Airtable è uno strumento di database relazionale che è anche uno strumento di collaborazione online.
Prima di spazzolarlo via come noioso a causa della parola Banca dati, sappi che Airtable è facile da usare ed estremamente versatile.
Puoi usarlo per gestire il lavoro, monitorare e organizzare inventari, pianificare un evento e molto altro ancora.
È diverso da altri sistemi di gestione di database meno recenti perché sembra un'app che chiunque potrebbe imparare a usare, con un linguaggio semplice, combinazioni di colori amichevoli e icone utili.
È anche straordinariamente personalizzabile.
Per la sua versatilità e facilità d'uso, è una scelta degli editori tra le app di collaborazione.
Cos'è Airtable? Cosa puoi fare con esso?
Airtable è un sistema online in cui un gruppo di collaboratori può archiviare, condividere e modificare le informazioni in modo collaborativo.
Le informazioni potrebbero essere idee, inventario, attività o qualcos'altro.
Tutto ciò può sembrare vago, ma è difficile descrivere l'app senza fornire esempi o fare confronti, quindi facciamolo.
Probabilmente sai già che puoi inserire informazioni in un foglio di lavoro online, come Fogli Google, e invitare le persone a visualizzarle o modificarle con te.
Quel foglio potrebbe contenere informazioni molto semplici, come un elenco di nomi e indirizzi.
Oppure potrebbe essere piuttosto elaborato, come un sistema di contabilità finanziaria che si collega ad altri fogli e così via.
Airtable ha molto in comune con i fogli di calcolo online collaborativi, ad eccezione di due differenze principali: in primo luogo, Airtable ti consente di gestire i database anziché i fogli e senza entrare in molti dettagli su come i fogli di calcolo differiscono dai database, diciamo solo che i database sono più complessi.
In secondo luogo, Airtable è molto più facile da usare, quindi non devi essere un esperto di Excel per usarlo.
Essenzialmente, Airtable è un sistema online per la creazione e la modifica di database tra un gruppo di persone.
Un database non è altro che un insieme di cose raggruppate insieme.
Ad esempio, potresti utilizzare Airtable per gestire il lavoro, come l'aggiornamento di articoli su un sito web.
Potresti iniziare creando un database che elenca tutti gli articoli del tuo sito che devono essere aggiornati.
Si progettano i record per il database in modo che contengano i campi per il nome dell'articolo, il relativo URL, l'autore originale, la data di pubblicazione, la scadenza per aggiornarlo e così via.
Quindi, potresti invitare editor e scrittori nel database per assegnarsi il lavoro e magari spuntare una casella di controllo in ogni record nel database per indicare quando hanno finito di aggiornare un articolo.
Airtable viene fornito con un'utile selezione di modelli, che potrebbero darti più idee su come utilizzarlo.
Ad esempio, ci sono modelli chiamati Social Media Calendar, Wedding Planning, Nonprofit Grant Tracker, Employee Onboarding, Bug Tracker, Product Launch e molti altri.
Quanto costa Airtable?
Airtable ha quattro tipi di piano: gratuito, Pro, Plus ed Enterprise.
L'azienda offre sconti su questi piani per le organizzazioni nel lavoro e nell'istruzione senza scopo di lucro.
Con un piano Airtable gratuito, ottieni database illimitati e non ci sono limiti al numero di persone che inviti come collaboratori.
Tuttavia, esiste un limite di 1.200 record per database e si ottengono 2 GB di spazio di archiviazione per database, il che è abbastanza generoso se non si gestiscono allegati pesanti.
Hai anche un limite di 2 settimane di cronologia delle revisioni e delle istantanee e 100 esecuzioni di automazione al mese.
Le automazioni sono azioni come l'invio di notifiche o la creazione di voci di calendario, attivate da condizioni.
Puoi pensare che assumano la forma "Quando X accade, fai Y automaticamente".
Ogni volta che si verifica una di queste azioni viene considerata un'esecuzione.
L'account Plus è il livello successivo di servizio.
Costa $ 12 a persona al mese o $ 120 a persona all'anno.
