Rubex di eFileCabinet (che parte da $ 15 per utente al mese) è una soluzione per la gestione dei documenti (DM), l'archiviazione nel cloud e la condivisione di file Software-as-a-Service (SaaS) progettata per aiutare le aziende a rinunciare alla carta e a organizzare efficacemente i propri file e documenti.
Ideale per piccole e medie imprese (PMI) che richiedono un file Soluzione basata su cloud, Rubex di eFileCabinet semplifica la condivisione sicura dei documenti all'interno di un'organizzazione ed esternamente, nonché la configurazione della conservazione e della conformità dei documenti.
Rubex di eFileCabinet anche mantiene automaticamente una cronologia della durata di vita di un documento, comprese le modifiche apportate, chi lo ha fatto e quando.
Salva in modo proattivo tutte le informazioni necessarie per i futuri audit trail.
Rubex di eFileCabinet vanta una funzionalità di ricerca completa, flussi di lavoro automatizzati, creazione di modelli e condivisione di file con controllo della versione volto ad aumentare l'efficienza che si abbina perfettamente a Microsoft SharePoint Online, la nostra scelta degli editori per le soluzioni DM.
Troverai anche una gamma più ampia di opzioni di collaborazione da Ascensio System OnlyOffice, che è la nostra seconda scelta dagli editori nel nostro riepilogo delle recensioni del software DM.
Gestione dei documenti e archiviazione sicura
Rubex di eFileCabinet è un portale web integrato per la condivisione di file e DM che riunisce le funzionalità dei servizi eFileCabinet Online (30,00 per utente al mese presso eFileCabinet) e SecureDrawer dell'azienda in un'unica soluzione moderna e basata sul web.
Con l'obiettivo di aiutare le PMI a rinunciare alla carta e ad aumentare la loro efficienza, Rubex di eFileCabinet offre funzionalità intelligenti di organizzazione, archiviazione e condivisione dei documenti.
Aggiunge inoltre controlli granulari per le autorizzazioni dei file e la gestione dei criteri di conservazione dei dati.
Progettato intorno alla collaborazione, Rubex di eFileCabinet è l'ultima evoluzione di eFileCabinet Online, che presenta una suite completa di funzioni DM per condividere in modo sicuro i file.
Per rafforzare la sicurezza dell'archiviazione e della condivisione dei documenti, Rubex di eFileCabinet utilizza la crittografia a 256 bit e utilizza Amazon Web Services ($ 6.415,00 su Amazon) (AWS).
Rubex di eFileCabinet è nuovissimo; il sito Web eFileCabinet evidenzia ancora i servizi eFileCabinet e SecureDrawer più vecchi ma più riconoscibili, il che può creare confusione.
Il futuro è chiaramente Rubex di eFileCabinet, che apparentemente offre tutte le funzionalità di queste due applicazioni, ma in una nuova interfaccia utente (UI).
Le app eFileCabinet Online per Android e iOS fanno riferimento in modo simile a eFileCabinet Online, anche se ciò a cui accedono è Rubex di eFileCabinet.
Prezzi e funzionalità
A partire da $ 15 per utente al mese, Rubex di eFileCabinet offre una condivisione di file sicura con 25 GB di spazio di archiviazione, ma nessuna funzionalità o funzionalità DM.
L'abbonamento progressivo è il livello Advantage che costa $ 30 per utente al mese con 1 TB di spazio di archiviazione incluso.
Si tratta di un'offerta più robusta che piacerà alla maggior parte delle PMI, ma è possibile accedervi solo con un minimo di tre utenti.
Gli abbonamenti Advantage includono il sistema eFileCabinet DM, la condivisione sicura dei file, l'app SideKick, la conservazione (governance), l'autenticazione a due fattori (2FA), le impostazioni di sicurezza personalizzate, gli strumenti di conformità e l'integrazione della firma elettronica.
Include anche l'integrazione con Microsoft Office, l'accesso all'integrazione API (Application Programming Interface), audit trail, supporto e servizio e accesso mobile.
Il set di funzionalità di questo livello sarà l'ideale per la maggior parte delle PMI che stanno scoprendo le loro esigenze di DM cloud.
