Sebbene sia un eccellente strumento generale, Updraft è un po 'un anticonformista tra gli altri giocatori di gestione dei contratti che abbiamo esaminato.
Il prodotto parte da $ 619,10 al mese per un massimo di cinque utenti e 50 transazioni, e quando vai sul suo sito web potresti finire per guardare un video che si rifiuta di caricare perché viene offerto da qualche parte in Sud Africa.
Ma se lo superi, troverai uno strumento intuitivo che funziona attorno a un processo su misura basato su questionari per la creazione e la modifica dei contratti in un'esperienza di linguaggio naturale.
Questo ha lo scopo di imitare il processo che gli avvocati seguono con i clienti quando redigono i contratti.
La piattaforma include tutte le funzionalità principali del software di gestione dei contratti: archiviazione dei contratti, monitoraggio, reportistica, avvisi e funzionalità come audit trail e gestione delle attività.
Ma il valore chiave di Updraft è il suo processo basato su domande e risposte.
Questo processo consente di risparmiare tempo, riduce gli errori e fornisce un processo di creazione del contratto più naturale rispetto alla maggior parte delle esperienze basate su modelli e procedure guidate negli altri strumenti che abbiamo testato.
Sebbene non offra le funzionalità avanzate di gestione del ciclo di vita del contratto di Editors 'Choice Agiloft (gratuito per un massimo di 10 utenti presso Agiloft) o l'esperienza utente del dashboard intuitiva (UX) di Concord, il processo di redazione del contratto di Updraft è il migliore personalizzabile creazione di contratti che abbiamo testato.
Per questo motivo, guadagna una scelta degli editori a pieno titolo.
Struttura dei prezzi
Anche il prezzo di Updraft è diverso dagli altri software che abbiamo esaminato.
Prezzi di Origin Systems per utenti nominati al mese.
"Utenti nominativi" indica gli utenti con licenza con accessi tramite interfaccia utente di gestione (UI), non terze parti o parti esterne che utilizzano portali di redazione di contratti.
L'azienda valuta il software in base allo sconto sul volume.
Il processo di domande e risposte su misura richiede anche una configurazione significativa da parte del fornitore.
Origin Systems in genere incontra il team legale di un'azienda e crea il questionario per la redazione del contratto in base alle loro specifiche.
La società ha affermato che il costo di implementazione è in genere di circa $ 720 per "precedente", che essenzialmente significa per tipo di contratto.
Quindi, ci sarebbero costi di implementazione separati per un questionario sul contratto di lavoro, un questionario sull'accordo del fornitore di servizi e un questionario sull'accordo di non divulgazione (NDA), ad esempio.
Ma non ci sarebbero commissioni per contratti specifici o vari all'interno di quel modello.
Le tariffe includono non solo il colloquio di redazione per impostare il questionario, ma tutti gli incontri e i corsi di formazione associati, nonché l'impostazione e la personalizzazione.
Ciò può rendere i costi iniziali per Updraft piuttosto costosi.
Ma la società ha affermato di ritenere che il suo modello faccia risparmiare tempo e denaro alle aziende a lungo termine; che vale la pena investire nel suo rapido processo di configurazione.
Updraft supporta anche il cloud privato e la distribuzione di host personalizzati per i client.
Supporta inoltre l'integrazione Single Sign-On (SSO) e Active Directory (AD).
Il prezzo mensile stesso si riduce in base al numero di utenti.
Si rivolge a sconti sul volume per le organizzazioni più grandi.
Quindi, mentre un'azienda con 1-5 utenti può pagare circa $ 125 per utente al mese, un'azienda con più di 600 utenti potrebbe pagare solo $ 2 per utente al mese.
La struttura dei prezzi varia in base agli utenti e al numero di transazioni mensili.
Origin Systems ha fornito la matrice di seguito per illustrare la struttura dei prezzi:
Redazione ed esecuzione del contratto
È possibile accedere all'interfaccia utente di stesura del contratto come widget o portale incorporato nel sito Web di un'azienda da utenti non registrati.
