¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos de TI gira en torno al seguimiento de las computadoras y, en los últimos años, una amplia variedad de dispositivos móviles, independientemente de las computadoras portátiles, tabletas y teléfonos que la empresa posea y tenga en el campo y sean operados por empleados.
Pero TI también necesita rastrear activos virtuales, generalmente licencias de software, y recientemente eso se ha convertido en una tarea orientada a la suscripción, ya que los administradores de TI necesitan saber qué suscripciones de servicios en la nube están activas, inactivas o en algún otro estado suspendido.
Sin embargo, TI no es el único departamento que necesita realizar un seguimiento de sus activos de capital.
Desde fotocopiadoras hasta camiones, la mayoría de los objetos que posee su empresa deben ser rastreados por diferentes facetas del negocio, desde la contabilidad hasta la administración de instalaciones.
Hasta hace poco, este proceso generalmente se manejaba usando hojas de cálculo, con un inventario manual para actualizar cada vez que algo cambiaba.
Alguien generaría el informe de activos con fines contables y, si tenía suerte, su hoja de cálculo admitiría fórmulas y macros para facilitar las cosas.
Hoy en día, las empresas tienen más activos que administrar que nunca, especialmente con el aumento de dispositivos móviles utilizados en el lugar de trabajo.
También tenemos tecnologías en la nube cada vez más complejas, software basado en licencias y basado en el uso, y las actualizaciones se realizan más rápidamente.
A medida que la permanencia promedio de los empleados se acorta y más dispositivos son móviles, la seguridad de los datos de las empresas también es una prioridad clave.
Los gerentes y sus equipos de soporte que trabajan en el campo pueden necesitar informes especializados, personalización y características que no son fácilmente visibles para los empleados asignados a activos comerciales específicos.
Aquí es donde el software de gestión de activos actual puede ayudar.
Los sistemas de gestión de activos modernos alojados en la nube permiten a las empresas gestionar los activos sin el coste y el mantenimiento de poseer un servidor.
Lo primero que debe considerar al reducir las opciones de la aplicación de administración de activos es averiguar exactamente qué activos necesita rastrear.
o, por ejemplo, es posible que deba realizar un seguimiento de los activos inmobiliarios no solo en cada organización de propiedad individual, sino también en una sociedad de cartera general.
O podría estar buscando administrar una gran cantidad de vehículos como parte de una operación de administración de flota.
Piense específicamente en los activos que le cuestan dinero a su empresa, especialmente aquellos que se deprecian con el tiempo.
¿Tiene un laboratorio de dispositivos móviles o varios empleados que viajan y tienen teléfonos de la empresa que necesita rastrear? Si se trata principalmente de servidores, computadoras de escritorio y portátiles, ¿también necesita administrar sus licencias de software, actualizaciones y garantizar una distribución eficiente de esas licencias? Una vez que haya identificado el problema a resolver, puede seleccionar el sistema de gestión de activos que ofrezca el mejor valor a largo plazo.
Hay dos grupos principales de sistemas de gestión de activos alojados en la nube a considerar.
Algunas soluciones forman parte de una solución general de mesa de ayuda de TI.
Esta primera clase de productos puede integrarse con tickets de soporte, proporcionar portales de usuario final y actuar como un módulo en una solución más grande destinada a brindar soporte al personal y las tecnologías de la empresa.
La segunda clase de productos es software especializado destinado a resolver un problema empresarial que va más allá del soporte de TI, pero que también permite la gestión de activos.
IT Help Desk Plus Gestión de activos
Asset Panda, BMC Track-It! Y SysAid son ejemplos de soluciones integrales de asistencia técnica de TI que también permiten la gestión de activos.
Cuando se trata de rastrear computadoras en red, debe considerar qué plataformas usará para rastrear sus activos y también las plataformas que los administradores y profesionales de TI usarán para asignar activos, realizar inventarios y ejecutar los informes.
Algunas herramientas incluyen detección de red a través del escaneo, mientras que otras utilizan la importación de hojas de cálculo o la entrada manual.
Otros utilizan agentes como la interfaz de programación de aplicaciones (API) abierta en Asset Panda; en otros, puede editar después de escanear códigos de etiqueta, como en GoCodes.
Es importante considerar qué tiene sentido para su presupuesto.
Las herramientas de gestión están disponibles a varios niveles de precios.
¿Quiere una compra única o una suscripción mensual para recibir asistencia? No todas las herramientas pueden manejar la misma cantidad de activos, por lo que no tiene sentido pagar por más capacidad de la que necesita.
La compra de una gran cantidad de activos y cuentas de usuario durante el año puede calificarlo para descuentos adicionales en algunas soluciones, como GoCodes.
Otros, como Asset Panda, ofrecen descuentos de tarifa plana y especiales como ofertas por tiempo limitado para ayudar a los equipos a comenzar.
Si bien cada solución de administración de activos que revisé es capaz de rastrear sus sistemas informáticos, sus fortalezas varían ampliamente.
Sus prioridades determinarán cuál es el adecuado para su empresa.
Si la seguridad es la máxima prioridad, ¿qué tipo de seguridad le atrae? Específicamente, ¿desea evitar el robo como su máxima prioridad? GoCodes ofrece un sistema de calcomanías a prueba de manipulaciones y rastreable físicamente que marca el activo y le permite encontrarlo en tiempo real según la geolocalización.
La capacidad física para aplicar la pegatina significa que hay pocos límites en lo que puede rastrear.
Sin embargo, no le brinda ningún detalle sobre qué licencias de software están instaladas en esa computadora portátil adherida, qué versión está ejecutando o con qué frecuencia se ha utilizado.
