Questo è il secondo anno in cui abbiamo recensito ZipBooks, un'applicazione di contabilità per piccole imprese relativamente nuova.
Il sito si è espanso rapidamente nell'ultimo anno, aggiungendo funzionalità come il pagamento delle bollette, l'integrazione con il servizio di buste paga Gusto, una nuova app iOS e autorizzazioni di accesso utente basate su attività.
ZipBooks ha una delle interfacce utente più facili da navigare tra le soluzioni di contabilità per piccole imprese e circa due terzi delle funzionalità offerte dai migliori servizi di questo tipo.
È possibile creare record per contatti e articoli, inviare fatture; e il servizio può tenere traccia del tempo, dei progetti e delle attività.
Sfortunatamente, mancano alcune funzionalità offerte dai siti concorrenti, come solidi record di contatti, una libreria di componenti aggiuntivi integrati e il monitoraggio dell'inventario.
Prezzi e piani
Il prezzo di ZipBooks può renderlo attraente per i proprietari individuali o le microimprese.
Una versione Starter gratuita consente contatti e fatturazione illimitati, un feed bancario e la gestione di entrate e uscite.
Il livello che abbiamo esaminato, Smarter ($ 15 al mese), aggiunge strumenti come il monitoraggio del tempo, i record degli articoli, la collaborazione in team, il pagamento delle fatture e connessioni bancarie illimitate.
Il piano sofisticato ($ 35 al mese) aggiunge tag, riconciliazione dell'account, condivisione di documenti e rapporti avanzati.
Per $ 125 al mese, ZipBooks ti fornisce un contabile personale che crea rapporti mensili, esegue alcune analisi dei risparmi fiscali e fornisce consigli.
C'è una prova gratuita di 30 giorni su tutte le versioni a pagamento.
L'aiuto ha bisogno di aiuto
ZipBooks offre un aiuto minimo per la configurazione in linea, ma nessun altro concorrente oltre a Sage Business Cloud Accounting ($ 25,00 presso Sage) è molto forte in questo senso.
Dopo una breve introduzione a ciascuna sezione, salti e inizi a esplorare.
In effetti, il sito non ha alcun supporto ad eccezione di una chat box, che afferma che alle domande viene data risposta in circa cinque minuti.
Al primo tentativo, abbiamo aspettato 35 minuti senza che i nostri venissero visti e abbiamo dovuto chiudere la finestra di chat per fare qualcos'altro, ma abbiamo ottenuto una risposta completa molto più rapidamente in un momento diverso della giornata.
Una parola sulla funzione di supporto chat qui: Siamo rimasti sorpresi di apprendere quando abbiamo chiesto aiuto che il rappresentante sapeva già che avevamo inserito lo stesso contatto quattro volte.
I contatti non vengono designati come clienti o fornitori fino a quando non paghi una fattura o ricevi il pagamento su una fattura; sono solo contatti generici, che è un modo insolito e confuso per gestirlo.
ZipBooks consente ai suoi rappresentanti dell'assistenza clienti di accedere a informazioni limitate per rendere le sessioni di chat più efficaci e veloci.
Un rappresentante potrebbe sapere, ad esempio, che hai creato un record cliente o una fattura o che hai importato 100 transazioni.
Questa politica ha accelerato la nostra sessione di supporto, ma è un po 'sorprendente apprendere che il rappresentante sapeva qualcosa sulla nostra documentazione aziendale.
Un rappresentante dell'azienda ha spiegato che ciò è consentito dalla politica sulla privacy e che non sono disponibili dettagli finanziari specifici per il personale di supporto.
Sarebbe utile se ZipBooks lo spiegasse da qualche parte sul sito stesso, forse in Impostazioni.
Billy, al contrario, richiede di selezionare una casella per consentire l'accesso al personale di supporto per la risoluzione dei problemi.
C'è una piccola KnowledgeBase sul sito web dell'azienda, ma nessun collegamento ad essa dall'interno del sito una volta effettuato l'accesso.
ZipBooks è facile da usare, ma nessun sito web finanziario, specialmente se rivolto alle aziende, dovrebbe essere privo di molteplici opzioni di aiuto.
