¿Qué es la gestión de flotas?
A menudo es complicado administrar los vehículos de su empresa.
Es difícil realizar un seguimiento del mantenimiento programado y las renovaciones de registro, y todos los costos asociados de sus vehículos pueden terminar influyendo en sus futuras decisiones de compra y venta.
También puede ser difícil canalizar esos datos directamente a su sistema de contabilidad para procesar los gastos.
Y este proceso solo se vuelve más difícil a medida que pasa de administrar un vehículo a, digamos, cuatro o más vehículos en su organización.
Es fácil imaginar que las cosas se salgan fácilmente de control.
Simplemente no puede administrar con éxito toda su flota sin ayuda externa, y aquí es donde entra en juego el software de administración de flotas.
En términos básicos, el software de gestión de flotas está diseñado para realizar un conjunto diverso de tareas con respecto a todos los vehículos que utiliza su empresa.
Puede, entre otras cosas, ayudar a controlar los costos, mejorar la eficiencia, hacer responsables a los conductores y, en general, ayudar a las empresas a comprender cómo sus vehículos encajan en el panorama general de sus operaciones comerciales.
Debido a que las industrias de todo tipo dependen de automóviles, camiones, camionetas y similares para entregar sus productos, empresas de todo tipo y tamaño adoptan el software de gestión de flotas.
La mayoría del software de gestión de flotas se presenta en forma de ofertas de software como servicio (SaaS), lo que significa que el proveedor aloja la aplicación en la nube y la implementación en su empresa es simplemente una cuestión de registrarse para obtener la cantidad necesaria de cuentas.
Luego, sus usuarios inician sesión a través de un navegador web estándar, lo que puede facilitar el uso de dispositivos alternativos, como teléfonos inteligentes y tabletas.
Dominio de tareas
Cuando enumera las características importantes que debe buscar en las soluciones de administración de flotas, la administración de tareas es sorprendentemente alta en la lista.
Dependiendo del tipo de negocio que maneje, puede tener docenas o incluso cientos de vehículos en el campo.
Hacer un seguimiento de qué empleados están realizando qué tareas con estos vehículos puede ser un gran dolor de cabeza si solo está usando Microsoft Excel.
Como resultado, la mayoría de las herramientas de administración de flotas en el mercado ofrecen una funcionalidad de administración de tareas que le permite crear tareas, asignar conductores y otro personal a la tarea, así como establecer una fecha de vencimiento.
Estas características funcionan de manera similar a una herramienta de colaboración dedicada como Asana (Gratis en Asana).
Algunas herramientas te permiten crear tareas más detalladas que otras.
Avrios, por ejemplo, le permite nombrar la tarea, darle una fecha de vencimiento y adjuntar un vehículo a la tarea.
Por otro lado, la gestión de tareas es uno de los principales enfoques de diseño de Onfleet, y esta herramienta le permite especificar si la tarea es de recogida o entrega, especificar una cantidad y asignarle un tiempo de servicio estimado.
Dependiendo de quién esté usando la herramienta, su deseo de qué tan detalladas desea las tareas variará, así que asegúrese de investigar todas las opciones en nuestro resumen de revisiones.
Seguimiento de vehículos
Si tiene muchos vehículos y conductores en el campo, eso significa que tiene miles, si no millones de dólares en activos en la naturaleza y es propenso a todo tipo de problemas.
Si desea poder controlar vehículos y conductores en cualquier momento, entonces está de suerte.
La mayoría del software de gestión de flotas proporciona una vista de mapa de su flota en la que puede realizar un seguimiento del movimiento de los vehículos en tiempo real.
El seguimiento de vehículos se realiza de varias formas.
La mayoría de las herramientas, como Fleetio y Onfleet, rastrean la actividad a través de una aplicación móvil que sus controladores descargan y configuran en su extremo.
Si bien esto permite el seguimiento de cosas como la ubicación, la velocidad y la dirección de un vehículo, no puede rastrear automáticamente información detallada como el estado del motor, el odómetro y el estado de la batería.
Para esos, necesitará un rastreador que se conecte al puerto de diagnóstico del vehículo.
Si bien algunas herramientas, como Fleetio, admiten la integración con estos rastreadores, Teletrac Navman Director y Zubie son las únicas que hemos probado hasta la fecha que incluyen un dispositivo con una suscripción.
Si bien puede ser más costoso, los gerentes que desean datos granulares sobre el estado del vehículo querrán considerarlos en lugar de una solución como Onfleet, que solo ofrece seguimiento de ubicación a través de una aplicación móvil.
Además de observar el campo, una característica novedosa en varias herramientas que probamos es un módulo de tabla de clasificación de conductores que clasifica el rendimiento de sus conductores en función de cosas como el tiempo total de trabajo, la cantidad de veces que el conductor acelera agresivamente y la cantidad de veces pisan los frenos con demasiada fuerza.
