SAP SE è un venerabile produttore di software tedesco che si rivolge principalmente alle aziende Global 1000 ed è specializzato in database all'avanguardia, pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e software finanziario, inclusa la contabilità generale.
SAP ERP (precedentemente SAP R3) è una delle applicazioni ERP più ampiamente implementate nel mercato globale e si attiene a un percorso di implementazione tradizionale che in genere richiede un'ampia personalizzazione, percorsi di implementazione pluriennali e centinaia di migliaia di dollari in costi di consulenza.
Detto questo, per questa recensione, stiamo esaminando SAP Business One (che inizia a $ 82 per utente al mese per l'edizione Professional ospitata); rappresenta l'offerta di piccole e medie imprese (PMI) dell'azienda.
Lo testiamo sia dal punto di vista della contabilità finanziaria generale che da quello ERP.
La versione che ho testato era SAP Business One per il database HANA e il motore analitico di SAP; tuttavia, Business One è disponibile anche in una versione di Microsoft SQL Server (nel caso tu sia più a tuo agio con quello).
Tuttavia, solo Business One per HANA offre funzionalità multivaluta mentre la versione di Microsoft SQL Server è progettata per l'utilizzo esclusivamente negli Stati Uniti.
La maggior parte dei sistemi di contabilità ed ERP delle PMI adottano ancora un approccio modulare, che consente di mettere insieme la contabilità finanziaria, la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione delle risorse umane (HR) e la complessa gestione dell'inventario.
SAP Business One Professional (che è anche disponibile a $ 3,145 per una licenza utente professionale in sede) ha un solido nucleo di contabilità, ma integra funzionalità in tutte queste altre aree senza problemi su più moduli (il che significa che puoi acquistare molto di più di te intendi effettivamente utilizzare), come il modulo di amministrazione dei benefici (BA) descritto in dettaglio più avanti nella revisione.
Questa caratteristica da sola eleva il misuratore di complessità di Business One, ma l'attenzione del software sul supporto di requisiti aziendali e operativi complessi e altamente personalizzabili lo rende ancora più complicato.
Se la tua azienda può trarre vantaggio da questo livello di personalizzazione e non ti dispiace una pesante curva di apprendimento e implementazione iniziale, SAP Business One vale davvero la pena.
Le aziende alla ricerca di qualcosa di un po 'più semplice e progettato per il cloud staranno meglio con i vincitori di Editors' Choice Intacct (Visit Site at Sage Intacct) (dal lato della contabilità finanziaria) e NetSuite OneWorld (per i sistemi ERP all-around).
Non pensarlo come un dashboard
Ho testato Business One utilizzando una connessione Desktop remoto (RDP) a un server SAP che esegue la versione HANA.
Sebbene questo account di prova sia stato mantenuto sui server SAP, è importante notare che stavo lavorando con la versione locale del software, installata su server virtuali e ospitata nel cloud.
La versione di SAP Business One Cloud è un animale diverso, progettato specificamente per l'accesso solo cloud e basato su browser che esegue un livello di servizio gestito interamente da SAP.
Questo è probabilmente uno dei motivi per cui ho avuto problemi ad accedere alla mia istanza di prova utilizzando il browser.
SAP sostiene che sia accessibile anche utilizzando il browser web Firefox, che è attualmente (e sorprendentemente) l'unico browser web supportato.
Non ha mai funzionato per me, ma SAP mi assicura che ci stanno lavorando.
Indipendentemente da come accedi al sistema, la prima schermata che vedrai è il dashboard "Cockpit" di SAP.
Il Cockpit è altamente personalizzabile, visualizza i dati pertinenti a livello di utente e funge da utile portale per la navigazione nel sistema nel suo complesso.
Questo sistema di navigazione è composto da tre parti: una barra multifunzione nella parte superiore del Cockpit, una barra laterale del menu verticale sul lato sinistro dello schermo e i widget visualizzati sul cruscotto.
La barra multifunzione in alto è un modo semplice per analizzare i record.
