Meglio conosciuto per i suoi strumenti di elaborazione dei pagamenti, Square offre un servizio di buste paga online dal 2015.
Ha aggiunto alcune caratteristiche e funzionalità dall'ultima revisione, tra cui un assistente EIN, la possibilità di registrare sia la paga per malattia che la presa di forza e l'accesso dei dipendenti all'inserimento dei dati nei propri profili.
Square Payroll è abbastanza facile da usare e tutti i principali elementi dell'amministrazione delle buste paga sono supportati, dall'impostazione alle retribuzioni, dalle tasse ai report.
Tuttavia, questo giovane servizio manca della profondità e della personalizzazione della concorrenza.
I suoi rapporti sono limitati e viene fornito con solo una manciata di tipi di guadagni.
Square Payroll ha una lunga strada da percorrere per competere con le nostre scelte degli editori, Gusto e OnPay, che eccellono in ogni elemento del libro paga e delle risorse umane e offrono un'usabilità superiore.
Prezzi e piani del libro paga quadrati
Il prezzo base per il pagamento di dipendenti e appaltatori W-2 con Square è di $ 29 al mese, con un addebito di $ 5 per lavoratore al mese.
Ciò significa che è una delle opzioni più economiche in circolazione.
Solo il piano Basic di Patriot Software ($ 10 al mese più $ 4 per dipendente al mese) è meno costoso e richiede di presentare le proprie tasse sui salari.
All'altra estremità dello spettro, se scegli QuickBooks Payroll Elite, pagherai $ 125 al mese più $ 10 per dipendente al mese.
Square Payroll offre un'opzione solo per appaltatore che costa $ 5 per appaltatore al mese.
Nessun canone di abbonamento viene addebitato per i mesi in cui non paghi nessuno, che è diventata una pratica abbastanza standard.
Potrebbe essere un buon servizio per le startup che non hanno, o intendono avere, molti dipendenti.
È anche una buona opzione per coloro che utilizzano le altre app integrate di Square come Appuntamenti, Pagamenti, Punto vendita o il nuovo prodotto Fatture.
Un nuovo modo per iniziare con Square Payroll
Molte altre applicazioni per piccole imprese, anche quelle finanziarie, non richiedono di designare opzioni per ogni impostazione prima di iniziare a portare a termine il lavoro.
Ad esempio, puoi iniziare a inviare fatture con il software di contabilità prima di accedere all'intero database dei clienti.
Puoi aggiungere i tuoi clienti al volo.
I siti web sui salari non sono così.
Sebbene tu possa certamente aggiungere dipendenti man mano che li assumi e vantaggi man mano che li assumi, non puoi eseguire la tua prima corsa finché non hai completato i record dei dipendenti completi e aggiunto tutte le informazioni richieste sui vantaggi che offri al tuo personale.
QuickBooks Payroll è l'eccezione qui.
Square Payroll aveva una procedura guidata completa che ti guidava attraverso tutti i passaggi necessari per impostare una prima esecuzione del libro paga.
Questa utile funzione è scomparsa, sostituita da un breve processo in quattro fasi che richiede i dettagli di contatto e le dimensioni del personale.
Dopo averlo completato, si apre l'interfaccia utente principale del sito, che mostra tre dei passaggi necessari per la configurazione: i record dei dipendenti, un conto bancario collegato e le informazioni fiscali.
Un compito oneroso
Primo: creazione dei record dei dipendenti, che in Square Payroll include la fornitura di informazioni sui vantaggi all'interno di ciascun record del lavoratore.
Questo è un lavoro che richiede molto tempo e fatica.
Tuttavia, puoi risparmiare molto tempo invitando i dipendenti a inserire una buona parte delle proprie informazioni, come i dettagli di contatto, la data di nascita, il numero di previdenza sociale, lo stato di deposito e il numero di indennità designate nel modulo W-4 .
I concorrenti consentono anche questo processo ibrido di immissione dei dati.
In qualità di titolare devi ancora fornire molte informazioni nei registri dei dipendenti, incluso se il dipendente è a ore o stipendiato, qual è la sua retribuzione, se è stato richiesto uno stipendio cartaceo o un deposito diretto e così via.
