La maggior parte degli acquirenti di tecnologia aziendale sa cos'è il Voice over IP (VoIP) poiché è diventato lo standard principale per le comunicazioni vocali tra le piccole e medie imprese (PMI).
Ha goduto di questo successo perché dimostra troppi vantaggi rispetto ai vecchi sistemi PBX locali.
Il VoIP costa molto meno (specialmente se fornito come servizio cloud), è molto più flessibile quando si tratta di integrazione software e può essere utilizzato per alimentare molti altri canali di comunicazione oltre a una conversazione vocale diretta utilizzando il telefono desktop.
In realtà è quella capacità, che ha dato origine a un nuovo termine per alcuni tipi di servizi basati su VoIP, chiamati Unified Communications-as-a-Service (UCaaS).
Si tratta essenzialmente di servizi VoIP che si sono espansi in sistemi di consegna multicanale, il che sembra complesso, ma in realtà è piuttosto semplice fintanto che ti concentri su ciò di cui hai bisogno piuttosto che sulla miriade di potenziali fornitori di opzioni che potrebbero offrirti.
Ciò che ha dato origine a UCaaS è essenzialmente il grande abilitatore del VoIP: il software.
Spingendo la tua soluzione di comunicazione al livello software, stai aprendo una miriade di nuove porte quando si tratta di migliorare le capacità di ciò a cui la maggior parte delle persone pensa quando guarda un telefono.
Dall'aggiunta di nuove funzionalità alla tecnologia all'integrazione con il software su cui la tua azienda fa affidamento, tutto è possibile con VoIP, e in particolare con le soluzioni UCaaS, che di solito sono progettate pensando all'integrazione.
Indubbiamente una grande ragione per cui stanno crescendo così velocemente, come mostra chiaramente il grafico qui sotto della società di ricerche di mercato Statista.
Dimensioni del mercato delle comunicazioni unificate negli Stati Uniti dal 2014 al 2024, per tipologia (in miliardi di dollari USA) Di seguito spiegheremo le funzionalità per cui stai pagando con un provider VoIP aziendale diretto, comprese quelle del nostro ultimo sondaggio Daxdi Business Choice Awards per VoIP.
Copriremo anche ciò che otterrai se il tuo provider VoIP offre UCaaS.
Ma prima di entrare nello specifico, facciamo una semplice ripartizione di VoIP e UCaaS.
Abbiamo chiesto a Curtis Peterson, Senior Vice President of Cloud Operations presso RingCentral, provider di sistemi telefonici aziendali, di aiutarci a distinguere tra i due tipi di servizi.
"Il VoIP di solito è solo un fornitore di servizi vocali, chiamate in entrata e in uscita", ha spiegato Peterson.
"UCaaS sta fondamentalmente esaminando tutte le comunicazioni aziendali e le mette su IP o protocollo Internet.
VoIP è una modalità singola.
UCaaS è multimodale: SMS, chat, videoconferenza, condivisione dello schermo, riunioni video.
Ma utilizza il VoIP per alimentare il parte vocale.
"
Un ottimo riassunto di poche parole, ma ora entriamo più in dettaglio.
Le caratteristiche del VoIP
Essenzialmente, VoIP è un servizio telefonico digitale che utilizza Internet per il trasporto e la consegna delle comunicazioni.
È possibile effettuare e ricevere chiamate dalla connessione Internet tramite i telefoni come si farebbe nella maggior parte delle tradizionali impostazioni dell'ufficio o tramite i softphone (che sono applicazioni basate su software).
Sfruttando il microfono e gli altoparlanti del tuo desktop, laptop o smartphone, puoi effettuare chiamate nello stesso modo in cui utilizzeresti un normale telefono.
VoIP offre molti degli stessi accessori del tuo fornitore di servizi di telecomunicazione.
Sarai in grado di ricevere e ascoltare i messaggi di posta vocale e monitorare le chiamate tramite l'ID chiamante.
Le chiamate possono essere inoltrate a linee alternative se qualcuno non è disponibile a ricevere una chiamata.
Altre funzionalità offerte da VoIP includono assistenti automatici, chiamate in attesa, registri delle chiamate, monitoraggio delle chiamate, registrazione delle chiamate, trascrizioni delle chiamate, conferenze con accesso esterno e trasferimento del numero.
