Ricordi i vecchi tempi dei processi cartacei? I pacchetti software di monitoraggio delle spese odierni sembrano emulare queste tecniche.
Era un periodo in cui riempivamo una busta piena di ricevute e la combinavamo con un rapporto in stile foglio di calcolo che descriveva in dettaglio come spendere i soldi dell'azienda.
Dopo che il responsabile del reparto aveva firmato, il reparto contabilità doveva controllare che ogni ricevuta avesse una spiegazione soddisfacente e viceversa.
La banca delle ricevute (che inizia a $ 14,99 al mese per un utente singolo) adotta un approccio leggermente diverso, che potrebbe essere adatto per alcune piccole imprese.
Funziona in modo potente, e con successo, per rispondere a singole ricevute piuttosto che a "rapporti" formali.
Consente a chiunque abbia lo status di "approvatore" di dare un'autorizzazione per il rimborso.
E fa molto affidamento sull'integrazione con applicazioni di terze parti, in particolare applicazioni di contabilità basate su cloud, per eseguire il pesante sollevamento di back-end.
Tuttavia, se stai cercando una gestione delle spese di prim'ordine più tradizionale, dai un'occhiata alle nostre scelte degli editori, Certify Now, Rydoo e Expensify.
Conteggio delle transazioni, non degli utenti
Piuttosto che addebitare per utente attivo, come fa Expensify, lo schema di pagamento di Receipt Bank si basa sul numero di articoli elaborati al mese.
Gli imprenditori solitari che desiderano tenere traccia delle spese possono iniziare a $ 14,99 al mese per 50 articoli elaborati, $ 29,99 per 100 articoli elaborati o $ 44,99 per 150 articoli e procedere fino a $ 202,49 per 675 articoli.
Le aziende con più di un utente pagano $ 25 al mese per 50 articoli elaborati, $ 40 per 100 articoli, $ 55 per 150 articoli e fino a $ 220 per 675 articoli.
Tuttavia, questi conteggi sono su una media mobile di tre mesi, quindi puoi avere un programma di viaggio pesante a settembre seguito da due mesi di inattività, senza dover aggiornare a causa di una conferenza annuale, ad esempio.
Questi abbonamenti includono tutti il ??riconoscimento ottico automatizzato dei caratteri (OCR) scansione di ricevute, 256 bit Sicurezza Secure Sockets Layer (SSL) (il che significa che gli utenti potrebbero essere in grado di rinunciare all'uso di una rete privata virtuale (VPN) se inviano ricevute dalla strada), integrazione con applicazioni di contabilità online (inclusi QuickBooks Intuit ) e la condivisione dei dati con un'organizzazione separata, in genere un contabile o contabile di piccole imprese di un'azienda.
E qualcosa non offerto da nessuno degli altri servizi: un servizio per lavoratori autonomi che è gratuito se limitato a 10 scansioni di ricevute al mese.
Altrimenti, costa $ 24,99 per 50 scansioni al mese e $ 49,99 all'anno per oltre 50 scansioni.
Sfortunatamente, non esiste un abbonamento gratuito, ma è disponibile una prova gratuita di 14 giorni offerta per il piano per utente singolo.
Poiché volevo testare il processo di approvazione, ho richiesto e ricevuto una prova gratuita della versione multiutente.
Scatta una foto, acquisisci i dati
Come con le altre applicazioni di spesa, si immettono i dati in Receipt Bank utilizzando un'app mobile, un caricamento del browser Web, inoltrando la posta elettronica a un ID dedicato per ciascun dipendente o tramite la sincronizzazione della carta di credito aziendale o personale.
Ha anche alcuni modi autonomi per inserire i dati nel sistema.
Receipt Bank può importare ricevute e fatture da PayPal (gratuito su Apple.com) o Dropbox.
Quest'ultimo è particolarmente interessante: il personale può inserire le proprie ricevute in una cartella Dropbox dedicata, dalla quale Receipt Bank estrae i file ogni 24 ore.
Dopo averle elaborate, sposta le ricevute in un'altra cartella dedicata.
