Qualsiasi software che pretenda di giocare in spazio per la rendicontazione delle spese deve servire due comunità di utenti: gli amministratori e i contabili che gestiscono il denaro dell'azienda e i dipendenti che vogliono essere pagati per i soldi che hanno stanziato per conto dell'azienda.
Idealmente, entrambi i tipi di utente sono soddisfatti ma, quando è necessario un conflitto, gli amministratori di solito vincono.
Dopotutto, sono le persone che scelgono il software.
Questo è un modo prolisso per dire che ExpensePoint (che inizia a $ 7,50 al mese) può far dimenare i contatori di fagioli come un cucciolo felice con la pancia strofinata.
Tuttavia, dal punto di vista dell'utente, ovvero quegli sfortunati guerrieri della strada che cercano di racimolare le loro varie ricevute della cena e di sottoporle a un processo OCR, ExpensePoint non è l'app più amichevole che abbiamo visto in questa carrellata.
Ciò lo mantiene dietro i nostri vincitori di Editors 'Choice Certify e Rydoo.
Prezzi ragionevoli
ExpensePoint ti dà un sacco di soldi.
Costa $ 7,50 per utente al mese, senza livelli di abbonamento complessi richiesti per funzionalità aggiuntive.
Tutti gli abbonamenti ti consentono di acquisire ricevute e altre spese utilizzando l'applicazione mobile, l'importazione di carte di credito e le immagini scansionate, nonché utilizzando un flusso di lavoro di approvazione completo (utente, approvatore e amministratore).
È facile sperimentarlo utilizzando la prova gratuita di 15 giorni; questo ti guida attraverso le funzionalità di base con tutorial facili da seguire.
Una volta che sei più coinvolto, tuttavia, aspettati più interazioni uno-uno-uno dall'azienda.
Sebbene l'app sia pensata per essere universale, il personale di ExpensePoint personalizza i codici e le categorie di contabilità generale di ogni cliente e anche i clienti a bordo con formazione per amministratori; ciò lo rende molto simile alle app ERP (Enterprise Resource Planning) in cui i servizi post-vendita a valore aggiunto possono diventare un requisito in grado di aumentare il costo totale di proprietà.
Inserimento dati, stile vecchia scuola
Come con la maggior parte delle app in questo riepilogo, hai diversi modi per ottenere le tue ricevute in ExpensePoint, a partire da un'app mobile, un'interfaccia browser Web e un flusso di dati della carta di credito aziendale.
ExpensePoint ha anche un'app desktop Windows a cui puoi accedere offline (ad esempio durante un viaggio in aereo) e quindi sincronizzare i dati con il cloud in un secondo momento.
E ExpensePoint ti consente anche di inviare via fax le ricevute utilizzando una copertina dedicata dotata di codice a barre.
Questa è una funzionalità eccellente, anche se la sua interfaccia era piuttosto difficile da padroneggiare, anche più di Expensify (visita il sito su Expensify), che ha i suoi problemi.
A differenza della maggior parte dei suoi concorrenti, salva ExpensePath (visita il sito su ExpensePath) , ExpensePoint non utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per leggere le ricevute.
Utilizza invece una funzione chiamata Lettore di ricevute che utilizza il riconoscimento del carattere umano in tempo reale: in altre parole, il venditore, la data e il totale su una ricevuta vengono trasmessi, letti da persone reali e quindi inseriti nei campi appropriati.
Sorprendentemente, questo non richiede molto più tempo di alcuni dei prodotti che utilizzano l'OCR come Certify, anche se il processo può sembrare un po 'scomodo e potenzialmente invasivo.
Dopo che ti viene notificato che la tua ricevuta è stata letta, la assegni a un report e compili tutti gli altri campi necessari, che possono includere il codice GL, un progetto che può fare riferimento in modo confuso sia al cliente che a un'azione.
Da lì, puoi inviare il rapporto.
Ci sono cose che mi piacciono molto di ExpensePoint, abbastanza da rendere sicuramente la soluzione degna di essere esaminata da vicino.
Ad esempio, quando crei una spesa per il chilometraggio, puoi inserire l'indirizzo di partenza e di arrivo.
ExpensePoint calcola il chilometraggio sulla base di Google Maps, visualizzando un'immagine della mappa come documentazione.
Può applicare diversi costi per miglio (poiché il gas costa di più in Francia che negli Stati Uniti).
Fa anche un ottimo lavoro ricordando le impostazioni che hai utilizzato per le spese precedenti, quindi non devi dire di nuovo al software che Marriott dovrebbe essere classificato come viaggio in hotel.
Le spese possono essere associate a un progetto oa un cliente.
Puoi anche dividere le spese per separare il costo del servizio in camera dal costo dell'hotel.