Ad esempio, se ti trovi nel file Ordini di acquisto, sono presenti delle frecce nella barra degli strumenti per spostarti avanti e indietro.
Il menu della barra laterale sinistra può portarti a qualsiasi transazione, schermata di immissione dati o report nel sistema.
È suddiviso in aree funzionali come amministrazione, finanza, vendite, acquisti, opportunità (essenzialmente CRM) e altre, inclusa una sezione denominata Report.
Inventario e libro paga sono anche nel menu principale.
Facendo clic su un'intestazione si aprono i sottolivelli.
È possibile immettere o visualizzare transazioni o generare report che includono rendiconti finanziari di base.
SAP Business One fornisce tre dei quattro rendiconti finanziari di base.
Una dichiarazione separata delle modifiche negli utili trattenuti non è uno dei rapporti, ma è abbastanza facile da generare in Microsoft Excel ($ 99 all'anno in Microsoft365 for Business) se ne hai effettivamente bisogno.
Il Cockpit fornisce anche un altro modo per inserire, accedere e generare rapporti sui dati.
I widget sullo schermo sono mobili, il che significa che puoi aggiungerli ed eliminarli a seconda delle esigenze dei singoli utenti e sono disponibili una quantità considerevole di widget predefiniti.
Puoi anche modificare i widget esistenti o crearne uno personalizzato contenente le informazioni necessarie per la tua particolare posizione.
Passare il mouse su un punto dati in un widget fa apparire una piccola schermata con maggiori dettagli su quel punto dati.
Questo è definito nel widget e, come la maggior parte degli aspetti del sistema, è modificabile e personalizzabile.
Nel complesso, questo stile di rappresentazione dei dati in stile widget è tipico delle applicazioni ERP e di contabilità più grandi e lo troverai in gran parte della concorrenza, comprese anche app incentrate sul cloud come Intacct o NetSuite OneWorld.
Puoi creare nuovi widget utilizzando l'opzione Analisi pervasiva nel menu della barra laterale.
Due dei widget sono particolarmente notevoli.
Il widget Funzione comune è una tabella di scorciatoie per le operazioni che esegui più frequentemente.
Ho trovato un modo conveniente per impostare un set personalizzato di scorciatoie per una persona specifica, anche se sarebbe applicabile anche a livello dipartimentale.
Un altro prezioso widget è il Workbench.
Il Workbench è composto da tutti i documenti e report relativi a uno specifico flusso di lavoro.
Nella società di test che ho creato per il test, questo widget è stato impostato per il processo di vendita ed era essenzialmente un diagramma di flusso attraverso l'intero processo, dalla generazione di una stima attraverso il sistema di contabilità clienti.
C'è una piccola freccia verso il basso accanto all'icona per un sottoprocesso e facendo clic su di essa vengono visualizzati i rapporti relativi a quella parte del flusso di lavoro.
Vengono forniti quattro ambienti di lavoro: vendite, acquisti, inventario e dati finanziari.
Ci sono altri due aiuti alla navigazione che ho usato frequentemente durante i test.
Quando una finestra del grafico è aperta, facendo clic con il pulsante destro del mouse o facendo doppio clic sul numero di riga vengono visualizzati tutti i dettagli sulla transazione di riga.
Spesso ci sono molti più dettagli dei dati rispetto a quelli mostrati nella finestra aperta.
Alcune delle voci di riga avranno anche una freccia arancione che punta a uno o più degli elementi mostrati nella riga.
Ciò indica che è possibile eseguire il drill-down in quel pezzo di dati.
Ad esempio, in un report che mostra un articolo di inventario, facendo clic sulla freccia arancione vengono visualizzati la descrizione, l'ubicazione e il costo dell'articolo, nonché il numero in magazzino o se l'articolo è in arretrato.
Indipendentemente dalla struttura organizzativa, il sistema di numerazione dei conti è sufficientemente flessibile per gestirlo.