Los empleados que conducen con sensatez se colocan en la parte superior de la tabla de clasificación, y puede ver los conductores problemáticos en la parte inferior para que pueda reprenderlos por cualquier problema entrante.
Hasta ahora, hemos visto esta función en Elección de los editores elegir Fleetio y también en Zubie, y nos encantaría verla adoptada en otros lugares.
Recordatorios y estado del vehículo
El seguimiento del estado general de sus vehículos es otra parte importante de la gestión de flotas.
Esto incluye realizar un seguimiento del mantenimiento de rutina, estar al tanto del desgaste y reparar los problemas del motor cuando ocurren.
Como se mencionó anteriormente, tener un rastreador de dispositivos de diagnóstico puede registrar automáticamente estos datos por usted.
Si está dispuesto a que su personal ingrese los datos manualmente (y ahorre un poco de dinero en el proceso), Avrios y Fleetio le permitirán crear recordatorios para verificar estas cosas y luego ingresar los resultados en el sistema a través de un escritorio o aplicación móvil.
Control de costos e informes
Adquirir vehículos y contratar conductores es caro, por decir lo mínimo.
Detectar ineficiencias en la flota y solucionar esos problemas es clave para asegurarse de que su negocio siga siendo rentable.
Todas las herramientas de gestión de flotas (excepto Onfleet) incluyen algún tipo de función de informe que le brinda una descripción general de todos los costos asociados con su flota.
Avrios y Fleetio, en particular, son excelentes herramientas para esto porque le brindan cifras precisas de costo total de propiedad (TCO) cuando se trata del costo total por milla (CPM) de un vehículo.
Teletrac Navman Director y Zubie son los claros ganadores cuando se trata de cálculo de costos, simplemente porque vienen con un rastreador de puertos de diagnóstico.
Poder registrar y rastrear esta información automáticamente hace que valga la pena el costo adicional para los gerentes que desean un verdadero control de rastreo.
También puede integrar un dispositivo de terceros con Fleetio, pero esto tiene un costo adicional.
Aquellos que buscan un software de gestión de flotas tienen muchas opciones excelentes.
Encontramos muchas cosas que nos gustaron en cada una de las ocho herramientas que probamos, y la verdad es que cada herramienta sería ideal para una audiencia específica.
En última instancia, lo alentamos a que mire cada herramienta en este resumen de revisiones y tome su decisión de compra en función de sus necesidades.
Teniendo esto en cuenta, algunos software de gestión de flotas son más adecuados para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que otros.
Nos gustaron las funciones de gestión de tareas y la facilidad de uso de Avrios, pero carece de las funciones de seguimiento de vehículos de sus competidores.
Nos impresionó el sólido conjunto de funciones de Zubie, pero las capacidades de seguimiento adicionales tienen un costo que algunas empresas no están dispuestas a pagar.
Onfleet comienza en $ 149 por mes para 1,000 tareas, y para obtener el conjunto completo de funciones, debe pagar la friolera de $ 1,999 por el plan de nivel superior.
Por otro lado, Avrios comienza en solo $ 1 por mes por vehículo y sube a $ 9 por mes por vehículo, según la cantidad de funciones que desee.
Hay empresas que pueden encontrar la estructura de precios de Onfleet adecuada para ellas, pero la estructura de precios basada en vehículos de la mayoría de las herramientas de gestión de flotas lo hace mucho más amigable para las empresas más pequeñas que buscan un producto que pueda crecer fácilmente con ellas.
Descubrimos que nuestra gestión de flotas Ricitos de Oro, entonces, era Fleetio.
Ofrece una buena variedad de funciones y seguimiento de vehículos, además de que comienza en solo $ 3 por vehículo por mes.
Este equilibrio de funcionalidad y precio lo convierte en nuestra elección para la elección de los editores en software de gestión de flotas.
En pocas palabras, Fleetio es la mejor opción para la mayoría de las empresas.
Ningún tamaño se adapta a todos
Hay muchas tareas diferentes que caen bajo el paraguas de la gestión de flotas, y su plataforma ideal dependerá de lo que sea más importante para usted.
Si está buscando crear y rastrear asignaciones para mantener la productividad, entonces puede apreciar el diseño centrado en tareas de Onfleet.
Si su objetivo principal es estar al tanto de las condiciones del vehículo, entonces querrá la funcionalidad infundida de diagnóstico de Zubie.
Elección de los editores Es probable que Fleetio haga felices a la mayoría de las empresas, pero la gestión de flotas ofrece una amplia red de funciones y objetivos, así que lea atentamente nuestras ocho revisiones detalladas antes de tomar una decisión final de compra.
