Zoho Invoice è un sito Web completo di fatturazione e fatturazione adatto a molti tipi di attività, ma in particolare alle startup e alle imprese individuali.
Sebbene sia sufficientemente flessibile e sofisticato da poter essere preso in considerazione dalle piccole e medie imprese (PMI), tali entità di solito dispongono di sistemi contabili completi che includono la fatturazione.
Progettato per funzionare come soluzione autonoma, questo plettro scelto dagli editori si distingue per la sua versatilità e il set di funzionalità strettamente focalizzato.
Può essere facilmente integrato con l'ecosistema più ampio di prodotti Zoho, come Zoho Books, Zoho CRM e Zoho Expense.
Un avvertimento: Zoho Invoice non può integrarsi con Zoho Inventory, un peccato, dato che l'inventario e la fatturazione a volte sono strettamente correlati.
Dalla nostra ultima revisione, Zoho ha aggiunto o migliorato diverse funzionalità principali e secondarie.
Ad esempio, gli utenti possono applicare approvazioni multilivello su tutte le transazioni di vendita.
I crediti in sospeso sono ora disponibili nelle schermate di fatturazione e le funzionalità di spesa sono state migliorate.
È ora possibile personalizzare il report Vendite per cliente per confrontare gli anni e tenere traccia dei budget di progetto per entrate e ore.
Il credito e i pagamenti in eccesso vengono applicati automaticamente ora.
L'integrazione con Zoho Analytics è stata migliorata, rendendo possibile la creazione di report personalizzati avanzati.
Questi sono solo alcuni dei cambiamenti.
Quanto costa Zoho Invoice?
Se acquisti le soluzioni di Zoho un pezzo alla volta, ogni applicazione ha un prezzo separatamente, con alcune, come Zoho Invoice, che offrono una versione gratuita (utente singolo, cinque clienti).
Il passo successivo è il piano da $ 9 al mese, che consente a un singolo utente di fatturare fino a 50 clienti.
Zoho afferma che il suo piano più popolare è il piano Standard, che costa $ 19 al mese e consente a un massimo di tre utenti di fatturare fino a 500 clienti.
E se hai ancora più utenti e clienti, considera Zoho Professional, che costa $ 29 al mese.
Quel piano supporta 10 utenti e un numero illimitato di clienti.
Le tariffe del piano annuale sono scontate.
Questi prezzi sono ragionevoli, ma tieni presente che Zoho Invoice esegue principalmente la fatturazione (insieme a funzioni correlate come il monitoraggio del tempo).
L'aggiunta di contabilità, inventario o altri moduli aumenta la posta.
E un set di moduli altamente configurato potrebbe costare tanto quanto le applicazioni di Intuit o Sage.
Un'altra opzione è un piano di licenza speciale chiamato Zoho One, che offre ai clienti l'accesso a più soluzioni Zoho per $ 30 per utente al mese.
Due dei siti web qui esaminati offrono la fatturazione come solo un elemento di un sistema di contabilità in partita doppia più completo gratuitamente: Sunrise e Wave.
Sebbene le funzionalità di fatturazione di Wave siano abbastanza buone, non sono così complete e flessibili come quelle di Zoho Invoice.
Altri siti incentrati sulla fatturazione come Invoicely e Invoice2go, offrono anche versioni gratuite, ma come Zoho Invoice, hanno tariffe di abbonamento a più livelli per funzionalità avanzate.
Impostare
Se hai già configurato un sistema di contabilità o fatturazione, sarà facile iniziare a utilizzare Zoho Invoices.
Anche se non l'hai fatto, non dovrebbe essere difficile.
Si popola un elenco clienti, si creano record per prodotti e servizi e si aggiunge un gateway di elaborazione dei pagamenti se si prevede di accettare pagamenti elettronici.
Zoho Invoice supporta più gateway (come PayPal e Stripe), più dei suoi concorrenti.
Ci sono commissioni di transazione per questi servizi, ovviamente, ma la possibilità di accettare carte di credito o di debito e bonifici bancari diretti potrebbe valere molto bene le commissioni extra, considerando che è un buon modo per essere pagati più velocemente.
