Microsoft ha dovuto lottare più duramente negli ultimi anni per mantenere la sua leadership nello spazio della produttività; qualcosa che la piattaforma Microsof Office utilizzava per gestire quasi senza sforzo.
Per contribuire a distinguerlo, l'azienda ha sviluppato diversi miglioramenti del back-office per Office e li ha resi disponibili nel cloud.
Il principale tra questi è Microsoft SharePoint Online, una combinazione molto potente di flusso di lavoro personalizzabile, collaborazione in team e gestione dei documenti.
In combinazione con Microsoft Office e Office 365, SharePoint Online può implementare rapidamente ampi miglioramenti della produttività in molte organizzazioni.
Sebbene abbia un prezzo potenzialmente elevato una volta che tutti gli utenti e le opzioni sono stati presi in considerazione (sebbene inizi a soli $ 5 per utente al mese), è comunque una scelta facile per la nostra scelta degli editori nella gestione dei documenti, insieme ad Ascensio System OnlyOffice.
Pacchetti di SharePoint Online
Microsoft non offre una versione di prova gratuita di Microsoft SharePoint Online, sebbene la versione di prova di 30 giorni per Microsoft Office 365 Enterprise E3 includa l'accesso a Microsoft SharePoint Online (assicurati di iscriverti alla versione di prova di Enterprise E3 poiché Microsoft offre anche versioni di prova di Office 365 Home Premium e Business Premium ma nessuno di questi livelli include Microsoft SharePoint Online).
Microsoft SharePoint Online ha due piani a pagamento, denominati semplicemente "Piano 1" e "Piano 2." Il piano 1 (che inizia a $ 5 per utente al mese) include davvero tutto ciò che ti aspetteresti da una piattaforma di gestione dei documenti: supporto per più raccolte documenti, strumenti di collaborazione, condivisione con utenti interni o esterni, gestione dei contenuti, gestione dei record e flussi di lavoro.
Il piano 2 (che parte da $ 10 per utente al mese) aggiunge una serie di funzionalità avanzate, tra cui funzionalità di ricerca personalizzabili, e-discovery e strumenti di conformità come il controllo e il blocco sul posto.
È inoltre possibile ottenere l'accesso a Microsoft SharePoint Online tramite uno qualsiasi dei livelli Enterprise in Microsoft Office 365.
Il livello Office 365 Enterprise E1 fornisce l'accesso a Microsoft SharePoint Online equivalente al Piano 1, nonché l'accesso a Exchange Online con cassette postali da 50 GB, Microsoft Teams ($ 5,00 per utente al mese, fatturato annualmente a Microsoft365 for Business) e versioni online di Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint e Microsoft Word.
Office 365 Enterprise E3 aggiunge versioni desktop di Office 2016 (fino a cinque installazioni per utente) e app mobili, illimitate Microsoft OneDrive ($ 5,00 per utente al mese presso Microsoft365 for Business) archiviazione e l'aggiunta di funzionalità di gestione dei documenti.
Tali funzionalità includono criteri di conservazione ed eliminazione manuali, classificazioni manuali dei documenti ed eDiscovery (una suite di strumenti che consente di trovare documenti relativi a controversie o richieste di informazioni e intraprendere azioni appropriate come bloccare i documenti o esportare i file).
Office 365 Enterprise E5 si aggiunge al set di strumenti eDiscovery con analisi, classificazione automatizzata dei documenti e importazione tramite Advanced Data Governance.
I prezzi per i livelli di Office 365 Enterprise vengono calcolati come tariffa mensile per utente con un impegno annuale.
I prezzi partono da $ 8 per utente al mese per E1, $ 20 per utente al mese per E3 e $ 35 per utente al mese per E5.
Introduzione a SharePoint Online
È semplice iscriversi a Microsoft SharePoint Online.
Scegli un piano e fornisci il tuo nome, e-mail, numero di telefono, azienda e indirizzo.
Quindi, crea un ID utente, una password e un URL univoco (ad esempio, tuonome.onmicrosoft.com).
