principales
Agiloft personaliza cada implementación en función de las necesidades comerciales individuales, por lo que lo que ve en Agiloft está completamente vinculado a su rol de usuario y a los flujos de trabajo de gestión de contratos específicos adaptados a su organización.
A diferencia de una plataforma como Coupa Contract Lifecycle Management ($ 0,00 en Coupa), que centra su gestión de contratos únicamente en la gestión de gastos y escenarios de adquisiciones, Agiloft es una pizarra en blanco que puede adaptar a cualquier caso de uso empresarial.
La interfaz de usuario (UI) de vainilla puede parecer algo anticuada si se usa sin aplicar ninguna personalización.
Pero Agiloft le permite ajustar los colores, la marca y el diseño a su gusto o para que coincidan con el sitio web de su empresa.
Para probar la plataforma actualizada, inicié sesión en cuatro portales diferentes personalizados para roles específicos.
Dependiendo de si inicié sesión como administrador, gerente de contratos, aprobador de contratos o usuario de contratos, vi una disposición diferente de las funciones y los campos disponibles.
En todos los paneles definidos por el usuario, lo primero que ve es un panel personalizado con gráficos y widgets y un menú de navegación a la izquierda que muestra las "tablas" disponibles de la plataforma, los registros y contratos abiertos recientemente y cualquier tarea que haya realizado.
he sido asignado.
También hay una barra de búsqueda universal en la parte superior de la interfaz de usuario que puede ejecutar consultas en cada contrato, archivo, página y registro en la base de datos.
Para los propósitos de esta revisión, probamos desde la perspectiva de un administrador de contratos, aprobador y usuario de las diferentes IU personalizadas.
Al iniciar sesión en el portal del administrador de contratos, recibí inmediatamente gráficos de contratos en curso basados ??en widgets y próximos vencimientos y renovaciones de contratos.
También me dieron una lista de registros para administrar los contratos activos.
Un icono de correo junto a cada contrato me dio opciones para configurar notificaciones o acciones automatizadas sobre una acción de contrato en particular o para asignar una tarea a otro usuario.
Desde esta página, también podía importar y exportar contratos, verificar el contrato que quería editar en masa, etc.
Como gerente de contratos, tenía una gran cantidad de opciones en el menú de la izquierda.
Pude ver listas de directorios de todas las personas y empresas asociadas con contratos dentro y fuera de mi organización, así como todos los contratos en el sistema con un icono de árbol.
Esto me permitió ver un diagrama de relaciones de los usuarios y las empresas asociadas con ese contrato.
Al igual que con la administración de contratos de Onit y la revisión y aprobación de contratos (3000,00 por mes en Onit), también hay flujos de trabajo de aprobación para realizar un seguimiento de los contratos, así como los tipos de contratos y la capacidad de crear diferentes plantillas.
Agiloft también le permite buscar por cláusulas específicas en un contrato y buscar una biblioteca específica de cláusulas.
Para ilustrar la diferencia en los roles de los usuarios, el portal de aprobadores de contratos solo mostraba el directorio básico y las tablas de aprobaciones de contratos sin ninguna funcionalidad más profunda; el usuario del contrato no vería la opción de aprobaciones.
Para probar cómo maneja Agiloft el ciclo de vida del contrato, creé un nuevo contrato, configuré un flujo de trabajo de aprobación para él y realicé un seguimiento del contrato desde el inicio hasta la firma.
Cuando hace clic en el botón Nuevo contrato, Agiloft abre una ventana detallada con una increíble variedad de opciones.
Cada registro nuevo recibe un número de identificación por defecto, y luego tuve la opción de elegir si este registro era un contrato, subcontrato, acuerdo marco o una enmienda a un contrato existente.
También está el Tipo de contrato, que le brinda todos los tipos y plantillas personalizados que su empresa ha creado para elegir.
Estos tipos y plantillas incluyen un contrato de servicio al cliente, un contrato de confidencialidad, un contrato de trabajo, un proveedor y un contrato de socio.
Elegí un contrato de servicio al cliente y lo asigné al equipo interno de clientes (Agiloft le permite crear grupos, equipos y departamentos personalizados).
A partir de ahí, configuré mi contrato de prueba de Daxdi para renovarse automáticamente cada 12 meses, y luego ingresé la fecha de inicio y finalización del contrato, el monto y la información de la compañía asociada con el contrato.
Puede profundizar tanto en los detalles como desee con el asistente de contratos.
Este asistente le permite asociar documentos y activos adjuntos, configurar correos electrónicos y tareas y, por supuesto, configurar flujos de trabajo de aprobación y firmas con un historial completo y una pista de auditoría asociada con el registro.
Los anexos y activos asociados pueden incluso incluir certificados de seguro asociados con una empresa o contrato.
Dependiendo de sus permisos de usuario, una vez que haya terminado, un gerente de contrato o administrador puede guardar sus cambios en el contrato o hacer clic en el botón "Enviar para revisión" para enviarlo al siguiente paso del proceso.
En general, el proceso de creación de contratos se sintió algo abrumador en comparación con las experiencias más optimizadas de plataformas como Concord y ContractWorks.
Pero esto se debe solo a que Agiloft le brinda opciones y campos más granulares que cualquier otra solución que probamos.
La capacidad de personalización le permite hacer que el flujo de trabajo de gestión de contratos sea tan simple o complejo como desee.
Flujos de trabajo, informes e integraciones avanzados
Agiloft brilla cuando se trata de funciones avanzadas de gestión de contratos y automatización del flujo de trabajo.
Desde el portal de administración, puede ver la gama completa de funcionalidades contenidas dentro de la plataforma en caso de que decida personalizarla hasta ese punto.
Esto comienza con una búsqueda avanzada y capacidades de edición nativas más dinámicas.
La nueva barra de búsqueda rápida tiene por defecto una búsqueda de texto, por lo que puede escribir cualquier palabra clave y Agiloft escaneará todas las tablas en la base de datos junto con cada documento y archivo PDF en el sistema usando OCR.
También puede configurar el menú desplegable de búsqueda para buscar campos específicos, como encontrar todos los contratos que tengan un estado Pendiente adjunto.
Los administradores eligen qué campos aparecen en el menú desplegable de búsqueda, y también puede guardar búsquedas para una consulta de repetición rápida.
Si ha buscado un registro específico y desea realizar cambios sobre la marcha, las nuevas funciones de edición en tabla y edición directa de archivos le permiten consultar y editar un documento en Microsoft Word.
Luego, puede volver a guardarlo cuando haya terminado, con un registro de cambios completo, pero sin la necesidad de guardar una copia local del documento.
Los informes también son extensos.
En la interfaz de administración, cada pestaña en el menú de la izquierda incluye una opción de Gráficos / Informes que le permite extraer análisis sobre cualquier aspecto del ciclo de vida de su gestión de contratos.
En Tareas, por ejemplo, puede ver el tiempo promedio que tardan los empleados en cerrar ...