I record dei clienti di Zoho Invoice contengono informazioni correnti e storiche, nonché dati su entrate e uscite e collegamenti alle transazioni. Se hai già un elenco clienti in un'altra applicazione e puoi esportarlo in un foglio di calcolo, puoi importarlo in Zoho Invoice.
Altrimenti, puoi inserire questi dettagli manualmente.
I record dei clienti del sito sono paragonabili a quelli di Sunrise e più accurati di quelli di Wave.
Contengono campi per ampie informazioni di contatto.
Puoi anche connetterti al conto bancario di un cliente qui e creare un portale per la condivisione di informazioni e comunicazioni.
Dopo aver creato un record, la home page del cliente visualizza i totali per crediti in sospeso e crediti inutilizzati, nonché i termini di pagamento.
C'è un grafico di 6-12 mesi che mostra entrate e uscite e una sequenza temporale della tua interazione con loro (comprese le transazioni e le modifiche ai record).
È inoltre possibile fare clic sui collegamenti per visualizzare commenti, vendite, elenchi, e-mail e dichiarazioni correlati.
I record di prodotti e servizi in Zoho Invoice sono un po 'meno dettagliati di quelli offerti da Sunrise e Wave, ma il sito fornisce informazioni aggiuntive su ogni articolo (elenchi di transazioni, elenchi correlati e cronologia).
Dopo aver creato i database iniziali dei record dei contatti e degli articoli, è possibile aggiungerne di nuovi al volo quando si crea un modulo di vendita o di spesa.
Prima di iniziare a creare fatture, è necessario passare attraverso le impostazioni del sito tramite l'icona dell'ingranaggio nella parte in alto a destra dello schermo.
Qui puoi, ad esempio, impostare gli utenti e il loro livello di autorizzazioni di accesso (sono disponibili diverse opzioni, cosa insolita in una soluzione di fatturazione); aggiungere le valute all'elenco di quelle già supportate; e stabilire promemoria automatici e manuali.
Fare clic sul collegamento Preferenze e verrà visualizzato un elenco completamente nuovo di opzioni del sito Web.
La flessibilità non ha eguali nel gruppo di siti Web che abbiamo esaminato.
Puoi modificare le preferenze per qualsiasi cosa, dal branding alle approvazioni, alle fatture ricorrenti, ai progetti, alle schede attività.
Prima di iniziare a creare fatture, dovresti controllare tutte le opzioni di Zoho Invoice. Una parola sulla personalizzazione: Zoho Invoice ha più opzioni di personalizzazione rispetto a qualsiasi altro sito web che abbiamo esaminato.
I campi personalizzati sono ovunque, in abbondanza.
Il software include diversi modelli di fattura, tutti modificabili.
I messaggi in tutto il sito possono essere letti nel modo desiderato.
La maggior parte delle volte, qualsiasi utente può apportare queste modifiche.
Ma alcune funzionalità, come i pulsanti personalizzati e gli elenchi correlati, richiedono alcune capacità di sviluppatore modeste.
Il processo di fatturazione
Zoho Invoice è più capace e flessibile dei suoi concorrenti quando si tratta del processo di fatturazione effettivo.
Oltre a supportare stime, fatture e fatture ricorrenti, come fa BQE Core, Zoho Invoice ti consente di creare conservazioni.
Devi scorrere un po 'per vedere il tutto, ma i modelli di fattura di Zoho Invoice sono personalizzabili e completi. Puoi scegliere tra numerosi modelli modificabili o crearne uno personalizzato, designarne uno come predefinito e clonare un modello di fattura in modo che il tuo marchio rimanga coerente con le stime, le fatture di conservazione e le note di credito.
Ci sono numerose preferenze che puoi attivare o disattivare prima di iniziare a creare fatture.
Ad esempio, puoi includere una matrice di pagamento e una busta di restituzione nei messaggi di posta ordinaria e ricevere notifiche quando i clienti pagano online.
Le tue fatture possono contenere fino a 10 campi personalizzati, cosa insolita in questo gruppo di siti web.