Un'enfasi sulla rete
Un avvertimento del VoIP, anche per i servizi forniti e gestiti tramite il cloud, è che stanno gravando sulla tua rete locale.
Con VoIP abilitato, improvvisamente molti dei tuoi PC inizieranno a trasmettere traffico vocale per non parlare di tutti i telefoni desktop abilitati VoIP e, per la maggior parte delle aziende, anche una sfilza di telefoni cellulari, tablet e altri dispositivi.
E il fatto che si tratti di un sacco di nuovo traffico non è il problema più grande; il problema più grande è che anche tutto questo nuovo traffico è sensibile.
Il normale traffico dati può subire un improvviso rallentamento della rete, nonché occasionali perdite di pacchetti, latenza e jitter della rete.
Al traffico VoIP non piace nessuna di queste cose e tende a reagire male sotto forma di interruzioni udibili nelle conversazioni o addirittura interrompendo completamente le chiamate.
Prevenire tali problemi è certamente fattibile e tutti i migliori provider VoIP possono incaricare i tuoi tecnici del servizio clienti di aiutarti, ma avrai comunque bisogno di professionisti IT interni al tuo fianco e questo richiederà una buona parte del loro tempo, specialmente durante il roll-out iniziale del servizio.
E tutto quanto sopra riguarda semplicemente un tipo di comunicazione, vale a dire la voce, che viene trasformata in una nuova forma di dati.
Una volta aggiunti più canali, le cose possono diventare ancora più complicate, il che è esattamente ciò che può accadere quando si distribuisce UCaaS.
Caratteristiche UCaaS
UCaaS generalmente include la voce come una delle sue opzioni di comunicazione, ma come suggerisce il nome, fornisce una capacità di comunicazione più robusta offrendo anche altri canali, in particolare video.
Con UCaaS, il tuo fornitore di servizi ti consentirà anche di programmare videochiamate uno a uno e videoconferenze uno a molti.
Questo potrebbe non sembrare un must per le aziende più piccole ma, man mano che il tuo team cresce e assumi in diverse aree geografiche, vorrai essere in grado di condurre videochiamate "faccia a faccia".
Con le videoconferenze e il VoIP, sarai in grado di fare cose come condurre riunioni con centinaia di partecipanti, condividere lo schermo con tutti i partecipanti e persino condividere e ricevere file a tutti coloro che sono in chiamata o ai singoli assistenti.
Gli strumenti UCaaS ti consentono anche di chattare e inviare messaggi di testo con i colleghi del tuo piano.
Perché avresti bisogno di questa funzione? Bene, se stai effettuando una videochiamata con un cliente e il tuo rappresentante di vendita sta parlando fuori turno, puoi inviarle un messaggio di chat privato per mettere tutti sulla stessa pagina.
Ciò consente anche ai membri del tuo team di inviare messaggi di chat anziché e-mail per discutere di interazioni più sensibili al tempo e più casuali.
Alcuni fornitori di UCaaS consentono una collaborazione profonda e la gestione dei progetti di gruppo.
Ciò include la condivisione di documenti e la modifica simultanea, elenchi di cose da fare, calendari condivisi e persino archiviazione di file congiunta.
Se sei uno di quei gatti testardi a cui piace ancora inviare e ricevere fax, alcune soluzioni UCaaS ti consentono di farlo dal tuo computer o dispositivo mobile (dove i fax verranno automaticamente archiviati sul tuo account Dropbox o Microsoft OneDrive).
Questa funzione offre anche una migliore supervisione su chi invia e riceve fax, cosa stanno inviando fax e ti consente di disattivare i fax indesiderati.
Fornitori VoIP aziendali di prim'ordine con funzionalità UCaaS
La salsa segreta UCaaS: integrazione
Forse l'aspetto più importante di una piattaforma UCaaS è la sua capacità di integrarsi con soluzioni di terze parti per aiutarti a inserire ed esportare meglio i dati da uno strumento all'altro.
Ad esempio, se devi chiamare un cliente e desideri accedere ai suoi record per migliorare le tue comunicazioni, l'integrazione tra il tuo account Salesforce (Visita il sito su Salesforce.com) e il tuo strumento UCaaS lo rende incredibilmente facile.