Ma per coloro che accedono alla dashboard dell'amministratore di Updraft, il modo più semplice per creare un nuovo contratto è utilizzare la scheda Documento.
Come accennato, Origin Systems personalizza ogni tipo di questionario contrattuale in modo che la piattaforma sia pronta per l'uso con un colloquio personalizzato non appena effettui l'accesso.
Puoi caricare un documento esistente o avviare il processo di intervista per crearne uno tuo in una questione di minuti.
Il processo di caricamento ricorda il processo di intervista, solo senza l'intervista effettiva e la parte di risposta alle domande.
L'utente seleziona un tipo di contratto, inserisce le informazioni di base e quindi carica il documento.
I contratti creati dal colloquio e i documenti caricati sono funzionalmente simili tranne che non possono essere modificati o clonati.
Sia il processo di modifica che quello di clonazione implicano le informazioni sull'intervista, che non vengono inserite quando il documento viene caricato direttamente.
Contrariamente all'approccio della libreria di clausole alla creazione del contratto utilizzato da strumenti come Agiloft e Coupa Contract Lifecycle Management (gratuito in Coupa), Updraft elimina il rischio di errori, incluso il calcolo della data di risoluzione del contratto errata o l'utilizzo di un termine errato perché gestito, il processo guidato è pre-approvato dall'ufficio legale.
Non vi è alcun rischio di un contratto incompleto o inapplicabile che potrebbe comportare potenziali multe o sanzioni per la conformità perché gli utenti non stanno effettivamente facendo scelte legali lungo il percorso.
Il vantaggio del processo di intervista ad albero decisionale personalizzato è che gli utenti aziendali e i non avvocati, in particolare quelli che non hanno familiarità con i contratti legali, non devono scegliere tra dozzine di diversi accordi e scenari e i diversi precedenti associati a essi.
Il processo di intervista stesso è stato semplice nel generare una varietà di diversi tipi di contratti.
Il processo è personalizzato come appena accennato.
Ma a scopo di test, abbiamo provato a creare diversi tipi di contratti preconfigurati.
NDA, contratti di lavoro, contratti di locazione commerciale, contenzioso, contratti di prestito, contratti di vendita e altro ancora sono tutti precedenti contrattuali supportati.
Mentre rispondi al questionario e crei il tuo contratto, c'è una barra di avanzamento in cima allo schermo che ti dà il tempo rimanente stimato.
Puoi mettere in pausa un'intervista in qualsiasi momento fornendo una motivazione e citando il tuo lavoro in corso, quindi premere il pulsante Riproduci in qualsiasi momento per riprendere l'intervista.
Anche se ti disconnetti inavvertitamente, Updraft salverà il tuo posto e ti riporterà al questionario quando effettui l'accesso.
Ogni questionario dell'intervista ha un ID univoco che è ricercabile.
Il sistema inoltre estrae automaticamente le scadenze chiave e imposta notifiche ed eventi ricorrenti.
Puoi anche impostare i tuoi promemoria con una descrizione, una data e un numero di giorni di avviso per un determinato avviso di contratto.
Le notifiche erano alla pari con strumenti come Concord e ContractSafe (99,00 al mese presso ContractSafe) nel fornire avvisi solidi e orientati alla scadenza con un'utile selezione di trigger di posta elettronica per flussi di lavoro di approvazione automatizzati.
Alla fine del questionario, Updraft mi ha dato la possibilità ogni volta di visualizzare il mio contratto completato come file Microsoft Word o PDF.
Dopo 10-20 minuti circa per contratto a seconda della complessità, potrei tirare su un contratto legale scritto in modo professionale derivato dalle mie risposte all'intervista.
Una volta creato il contratto, puoi sempre tornare al colloquio per modificarlo oppure puoi caricare una versione nuova o firmata del documento.