La metà inferiore dei moduli di fattura di Zoho Invoice contiene opzioni che richiedono la tua attenzione. I modelli di fattura sono molto accurati.
Seleziona il cliente da un menu a discesa (se ci sono fatture non pagate, ci sarà un collegamento ad esse) e verifichi la data, i termini e la data di scadenza.
Se lo desideri, puoi aggiungere un numero d'ordine, un venditore e una commissione per il ritardo.
Prima di iniziare a selezionare prodotti o servizi dagli elenchi a discesa, specificare un livello di prezzo dalle opzioni di listino prezzi che hai creato (come una riduzione del 10% per i clienti fedeli).
Mentre selezioni gli articoli che hai venduto, Zoho Invoice inserisce la tariffa / costo.
Fornisci la quantità e gli eventuali sconti, quindi scegli tra le imposte di vendita predefinite o inserisci una nuova aliquota.
Per una quota di abbonamento extra, puoi integrare la popolare soluzione AvaTax di Avalara, che ti fornisce aliquote fiscali aggiornate per le giurisdizioni statali e locali.
Di solito trovi questa opzione solo nei siti Web di contabilità completi.
Puoi impostare fatture ricorrenti in Zoho Invoice. Se il cliente a cui viene fatturata ha del tempo e delle spese fatturabili in sospeso che hai registrato, vengono elencati sotto le voci come elementi non fatturati.
Di seguito sono riportate le caselle per le note del cliente e un promemoria di termini e condizioni.
Puoi caricare un allegato, selezionare il gateway di pagamento (se applicabile) e selezionare una casella per consentire il pagamento parziale della fattura.
Puoi anche designare la fattura come ricorrente.
Al termine, sono disponibili diverse opzioni, tra cui Salva come bozza, Salva e invia (per approvazione), Salva e invia o Salva e approva.
Nessuno in questo gruppo di siti web offre così tanta flessibilità e profondità nel proprio processo di fatturazione.
Prima di inviare una fattura per l'approvazione, è possibile visualizzarne l'anteprima e scegliere tra più opzioni di menu. Oltre la fatturazione
Zoho Invoice è anche di prim'ordine quando si tratta di creare preventivi molto professionali.
Hai opzioni di personalizzazione simili e i modelli contengono tutti i campi di cui hai bisogno, inclusa una firma (Zoho Sign ha una versione gratuita che supporta fino a cinque documenti al mese; le versioni a pagamento arrivano fino a $ 20 al mese).
Puoi invitare potenziali clienti nel portale clienti e interagire con loro sui termini dei preventivi.
Il sito mantiene anche una cronologia completa delle attività correlate e le stime possono essere facilmente convertite in fatture.
Altre due caratteristiche si intersecano strettamente con le fatture: monitoraggio del tempo e spese.
È possibile creare progetti e assegnare loro personale e attività.
I blocchi temporali supportano inserimenti manuali e timer (un'estensione di Google Chrome consente a questo di funzionare al di fuori del sito).
I tuoi record di spesa (incluso il chilometraggio) possono essere contrassegnati come fatturabili a un cliente quando necessario e un'istantanea del progetto ti mostra uno stato a colpo d'occhio di ogni progetto in termini di elementi come ore non fatturate e ore registrate.
Quando sei pronto per fatturare un progetto, puoi facilmente aggiungere tempo e spese a una fattura.
Dashboard e usabilità
La dashboard di Zoho Invoice fornisce un aggiornamento visivo istantaneo sullo stato delle tue finanze.
Mostra i crediti totali e la loro scadenza, le ore e le spese non fatturate e le spese principali visualizzate come un grafico a torta.
Mostra anche vendite, entrate e importi dovuti in periodi di tempo diversi (fino a un anno).
Un altro grafico tiene traccia delle vendite rispetto alle spese nell'anno in corso.
Fare clic sulla scheda Aggiornamenti recenti per visualizzare un elenco aggiornato dei miglioramenti al sito in ordine cronologico.
La dashboard, come il resto di Zoho Invoice, è ben organizzata, facile da capire e visivamente accattivante.
Il riquadro di navigazione sinistro del sito ...