Dalla dashboard di Salesforce, sarai in grado di avviare la chiamata, visualizzare la cronologia delle interazioni del cliente e aggiungere note su ciò che viene detto durante la chiamata.
Con l'integrazione della posta elettronica di Microsoft Outlook, è possibile avviare chiamate direttamente dal corpo di un'e-mail.
Le integrazioni sono particolarmente utili per le aziende che intendono utilizzare il proprio strumento UCaaS per rispondere ai ticket dell'help desk.
Immagina di dare ai tuoi rappresentanti del servizio la possibilità di effettuare e ricevere chiamate direttamente dalla console dell'help desk.
Immagina di dare loro la possibilità di ricercare le interazioni con i clienti o aggiungere note ai record dei clienti durante la chiamata, quindi ricollegare questi dati agli strumenti UCaaS, help desk e gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per la successiva modifica.
Servizi VoIP per piccole imprese di prim'ordine con funzionalità UCaaS
"Le aziende che cercano soluzioni VoIP semplici stanno perdendo l'opportunità di mettere insieme più strumenti di comunicazione con un fornitore e ottenere uno sconto per farlo", ha affermato Peterson.
Questo perché la maggior parte dei fornitori offre sconti all'ingrosso quando raggruppa tutti i tuoi strumenti UCaaS insieme piuttosto che strumenti di comunicazione selettivi tra più fornitori.
Pensa a come acquisti il ??cavo di casa, Internet e il servizio telefonico: il prezzo di tutti e tre insieme è in genere inferiore a quello di tre diversi fornitori per ciascuno.
Il raggruppamento garantisce inoltre che ogni servizio si integri e si riporti reciprocamente senza problemi.
"[But] se hai un provider per VoIP, uno per video e uno per chat, non puoi condividere le analisi tra di loro ", ha spiegato Peterson.
Hai domande a cui devi rispondere su UCaaS o VoIP? sottoscrivi alla newsletter di Daxdi Small Business e unisciti a [email protected] business community su LinkedIn dove puoi porre domande a fornitori, altri professionisti come te e agli editori di Daxdi.
La maggior parte degli acquirenti di tecnologia aziendale sa cos'è il Voice over IP (VoIP) poiché è diventato lo standard principale per le comunicazioni vocali tra le piccole e medie imprese (PMI).
Ha goduto di questo successo perché dimostra troppi vantaggi rispetto ai vecchi sistemi PBX locali.
Il VoIP costa molto meno (specialmente se fornito come servizio cloud), è molto più flessibile quando si tratta di integrazione software e può essere utilizzato per alimentare molti altri canali di comunicazione oltre a una conversazione vocale diretta utilizzando il telefono desktop.
In realtà è quella capacità, che ha dato origine a un nuovo termine per alcuni tipi di servizi basati su VoIP, chiamati Unified Communications-as-a-Service (UCaaS).
Si tratta essenzialmente di servizi VoIP che si sono espansi in sistemi di consegna multicanale, il che sembra complesso, ma in realtà è piuttosto semplice fintanto che ti concentri su ciò di cui hai bisogno piuttosto che sulla miriade di potenziali fornitori di opzioni che potrebbero offrirti.
Ciò che ha dato origine a UCaaS è essenzialmente il grande abilitatore del VoIP: il software.
Spingendo la tua soluzione di comunicazione al livello software, stai aprendo una miriade di nuove porte quando si tratta di migliorare le capacità di ciò a cui la maggior parte delle persone pensa quando guarda un telefono.
Dall'aggiunta di nuove funzionalità alla tecnologia all'integrazione con il software su cui la tua azienda fa affidamento, tutto è possibile con VoIP, e in particolare con le soluzioni UCaaS, che di solito sono progettate pensando all'integrazione.
Indubbiamente una grande ragione per cui stanno crescendo così velocemente, come mostra chiaramente il grafico qui sotto della società di ricerche di mercato Statista.
Dimensioni del mercato delle comunicazioni unificate negli Stati Uniti dal 2014 al 2024, per tipologia (in miliardi di dollari USA) Di seguito spiegheremo le funzionalità per cui stai pagando con un provider VoIP aziendale diretto, comprese quelle del nostro ultimo sondaggio Daxdi Business Choice Awards per VoIP.
