¿Qué es contabilidad empresarial y finanzas?
La mayoría de los operadores de pequeñas empresas estarán familiarizados con el software de contabilidad destinado a ese segmento, el más popular de los cuales podría decirse que es Intuit QuickBooks.
Si bien este es un excelente software, puede tener problemas cuando se enfrenta a requisitos que normalmente manejan organizaciones más grandes, incluida una gran base de usuarios, mayores requisitos de seguridad, reconciliación en múltiples geografías y especialmente integración con otros paquetes operativos orientados a la empresa, como la gestión de activos.
o seguimiento de inventario a gran escala.
A los efectos de este resumen de reseñas, en lugar de relegar estas reseñas solo a las medianas empresas, usaremos la descripción de segmento cada vez más popular "software para pymes": de pequeñas a medianas empresa contabilidad.
Y la métrica que usaremos para determinar si un sistema de contabilidad en particular entra en esta categoría es su capacidad para manejar funciones comerciales complejas.
Más que solo contabilidad
La razón para utilizar este enfoque en particular es simple: durante la última década, los negocios han cambiado drásticamente.
Con Internet fomentando las ventas globales, los inventarios en múltiples ubicaciones y países, y una desconcertante mezcla de monedas e impuestos, incluso una empresa con solo unos pocos empleados puede requerir el tipo de complejidad del sistema financiero que antes estaba reservado únicamente para multinacionales multimillonarias.
Esas multinacionales podrían permitirse gastar cientos de miles de dólares en la adquisición, implementación y soporte de sistemas financieros y de TI de forma continua, pero la mayoría de las pymes no pueden.
El objetivo del software para pymes es presentar una buena parte de esta capacidad a un precio y facilidad de uso que una empresa de tamaño modesto puede permitirse.
En este resumen de revisiones, probamos 10 sistemas de contabilidad para PYMES que, en su mayor parte, existen en la nube, ya sea como servicios administrados o sistemas alojados.
Muchos de los sistemas financieros que revisamos son en realidad parte de conjuntos más grandes, incluidos módulos adicionales que cubren una amplia variedad de funcionalidades, como gestión de relaciones con el cliente (CRM), inteligencia empresarial (BI), gestión de proyectos, minería de datos, informes financieros, presupuestos complejos y pronóstico, y cualquier número de otras áreas.
Por esa razón, tuvimos que limitar lo que miramos y, por ahora, nos quedamos con la contabilidad del libro mayor.
Búsquenos para examinar algunos de estos otros módulos con más detalle en un próximo resumen que cubrirá las aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) de las PYME.
Personalización de PYME
Debido a su enfoque modular para la entrega de software, los sistemas de contabilidad para pymes que analizamos aquí permiten en su mayor parte a los clientes construir sus propios sistemas financieros en función de lo que requieren sus operaciones.
Si bien examinamos la capacidad del libro mayor general de referencia, estos sistemas a menudo también ofrecen versiones de mercado vertical diseñadas para tipos específicos de negocios, como entidades sin fines de lucro, empresas de fabricación, negocios de distribución o administración de bienes raíces, por ejemplo.
Generalmente, estos son módulos complementarios que se instalan sobre el software de contabilidad de línea base.
Por ejemplo, los negocios de producción, almacenamiento y distribución tienen necesidades de inventario muy diferentes, y esto se vuelve aún más complejo cuando el negocio alberga inventarios de diferentes tipos en múltiples ubicaciones o países.
Una de las áreas que examinamos, pero que no probamos, fue la capacidad de un proveedor para cumplir con estas diversas complejidades de inventario, incluido el procesamiento de listas de materiales (BOM), la preparación de kits (subcomponentes de inventario de un producto terminado) y la gestión de la cadena de suministro.
Otras características de los sistemas de contabilidad de nivel superior incluyen la capacidad de manejar múltiples compañías y divisiones, frecuentemente con transacciones entre compañías o entre divisiones; capacidad multidivisa, seguridad mejorada y características como la nómina de autoservicio donde el empleado puede acceder directamente a su información y realizar cambios limitados como aumentar o disminuir el número de dependientes.
Contabilidad a escala de nube
Otra característica importante del software PYME es la escalabilidad.
Esto es más un problema con los sistemas internos que con la contabilidad basada en la nube, porque la escalabilidad está limitada principalmente por la infraestructura sobre la que se ejecuta el sistema.
En su centro de datos, ese límite de infraestructura se puede alcanzar rápidamente, lo que limita su escala.
En la nube, tiene toda la infraestructura por la que desea pagar en un momento dado.
En términos de contabilidad de PYME, la escalabilidad se puede ver como la capacidad de agregar usuarios simultáneos.