Zoho Invoice è un sito Web completo di fatturazione e fatturazione adatto a molti tipi di attività, ma in particolare alle startup e alle imprese individuali.
Sebbene sia sufficientemente flessibile e sofisticato da poter essere preso in considerazione dalle piccole e medie imprese (PMI), tali entità di solito dispongono di sistemi contabili completi che includono la fatturazione.
Progettato per funzionare come soluzione autonoma, questo plettro scelto dagli editori si distingue per la sua versatilità e il set di funzionalità strettamente focalizzato.
Può essere facilmente integrato con l'ecosistema più ampio di prodotti Zoho, come Zoho Books, Zoho CRM e Zoho Expense.
Un avvertimento: Zoho Invoice non può integrarsi con Zoho Inventory, un peccato, dato che l'inventario e la fatturazione a volte sono strettamente correlati.
Dalla nostra ultima revisione, Zoho ha aggiunto o migliorato diverse funzionalità principali e secondarie.
Ad esempio, gli utenti possono applicare approvazioni multilivello su tutte le transazioni di vendita.
I crediti in sospeso sono ora disponibili nelle schermate di fatturazione e le funzionalità di spesa sono state migliorate.
È ora possibile personalizzare il report Vendite per cliente per confrontare gli anni e tenere traccia dei budget di progetto per entrate e ore.
Il credito e i pagamenti in eccesso vengono applicati automaticamente ora.
L'integrazione con Zoho Analytics è stata migliorata, rendendo possibile la creazione di report personalizzati avanzati.
Questi sono solo alcuni dei cambiamenti.
Quanto costa Zoho Invoice?
Se acquisti le soluzioni di Zoho un pezzo alla volta, ogni applicazione ha un prezzo separatamente, con alcune, come Zoho Invoice, che offrono una versione gratuita (utente singolo, cinque clienti).
Il passo successivo è il piano da $ 9 al mese, che consente a un singolo utente di fatturare fino a 50 clienti.
Zoho afferma che il suo piano più popolare è il piano Standard, che costa $ 19 al mese e consente a un massimo di tre utenti di fatturare fino a 500 clienti.
E se hai ancora più utenti e clienti, considera Zoho Professional, che costa $ 29 al mese.
Quel piano supporta 10 utenti e un numero illimitato di clienti.
Le tariffe del piano annuale sono scontate.
Questi prezzi sono ragionevoli, ma tieni presente che Zoho Invoice esegue principalmente la fatturazione (insieme a funzioni correlate come il monitoraggio del tempo).
L'aggiunta di contabilità, inventario o altri moduli aumenta la posta.
E un set di moduli altamente configurato potrebbe costare tanto quanto le applicazioni di Intuit o Sage.
Un'altra opzione è un piano di licenza speciale chiamato Zoho One, che offre ai clienti l'accesso a più soluzioni Zoho per $ 30 per utente al mese.
Due dei siti web qui esaminati offrono la fatturazione come solo un elemento di un sistema di contabilità in partita doppia più completo gratuitamente: Sunrise e Wave.
Sebbene le funzionalità di fatturazione di Wave siano abbastanza buone, non sono così complete e flessibili come quelle di Zoho Invoice.
Altri siti incentrati sulla fatturazione come Invoicely e Invoice2go, offrono anche versioni gratuite, ma come Zoho Invoice, hanno tariffe di abbonamento a più livelli per funzionalità avanzate.
Impostare
Se hai già configurato un sistema di contabilità o fatturazione, sarà facile iniziare a utilizzare Zoho Invoices.
Anche se non l'hai fatto, non dovrebbe essere difficile.
Si popola un elenco clienti, si creano record per prodotti e servizi e si aggiunge un gateway di elaborazione dei pagamenti se si prevede di accettare pagamenti elettronici.
Zoho Invoice supporta più gateway (come PayPal e Stripe), più dei suoi concorrenti.
Ci sono commissioni di transazione per questi servizi, ovviamente, ma la possibilità di accettare carte di credito o di debito e bonifici bancari diretti potrebbe valere molto bene le commissioni extra, considerando che è un buon modo per essere pagati più velocemente.