Se stai utilizzando Square Point of Sale e prevedi di importare Timecard da lì, devi assegnare un passcode al dipendente.
Laddove in altri siti si immettono informazioni sui benefici e sulle politiche di accumulo di congedo per malattia / PTO su schermate separate, si lavora all'interno dei record dei dipendenti in Square Payroll.
Se sei un'azienda giovane o stai appena iniziando a offrire vantaggi, hai due opzioni: puoi sfruttare le partnership che Square Payroll ha con amministratori di benefici di terze parti per cose come l'assicurazione sanitaria e i piani pensionistici.
Oppure puoi portare il tuo e inserire queste detrazioni sul sito in modo che siano incorporate nel processo di libro paga.
Per aggiungere un vantaggio come un'assicurazione sanitaria, aprire un record del dipendente e fare clic su Aggiungi vantaggio, quindi su Crea nuovo.
Inserisci il nome che desideri venga visualizzato nelle buste paga, come Health Insurance o 401 (k), quindi seleziona il tipo di beneficio dall'elenco a discesa.
Puoi scegliere di detrarre una percentuale della retribuzione di un lavoratore o un importo forfettario.
Se c'è un limite annuale, lo inserisci.
I contributi dell'azienda sono gestiti in modo simile.
Il nuovo vantaggio appare quindi come un'opzione nei record di ogni dipendente.
Square Payroll offre i tipi di detrazione più comuni, ma non è flessibile come OnPay, ad esempio.
I membri del tuo staff saranno in grado di guadagnare congedo retribuito (PTO) o congedo per malattia? Square Payroll ora supporta entrambi.
Ti aiuta a creare criteri per tenerne traccia e fa i calcoli in corso in background.
Devi specificare quante ore devono lavorare i dipendenti prima di essere idonei.
Il sito supporta anche pignoramenti e altre detrazioni al netto delle imposte.
Più passaggi
Prima di poter eseguire un libro paga, è necessario inserire le informazioni fiscali sui salari per il proprio stato (tutti e 50 sono ora supportati e il sito fornisce le tabelle fiscali correnti).
Ciò include ritenute statali e numeri di account dell'interfaccia utente e aliquote fiscali dell'interfaccia utente statale.
Se non disponi di un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), un nuovo strumento in Square Payroll ti guida attraverso il processo di acquisizione.
Dovrai svolgere alcune altre attività di pulizia, come collegare Square Payroll al tuo conto bancario in modo che possa prelevare fondi per tasse e depositi diretti.
Questo processo può richiedere alcuni giorni, perché Square deve effettuare due depositi molto piccoli sul tuo account per verificare la connessione.
In alternativa, puoi utilizzare Plaid, un servizio che autentica istantaneamente gli account e si integra con Square.
Ciò ti consente di eseguire un libro paga lo stesso giorno in cui ti iscrivi.
Il libro paga lo stesso giorno è una caratteristica eccellente aggiunta anche da alcuni concorrenti.
Se hai già pagato dipendenti o appaltatori, dovrai inserire la cronologia delle buste paga, un compito piuttosto gravoso.
Square Payroll lo semplifica fornendo istruzioni dettagliate per il download di record da provider come Intuit e Paychex.
Come i suoi concorrenti, Square ha a tua disposizione specialisti di onboarding che possono aiutarti con questa e altre faccende di installazione.
L'esperienza utente Square Payroll
L'esperienza utente di Square Payroll non è così elegante, professionale e all'avanguardia come quella della concorrenza.
Il sito mostra tutti i campi dei dati dei dipendenti su una schermata lunga che richiede molto scorrimento.
I concorrenti come SurePayroll separano le informazioni correlate e le visualizzano su schermate individuali accessibili facendo clic sulle schede.
Ciò semplifica la creazione iniziale dei record, nonché il successivo recupero e le modifiche.
Non è l'unica stranezza del sito.
Quando effettui l'accesso, viene visualizzata una dashboard che incorpora collegamenti ad altri prodotti e servizi Square.