A medida que la empresa crece y el sistema financiero va más allá de la contabilidad hacia otras áreas de utilidad financiera y de gestión, la necesidad de hacer crecer su base de usuarios de forma rápida y sencilla es de vital importancia.
Sin embargo, debido a que estos son sistemas de gama alta, especialmente cuando ingresa a sistemas financieros y ERP internos, escalar para más usuarios puede significar costos de licencia sustancialmente mayores, tarifas de mantenimiento más altas y la necesidad de hardware de gama alta (si ejecutan el sistema internamente en lugar de hacerlo como un servicio en la nube administrado).
Otro factor limitante en la escalabilidad contable de las PYME es la base de datos subyacente.
La mayoría de las aplicaciones de contabilidad de nivel de entrada utilizan una base de datos patentada o una oferta de terceros con una tarifa de licencia económica.
Sin embargo, cualquiera de los modelos puede limitar el número de usuarios.
Por otro lado, es probable que los verdaderos sistemas financieros empresariales usen bases de datos costosas, como IBM DB2, Oracle o SAP, cualquiera de las cuales puede aumentar drásticamente los costos de licencia, implementación y mantenimiento.
Entre estos dos extremos, encontrará aplicaciones que utilizan Microsoft SQL Server (aunque este se está acercando rápidamente al territorio de bases de datos de alta gama en términos de complejidad de funciones y licencias), MySQL o PostgreSQL.
Si bien el personal de contabilidad probablemente no necesite saber cuál es la base de datos subyacente de su aplicación de contabilidad, definitivamente es algo que su departamento de TI debe saber y tener en cuenta en su planificación a largo plazo, y eso es independientemente de si el sistema general está alojado en -sitio o en la nube.
Afortunadamente, su departamento de TI no tendrá que trabajar solo cuando se trata de implementar estos sistemas de contabilidad para pymes.
Eso se debe a que, en su mayor parte, los sistemas de contabilidad de las PYME no se ofrecen para la instalación del cliente, sino solo a través de revendedores de valor agregado (VAR), la mayoría de los cuales harán que la instalación sea parte del paquete.
Ninguna de las aplicaciones que probamos son productos en caja de venta al por menor listos para usar, ya sea que finalmente se encuentren en el sitio o en la nube.
Sin embargo, si bien estos servicios pueden aumentar los costos, también pueden ser muy valiosos.
Dependiendo de la complejidad de su negocio, la instalación, la selección de funciones, la incorporación e incluso el soporte continuo, pueden ahorrar mucho tiempo, tanto en la etapa de implementación como si algo sale mal.
Una buena planificación y coordinación entre su personal, el revendedor y su contador son elementos indispensables difíciles, pero pueden generar grandes dividendos en el futuro.
Evaluación de la contabilidad de las PYME
En nuestras revisiones, probamos utilizando una cuenta de prueba completamente funcional proporcionada por los proveedores, excepto cuando una cuenta alojada o basada en la nube no estaba disponible.
En estos pocos casos, instalamos la versión interna con la ayuda del proveedor o un revendedor designado.
Muchas de las aplicaciones de contabilidad que probamos incluyen acceso móvil.
Con estas aplicaciones, probamos las operaciones remotas disponibles utilizando un iPad Air, una tableta Lenovo con Android y una Microsoft Surface 3, además de una PC de escritorio (que fue nuestra principal plataforma de prueba).
Cuando pruebe estos sistemas usted mismo, recuerde que, si bien los sistemas de contabilidad para pymes son aplicaciones extremadamente poderosas, la que elija debe ajustarse lo más posible a la forma en que funciona su negocio.
Eso significa que debe realizar un trabajo real para comprender los flujos de trabajo en su negocio, no solo varias prácticas contables, sino también cómo se administra realmente su inventario, por ejemplo, o cómo se realiza la facturación para diferentes tipos de clientes.
Reúnase con los propietarios de procesos comerciales clave y analice todos los flujos de trabajo principales de su empresa antes de decidirse por una plataforma de contabilidad para pymes.
Debe saber dónde se generan los datos, para qué se utilizan y cómo pueden interactuar con otras aplicaciones más allá del sistema de contabilidad.
Cuanto mejor comprenda estos matices y más cerca pueda hacer coincidir las capacidades de la aplicación con lo que necesita, más exitosa será su implementación.
¿Tiene preguntas sobre contabilidad empresarial o de pequeñas empresas? Suscríbete al Actualización de Daxdi Small Business newsletter y únete al [email protected] comunidad empresarial en LinkedIn, donde puede conectarse directamente con proveedores, otros profesionales como usted y los editores de Daxdi.