Ed è più facile del solito abbinare le ricevute di spesa con le informazioni estratte dalle carte di credito aziendali utilizzando l'app mobile.
Inoltre, gli approvatori possono firmare una nota spese dal client desktop o mobile senza dover accedere al sito Web.
Se il capo è in viaggio, ciò può accelerare il rimborso.
Una dashboard mostra le note di spesa in sospeso e le tendenze di spesa per mese e categoria.
L'amministratore può scegliere quali video dimostrativi veramente utili visualizzare sulla dashboard dell'utente, il che può ridurre al minimo il tempo speso per capire come, ad esempio, dividere le spese.
Tutto ciò che i professionisti della contabilità potrebbero desiderare, quasi
Mentre altre app offrono un certo livello di controllo sull'importo che un dipendente può spendere per un noleggio auto [e.g., Zoho Expense (Visit Site at Zoho Expense) lets you set a limit of $1,000], ExpensePoint va molto oltre.
A ciascuna categoria possono essere associate etichette di campo univoche (come la richiesta di un nome di progetto o di un elenco di partecipanti); può anche identificare i fornitori preapprovati (costringendo il dipendente a spiegare perché ha scelto Sixt rispetto a Hertz) o limitare i gruppi di dipendenti che possono sostenere una tale spesa (perché il custode noleggia un'auto?).
E, come con tutte le altre app, i campi possono essere contrassegnati come obbligatori, in modo che non sia possibile inviare una nota spese a meno che non siano compilati.
C'è anche molta granularità nei tipi di pagamento: carte di credito aziendali (l'azienda paga il conto o il dipendente lo fa e viene rimborsato), dipendente pagato, dipendente per rimborsare l'azienda, pagamento da un anticipo in contanti o una diaria.
ExpensePoint è anche estremamente consapevole di questioni internazionali come le strutture fiscali regionali e la traduzione delle valute.
Esistono più controlli di sicurezza rispetto ad altre app, come la possibilità di forzare una modifica della password ogni "n" giorni o di negare il riutilizzo della password.
Tutto il software di gestione delle note spese che ho esaminato può salvare o esportare dati in un file CSV, ma è difficile immaginare un modo più potente per personalizzare l'esportazione dei dati rispetto a come lo fa ExpensePoint.
Ad esempio, per ogni modello che crei, puoi dire a ExpensePoint di rinominare i campi o di controllare l'ordine in cui vengono presentati i dati, il che renderà più semplice l'importazione nel sistema di contabilità prescelto.
ExpensePoint non ha un'integrazione standard con Intuit QuickBooks o qualsiasi altro programma di contabilità standard.
L'azienda utilizza invece un Automation Manager in grado di automatizzare l'esportazione dei dati nei sistemi contabili di un'azienda, il che è quasi altrettanto buono.
E anche senza un bridge di integrazione dedicato, puoi rimborsare i dipendenti dall'interno del software utilizzando un file Centro di compensazione automatizzato (ACH) batch processor, che invierà denaro da un conto aziendale e lo depositerà sul conto del dipendente (di solito entro tre giorni, secondo ExpensePoint).
Tuttavia, sebbene ciò significhi che i rimborsi avverranno rapidamente, lascia comunque ai tuoi contabili un processo manuale per l'importazione dei dati di back-end.
Tuttavia, potresti perdonare questi punti deboli quando esplori i 30 rapporti personalizzabili incorporati in ExpensePoint, completi di grafici e filtri, da un rapporto sull'invecchiamento dell'approvazione all'analisi dei pagamenti con carta di credito.
Sono piuttosto impressionanti.
ExpensePoint è progettato principalmente per il reparto contabilità e, sebbene sia stato ottimizzato dalla nostra ultima revisione per renderlo più amichevole per gli utenti finali, può comunque essere un po 'scoraggiante.
Ha una quantità incredibile di informazioni per coloro che hanno bisogno di tenere traccia delle spese, tra la personalizzazione dettagliata e il controllo per categoria ei rapporti di analisi, ma ExpensePoint non costa più dei suoi concorrenti di base.
Il suo processo di riconoscimento dei caratteri umani è interessante anche se un po 'imbarazzante; una volta appianato tutto ciò e l'interfaccia resa più semplice per gli utenti di tutti i giorni, competere con gli strumenti di Editors 'Choice Certify e Expensify sarà un serio contendente.
La linea di fondo
ExpensePoint è sicuramente costruito pensando al contabile piuttosto che all'utente che cerca di acquisire rapidamente le informazioni sulle spese.
Ma per le organizzazioni che condividono questa enfasi, questa app offre ottimi rapporti e una gestione granulare delle policy