Copriremo anche ciò che otterrai se il tuo provider VoIP offre UCaaS.
Ma prima di entrare nello specifico, facciamo una semplice ripartizione di VoIP e UCaaS.
Abbiamo chiesto a Curtis Peterson, Senior Vice President of Cloud Operations presso RingCentral, provider di sistemi telefonici aziendali, di aiutarci a distinguere tra i due tipi di servizi.
"Il VoIP di solito è solo un fornitore di servizi vocali, chiamate in entrata e in uscita", ha spiegato Peterson.
"UCaaS sta fondamentalmente esaminando tutte le comunicazioni aziendali e le mette su IP o protocollo Internet.
VoIP è una modalità singola.
UCaaS è multimodale: SMS, chat, videoconferenza, condivisione dello schermo, riunioni video.
Ma utilizza il VoIP per alimentare il parte vocale.
"
Un ottimo riassunto di poche parole, ma ora entriamo più in dettaglio.
Le caratteristiche del VoIP
Essenzialmente, VoIP è un servizio telefonico digitale che utilizza Internet per il trasporto e la consegna delle comunicazioni.
È possibile effettuare e ricevere chiamate dalla connessione Internet tramite i telefoni come si farebbe nella maggior parte delle tradizionali impostazioni dell'ufficio o tramite i softphone (che sono applicazioni basate su software).
Sfruttando il microfono e gli altoparlanti del tuo desktop, laptop o smartphone, puoi effettuare chiamate nello stesso modo in cui utilizzeresti un normale telefono.
VoIP offre molti degli stessi accessori del tuo fornitore di servizi di telecomunicazione.
Sarai in grado di ricevere e ascoltare i messaggi di posta vocale e monitorare le chiamate tramite l'ID chiamante.
Le chiamate possono essere inoltrate a linee alternative se qualcuno non è disponibile a ricevere una chiamata.
Altre funzionalità offerte da VoIP includono assistenti automatici, chiamate in attesa, registri delle chiamate, monitoraggio delle chiamate, registrazione delle chiamate, trascrizioni delle chiamate, conferenze con accesso esterno e trasferimento del numero.
Un'enfasi sulla rete
Un avvertimento del VoIP, anche per i servizi forniti e gestiti tramite il cloud, è che stanno gravando sulla tua rete locale.
Con VoIP abilitato, improvvisamente molti dei tuoi PC inizieranno a trasmettere traffico vocale per non parlare di tutti i telefoni desktop abilitati VoIP e, per la maggior parte delle aziende, anche una sfilza di telefoni cellulari, tablet e altri dispositivi.
E il fatto che si tratti di un sacco di nuovo traffico non è il problema più grande; il problema più grande è che anche tutto questo nuovo traffico è sensibile.
Il normale traffico dati può subire un improvviso rallentamento della rete, nonché occasionali perdite di pacchetti, latenza e jitter della rete.
Al traffico VoIP non piace nessuna di queste cose e tende a reagire male sotto forma di interruzioni udibili nelle conversazioni o addirittura interrompendo completamente le chiamate.
Prevenire tali problemi è certamente fattibile e tutti i migliori provider VoIP possono incaricare i tuoi tecnici del servizio clienti di aiutarti, ma avrai comunque bisogno di professionisti IT interni al tuo fianco e questo richiederà una buona parte del loro tempo, specialmente durante il roll-out iniziale del servizio.
E tutto quanto sopra riguarda semplicemente un tipo di comunicazione, vale a dire la voce, che viene trasformata in una nuova forma di dati.
Una volta aggiunti più canali, le cose possono diventare ancora più complicate, il che è esattamente ciò che può accadere quando si distribuisce UCaaS.
Caratteristiche UCaaS
UCaaS generalmente include la voce come una delle sue opzioni di comunicazione, ma come suggerisce il nome, fornisce una capacità di comunicazione più robusta offrendo anche altri canali, in particolare video.
Con UCaaS, il tuo fornitore di servizi ti consentirà anche di programmare videochiamate uno a uno e videoconferenze uno a molti.
Questo potrebbe non sembrare un must per le aziende più piccole ma, man mano che il tuo team cresce e assumi in diverse aree geografiche, vorrai essere in grado di condurre videochiamate "faccia a faccia".