I record dei clienti di Zoho Invoice contengono informazioni correnti e storiche, nonché dati su entrate e uscite e collegamenti alle transazioni. Se hai già un elenco clienti in un'altra applicazione e puoi esportarlo in un foglio di calcolo, puoi importarlo in Zoho Invoice.
Altrimenti, puoi inserire questi dettagli manualmente.
I record dei clienti del sito sono paragonabili a quelli di Sunrise e più accurati di quelli di Wave.
Contengono campi per ampie informazioni di contatto.
Puoi anche connetterti al conto bancario di un cliente qui e creare un portale per la condivisione di informazioni e comunicazioni.
Dopo aver creato un record, la home page del cliente visualizza i totali per crediti in sospeso e crediti inutilizzati, nonché i termini di pagamento.
C'è un grafico di 6-12 mesi che mostra entrate e uscite e una sequenza temporale della tua interazione con loro (comprese le transazioni e le modifiche ai record).
È inoltre possibile fare clic sui collegamenti per visualizzare commenti, vendite, elenchi, e-mail e dichiarazioni correlati.
I record di prodotti e servizi in Zoho Invoice sono un po 'meno dettagliati di quelli offerti da Sunrise e Wave, ma il sito fornisce informazioni aggiuntive su ogni articolo (elenchi di transazioni, elenchi correlati e cronologia).
Dopo aver creato i database iniziali dei record dei contatti e degli articoli, è possibile aggiungerne di nuovi al volo quando si crea un modulo di vendita o di spesa.
Prima di iniziare a creare fatture, è necessario passare attraverso le impostazioni del sito tramite l'icona dell'ingranaggio nella parte in alto a destra dello schermo.
Qui puoi, ad esempio, impostare gli utenti e il loro livello di autorizzazioni di accesso (sono disponibili diverse opzioni, cosa insolita in una soluzione di fatturazione); aggiungere le valute all'elenco di quelle già supportate; e stabilire promemoria automatici e manuali.
Fare clic sul collegamento Preferenze e verrà visualizzato un elenco completamente nuovo di opzioni del sito Web.
La flessibilità non ha eguali nel gruppo di siti Web che abbiamo esaminato.
Puoi modificare le preferenze per qualsiasi cosa, dal branding alle approvazioni, alle fatture ricorrenti, ai progetti, alle schede attività.
Prima di iniziare a creare fatture, dovresti controllare tutte le opzioni di Zoho Invoice. Una parola sulla personalizzazione: Zoho Invoice ha più opzioni di personalizzazione rispetto a qualsiasi altro sito web che abbiamo esaminato.
I campi personalizzati sono ovunque, in abbondanza.
Il software include diversi modelli di fattura, tutti modificabili.
I messaggi in tutto il sito possono essere letti nel modo desiderato.
La maggior parte delle volte, qualsiasi utente può apportare queste modifiche.
Ma alcune funzionalità, come i pulsanti personalizzati e gli elenchi correlati, richiedono alcune capacità di sviluppatore modeste.
Il processo di fatturazione
Zoho Invoice è più capace e flessibile dei suoi concorrenti quando si tratta del processo di fatturazione effettivo.
Oltre a supportare stime, fatture e fatture ricorrenti, come fa BQE Core, Zoho Invoice ti consente di creare conservazioni.
Devi scorrere un po 'per vedere il tutto, ma i modelli di fattura di Zoho Invoice sono personalizzabili e completi. Puoi scegliere tra numerosi modelli modificabili o crearne uno personalizzato, designarne uno come predefinito e clonare un modello di fattura in modo che il tuo marchio rimanga coerente con le stime, le fatture di conservazione e le note di credito.
Ci sono numerose preferenze che puoi attivare o disattivare prima di iniziare a creare fatture.
Ad esempio, puoi includere una matrice di pagamento e una busta di restituzione nei messaggi di posta ordinaria e ricevere notifiche quando i clienti pagano online.
Le tue fatture possono contenere fino a 10 campi personalizzati, cosa insolita in questo gruppo di siti web.
