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Ademero Content Central (che parte da $ 35 per utente al mese) ha un seguito fedele nel mercato affollato e complesso della gestione dei documenti (DM).
È lodato per avere una vasta gamma di opzioni di personalizzazione e soluzioni per il flusso di lavoro per soddisfare le esigenze della maggior parte delle aziende.
Ma l'interfaccia utente (UI) di Ademero Content Central non è così raffinata come quella offerta da alcuni concorrenti.
Di tutti gli strumenti DM che abbiamo testato, abbiamo riscontrato che ottengono valore dalla presenza di campi di metadati, quindi cercali quando scegli un prodotto in questa classe.
Raccogliere questi metadati e quindi utilizzarli per migliorare la tua attività è il punto in cui risiede il valore di Ademero Content Central.
Anche con questa capacità, tuttavia, Ademero Content Central è in ritardo rispetto ai vincitori della nostra Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice (40,00 all'anno su ONLYOFFICE) e Microsoft SharePoint Online in termini di prezzi, nonché di opzioni di condivisione e archiviazione.
Architettura locale, sensazione basata sul cloud
Anche nell'era odierna delle soluzioni Software-as-a-Service (SaaS), non è insolito trovare sistemi aziendali progettati per server aziendali locali, soprattutto nel caso dei sistemi DM, inclusi non solo Ademero Content Central ma anche Computhink Contentverse (15.00 per utente al mese presso Computhink).
Questo perché molte aziende hanno uno o più file server legacy nei loro data closet che spesso contengono una grande quantità di file accumulati in diversi anni.
La scoperta, la codifica e l'organizzazione di tali archivi di file è il punto in cui i sistemi DM eccellono e spesso rappresentano gran parte del loro potenziale di ritorno sull'investimento (ROI).
Ademero Content Central segue uno standard familiare in termini di architettura, utilizzando Internet Information Services (IIS) di Microsoft e SQL Server per ospitare l'applicazione Ademero Content Central e il back-end del database.
Entrambi questi strumenti di back-office sono familiari a molti professionisti IT aziendali, ma potrebbero chiedere a molti amministratori part-time di impiegare molte piccole e medie imprese (PMI), che potrebbero non averli utilizzati prima: un punto potenzialmente importante prendere in considerazione prima di prendere qualsiasi decisione di acquisto.
Più in linea con ciò che le PMI di oggi si aspettano, l'azienda rende disponibile Ademero Content Central anche come soluzione in hosting, eliminando la necessità di molte competenze IT da parte del cliente.
Sebbene l'architettura principale di Ademero Content Central sia vecchia scuola, il portale web degli utenti è più in linea con le app basate su cloud che gli utenti stanno diventando più a proprio agio nell'utilizzo.
Colori piatti; grandi pulsanti touch-friendly; e una dashboard modulare sono solo alcune delle funzionalità chiave dell'interfaccia utente predefinita di Content Central.
Ademero Content Central consente anche di temi personalizzati per abbinare la cultura o il marchio aziendale.
Configurazione dei cataloghi
Per promuovere la sua attenzione sui processi, Ademero Content Central utilizza il concetto di cataloghi per gestire la struttura di primo livello dell'archiviazione dei documenti.
I cataloghi organizzano anche i principali componenti amministrativi come autorizzazioni, processi di approvazione e flussi di lavoro, tipi di documenti e campi personalizzati, nonché criteri di conservazione.
Tutto ciò significa che una gestione efficace del catalogo è un elemento critico per una corretta configurazione di Ademero Content Central.
I cataloghi contengono tipi di documenti, ognuno dei quali può essere configurato con i propri campi.
I campi globali relativi a tutti i cataloghi e tipi di documenti possono essere gestiti anche all'interno del pannello di controllo dell'amministratore.
Entrambi i tipi di campo supportano una serie di opzioni di configurazione, inclusi il tipo di campo, il formato, le opzioni dell'elenco di valori, persino l'estrazione di un elenco di opzioni valide da un'origine dati esterna.
I valori dei campi possono essere utilizzati anche per creare una struttura di cartelle e per gestire la denominazione dei file per vari tipi di documenti.
I pacchetti sono un altro tipo di dati utilizzati da Ademero Content Central, che sono costituiti da più documenti con un valore di campo chiave condiviso (si pensi al numero di contratto o all'ID dipendente).
I modelli di pacchetto possono essere configurati per richiedere determinati tipi di documenti e possono richiedere a un utente di fornire i documenti richiesti per completare un pacchetto.