Devi fare clic sull'icona Payroll per accedere alla dashboard di Square Payroll, che non è così completa come quella di OnPay, ad esempio.
Visualizza un grafico a linee di tre mesi che illustra i costi di manodopera totali e i collegamenti e i totali per i libri paga recenti.
Un avviso sul libro paga imminente si trova in alto a destra, insieme a due collegamenti: Dipendenti paganti e Appaltatori paganti, su cui fai clic al momento del libro paga.
Nel complesso il sito è molto scarno, con pochi link di navigazione; infatti, semplicemente non c'è molta navigazione, ad eccezione dei pulsanti Continua durante le esecuzioni del libro paga.
Il menu principale contiene collegamenti alle sezioni del sito: Panoramica (dashboard), Cronologia e rapporti, Team del libro paga (elenco e registri dei dipendenti), Vantaggi (come terze parti che possono aiutare a impostare piani di assicurazione sanitaria), Moduli fiscali (imposta sui salari archiviata moduli) e Impostazioni.
L'ultimo non include molto, a causa della semplicità del sito.
Stranamente, non c'è alcun collegamento nella barra degli strumenti per eseguire un libro paga; è necessario fare clic sul collegamento in Panoramica.
Utilizzerai il menu principale quasi esclusivamente per la navigazione, anche se quando ti trovi su una schermata di lavoro interna a volte dovrai fare clic su una X nell'angolo in alto a sinistra per chiuderla e tornare al menu principale.
Esecuzione del libro paga, ottenere aiuto
Dopo aver completato la procedura di configurazione e verificato il tuo conto bancario, sei pronto per pagare i dipendenti.
Nella schermata iniziale, fai clic su Pay Employees, che avvia una procedura guidata.
Ti vengono fornite tre opzioni: eseguire un normale libro paga, eseguire un pagamento fuori ciclo o generare COVID-19 Emergency Leave Pay (quest'ultima ti porta a una procedura guidata speciale progettata per questo scopo).
La schermata successiva mostra tutti i dipendenti in una tabella, insieme alle loro retribuzioni.
Qui inserisci il numero di ore lavorate nelle colonne corrette: normale, straordinario (1,5x normale), doppio (2x normale), aggiuntivo, mance sullo stipendio, mance in contanti e ore PTO (puoi disattivare la maggior parte di queste se ' non è necessario).
L'opzione Aggiuntiva è per commissioni, bonus e così via, ma l'etichetta dice semplicemente Aggiuntiva e non puoi modificarla per essere più specifica, anche se puoi aggiungere un Memo facendo clic sui tre punti alla fine di ogni riga.
C'è anche un collegamento per importare i timecard da Square Point of Sale.
Il sito calcola la retribuzione lorda di ogni lavoratore e la deposita nella colonna finale.
Facendo clic su Continua si accede alla pagina Regolazioni, dove verrà nuovamente visualizzata la tabella dei membri dello staff.
Le colonne qui mostrano gli importi delle ritenute per imposte, detrazioni di benefici e contributi aziendali, detrazioni al netto delle imposte (nuove), rimborsi e retribuzione netta.
Ho cliccato sul nome di un dipendente per controllare qualcosa nel suo record.
Il record si è aperto, ma quando l'ho chiuso sono stato riportato all'elenco dei dipendenti, non alla schermata del libro paga dove stavo lavorando.
Sono tornato indietro e non ho perso i dati che avevo inserito, ma altri siti forniscono un modo per controllare il record di un dipendente senza perdere il tuo posto.
La schermata successiva, Conferma ritiro, è sufficiente, considerando il set di funzionalità del sito.
Riassume la corsa che stai per approvare e ti dice esattamente quanto denaro verrà prelevato dal tuo conto bancario.
I totali per tutti i tipi di retribuzione, le tasse del datore di lavoro (Square Payroll gestisce tutti i pagamenti e le dichiarazioni fiscali) e i contributi dell'azienda vengono visualizzati nella parte superiore sinistra della pagina.
Il riepilogo dei prelievi a destra scompone il libro paga in addebiti programmati ...