Il prezzo è nella media per un prodotto di questa gamma, ma il requisito di avere un minimo di tre utenti per accedervi sembra una strategia per forzare gli utenti a passare al livello successivo.
Il livello successivo è l'abbonamento Business, che costa $ 55 per utente al mese e include 5 TB di spazio di archiviazione.
Il livello Business ha tutte le caratteristiche del livello Advantage e include anche l'automazione dei processi aziendali, l'acquisizione del riconoscimento ottico dei caratteri a zone (OCR), l'automazione del flusso di lavoro, la progettazione del flusso di lavoro e le librerie di automazione.
Questo livello include anche strumenti di onboarding, approvazioni, processo temporale, escalation automatico del processo di priorità, instradamento dei file specifico per i dati e denominazione e archiviazione automatica dei file.
È disponibile anche un'opzione aziendale, ma il prezzo dipende da specifici requisiti di personalizzazione e archiviazione.
Tutti i piani tariffari per Rubex di eFileCabinet vengono fatturati su base annuale.
Funzionalità incentrata sull'organizzazione
Rubex di eFileCabinet si concentra sull'organizzazione e l'efficienza nella digitalizzazione, gestione e condivisione dei documenti.
La funzionalità e il controllo chiave del sito Web iniziano dal lato sinistro dello schermo e diventano più granulari man mano che ci si sposta verso il lato destro.
La soluzione online presenta un'esperienza utente (UX) attraente e intuitiva.
La barra superiore, di colore blu scuro, presenta un menu hamburger a tre strisce per accedere ai sottomenu Home, Amministratore, Ricerca, Richieste di file, Check-out e Le mie impostazioni.
Questo menu può essere facilmente nascosto per massimizzare lo spazio sullo schermo.
La sezione Amministratore è dove puoi aggiungere utenti, ospiti e gruppi.
Da qui puoi gestire le licenze per utenti e ospiti e vedere le sessioni utente.
La sezione Amministratore è dove è possibile aggiungere modelli e dove è possibile determinare le politiche di governance e sicurezza.
Le opzioni dei criteri di sicurezza sono complete con vari requisiti di password complessi, frequenza di modifica della password e selezioni di autenticazione a due fattori (2FA) disponibili per una sicurezza ottimale.
La barra blu ha anche menu a discesa per Nuovo, Condividi, Modifica e una scorciatoia per applicare i modelli.
Un'arancia "Serve aiuto?" Il pulsante richiama le Domande frequenti (FAQ) e una grande casella di ricerca assume la preminenza sul lato destro.
Sono inoltre presenti collegamenti a una Guida rapida per i nuovi utenti e un'icona Attività rivela la sezione Centro attività che elenca i caricamenti e le notifiche recenti.
Tre icone principali ricadono sotto il logo Rubex.
Il primo è un'icona Casa per Casa, che fa apparire Il mio account, che ha un'icona di edificio per designare un'attività.
Gli utenti possono creare più armadi per archiviare i propri file; è possibile creare cassetti nidificati anche all'interno degli schedari.
La creazione di una struttura di file intuitiva e logica è semplice.
La seconda icona principale è Le mie azioni.
È costituito da punti interconnessi ed elenca tutti i documenti condivisi e il loro stato in base al fatto che siano stati consultati o meno e per quanto tempo rimangono disponibili.
La terza icona, una valigetta, è per I miei portafogli, che è dove puoi archiviare tutti i documenti allegati a un progetto specifico o un cliente.
Nella sezione Il mio account, ci sono icone a comparsa sull'estrema destra che includono Dettagli, Commenti (dove gli utenti possono lasciare note post-it virtuali), Profilo e Autorizzazioni (per attivare / disattivare le autorizzazioni di lettura, scrittura ed eliminazione per Utenti e gruppi).
C'è una finestra pop-up Governance per proteggere i file dalla modifica (o eliminazione), dai log di automazione e di controllo.
La governance diventa una caratteristica fondamentale poiché più dipendenti accedono a documenti importanti.
