Lo scanner di documenti wireless Epson WorkForce ES-500WR — Edizione contabile ($ 499,99), è uno scanner di documenti desktop con alimentazione a fogli medio-leggero adatto per l'uso in piccoli uffici e gruppi di lavoro.
È una variazione di WorkForce ES-500W, che include l'utilità di scansione ed elaborazione dei documenti aggiornata di Epson, ScanSmart e il componente aggiuntivo di facile gestione della contabilità ScanSmart Edition.
Se la tua azienda richiede l'inserimento manuale ricorrente di dati finanziari, ES-500WR sarà un'alternativa interessante alla nostra scelta degli editori tra gli scanner di documenti entry-level, Brother ADS-2700W.
Insegnare nuovi trucchi a un vecchio cane
La più grande differenza tra ES-500WR e ES-500W è nel software Accounting Edition, quindi non ci sono molti aggiornamenti hardware qui.
Come l'ES-500W, misura 6,6 x 11,6 x 6,9 pollici (HWD) con i vassoi chiusi e pesa 8,1 libbre.
È leggermente più grande e 2,5 libbre più pesante del Brother ADS-2700W, di dimensioni vicine e 2,1 libbre più leggero del Panasonic KV-S1026C-MKII, e un po 'più piccolo in tutte le dimensioni rispetto a Editors Choice HP ScanJet Pro 3000 ($ 479,99 da HP ).
Tieni presente, tuttavia, che mentre sono chiuse e fuori servizio, nessuna di queste macchine occupa molto spazio sulla scrivania.
Ma con i loro alimentatori automatici di documenti (ADF) e vassoi di uscita aperti e pronti per il lavoro, in genere raddoppiano l'altezza e triplicano (o più) la lunghezza.
L'ADF dell'ES-500WR può contenere fino a 50 originali e il suo ciclo di lavoro giornaliero è di 4.000 scansioni.
Anche i modelli concorrenti qui menzionati sono dotati di ADF da 50 fogli.
In termini di ciclo di lavoro, l'ES-500WR è al centro del gruppo, con l'ADS-2700W e il KV-21026C-MKII che supportano 1.000 scansioni giornaliere in più e lo ScanJet 3000 che ne gestisce 500 in meno.
Puoi connetterti all'ES-500WR direttamente tramite USB 3.0, tramite la tua rete cablata o in modalità wireless con Ethernet o Wi-Fi, o dal tuo smartphone o tablet con Near Field Communication (NFC).
NFC è un protocollo di rete peer-to-peer che consente di eseguire la scansione dei fogli caricati nel vassoio di alimentazione sul dispositivo mobile toccandolo sull'hotspot NFC situato di fronte al pannello di controllo sul lato anteriore dello scanner.
È possibile connettersi ai dispositivi mobili con Wi-Fi Direct o eseguire la scansione su unità di memoria flash e altri dispositivi di archiviazione tramite una porta USB sul retro dello chassis.
Il pannello di controllo è semplice, con sette pulsanti: Alimentazione, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi on / off, Double Feed Detection Skip, Slow Mode, Stop, Start e NFC.
Sono inoltre presenti sette spie di stato: modalità AP (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, errore, modalità di alimentazione automatica, pronto, salto rilevamento doppia alimentazione e modalità lenta.
Si noti che non sono presenti pulsanti o un display per la selezione dei profili, la scelta della scansione su uno o due lati o per fornire allo scanner altre istruzioni.
Tutto ciò viene gestito da ScanSmart, manualmente dopo la scansione delle pagine o automaticamente, in base a una serie di istruzioni preconfigurate salvate nei profili del flusso di lavoro che Epson chiama Azioni.
Software aziendale robusto
L'ES-500WR viene fornito con accesso scaricabile a ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (per Windows), Nuance PDF Converter (per Mac) e Presto! BizCard.
Piuttosto che una vera interfaccia dello scanner e un programma di elaborazione e gestione dei documenti, ScanSmart è più una shell che integra utilità e programmi esistenti, aiutandoli a interagire con lo scanner stesso e tra loro in modo più fluido.
Epson Scan 2 e Document Capture Pro sono forniti in bundle come parte di ScanSmart.
Con l'ES-500WR si ottiene il componente aggiuntivo Accounting Edition, noto anche come Receipt Manager.
Oltre alla capacità di ScanSmart di accettare estensioni aggiuntive e integrare applicazioni, secondo Epson anche questo apprende come identificare i dati ricorrenti, come nomi e loghi dei fornitori, spese mensili e così via.
In altre parole, più lo usi, più efficiente sarà il Gestore delle ricevute che gestisce le tue scansioni finanziarie.
Riconosce ed estrae i dati da ricevute scansionate, fatture e altri documenti finanziari e quindi li salva nel proprio database integrato.
Gestore ricevute può quindi esportare i dati in QuickBooks Online o file compatibili con Microsoft Excel che è possibile importare in uno o molti altri programmi di contabilità, con, cioè, una certa manipolazione delle colonne di dati in Gestore ricevute o nel file CSV esportato in Excel o entrambi.
La mia unica vera lamentela su ScanSmart Accounting Edition è che non supporta direttamente altri popolari programmi di contabilità.
Davanti al branco
Epson valuta l'ES-500WR a 35 pagine a una facciata al minuto (ppm) e 70 immagini a due facciate al minuto (o ipm, dove ogni lato della pagina è un'immagine).
Ho testato ES-500WR su Ethernet a 300 dpi con ScanSmart Accounting Edition sul nostro PC testbed Intel Core i5 standard con Windows 10 Professional.
Il nuovo software non ha aumentato la velocità di scansione e di elaborazione dei documenti rispetto all'ES-500W, che era già un ottimo strumento.