Puoi anche aggiornare semplicemente i campi delle informazioni se non vuoi tornare nel questionario.
Il contratto può anche essere duplicato (questo si chiama essere "clonato" in Updraft), è possibile aggiungere note e descrizioni e allegare documenti di supporto.
Updraft ha una piattaforma di firma elettronica nativa e non si integra con Adobe Sign, DocuSign o altri fornitori di terze parti.
Puoi utilizzare l'iniezione per le immagini della firma tramite file PDF, ma Updraft si concentra sulla gestione del flusso di lavoro di approvazione e sulla generazione di prove del consenso legale.
Gli amministratori possono assegnare attività agli utenti e impostare trigger per il team legale, ad esempio, che una nuova intervista incorporata è stata completata ed è pronta per la revisione.
Quando ciascuna parte riceve un messaggio di posta elettronica indicante che il contratto è pronto per la firma, lo strumento di firma elettronica nativo apre una pagina della firma che acquisisce la data e l'ora della firma da registrare per i dati di reporting.
Updraft ha le migliori capacità di creazione di contratti che abbiamo testato e il processo di firma ed esecuzione è fluido e gestito in modo sicuro.
Sebbene non offra la collaborazione integrata e la funzionalità di negoziazione del contratto nativa presente in strumenti come Agiloft e Onit Contract Administration e Contract Review & Approval (3.000,00 al mese presso Onit), il processo di redazione basato su interviste di Updraft è unico nel contratto guidato creazione e generazione di documenti.
Questo processo è il motivo principale per cui abbiamo designato lo strumento una scelta degli editori.
Interfaccia, gestione e reportistica
L'interfaccia utente di amministrazione di Updraft è scarsa e può essere un po 'goffa da navigare, ma ha una serie di utili funzioni di gestione.
Dopo aver effettuato l'accesso, la prima cosa che vedi è la Posta in arrivo, che è un elenco di attività con una coda a colpo d'occhio delle attività più urgenti e delle scadenze dei contratti.
La scheda Amministrazione consente agli amministratori di limitare l'accesso e le visualizzazioni in base a specifici tipi di documenti e reparti, raggruppati in "gruppi di sicurezza.
Pertanto, ciò che vedi nella posta in arrivo dipenderà dal tuo ruolo e dai contratti che gestisci.
C'è uno schema di codici colore nella posta in arrivo per rappresentare l'urgenza.
Il nero significa che un contratto è scaduto, il verde significa che è attivo e una scala arancione e rossa indica che le scadenze si stanno avvicinando.
Se fai clic su un contratto, verrà visualizzata una finestra con la cronologia completa delle transazioni del file e le informazioni correlate.
Dalla posta in arrivo, hai una serie di opzioni di gestione: ci sono icone per aggiornare il contratto o aggiungere note, documenti di supporto o eventi.
Sono inoltre presenti icone per modificare lo stato del documento o azioni come la clonazione del documento o il trasferimento della proprietà a un altro utente.
Un'altra area utile è la scheda Casi, che consente al team legale di archiviare documenti rilevanti per un caso specifico insieme a interviste precompilate per redigere contratti associati o acquisire informazioni dalle parti che comporterebbero più documenti e transazioni associati al caso.
La scheda Documenti, menzionata in precedenza, include una ricca finestra di ricerca con filtri per ordinare per tipo di documento, numero ID, descrizioni e parole chiave specifiche, proprietario del contratto o stato di un documento specifico.
Updraft riguarda l'avanzamento e il completamento delle attività, quindi premere il pulsante Indietro mentre sei nel mezzo di un'azione a volte ti disconnetterà dall'interfaccia utente.
Ciò rende la navigazione avanti e indietro un po 'meno intuitiva rispetto all'interfaccia utente simile a Gmail che si trova in Concord o esperienze più semplici come ContractSafe e Contract Hound (95,00 al mese per 50 contratti ...