SAP Business One fornisce quattro segmenti di conto predefiniti (conto complessivo, divisione, regione e dipartimento) ed è possibile definire fino a 10 segmenti per fornire una maggiore granularità del conto.
Per i miei test di contabilità di contabilità generale, ho esaminato principalmente la sezione Contabilità generale del sistema complessivo, ma SAP Business One Professional ha altrettanto potenti Contabilità fornitori e crediti, Buste paga, Cespiti e Inventario.
L'inventario, in particolare, è dove i sistemi contabili di livello iniziale spesso non sono all'altezza.
Il sistema Inventory di Business One offre la possibilità di utilizzare diversi metodi di determinazione dei costi su diversi tipi di articoli di inventario e fornisce anche l'elaborazione del kite e della distinta base (distinta base).
Le funzionalità multivaluta nella versione HANA dell'applicazione sono solide e puoi mantenere le divisioni valutarie in altre aree geografiche, convertendole in valuta statunitense alla chiusura del periodo.
Business One esegue questa conversione in tempo reale solo alla chiusura del periodo, ma può simulare un'approssimazione della conversione per i rapporti di metà periodo.
A seconda delle tue esigenze, l'impossibilità di effettuare una vera conversione di valuta in tempo reale in qualsiasi giorno o ora potrebbe rappresentare un problema, sebbene per la maggior parte degli utenti la conversione di fine periodo utilizzando la valutazione del giorno di chiusura sarà sufficiente.
A posto?
Ci sono buone e cattive notizie per gli utenti mobili.
La cattiva notizia: al momento della stesura di questo articolo, la versione basata sul web di SAP Business One Professional supporta un solo browser: Mozilla Firefox.
La buona notizia è che Firefox è disponibile per i sistemi operativi iOS, Android, Windows e Mac.
Tuttavia, SAP sta ancora risolvendo questa capacità di accesso.
Durante i miei test, non sono stato in grado di accedere al sistema SAP Business One utilizzando Firefox, nemmeno dal mio PC.
SAP è a conoscenza di questi problemi, ha le risorse necessarie e conosce il valore dell'accesso mobile e BYOD (porta il tuo dispositivo), quindi ho pochi dubbi che l'accesso mobile sarà attivo e funzionante in breve tempo.
Ti consiglio, tuttavia, se questa funzione è importante per la tua attività, assicurati che il rivenditore con cui lavori possa dimostrare l'accesso a Firefox funzionante sui tuoi dispositivi.
Amministrazione dei vantaggi
Nel nostro esame più approfondito degli altri moduli e funzionalità opzionali di SAP Business One, abbiamo iniziato con la contabilità e poi siamo passati all'alfabeto fino all'amministrazione dei vantaggi.
Come con tutti gli altri moduli aggiuntivi che la tua azienda può incorporare nella piattaforma SAP, il modulo Gestione vantaggi è altamente configurabile per piani e pacchetti di vantaggi complessi e granulari in tutte le aziende.
Un sottocomponente di Modulo mySAP HR, il modulo BA è integrato con il modulo Payroll di SAP e si basa su un framework flessibile e flussi di lavoro automatizzati per semplificare l'amministrazione delle risorse umane.
Il modulo è suddiviso in alcuni componenti chiave.
Per gli amministratori dei vantaggi, SAP offre una serie di strumenti che include una procedura guidata di registrazione per configurare piani e vantaggi personalizzati per la copertura medica, odontoiatrica e visiva.
Include anche uno strumento di verifica dell'idoneità e si integra con i principali fornitori di piani per inserire i dettagli della copertura.
Come con il software BA come BambooHR (prova gratuita presso Bamboo HR) e Namely, il modulo include anche funzionalità di reporting dei vantaggi per aggregare e riepilogare i dati sui vantaggi tra dipendenti e piani, oltre alla possibilità di creare report personalizzati sui vantaggi.
Dal lato dei dipendenti, il modulo BA sfoggia un portale Employee Self-Service in cui gli utenti possono visualizzare il loro piano di benefit e ...