Una buona configurazione della governance garantisce che i gestori possano visualizzare quali file sono stati eliminati e da chi, inoltre richiede l'approvazione dei gestori prima che i file vengano completamente distrutti dal sistema.
Il mix di navigazione chiara e stratificata e controlli basati su icone rende facile per gli utenti di qualsiasi livello di abilità acquisire familiarità con Rubex di eFileCabinet.
Ma ci sarà una curva di apprendimento per gli utenti provenienti dalla vecchia interfaccia utente di eFileCabinet Online che aveva più strumenti e opzioni disponibili a prima vista.
Rispetto all'interfaccia utente di eFileCabinet Online, Rubex di eFileCabinet è visivamente minimalista ma più funzionalmente dinamico.
Mentre eFileCabinet Online sembra un'app nativa in stile Microsoft Office, completa di un'interfaccia utente a nastro, Rubex di eFileCabinet sembra un'app mobile che richiede qualche clic in più per accedere ad alcune voci di menu.
Alcuni utenti potrebbero apprezzare l'aspetto pulito, ma c'è un vantaggio nell'avere sempre più opzioni di menu presenti.
I compagni di app mobili per iOS e Android eFileCabinet aggiungono un po 'di praticità, consentendo agli utenti di caricare foto e documenti direttamente dai loro dispositivi mobili.
Tuttavia, vari utenti hanno segnalato problemi durante l'accesso o il caricamento dei propri file.
Ho utilizzato l'app per Android durante i miei test e ho riscontrato problemi anche durante il caricamento dei file.
Mettere il potere della ricerca in DM
L'utilizzo di icone per armadi, cassetti e cartelle porta l'archiviazione del mondo reale e l'organizzazione delle convenzioni nello spazio digitale.
Ciò rende il lavoro su DM familiare ed è possibile creare una struttura ben organizzata e nidificata per i file.
Una delle maggiori caratteristiche di Rubex di eFileCabinet è il suo motore di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che può prendere documenti scansionati e file PDF e rendere il loro contenuto ricercabile.
Quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su un documento in Rubex da eFileCabinet, è possibile scegliere un'impostazione "Rendi ricercabile (OCR)" per aggiungere il contenuto di quel documento alla base di ricerca.
Utilizzando Zonal OCR, che è incluso nell'abbonamento Business da $ 55 per utente al mese, estrae solo i campi dati più importanti da un documento scansionato e memorizza i valori estratti in database strutturati.
C'è anche la possibilità di aggiungere metadati, tag e nomi di profilo per aiutare meglio l'archiviazione e la ricerca di documenti.
La ricerca consente di risparmiare molto tempo man mano che il volume di file e documenti cresce.
Gli utenti possono impostare metadati, tag e nomi di profilo possono aiutare a personalizzare ciò che viene cercato di più a seconda di ciò di cui un'azienda ha bisogno.
La funzione di ricerca funziona in modo rapido e preciso e aiuta anche a trovare le parole chiave presenti nei documenti PDF scansionati.
La modifica di documenti e file direttamente da Rubex da eFileCabinet non è possibile, ma esiste un processo di check-in / check-out che consente agli utenti di estrarre il documento e apportare modifiche nel formato nativo del documento.
Una volta che gli utenti hanno ricontrollato il documento con le modifiche apportate, Rubex di eFileCabinet creerà una nuova versione del documento per un controllo e un controllo della versione più accurati.
Rubex di eFileCabinet consente agli utenti di annotare, redigere e firmare elettronicamente i documenti mentre sono nel programma, ma le modifiche effettive devono essere apportate all'esterno.
È possibile aggiungere firme elettroniche per i documenti, ma il sito Web rimbalzerà gli utenti fuori sede per la verifica da Citrix RightSignature; è disponibile anche l'integrazione con DocuSign.
La funzionalità di condivisione è integrata nel menu di scelta rapida.
Quando passi il mouse su un file in un cassetto o in un armadietto, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare altre opzioni.
Dopo aver fatto clic sull'opzione Condividi, si apre una finestra che evidenzia il file condiviso e consente di inserire un indirizzo e-mail e un messaggio per il destinatario.
I file condivisi sono di sola lettura ...