Il riconoscimento zonale è una delle funzionalità più interessanti offerte da Ademero Content Central.
Supponiamo che la tua organizzazione disponga di un documento standard per gli acquisti o l'inserimento dei dipendenti, il riconoscimento zonale può essere utilizzato per definire aree (zone) in quel tipo di documento e popolare i valori dei campi in base al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o al valore di un codice a barre.
Le zone vengono definite specificando il posizionamento dell'area dall'angolo superiore sinistro della pagina, nonché l'altezza e la larghezza dell'area.
È possibile definire facilmente più zone per un particolare tipo di documento per acquisire più punti dati.
Il generatore di flussi di lavoro di Ademero Content Central non è così intuitivo come alcuni degli altri sistemi che ho recensito, in particolare Microsoft SharePoint o Fluix (20,00 per utente al mese per il piano di avvio di Fluix), ma è altrettanto potente.
I flussi di lavoro vengono avviati utilizzando eventi trigger, che possono essere qualsiasi cosa, da un documento di un certo tipo acquisito a un campo che corrisponde a un determinato valore.
Le azioni del flusso di lavoro definiscono quali passaggi verranno eseguiti sui documenti attivati, inclusa la modifica della priorità o dello stato, la copia in una cartella, l'invio di un'e-mail o persino l'esecuzione di un programma esterno.
Infine, le regole del flusso di lavoro possono essere utilizzate per combinare trigger e azioni, offrendoti la flessibilità di eseguire una o più azioni in base a uno o più trigger, permettendoti anche di determinare se un trigger esegue le azioni o se tutti i trigger devono essere prima soddisfatti .
Questo approccio modulare al flusso di lavoro consente di riutilizzare i vari componenti secondo necessità al fine di semplificare i processi aziendali.
Sapere è potere
Come con qualsiasi database, uno degli aspetti più complicati dell'implementazione di una soluzione DM è acquisire quanti più dati possibile senza rendere il processo di raccolta troppo noioso per gli utenti.
In molti casi, gli utenti non hanno una comprensione del motivo per cui le informazioni che raccogli su moduli lunghi, ad esempio, sono di valore per l'azienda.
Il risultato di un processo di acquisizione di documenti con un sovraccarico di questo tipo per gli utenti può spesso essere che gli utenti popolino i campi con dati inutili che finiranno per fare più male che bene.
Per aiutare in questo processo, Ademero Content Central offre vari metodi di acquisizione che possono semplificare il processo e ridurre i passaggi per caricare i documenti in Ademero Content Central.
Ottieni anche le informazioni necessarie per garantire funzionalità critiche per l'azienda come ricerca, approvazioni, flussi di lavoro e criteri di conservazione dei file.
È possibile aggiungere documenti ad Ademero Content Central tramite caricamenti basati su browser, cartelle monitorate o incorporando QCard tramite l'ascolto di e-mail.
Le QCard, simili alle copertine, vengono generate dall'interno di Ademero Content Central e includono codici a barre per identificare il tipo di documento da creare, nonché i dati chiave prepopolati dall'utente.
Negli scenari in cui gli amministratori richiedono l'acquisizione di informazioni aggiuntive, i documenti aggiunti di recente vengono aggiunti a una coda di codifica, che consente agli utenti di identificare rapidamente i documenti che necessitano di informazioni aggiuntive.
Ademero offre anche il software client CapturePoint, che fornisce alcune funzionalità importanti per acquisire in modo efficiente i documenti in blocco.
Comprende l'agevolazione dell'utilizzo dell'OCR per la compilazione dei campi chiave, particolarmente utile durante la scansione di più documenti con lo stesso formato.
Gli strumenti per semplificare l'uso dei campi dati chiave con i tuoi documenti non si interrompono una volta caricati i tuoi documenti in Ademero Content Central.
L'azienda riconosce che potrebbe essere utile utilizzare i metadati del documento raccolti in Ademero Content Central per altri scopi al di fuori della propria soluzione DM.
A tal fine, Ademero Content Central offre l'integrazione con Intuit QuickBooks Payments (gratuito presso QuickBooks Self-Employed) e Workday, consentendo di sincronizzare i dati che risiedono in Ademero Content Central con questi altri sistemi aziendali.
Hai anche la possibilità di creare modelli di esportazione dai tuoi dati, permettendoti di eseguire esportazioni di dati che adattano gli stessi parametri su base periodica.