Puoi avere tutti i database e collaboratori di cui hai bisogno e il numero di record per database aumenta a 5.000.
Lo spazio di archiviazione aumenta a 5 GB per database e si ottengono 6 mesi di cronologia delle revisioni e delle istantanee.
Ottieni anche 5.000 esecuzioni di automazione al mese.
L'account Pro costa $ 24 a persona al mese o $ 240 a persona all'anno.
Con questo livello di servizio, il numero di record per database aumenta a 50.000 e ottieni 20 GB di spazio per database.
Ottieni un anno di cronologia delle revisioni e delle istantanee e 50.000 esecuzioni di automazione al mese.
Inoltre viene fornito con supporto prioritario, moduli personalizzati con marchio, visualizzazioni personali e alcune altre funzionalità avanzate.
L'ultimo è l'account Enterprise, e per questo livello devi contattare l'azienda per un preventivo.
Questo livello di servizio espande semplicemente la maggior parte dei limiti dall'account Pro e aggiunge controlli amministrativi.
Come si confrontano i prezzi di Airtable?
Rispetto ad altre app di collaborazione, i prezzi di Airtable sono ragionevolmente competitivi, sebbene sia difficile confrontare Airtable direttamente con qualsiasi altra app.
Smartsheet (a partire da $ 19 a persona al mese), ad esempio, ha un approccio simile a un foglio di calcolo simile a Airtable, ma puoi anche usarlo come app di gestione dei progetti a tutti gli effetti.
Airtable non è progettato per questo.
Un'altra app che condivide alcune somiglianze ma non è, in senso stretto, uno strumento di gestione del database è Monday.com.
Costa circa $ 10 a $ 20 a persona al mese, ma con Monday.com, devi pagare le licenze in lotti preimpostati, quindi, ad esempio, se hai un team di 17 persone, devi arrotondare e pagare per 20.
Quick Base, un altro sistema di database online, non rende più pubblici i suoi prezzi, ma in precedenza applicava tariffe simili a quelle di Airtable.
Quick Base richiede un numero minimo di licenze per account.
Guida introduttiva ad Airtable
Airtable ha app per macOS, Windows, iPhone, iPad e Android.
Il servizio funziona anche sul web.
La registrazione di un account richiede poco più di un indirizzo e-mail e una password.
Una volta che hai un account, puoi iniziare a creare spazi e costruire database.
Gli spazi sono dove metti i database, quindi, ad esempio, potresti creare uno spazio per diversi team nella tua organizzazione o uno spazio per i progetti di lavoro e uno spazio per i progetti personali.
Per creare un database, puoi iniziare da un modello, creare un database da zero o importare dati da qualche altra parte.
Avrai bisogno di un file CSV se hai intenzione di caricare qualcosa, ma un'altra opzione per piccoli database è semplicemente copiare e incollare il contenuto in una finestra fornita da Airtable.
Abbiamo testato questa funzionalità utilizzando un database che aveva solo una manciata di colonne ma più di 400 righe e ha funzionato senza intoppi.
Il passaggio successivo consiste nel personalizzare il database.
Quando lo visualizzi in formato griglia, dovrebbe essere bloccato un numero qualsiasi di righe o colonne? Che tipo di valori vuoi nell'intestazione di ogni colonna? Airtable mantiene questa personalizzazione semplice con un'interfaccia utente amichevole che incorpora molte icone.
Niente sembra intimidatorio.
La possibilità di creare e salvare visualizzazioni personalizzate in Airtable è un'altra funzionalità chiave e supporta ulteriormente la collaborazione.
Airtable ti offre una vasta gamma di strumenti per filtrare e ordinare ciò che vedi in un dato momento.
Oltre alla classica visualizzazione Griglia, in cui i dati vengono visualizzati quasi come una tabella, altre opzioni sono Calendario, Raccolta e Kanban.
Kanban non è solo un modo per visualizzare le informazioni in modo diverso.
È anche una metodologia per organizzare le informazioni e portare a termine il lavoro.