Zoho Books, ad esempio, ne offre molti, inclusi telefono, chat ed e-mail, oltre a una solida documentazione online.
Impostazioni e profili pubblici
Ogni sito Web di contabilità ha una sezione Impostazioni che ti consente di adattare la soluzione alle esigenze della tua azienda.
ZipBooks è buono in questo senso, chiedendo informazioni che altri non fanno (struttura aziendale e entrate annuali, ad esempio) ma non è così approfondito come Zoho Books.
Puoi creare il profilo della tua organizzazione; impostare un processore di pagamento (ne vengono offerti quattro); aggiungere i membri del team e assegnare le autorizzazioni per tipo di attività (nuova flessibilità qui); allegare documenti; e definire le preferenze (tipo di valuta, termini predefiniti, testo del messaggio di posta elettronica boilerplate e altro).
ZipBooks offre una funzionalità insolita che incontrerai mentre attraversi le schermate Impostazioni: Profili pubblici.
Si tratta di mini-siti Web creati per te utilizzando i dati e la grafica che fornisci.
Questo strumento è totalmente gratuito e totalmente opzionale; ti fornisce semplicemente un altro modo per espandere la tua presenza online.
Nessun concorrente che abbiamo esaminato offre qualcosa di simile.
Dashboard e l'esperienza utente
La home page di ZipBooks, la sua dashboard, si apre su un grafico che illustra le entrate, le spese e i profitti o le perdite della tua azienda per i 12 mesi precedenti.
Visualizza anche grafici e numeri aggiuntivi per il tempo tracciato, le vendite per cliente, le entrate mensili e le spese.
Ti assegna un punteggio sulla salute aziendale sulla base di un'analisi delle tue finanze.
Questa è un'eccellente raccolta dei dati finanziari della tua azienda, ma manca di promemoria come quelli che trovi inXero.
ZipBooks fa un uso efficace del colore, della grafica e del layout dello schermo; l'esperienza utente complessiva è abbastanza buona.
E poiché il suo set di funzionalità è ancora giovane (sebbene sia cresciuto nell'ultimo anno), la navigazione è molto semplice.
Il sito ha due barre degli strumenti.
Un riquadro verticale a sinistra contiene collegamenti alle principali aree di applicazione: Fatture, Transazioni, Report, Contatti, Monitoraggio e due nuovi: Payroll (Gusto) e Growth.
Quest'ultima è una caratteristica nuova e unica.
ZipBooks ti aiuta a incoraggiare i tuoi utenti a recensire la tua attività, quindi posiziona i loro contenuti su Facebook, Yelp e Google, in seguito riportando i tuoi progressi.
È un'opzione interessante, ma parte da $ 49 al mese.
Quattro icone nella parte superiore dello schermo duplicano alcune delle opzioni di menu, ma c'è anche un pulsante Altro.
Fare clic su questo e una serie di riquadri si aprirà in una finestra, duplicando la barra degli strumenti a sinistra, ma suddividendo ogni area in singole attività.
Molti siti fanno la stessa cosa, fornendo più modi per accedere agli stessi schermi.
Una volta che ti trovi nella pagina di un'attività, utilizzi le stesse convenzioni a cui sei abituato, come pulsanti, elenchi a discesa e campi vuoti.
Complimenti a ZipBooks per la visualizzazione di un avviso quando stai per uscire da una schermata incompleta senza completarla o salvarla.
Non tutti i servizi lo fanno.
Creazione di record
ZipBooks è ancora giovane, ma ha iniziato bene a fornire modelli di record di contatto per clienti e fornitori.
Dopo aver immesso i dettagli di contatto di base, il record finito visualizza i totali fino ad oggi per entrate e spese, nonché un elenco di fatture recenti, stime e profili ricorrenti.
Zoho Books, tuttavia, include più informazioni nei suoi record di contatto, come un grafico delle entrate, una cronologia completa delle attività, una dichiarazione del cliente e un elenco di scambi di e-mail.
La funzione Item Records illustra anche la giovinezza di ZipBooks, sebbene i record registrino più dati rispetto a un anno fa.
Puoi inserire le nozioni di base, come nome, descrizione, prezzo, SKU e categoria.
Se acquisti articoli e li rivendi, non puoi inserire un prezzo di acquisto e un account.