La metà inferiore dei moduli di fattura di Zoho Invoice contiene opzioni che richiedono la tua attenzione. I modelli di fattura sono molto accurati.
Seleziona il cliente da un menu a discesa (se ci sono fatture non pagate, ci sarà un collegamento ad esse) e verifichi la data, i termini e la data di scadenza.
Se lo desideri, puoi aggiungere un numero d'ordine, un venditore e una commissione per il ritardo.
Prima di iniziare a selezionare prodotti o servizi dagli elenchi a discesa, specificare un livello di prezzo dalle opzioni di listino prezzi che hai creato (come una riduzione del 10% per i clienti fedeli).
Mentre selezioni gli articoli che hai venduto, Zoho Invoice inserisce la tariffa / costo.
Fornisci la quantità e gli eventuali sconti, quindi scegli tra le imposte di vendita predefinite o inserisci una nuova aliquota.
Per una quota di abbonamento extra, puoi integrare la popolare soluzione AvaTax di Avalara, che ti fornisce aliquote fiscali aggiornate per le giurisdizioni statali e locali.
Di solito trovi questa opzione solo nei siti Web di contabilità completi.
Puoi impostare fatture ricorrenti in Zoho Invoice. Se il cliente a cui viene fatturata ha del tempo e delle spese fatturabili in sospeso che hai registrato, vengono elencati sotto le voci come elementi non fatturati.
Di seguito sono riportate le caselle per le note del cliente e un promemoria di termini e condizioni.
Puoi caricare un allegato, selezionare il gateway di pagamento (se applicabile) e selezionare una casella per consentire il pagamento parziale della fattura.
Puoi anche designare la fattura come ricorrente.
Al termine, sono disponibili diverse opzioni, tra cui Salva come bozza, Salva e invia (per approvazione), Salva e invia o Salva e approva.
Nessuno in questo gruppo di siti web offre così tanta flessibilità e profondità nel proprio processo di fatturazione.
Prima di inviare una fattura per l'approvazione, è possibile visualizzarne l'anteprima e scegliere tra più opzioni di menu. Oltre la fatturazione
Zoho Invoice è anche di prim'ordine quando si tratta di creare preventivi molto professionali.
Hai opzioni di personalizzazione simili e i modelli contengono tutti i campi di cui hai bisogno, inclusa una firma (Zoho Sign ha una versione gratuita che supporta fino a cinque documenti al mese; le versioni a pagamento arrivano fino a $ 20 al mese).
Puoi invitare potenziali clienti nel portale clienti e interagire con loro sui termini dei preventivi.
Il sito mantiene anche una cronologia completa delle attività correlate e le stime possono essere facilmente convertite in fatture.
Altre due caratteristiche si intersecano strettamente con le fatture: monitoraggio del tempo e spese.
È possibile creare progetti e assegnare loro personale e attività.
I blocchi temporali supportano inserimenti manuali e timer (un'estensione di Google Chrome consente a questo di funzionare al di fuori del sito).
I tuoi record di spesa (incluso il chilometraggio) possono essere contrassegnati come fatturabili a un cliente quando necessario e un'istantanea del progetto ti mostra uno stato a colpo d'occhio di ogni progetto in termini di elementi come ore non fatturate e ore registrate.
Quando sei pronto per fatturare un progetto, puoi facilmente aggiungere tempo e spese a una fattura.
Dashboard e usabilità
La dashboard di Zoho Invoice fornisce un aggiornamento visivo istantaneo sullo stato delle tue finanze.
Mostra i crediti totali e la loro scadenza, le ore e le spese non fatturate e le spese principali visualizzate come un grafico a torta.
Mostra anche vendite, entrate e importi dovuti in periodi di tempo diversi (fino a un anno).
Un altro grafico tiene traccia delle vendite rispetto alle spese nell'anno in corso.
Fare clic sulla scheda Aggiornamenti recenti per visualizzare un elenco aggiornato dei miglioramenti al sito in ordine cronologico.
La dashboard, come il resto di Zoho Invoice, è ben organizzata, facile da capire e visivamente accattivante.
Il riquadro di navigazione sinistro del sito ...