Ademero Content Central consente di mantenere una cronologia completa delle revisioni, che comprende modifiche, approvazioni e aggiornamenti delle proprietà.
Puoi accedere alle versioni precedenti dei documenti in qualsiasi momento.
Inoltre, l'azienda offre documentazione di aiuto contestuale e supporto tramite chat dal vivo 24 ore su 24.
Prezzi
Ademero Content Central ha recentemente semplificato i prezzi, senza più prezzi o livelli per modulo.
Le aziende che utilizzano la versione ospitata di Ademero Content Central possono aspettarsi di pagare $ 35 al mese per utente con sconti sul volume disponibili.
Coloro che optano per la soluzione on-premise prevedono un costo iniziale di $ 500 per utente per una licenza perpetua.
Le funzionalità sono ampiamente comparabili tra le due opzioni, sebbene la scelta dell'architettura possa aggiungere complessità in termini di opzioni di rete e archiviazione.
Un solido concorrente nello spazio DM, Ademero Content Central ha abbastanza funzionalità per renderlo un'opzione praticabile per la maggior parte delle aziende e alcune potenti funzionalità che potrebbero renderlo perfetto per gli altri.
Se funzionalità come il riconoscimento zonale o le opzioni di integrazione con Intuit QuickBooks Payments e Workday potrebbero avere un impatto positivo sulla tua attività, dovresti dare un'occhiata più da vicino ad Ademero Content Central.
Professionisti
Strumenti di amministrazione intuitivi.
Facile integrazione con Workaday e Quickbooks.
Implementazioni fluide del flusso di lavoro.
Riconoscimento zonale che migliora l'acquisizione complessiva delle immagini nei moduli.
Altamente configurabile.
Visualizza altro
Contro
Le opzioni di condivisione e archiviazione sono limitate.
Il prezzo per la variante in locale è costoso.
Le opzioni di prezzo sono inferiori al valore del prodotto Editors 'Choice.
La linea di fondo
Aderemo Content Central si distingue grazie alle straordinarie capacità di scansione dei documenti, in particolare il riconoscimento zonale, che consente di risparmiare tempo durante la raccolta dei metadati.
Tuttavia, il prodotto sembra carente nell'integrazione dell'archiviazione cloud e nelle aree di condivisione.
Ademero Content Central (che parte da $ 35 per utente al mese) ha un seguito fedele nel mercato affollato e complesso della gestione dei documenti (DM).
È lodato per avere una vasta gamma di opzioni di personalizzazione e soluzioni per il flusso di lavoro per soddisfare le esigenze della maggior parte delle aziende.
Ma l'interfaccia utente (UI) di Ademero Content Central non è così raffinata come quella offerta da alcuni concorrenti.
Di tutti gli strumenti DM che abbiamo testato, abbiamo riscontrato che ottengono valore dalla presenza di campi di metadati, quindi cercali quando scegli un prodotto in questa classe.
Raccogliere questi metadati e quindi utilizzarli per migliorare la tua attività è il punto in cui risiede il valore di Ademero Content Central.
Anche con questa capacità, tuttavia, Ademero Content Central è in ritardo rispetto ai vincitori della nostra Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice (40,00 all'anno su ONLYOFFICE) e Microsoft SharePoint Online in termini di prezzi, nonché di opzioni di condivisione e archiviazione.
Architettura locale, sensazione basata sul cloud
Anche nell'era odierna delle soluzioni Software-as-a-Service (SaaS), non è insolito trovare sistemi aziendali progettati per server aziendali locali, soprattutto nel caso dei sistemi DM, inclusi non solo Ademero Content Central ma anche Computhink Contentverse (15.00 per utente al mese presso Computhink).
Questo perché molte aziende hanno uno o più file server legacy nei loro data closet che spesso contengono una grande quantità di file accumulati in diversi anni.
La scoperta, la codifica e l'organizzazione di tali archivi di file è il punto in cui i sistemi DM eccellono e spesso rappresentano gran parte del loro potenziale di ritorno sull'investimento (ROI).
Ademero Content Central segue uno standard familiare in termini di architettura, utilizzando Internet Information Services (IIS) di Microsoft e SQL Server per ospitare l'applicazione Ademero Content Central e il back-end del database.
Entrambi questi strumenti di back-office sono familiari a molti professionisti IT aziendali, ma potrebbero chiedere a molti amministratori part-time di impiegare molte piccole e medie imprese (PMI), che potrebbero non averli utilizzati prima: un punto potenzialmente importante prendere in considerazione prima di prendere qualsiasi decisione di acquisto.