E non puoi monitorare i tuoi livelli di inventario.
Intuit QuickBooks Online Plus ($ 28,00 presso QuickBooks) e Xero offrono tutte queste funzionalità.
Transazioni e fatturazione
Ogni sito Web di contabilità per piccole imprese che abbiamo testato, inclusi ZipBooks, supporta le connessioni online alle istituzioni finanziarie.
Inserisci le credenziali di accesso per il sito web della tua banca e ZipBooks inserisce le transazioni che sono state cancellate dall'ultima importazione.
Come i suoi concorrenti, ZipBooks ti incoraggia a classificare queste transazioni, di cui avrai bisogno per rapporti significativi e preparazione fiscale.
Le categorie standard sono incorporate, ma possono essere modificate.
Come molti concorrenti, il sito fa ipotesi plausibili su come classificare alcune transazioni.
ZipBooks supporta anche la riconciliazione online degli account.
Le operazioni di fatturazione e stima sono una tariffa abbastanza standard, sebbene ZipBooks abbia alcune stranezze.
Dopo aver selezionato un cliente dall'elenco fornito, controllato la data e il numero di fattura e inserito un numero di ordine di acquisto, se necessario, è necessario inserire manualmente una data di scadenza, anche se ne è stata stabilita una in Impostazioni.
Il corpo del modulo è suddiviso in attività e vendite di articoli (la maggior parte dei siti le combina insieme).
Puoi anche portare tempo e spese che devono essere fatturati al cliente corrente.
Dopo aver selezionato un articolo dai record di prodotti e servizi creati, inserisci la tariffa e le ore oppure il prezzo e la quantità.
Sfortunatamente, ZipBooks non tiene traccia delle quantità di magazzino: non è neanche lontanamente sofisticato come Zoho Books in termini di monitoraggio dell'inventario.
Non c'è alcun campo nel modulo di fattura per l'imposta sulle vendite e nessuno strumento di impostazione per questo costo, ma se fai clic sull'icona a forma di ingranaggio alla fine di ogni riga, puoi creare e modificare gli elementi fiscali nella finestra che scorre dal lato destro di lo schermo.
Puoi quindi aggiungere l'imposta sulle vendite e uno sconto, se lo desideri.
Sage Business Cloud Accounting non solo fornisce un campo per l'imposta sulle vendite, ma inserisce anche le aliquote fiscali appropriate per ciascuna regione geografica.
ZipBooks conta tutto e deposita il totale dovuto in fondo.
Puoi salvare la fattura o finalizzarla per l'invio nella finestra di destra; quest'ultimo prevede il controllo dell'indirizzo e-mail e del messaggio e l'allegato della fattura in formato PDF o altro formato di file.
ZipBooks supporta transazioni ricorrenti e promemoria per i clienti.
Offre anche un gateway di pagamento (a un costo aggiuntivo), in modo che i tuoi clienti possano pagare le fatture con carta di credito.
Puoi anche inserire e pagare le bollette ora in ZipBooks.
Dopo averne creato uno o più, vengono visualizzati in un elenco che può essere visualizzato in base allo stato (Aperto, Scaduto, Parziale e così via).
Monitoraggio, rapporti e app
ZipBooks offre il monitoraggio del tempo e dei progetti.
Non ti consente di tenere traccia dei costi per progetto come fa Kashoo ($ 19,99 su Software Advice), ma puoi creare un progetto specificandone nome, contatto, metodo di fatturazione, tariffa oraria, budget e membri del team.
Puoi inserire l'ora manualmente o utilizzare il timer del sito e assegnare le ore lavorate a utenti, contatti e progetti.
Tutti questi possono essere designati come fatturabili.
ZipBooks offre anche la possibilità di contrassegnare transazioni, contatti e progetti.
Il sito ha aggiunto diversi nuovi rapporti dall'ultima volta che lo abbiamo esaminato.
Oltre a report finanziari standard come Conto economico e Stato patrimoniale, offre più opzioni in quattro categorie: Vendite, Team e monitoraggio, Contabilità e tasse e Spese.
La personalizzazione è minima ma adeguata, considerando l'ambito generale di ZipBooks.
App iOS di ZipBooks (non c'è Android ...