Puede utilizar un sistema de gestión de activos diferente para una notificación más detallada cuando se inicia una aplicación específica, pero si tiene una pieza de maquinaria personalizada que no está representada en su red, entonces no tiene forma de rastrear ese elemento.
Our Editors 'Choice MMSoft Pulseway ofrece seguridad al requerir autenticación de dos factores (2FA) con cifrado de dispositivos móviles.
Al limitar los activos ingresados ??a los dispositivos en red, las máquinas fantasma se tratan rápidamente.
Para obtener actualizaciones tan detalladas y oportunas, renuncia a cierta flexibilidad; Para obtener precisión en tiempo real, no puede agregar activos manualmente si no están conectados en red de alguna manera.
¿Qué estás rastreando?
¿Es el estado en tiempo real de sus servidores, entornos de nube o sitios web más importante que el seguimiento físico de sus activos? Si el estado actual de la red es más importante que la ubicación geográfica de un dispositivo físico, entonces MMSoft Pulseway podría ser una buena inversión a pesar del mayor costo.
Si considera el alivio de la capacidad de un empleado de conectarse remotamente a los dispositivos de red desde cualquier lugar, entonces las ganancias de confiabilidad y la felicidad de su personal de soporte podrían hacer que el precio más alto sea irrelevante cuando se tiene en cuenta la posible pérdida de productividad.
La facilidad de uso puede ser lo más importante para usted, dependiendo de la capacidad técnica de quienes configuran las herramientas.
Si tiene profesionales de TI expertos e incluso algunos desarrolladores en el personal, algunas de las soluciones ofrecen API con su plataforma de gestión de activos, lo que la hace fácilmente personalizable para los programadores.
¿Tiene activos informáticos no conectados a la red? Si es así, una característica clave para usted podría ser la capacidad de agregar activos utilizando medios distintos a los agentes de detección de red.
BMC Track-It! y SysAid son ejemplos de sistemas personalizables que podrían ser una buena opción porque ofrecen personalización y API; otros sistemas son configurables sin ningún tipo de codificación.
Esto significa que el mejor valor para su empresa dependerá de los activos que está rastreando y de la capacidad de las personas que tiene trabajando para usted.
También dependerá de su disponibilidad para personalizar el producto y realizar la configuración.
Asset Panda ofrece soporte en todos los niveles de compra, dando a las pequeñas empresas las respuestas que necesitan.
Asset Panda se encuentra entre una solución que casi cualquiera puede usar (como GoCodes) y un sistema en el que es posible que necesite la capacidad de codificación para aprovechar al máximo las funciones disponibles.
Algunos de los sistemas son más fáciles de usar porque su único propósito es la gestión de activos.
MMSoft Pulseway fue la configuración general más sencilla que probamos.
GoCodes es extremadamente simple de usar, pero tenga en cuenta que debe recordar aplicar y escanear las pegatinas.
Debe tener las pegatinas aplicadas para rastrear los activos.
Proporcione una lista de verificación y su personal de capacitación podrá hacerlo.
SysAid y BMC Track-It! son herramientas de asistencia técnica con todas las funciones, cada una de las cuales incluye un portal de cara al usuario para informar y rastrear las solicitudes de asistencia técnica.
Sin embargo, las interfaces de usuario (UI) son más complicadas e involucran conceptos de anidamiento que hacen que sea más difícil ver todos sus activos en una sola vista.
Un sistema de asistencia técnica completamente integrado para complementar su gestión de activos puede valer la pena el intercambio de una interfaz de usuario simplificada para su negocio.
Invertir en la herramienta adecuada
Con cualquier inversión, el costo inicial y los costos de personalizar (si es necesario) y capacitar a su personal son consideraciones.
Desea estar seguro de que no solo compra el software correcto, sino que también tiene el nivel de soporte que necesita.
Para algunos grupos, un video tutorial será suficiente.
Otros equipos pueden necesitar una formación completa en el aula.
Aquellos que realizan una personalización profunda y usan las API pueden necesitar soporte para desarrolladores en vivo.
Para otros grupos, la documentación de la API junto con los foros de usuarios podría ser suficiente.
Una consideración importante con respecto al retorno de su inversión en software de gestión de activos es cuánto tiempo ahorrará en cada etapa del proceso.
¿Cuánto tiempo se necesita para ingresar nuevos activos o importar activos existentes y agregarlos a su inventario? Luego está el tiempo que ahorra al usar notificaciones para detectar interrupciones y responder rápidamente a los problemas que ocurren una vez que sus servidores están activos.
También se deben considerar la presentación de informes, la depreciación y la exportación, incluida la compatibilidad con sus necesidades contables específicas.
Seleccione la mejor herramienta de gestión de activos para su empresa comparando precios, características y el posible ahorro de tiempo de tener los datos de sus activos en un solo lugar.
Una vez que haya identificado las soluciones alojadas en la nube que mejor se adapten a sus prioridades, pruébelas en sus propios dispositivos antes de tomar una decisión final.
Los ahorros, tanto en tiempo como en dinero, para comprar y alojar un sistema de gestión de activos pueden haber sido prohibitivos en el pasado.
Sin embargo, debido a los precios más bajos y la complejidad de las funciones avanzadas que ofrecen las soluciones antiguas, así como las soluciones más nuevas y más automatizadas, la gestión de activos ha cambiado.
La flexibilidad, el bajo costo inicial y el compromiso más corto valen la pena dar a las herramientas de gestión de activos de software como servicio (SaaS) un aspecto renovado.