Successivamente, verifica di non essere un robot inserendo un codice che ti verrà inviato tramite un messaggio di testo o una telefonata.
Infine, inserisci i tuoi dati di pagamento e scegli se pagare mensilmente o annualmente.
Le informazioni di pagamento non sono richieste se si opta per la prova gratuita.
Se è la tua prima esperienza con Office 365, potresti riscontrare un sovraccarico di informazioni al primo accesso.
Se ti sei registrato per la prova gratuita di Microsoft Office 365 Enterprise E3, la tua dashboard includerà oltre una dozzina di riquadri collegati a vari programmi e funzionalità Microsoft inclusi nel livello Enterprise E3.
Uno di questi riquadri è Microsoft SharePoint Online.
Inoltre, è possibile accedere agli aspetti amministrativi di Microsoft SharePoint Online nel modulo Amministrazione utilizzando il menu Centri di amministrazione sul lato sinistro.
Microsoft SharePoint Online consente agli utenti di creare singoli siti come entità di organizzazione e gestione.
Ogni sito di SharePoint può avere la propria raccolta documenti, blocchi appunti, sicurezza e progettazione.
Inoltre, i siti possono essere organizzati come siti autonomi o in una gerarchia tramite l'utilizzo di siti secondari.
Durante la creazione di un sito, ti viene chiesto di scegliere tra un sito del team o un sito di comunicazione.
I siti del team sono i tradizionali siti di SharePoint, destinati alla collaborazione all'interno di un'organizzazione, in particolare dove una percentuale significativa degli utenti sarà coinvolta nella gestione dei documenti.
I siti di comunicazione sono utili per scenari in cui un individuo o un piccolo gruppo crea contenuti che devono essere utilizzati da un gruppo più ampio di utenti; pensalo come un incrocio tra una raccolta di documenti e un blog.
Entrambe le opzioni del sito possono essere utilizzate per condividere documenti e sono altamente personalizzabili.
Siti del team in Microsoft SharePoint Online sono flessibili, a condizione che qualcuno sia disposto a navigare nella curva di apprendimento.
La raccolta documenti di un sito, ad esempio, può essere configurata con numerosi campi di metadati, che possono essere utilizzati per una serie di funzioni diverse.
È possibile personalizzare una visualizzazione del documento per mostrare campi specifici da utilizzare per la ricerca e l'ordinamento.
Una visualizzazione può anche essere filtrata per visualizzare solo i documenti con metadati corrispondenti, il che consentirebbe di creare più visualizzazioni, ciascuna personalizzata per mostrare un insieme specifico di documenti.
Microsoft SharePoint Online le raccolte documenti possono essere sincronizzate con il computer o il dispositivo mobile utilizzando il client Microsoft OneDrive.
Gli utenti desktop possono semplicemente fare clic sul pulsante Sincronizza nella raccolta documenti per configurare la connessione (o scaricare il software).
È possibile aggiungere nuovi file alla raccolta documenti tramite il trascinamento della selezione, copiando i file in una cartella sincronizzata sul desktop o utilizzando varie app di Office su desktop o dispositivi mobili.
Un colpo contro Microsoft SharePoint Online per molti anni è stato dovuto all'imprevedibilità del client di sincronizzazione di OneDrive.
Da allora Microsoft ha rilasciato un nuovo client OneDrive, che sembra fare un lavoro molto migliore nel mantenere i tuoi file sincronizzati.
Condivisione e collaborazione di documenti
Fondamentalmente, Microsoft SharePoint Online è una piattaforma di gestione dei documenti.
Oltre alle funzionalità di gestione dei documenti di base, come caricamento e download di file, modifica e condivisione, Microsoft SharePoint Online gestisce anche il rilevamento delle modifiche.
Tenere un registro di chi ha apportato le modifiche e consentire di scaricare le edizioni precedenti del documento per rivedere le modifiche o tornare a una revisione precedente offre una certa flessibilità a Microsoft SharePoint Online.