Con le videoconferenze e il VoIP, sarai in grado di fare cose come condurre riunioni con centinaia di partecipanti, condividere lo schermo con tutti i partecipanti e persino condividere e ricevere file a tutti coloro che sono in chiamata o ai singoli assistenti.
Gli strumenti UCaaS ti consentono anche di chattare e inviare messaggi di testo con i colleghi del tuo piano.
Perché avresti bisogno di questa funzione? Bene, se stai effettuando una videochiamata con un cliente e il tuo rappresentante di vendita sta parlando fuori turno, puoi inviarle un messaggio di chat privato per mettere tutti sulla stessa pagina.
Ciò consente anche ai membri del tuo team di inviare messaggi di chat anziché e-mail per discutere di interazioni più sensibili al tempo e più casuali.
Alcuni fornitori di UCaaS consentono una collaborazione profonda e la gestione dei progetti di gruppo.
Ciò include la condivisione di documenti e la modifica simultanea, elenchi di cose da fare, calendari condivisi e persino archiviazione di file congiunta.
Se sei uno di quei gatti testardi a cui piace ancora inviare e ricevere fax, alcune soluzioni UCaaS ti consentono di farlo dal tuo computer o dispositivo mobile (dove i fax verranno automaticamente archiviati sul tuo account Dropbox o Microsoft OneDrive).
Questa funzione offre anche una migliore supervisione su chi invia e riceve fax, cosa stanno inviando fax e ti consente di disattivare i fax indesiderati.
Fornitori VoIP aziendali di prim'ordine con funzionalità UCaaS
La salsa segreta UCaaS: integrazione
Forse l'aspetto più importante di una piattaforma UCaaS è la sua capacità di integrarsi con soluzioni di terze parti per aiutarti a inserire ed esportare meglio i dati da uno strumento all'altro.
Ad esempio, se devi chiamare un cliente e desideri accedere ai suoi record per migliorare le tue comunicazioni, l'integrazione tra il tuo account Salesforce (Visita il sito su Salesforce.com) e il tuo strumento UCaaS lo rende incredibilmente facile.
Dalla dashboard di Salesforce, sarai in grado di avviare la chiamata, visualizzare la cronologia delle interazioni del cliente e aggiungere note su ciò che viene detto durante la chiamata.
Con l'integrazione della posta elettronica di Microsoft Outlook, è possibile avviare chiamate direttamente dal corpo di un'e-mail.
Le integrazioni sono particolarmente utili per le aziende che intendono utilizzare il proprio strumento UCaaS per rispondere ai ticket dell'help desk.
Immagina di dare ai tuoi rappresentanti del servizio la possibilità di effettuare e ricevere chiamate direttamente dalla console dell'help desk.
Immagina di dare loro la possibilità di ricercare le interazioni con i clienti o aggiungere note ai record dei clienti durante la chiamata, quindi ricollegare questi dati agli strumenti UCaaS, help desk e gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per la successiva modifica.
Servizi VoIP per piccole imprese di prim'ordine con funzionalità UCaaS
"Le aziende che cercano soluzioni VoIP semplici stanno perdendo l'opportunità di mettere insieme più strumenti di comunicazione con un fornitore e ottenere uno sconto per farlo", ha affermato Peterson.
Questo perché la maggior parte dei fornitori offre sconti all'ingrosso quando raggruppa tutti i tuoi strumenti UCaaS insieme piuttosto che strumenti di comunicazione selettivi tra più fornitori.
Pensa a come acquisti il ??cavo di casa, Internet e il servizio telefonico: il prezzo di tutti e tre insieme è in genere inferiore a quello di tre diversi fornitori per ciascuno.
Il raggruppamento garantisce inoltre che ogni servizio si integri e si riporti reciprocamente senza problemi.
"[But] se hai un provider per VoIP, uno per video e uno per chat, non puoi condividere le analisi tra di loro ", ha spiegato Peterson.
Hai domande a cui devi rispondere su UCaaS o VoIP? sottoscrivi alla newsletter di Daxdi Small Business e unisciti a [email protected] business community su LinkedIn dove puoi porre domande a fornitori, altri professionisti come te e agli editori di Daxdi.