Con Airtable, tu ei tuoi compagni di squadra potete creare bacheche kanban e gestire il vostro lavoro con loro.
Puoi passare facilmente dalla visualizzazione Kanban a una visualizzazione Griglia quando aiuta a vedere le attività disposte in modo diverso.
La terminologia semplice e l'uso dell'iconografia rendono facile navigare in Airtable e iniziare a personalizzare le visualizzazioni dei database.
Anche se non hai una conoscenza approfondita di come utilizzare il software per fogli di calcolo, Airtable sembra comunque molto accessibile.
Piuttosto che scrivere formule utilizzando il gergo di Excel, in Airtable sembra più che tu stia dicendo all'app: "Mostrami questo, ma non quello".
Airtable non offre visualizzazioni del diagramma di Gantt per impostazione predefinita, anche se puoi ottenerle installando un'app Gantt da Airtable Apps Marketplace, ne parleremo tra poco.
I diagrammi di Gantt sono viste della sequenza temporale che di solito mostrano la durata delle attività e le eventuali dipendenze tra le attività.
Se hai bisogno delle visualizzazioni del diagramma di Gantt, potresti stare meglio con un'app di gestione dei progetti.
Le nostre migliori scelte in questa categoria sono Zoho Projects per piccole imprese con un budget limitato, Teamwork per piccole e medie imprese e LiquidPlanner per grandi organizzazioni.
Record di database
I record in Airtable si espandono in visualizzazione completa per mostrare tutti i loro dettagli senza che la pagina debba ricaricare o aprire una nuova finestra.
Dopo aver espanso un record, puoi aggiungervi altri dettagli, modificarlo e così via.
Non puoi vedere facilmente tutti questi dettagli dalla visualizzazione griglia.
Ad esempio, in un database di inventario di attrezzature agricole di tua proprietà, la visualizzazione griglia ti consente di esaminare facilmente un elenco di tutto ciò che possiedi e altri valori importanti che desideri visualizzare a colpo d'occhio.
Espandi qualsiasi record, tuttavia, e puoi vedere tutti i dettagli su quell'attrezzatura, come una ricevuta caricata dal primo acquisto, un collegamento alle informazioni del produttore o alla garanzia, note sull'ultima manutenzione eseguita su di essa , e così via.
Per caricare allegati, che siano immagini o documenti, puoi trascinarli sul record.
La visualizzazione espansa ha anche uno spazio per i commenti, dove puoi usare i simboli @ prima dei nomi delle persone per segnalare la loro attenzione.
Sebbene sia possibile collegare un record a un altro nello stesso database, non è possibile collegare un singolo record archiviato in un altro database.
(C'è, tuttavia, una soluzione alternativa se sei disposto a configurare Airtable Sync).
Tieni presente che la sincronizzazione è unidirezionale e che le sincronizzazioni automatiche avvengono solo una volta ogni cinque minuti.
La collaborazione è una parte fondamentale di Airtable, ma lo è anche la limitazione di chi può apportare modifiche al database.
Quando inviti altri, tu, nel ruolo di Proprietario / Creatore, puoi concedere loro uno dei quattro livelli di autorizzazione.
Il primo è lo stesso livello di autorizzazione che hai, proprietario / creatore.
Chiunque abbia il ruolo di Proprietario / Creatore ha pieno accesso al database, inclusa la possibilità di modificare i livelli di autorizzazione di altre persone ed eliminare l'intera cosa.
Il secondo è l'editor.
Le persone con accesso a livello di Editor possono aggiungere, eliminare e modificare i record, commentare i record e aggiungere, eliminare e modificare le visualizzazioni.
Inoltre, possono accedere all'intero database.
Il terzo è Commenter, o qualcuno che può accedere e visualizzare l'intero database ma può solo commentare i record.
Non possono apportare altre modifiche.
L'ultimo è l'accesso in sola lettura.
Chiunque disponga di questo livello di autorizzazione può solo visualizzare il database e i record ma non può apportare modifiche o aggiungere commenti.
Ecco un ...