Gli utenti possono anche configurare avvisi su una raccolta documenti per ricevere una notifica quando vengono apportate modifiche.
I documenti possono essere estratti per evitare problemi con più persone che modificano lo stesso file, sebbene la creazione condivisa (più utenti che modificano lo stesso file contemporaneamente) sia supportata anche per i documenti di Office moderni, presupponendo che tutti gli utenti utilizzino Office 2010 o versioni successive.
Microsoft offre alcune funzionalità di sicurezza e conformità piuttosto elevate in Office 365, molte delle quali possono essere sfruttate contro Microsoft SharePoint Online.
La maggior parte delle altre suite di gestione dei documenti di livello aziendale, come Ascensio System OnlyOffice (40,00 all'anno presso ONLYOFFICE), offre funzionalità di sicurezza di base come autorizzazioni e monitoraggio degli audit.
Microsoft SharePoint Online supporta anche queste funzionalità, ma include anche funzionalità di un ordine di grandezza superiori alla concorrenza.
Per i principianti, puoi creare criteri che gestiscono cose come etichette di documenti, prevenzione della perdita di dati, conservazione dei documenti e accesso del supervisore.
Le etichette dei documenti vengono utilizzate per identificare i documenti che possono contenere dati sensibili, come carte di credito, numeri di previdenza sociale o dati dei clienti.
SharePoint offre strumenti non solo per creare e gestire queste etichette, ma per applicarle a documenti esistenti (o anche a messaggi di posta elettronica se si utilizza una suite Office 365 completa) in base al contenuto del documento.
Sono disponibili strumenti simili per prevenire la perdita di dati, come impedire che documenti che contengono informazioni sensibili vengano condivisi all'esterno dell'organizzazione.
Sono inoltre disponibili strumenti per la gestione della conservazione dei documenti, sia per impedire agli utenti di eliminare definitivamente i documenti sia per imporre l'archiviazione o la rimozione dopo un periodo di tempo definito.
In molti di questi casi, Microsoft offre un set predefinito di filtri progettati per facilitare la conformità alle normative in vari paesi, tra cui l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e le normative corrispondenti.
È inoltre possibile configurare l'applicazione dei criteri utilizzando i termini di ricerca.
Questi criteri possono essere applicati in Microsoft SharePoint Online o a singoli siti.
La registrazione di controllo può essere utilizzata per tenere traccia delle attività a livello di utente o delle modifiche amministrative.
Una volta abilitata la registrazione, è possibile cercare nel registro di controllo azioni, utenti, finestre temporali o termini di ricerca specifici per focalizzare la visualizzazione.
Una funzionalità menzionata in precedenza, eDiscovery, è uno strumento completo per l'individuazione di documenti relativi a un argomento specifico come un'azione legale.
Utilizzando eDiscovery, è possibile individuare i documenti che rientrano nell'ambito di una citazione o altra richiesta di informazioni, proteggere i documenti pertinenti ponendoli in sospeso o persino esportare i file pertinenti al fine di soddisfare la richiesta.
Se queste funzionalità di sicurezza ti sembrano intimidatorie, sappi che sono completamente opzionali e non ti ostacoleranno se scegli di ignorarle.
Sono disponibili anche opzioni di sicurezza più standard, come autorizzazioni basate su gruppo o utente.
È inoltre possibile configurare il funzionamento della condivisione dei file all'esterno dell'organizzazione, ad esempio la condivisione solo con utenti autenticati, l'impostazione di periodi di scadenza per l'accesso anonimo o l'utilizzo di gruppi per gestire chi può condividere documenti esternamente.
È inoltre possibile configurare i collegamenti di condivisione per fornire l'accesso in sola lettura ai documenti.
Flusso di lavoro flessibile ed estendibile
Microsoft SharePoint supporta la creazione del flusso di lavoro da un po 'di tempo e SharePoint Online non fa eccezione.
Mentre la maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti con un modulo del flusso di lavoro supporta attività di gestione dei documenti di base, come l'instradamento delle revisioni o le richieste di firma, Microsoft ...