L'app mobile di Receipt Bank è un chiaro vincitore nel reparto facilità d'uso, riducendo davvero al minimo il tempo che un dipendente trascorre agitandosi con l'immissione dei dati.
Scatti una foto di una ricevuta, fai clic su "invia per l'elaborazione" e poco dopo i dati analizzati vengono visualizzati per consentirti di ricontrollarli e inviarli all'approvatore.
Un bel risparmio di tempo che non abbiamo visto da nessun'altra parte: puoi impostare la fotocamera per fotografare più ricevute, una dopo l'altra, o una singola ricevuta che ha più di una pagina.
Receipt Bank fa del suo meglio per identificare la data della transazione, la valuta, le tasse, il fornitore e la categoria.
Se riconosce la carta di credito utilizzata per la transazione, sincronizza i record con la tua applicazione di contabilità, quindi non devi inserire due volte un elemento.
D'altra parte, non c'è modo di inserire manualmente una spesa senza un qualche tipo di ricevuta? che può essere un problema per spendere, ad esempio, la mancia che lasci alla governante della tua camera d'albergo.
Quando è stato chiesto, un rappresentante dell'azienda ha suggerito di aggiungere una nota scritta a mano.
Il processo OCR richiede un po 'più di tempo di quanto preferiremmo.
Nei test sembrava che ci volesse circa un'ora, anche se non abbiamo usato un timer.
Tuttavia, la banca della ricevuta fa valere l'attesa.
Fa un lavoro straordinariamente buono nel trasformare anche gli scarabocchi intenzionalmente sciatti di scrittura in testo accurato.
Quando abbiamo inoltrato una ricevuta Uber da un viaggio a Budapest all'indirizzo e-mail personale, la Receipt Bank ha scansionato correttamente l'addebito in fiorini ungheresi, ha eseguito la transazione valutaria e ha registrato i dollari USA nel campo delle spese.
Un altro vantaggio: puoi, se necessario, suddividere facilmente una fattura combinata, ad esempio il conto di un hotel, in singole voci.
È inoltre possibile acquisire e gestire molte più informazioni.
Tra questi: è possibile creare regole per un particolare fornitore, assegnando sempre le sue transazioni a una particolare categoria o cliente.
Puoi dividere le spese.
E puoi esportare i dati delle tue spese personali in un PDF o in un foglio di calcolo, come Microsoft Excel.
La dashboard del sito Web mostra un elemento e un riepilogo dell'utilizzo.
La posta in arrivo mostra le ricevute in sospeso, includendo facoltativamente categorie, clienti o nomi di progetti.
In una schermata è possibile modificare più elementi contemporaneamente prima di aggiungerli a un report e inviarli per l'approvazione.
La banca delle ricevute ha tre livelli di utente: amministratore, approvatore spese e utente di base.
Gli amministratori impostano le regole e le politiche aziendali e hanno accesso all'intera casella di posta.
Gli approvatori hanno un ruolo leggermente diverso: non possono modificare le impostazioni dell'account, ma qualsiasi approvatore può firmare il rapporto di qualsiasi mittente, senza una gerarchia formale.
L'azienda prevede di coinvolgere più approvatori in autunno.
Questi tre livelli significano anche che i metodi di approvazione di Receipt Bank sono diversi da tutti gli altri con cui abbiamo lavorato.
I responsabili dell'approvazione vengono informati del numero di articoli in attesa della loro attenzione.
In qualità di approvatore, puoi fare clic sull'elemento stesso per visualizzare ulteriori dettagli, inclusa la foto della ricevuta.
L'approvazione è completamente manuale.
Se vedi qualcosa che non ti piace, puoi fare clic su una piccola icona a forma di bandiera davanti all'elemento; puoi anche lasciare una nota.
Ma non è possibile contrassegnare automaticamente una violazione delle norme e l'unico modo per inviare una voce problematica a un dipendente è inviare una copia CSV o PDF della voce utilizzando una funzione di posta elettronica piuttosto oscura.
Inoltre, Receipt Bank non richiede agli utenti di fare affidamento sulle note spese.