Più in linea con ciò che le PMI di oggi si aspettano, l'azienda rende disponibile Ademero Content Central anche come soluzione in hosting, eliminando la necessità di molte competenze IT da parte del cliente.
Sebbene l'architettura principale di Ademero Content Central sia vecchia scuola, il portale web degli utenti è più in linea con le app basate su cloud che gli utenti stanno diventando più a proprio agio nell'utilizzo.
Colori piatti; grandi pulsanti touch-friendly; e una dashboard modulare sono solo alcune delle funzionalità chiave dell'interfaccia utente predefinita di Content Central.
Ademero Content Central consente anche di temi personalizzati per abbinare la cultura o il marchio aziendale.
Configurazione dei cataloghi
Per promuovere la sua attenzione sui processi, Ademero Content Central utilizza il concetto di cataloghi per gestire la struttura di primo livello dell'archiviazione dei documenti.
I cataloghi organizzano anche i principali componenti amministrativi come autorizzazioni, processi di approvazione e flussi di lavoro, tipi di documenti e campi personalizzati, nonché criteri di conservazione.
Tutto ciò significa che una gestione efficace del catalogo è un elemento critico per una corretta configurazione di Ademero Content Central.
I cataloghi contengono tipi di documenti, ognuno dei quali può essere configurato con i propri campi.
I campi globali relativi a tutti i cataloghi e tipi di documenti possono essere gestiti anche all'interno del pannello di controllo dell'amministratore.
Entrambi i tipi di campo supportano una serie di opzioni di configurazione, inclusi il tipo di campo, il formato, le opzioni dell'elenco di valori, persino l'estrazione di un elenco di opzioni valide da un'origine dati esterna.
I valori dei campi possono essere utilizzati anche per creare una struttura di cartelle e per gestire la denominazione dei file per vari tipi di documenti.
I pacchetti sono un altro tipo di dati utilizzati da Ademero Content Central, che sono costituiti da più documenti con un valore di campo chiave condiviso (si pensi al numero di contratto o all'ID dipendente).
I modelli di pacchetto possono essere configurati per richiedere determinati tipi di documenti e possono richiedere a un utente di fornire i documenti richiesti per completare un pacchetto.
Il riconoscimento zonale è una delle funzionalità più interessanti offerte da Ademero Content Central.
Supponiamo che la tua organizzazione disponga di un documento standard per gli acquisti o l'inserimento dei dipendenti, il riconoscimento zonale può essere utilizzato per definire aree (zone) in quel tipo di documento e popolare i valori dei campi in base al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o al valore di un codice a barre.
Le zone vengono definite specificando il posizionamento dell'area dall'angolo superiore sinistro della pagina, nonché l'altezza e la larghezza dell'area.
È possibile definire facilmente più zone per un particolare tipo di documento per acquisire più punti dati.
Il generatore di flussi di lavoro di Ademero Content Central non è così intuitivo come alcuni degli altri sistemi che ho recensito, in particolare Microsoft SharePoint o Fluix (20,00 per utente al mese per il piano di avvio di Fluix), ma è altrettanto potente.
I flussi di lavoro vengono avviati utilizzando eventi trigger, che possono essere qualsiasi cosa, da un documento di un certo tipo acquisito a un campo che corrisponde a un determinato valore.
Le azioni del flusso di lavoro definiscono quali passaggi verranno eseguiti sui documenti attivati, inclusa la modifica della priorità o dello stato, la copia in una cartella, l'invio di un'e-mail o persino l'esecuzione di un programma esterno.
Infine, le regole del flusso di lavoro possono essere utilizzate per combinare trigger e azioni, offrendoti la flessibilità di eseguire una o più azioni in base a uno o più trigger, permettendoti anche di determinare se un trigger esegue le azioni o se tutti i trigger devono essere prima soddisfatti .
Questo approccio modulare al flusso di lavoro consente di riutilizzare i vari componenti secondo necessità al fine di semplificare i processi aziendali.
Sapere è potere
Come con qualsiasi database, uno degli aspetti più complicati dell'implementazione di una soluzione DM è acquisire quanti più dati possibile senza rendere il processo di raccolta troppo noioso per gli utenti.
In molti casi, gli utenti non hanno una comprensione del motivo per cui le informazioni che raccogli su moduli lunghi, ad esempio, sono di valore per l'azienda.