Scopri come testiamo gli scanner
Riducendo il tempo che intercorre tra il momento in cui l'ultima pagina raggiunge il vassoio di uscita e il momento in cui ScanSmart salva il documento in un formato di file utilizzabile, quello che chiamiamo tempo di "ritardo", l'ES-500WR ha scansionato il nostro documento di testo unilaterale di 25 pagine a 40 Documento fronte / retro di 25 pagine a 75,7 ipm, significativamente più veloce delle classificazioni Epson.
TL'ES-500WR ha scansionato, elaborato e salvato gli stessi documenti di prova in PDF di immagini a 37,7 ppm e 67,7 ipm, una prestazione rispettabile rispetto alle sue valutazioni e ai suoi concorrenti.
Si tratta di circa 2,5 ppm più veloce e 1,5 ipm più lento dell'ES-500W, 3 ppm più veloce e 2,3 ipm più lento dell'ADS-2700W di Brother ($ 349,98 su Amazon), 2,4 ppm e 2,5 ipm più veloce di HP ScanJet 3000 e 6,1 ppm e 7,7 ipm in davanti al KV-S1026C-MKII di Panasonic ($ 522,00 su Amazon).
Durante la scansione in PDF ricercabile, un formato più adatto alle applicazioni di ricerca e recupero dei documenti, l'ES-500WR ha scansionato e salvato il nostro documento di prova fronte / retro di 25 pagine (50 immagini) in 44 secondi.
Quel punteggio ha pareggiato il suo fratello ES-500W ed è un secondo o due più veloce dei modelli Brother e HP.
A 1 minuto e 6 secondi, la Panasonic ha alzato la coda.
Scansione aziendale solida
A che serve uno scanner incredibilmente veloce se il testo modificabile risultante richiede ore di correzione degli errori? Fortunatamente, la tecnologia OCR odierna è molto più accurata di così.
L'ES-500WR, ad esempio, ha scansionato e convertito le nostre pagine Arial e Times New Roman standard senza errori fino a 6 punti, il che è più che sufficiente per la maggior parte delle applicazioni aziendali.
Ciò batte gli 8 punti del precedente ES-500W per entrambi i caratteri senza errori.
Con 5 punti senza errori sulla nostra pagina di test Arial e 4 punti senza errori senza eguali nella pagina Times New Roman, il formidabile ADS-2700W di Brother rimane lo scanner più accurato recensito qui in circa un anno.
Nel frattempo, la Panasonic KV-S1026-MKII ha collegato l'ES-500WR e l'HP ScanJet 3000 è riuscita a scansionare fino a 8 punti con entrambi i caratteri senza errori.
Ho anche scansionato alcune pile di ricevute e fatture di carte di credito e quindi ho utilizzato un profilo ScanSmart Action per spostare i dati e aprire Gestione ricevute.
La fase successiva prevede l'esportazione dei dati in QuickBooks Online o in un file CSV di Excel.
L'integrazione di Receipt Manager con QuickBooks è ben automatizzata.
Quando, dopo aver aperto QuickBooks sul tuo PC, fai clic su Esporta in QuickBooks in ScanSmart, viene avviata una finestra che ti invita ad accedere a QuickBooks e quindi seguire le istruzioni che ti guidano attraverso il resto del processo.
Quando si esporta in un file CSV, è sufficiente selezionare l'azione in ScanSmart, assegnare un nome e salvare il file.
Quello che succede dopo dipende da cosa vuoi fare con i dati.
Per prepararlo per l'importazione in un programma di contabilità molto probabilmente sarà necessaria almeno una certa manipolazione in Excel.
Se hai una conoscenza di base di Excel, preparare i file CSV per l'importazione in un altro programma è semplice.
A seconda del programma in cui si desidera importare i dati, il processo può essere descritto nella documentazione di quel software.
In caso contrario, ci sono risme di documenti che coprono l'etichettatura e la manipolazione di record CSV sul sito di Microsoft e altrove.
Anche se a volte questo può essere un lavoro complicato, non è davvero complicato.
Ma sarebbe molto più semplice se ScanSmart Accounting Edition supportasse alcune applicazioni di contabilità più popolari.
Software che fa risparmiare tempo
Quando si gestisce un'attività da casa o da un piccolo ufficio, forse una delle faccende ricorrenti più noiose è l'inserimento di dati da ricevute cartacee, fatture e altri documenti finanziari in un programma di contabilità.
Con il suo supporto per la scansione di documenti finanziari, la raccolta dei dati rilevanti e quindi la preparazione e l'esportazione in QuickBooks Online o fogli di calcolo Excel, Epson ES-500WR fa un tentativo decente di automatizzare quel processo.
L'integrazione di QuickBooks è ben sviluppata e dovrebbe far risparmiare tempo a te o alla tua organizzazione automatizzando gran parte del processo di immissione dei dati finanziari.
Con l'integrazione di Excel, d'altra parte, potresti dover massaggiare i dati in record CSV compatibili con la tua applicazione di contabilità.
Mentre un'integrazione più ampia con altri programmi di contabilità fornirebbe un valore maggiore per le organizzazioni che non utilizzano QuickBooks, il processo di preparazione dei record CSV per l'importazione in Excel è fondamentale.
Anche se costa $ 100 in più rispetto alla scelta degli editori Brother ADS-2700W, l'ES-500WR vale il prezzo più alto se la possibilità di scansionare ed esportare dati finanziari farà risparmiare tempo prezioso alla tua azienda.
Scanner di documenti wireless Epson WorkForce ES-500WR - Accounting Edition
La linea di fondo
Epson WorkForce ES-500WR offre scansioni rapide e accurate abbinate a un robusto pacchetto software che piacerà agli uffici che necessitano di dati.