Gli utenti non devono inviare o creare raccolte "viaggio a New York"; un amministratore dell'ufficio può assegnare le ricevute a un rapporto per suo conto.
Puoi anche concedere l'accesso al tuo contabile o contabile per aggiungere nuovi elementi, modificare elementi, estrarre o inviare dati dal tuo account.
La configurazione è semplice: l'area Preferenze ti consente di mantenere sia la tua configurazione personale che quella dei tuoi utenti.
È interessante notare che quando aggiungi utenti, tu (non l'utente) fornisci una password (una ti viene suggerita), che viene quindi inviata all'utente tramite posta elettronica.
Receipt Bank brilla davvero nella sua integrazione con i programmi di contabilità, a cominciare dal numero di essi che supporta: Xero, Intuit QuickBooks e FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One e Sage 50.
Puoi connettere Receipt Bank con uno solo programma di contabilità alla volta.
Quando ho integrato il sistema con il mio account FreshBooks, ha portato tutte le categorie utilizzate, oltre ai nomi dei progetti e ai clienti.
In seguito si affida all'applicazione esterna per tutto, dai rimborsi delle spese ai conti da pagare e alla rendicontazione delle tendenze.
Non puoi aggiungere nuove categorie o progetti al volo.
Invece, devi andare su FreshBooks (o qualsiasi sistema tu stia utilizzando), aggiungerli lì e quindi risincronizzarli.
Anche se ci piace il fatto che Receipt Bank includa le categorie contabili, abbiamo qualche dubbio sul modo in cui le presenta.
Siamo sicuri che i professionisti della contabilità apprezzino le categorie di elenchi di software in base al numero GL (0030 - Pasti e intrattenimento) ma, dal punto di vista dell'utente, preferiremmo un'organizzazione alfabetica (invece di scorrere tutti i numeri) o altri modi per trova le opzioni (come "Quali categorie posso scegliere durante un viaggio su strada?").
Ci sono molti altri problemi che differenziano la banca di ricezione dagli altri.
Ad esempio, mentre il software segnala alcuni problemi, come gli invii incompleti, non contrassegna automaticamente le violazioni dei criteri.
Inoltre, si presume che le approvazioni (o i rifiuti) proverranno dalla contabilità piuttosto che dall'approvatore iniziale.
Una delle prime cose che ti viene chiesto di fare quando inizi a lavorare è integrare la Banca delle ricevute con un programma di contabilità.
Si fa molto per semplificare la vita alle società di contabilità che supportano le piccole imprese.
Puoi importare dati tramite Dropbox e MyFirmsApp (per società di revisione).
C'è anche l'integrazione del libro paga con KeyPay e PaySuite, e ancora più integrazione con i servizi di fatturazione e fatturazione, tra cui Gusto ($ 25 al mese presso Gusto) e Bill.com.
Le funzioni di aiuto di Receipt Bank sono eccellenti.
Se fai clic sul pulsante Guida nell'angolo inferiore destro di ciascuna pagina, verranno visualizzati diversi argomenti correlati o ti consentirà di digitare la tua domanda.
Il Centro assistenza generale offre un'ampia gamma di risposte e procedure.
Ci sono anche una varietà di corsi di formazione basati su video.
La banca delle ricevute non fa tutto nel modo previsto.
Aziende con un forte "Lo facciamo in questo modo!" la mentalità potrebbe essere scoraggiata da alcune cose, come la sua gerarchia di approvazione piatta e occasionalmente confusa.
Inoltre, stranezze come l'incapacità di creare una spesa senza una ricevuta o di restituire una spesa problematica per la correzione possono rendere le cose più scomode del necessario.
Altrimenti, è vicino ai sistemi top di gamma, come i nostri strumenti vincitori di Editors 'Choice Certificazione e Rydoo.
La linea di fondo
Receipt Bank semplifica il processo di monitoraggio delle spese riducendo al minimo l'immissione di dati, anche se alcuni clienti potrebbero aver bisogno di tempo per abituarsi ai suoi processi.