Il risultato di un processo di acquisizione di documenti con un sovraccarico di questo tipo per gli utenti può spesso essere che gli utenti popolino i campi con dati inutili che finiranno per fare più male che bene.
Per aiutare in questo processo, Ademero Content Central offre vari metodi di acquisizione che possono semplificare il processo e ridurre i passaggi per caricare i documenti in Ademero Content Central.
Ottieni anche le informazioni necessarie per garantire funzionalità critiche per l'azienda come ricerca, approvazioni, flussi di lavoro e criteri di conservazione dei file.
È possibile aggiungere documenti ad Ademero Content Central tramite caricamenti basati su browser, cartelle monitorate o incorporando QCard tramite l'ascolto di e-mail.
Le QCard, simili alle copertine, vengono generate dall'interno di Ademero Content Central e includono codici a barre per identificare il tipo di documento da creare, nonché i dati chiave prepopolati dall'utente.
Negli scenari in cui gli amministratori richiedono l'acquisizione di informazioni aggiuntive, i documenti aggiunti di recente vengono aggiunti a una coda di codifica, che consente agli utenti di identificare rapidamente i documenti che necessitano di informazioni aggiuntive.
Ademero offre anche il software client CapturePoint, che fornisce alcune funzionalità importanti per acquisire in modo efficiente i documenti in blocco.
Comprende l'agevolazione dell'utilizzo dell'OCR per la compilazione dei campi chiave, particolarmente utile durante la scansione di più documenti con lo stesso formato.
Gli strumenti per semplificare l'uso dei campi dati chiave con i tuoi documenti non si interrompono una volta caricati i tuoi documenti in Ademero Content Central.
L'azienda riconosce che potrebbe essere utile utilizzare i metadati del documento raccolti in Ademero Content Central per altri scopi al di fuori della propria soluzione DM.
A tal fine, Ademero Content Central offre l'integrazione con Intuit QuickBooks Payments (gratuito presso QuickBooks Self-Employed) e Workday, consentendo di sincronizzare i dati che risiedono in Ademero Content Central con questi altri sistemi aziendali.
Hai anche la possibilità di creare modelli di esportazione dai tuoi dati, permettendoti di eseguire esportazioni di dati che adattano gli stessi parametri su base periodica.
Ademero Content Central consente di mantenere una cronologia completa delle revisioni, che comprende modifiche, approvazioni e aggiornamenti delle proprietà.
Puoi accedere alle versioni precedenti dei documenti in qualsiasi momento.
Inoltre, l'azienda offre documentazione di aiuto contestuale e supporto tramite chat dal vivo 24 ore su 24.
Prezzi
Ademero Content Central ha recentemente semplificato i prezzi, senza più prezzi o livelli per modulo.
Le aziende che utilizzano la versione ospitata di Ademero Content Central possono aspettarsi di pagare $ 35 al mese per utente con sconti sul volume disponibili.
Coloro che optano per la soluzione on-premise prevedono un costo iniziale di $ 500 per utente per una licenza perpetua.
Le funzionalità sono ampiamente comparabili tra le due opzioni, sebbene la scelta dell'architettura possa aggiungere complessità in termini di opzioni di rete e archiviazione.
Un solido concorrente nello spazio DM, Ademero Content Central ha abbastanza funzionalità per renderlo un'opzione praticabile per la maggior parte delle aziende e alcune potenti funzionalità che potrebbero renderlo perfetto per gli altri.
Se funzionalità come il riconoscimento zonale o le opzioni di integrazione con Intuit QuickBooks Payments e Workday potrebbero avere un impatto positivo sulla tua attività, dovresti dare un'occhiata più da vicino ad Ademero Content Central.
Professionisti
Strumenti di amministrazione intuitivi.
Facile integrazione con Workaday e Quickbooks.
Implementazioni fluide del flusso di lavoro.
Riconoscimento zonale che migliora l'acquisizione complessiva delle immagini nei moduli.
Altamente configurabile.
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Contro
Le opzioni di condivisione e archiviazione sono limitate.
Il prezzo per la variante in locale è costoso.
Le opzioni di prezzo sono inferiori al valore del prodotto Editors 'Choice.
La linea di fondo
Aderemo Content Central si distingue grazie alle straordinarie capacità di scansione dei documenti, in particolare il riconoscimento zonale, che consente di risparmiare tempo durante la raccolta dei metadati.
Tuttavia, il prodotto sembra carente nell'integrazione dell'archiviazione cloud e nelle aree di condivisione.
