Le migliori app di collaborazione aiutano i team a svolgere il lavoro in modo efficiente.
Forniscono un luogo online centrale in cui un gruppo di persone può accedere per ottenere informazioni su chi sta facendo cosa e sullo stato del lavoro.
Volerro è un'app per la gestione del lavoro che utilizza la metodologia kanban (più su kanban in un attimo) per aiutare i team a pianificare, organizzare e tenere traccia del loro lavoro.
Per dare un quadro di riferimento, Trello è probabilmente l'app di bordo kanban più conosciuta.
Ciò che rende Volerro diverso dagli altri strumenti di collaborazione è che il suo account gratuito offre tutte le stesse funzionalità fornite con un account a pagamento e ha strumenti che aiutano i team a discutere di file di immagini e PDF.
Le app che usano kanban a volte vengono scambiate per app di gestione dei progetti, ma non sono proprio la stessa cosa.
Le app della lavagna Kanban sono più adatte per la gestione del lavoro in corso rispetto ai progetti, che per definizione hanno una data di inizio, una data di fine e un deliverable definitivi.
Il vero software di project management è un'altra cosa completamente.
Se è quello che ti serve, le scelte degli editori per le piccole imprese sono Progetti di lavoro di squadra e Progetti Zoho.
LiquidPlanner è la scelta degli editori per le grandi organizzazioni.
Cos'è Kanban?
Kanban è un metodo per organizzare il lavoro che ha avuto origine in Giappone.
È più semplice da spiegare usando un esempio.
Immagina una lavagna con colonne etichettate Da fare, Da fare e Fatto e una pila di foglietti adesivi accanto ad essa.
Su ogni nota adesiva, scriviamo un'attività che deve essere eseguita, come "portare fuori la spazzatura" o "installare il parabrezza sul veicolo, numero di serie 654321".
Potremmo aggiungere più dettagli a queste schede attività, come la data di scadenza o la persona a cui vorremmo svolgere il lavoro.
Una volta che una nota adesiva ha un'attività su di essa, la inseriamo nella colonna Da fare.
Alcune schede potrebbero già avere persone assegnate alle loro attività e altre no.
Oppure possiamo dire ai nostri compagni di squadra di richiedere nuovi incarichi dalla pila delle cose da fare scrivendo i loro nomi sulle schede attività.
In ogni caso, quando le persone iniziano a lavorare sulle attività, spostano la nota adesiva affiliata nella colonna In corso.
Quando finiscono, lo mettono nella colonna Fatto.
Questo è il succo.
Le tue colonne non devono essere chiamate To Do, Doing, Done, sebbene kanban sia particolarmente adatto alla gestione delle attività mentre fluiscono attraverso un processo, ovvero si muovono attraverso un flusso di lavoro.
Con kanban puoi organizzare quasi tutto, dalle vacanze che desideri pianificare ai candidati che stai esaminando per un lavoro.
Detto questo, uno dei motivi per cui è stato creato kanban è perché è bravo a tenere traccia del lavoro attraverso un flusso di lavoro e limitare la quantità di lavoro assegnata a una persona alla volta.
Se hai una regola che nessuno può avere più di X attività assegnate a loro contemporaneamente, si evitano i colli di bottiglia perché nessuno avrà mai troppe attività assegnate a loro.
Si chiama limite di work-in-progress (WIP).
Si spera che ora tu abbia capito un po 'il motivo per cui le app della scheda kanban sono uniche tra le app di gestione del lavoro.
Prezzi e piani di Volerro
Se vuoi iniziare a utilizzare Volerro, puoi farlo gratuitamente e avere accesso a tutte le funzionalità che l'app ha da offrire.
Il piano gratuito ti consente di gestire solo tre progetti, tuttavia, e c'è un limite di 100 MB di spazio di archiviazione.
I piani a pagamento, chiamati Business Teams, partono da $ 7,99 a persona al mese.
Puoi ottenere un leggero sconto pagando annualmente.
Il piano Business Teams è lo stesso del piano gratuito tranne per il fatto che puoi gestire tutti i progetti che desideri e ottieni spazio di archiviazione illimitato.
Il piano Business Teams è adatto, ma non strettamente limitato a, organizzazioni fino a 50 persone.
Per le organizzazioni con 50 o più persone, Volerro suggerisce il suo piano Enterprise Teams.
Contatta l'azienda per un preventivo.
Tutti i piani sono dotati di crittografia SSL e backup giornalieri dei dati.
Rispetto ad app simili, il prezzo di partenza di Volerro è basso.
Trello addebita $ 12,50 a persona al mese.
LeanKit, che è forse l'app kanban più completa che ho testato, addebita da $ 19 a $ 29 a persona al mese, fatturati annualmente.
Configurazione e interfaccia di Volerro
Chiunque abbia un indirizzo email può registrarsi per un account Volerro.
Dopo aver creato un account, ottieni uno spazio di lavoro da cui puoi gestire una varietà di "progetti".
Uso le virgolette perché, dopo tutta la mia canzone e danza su come kanban sia diverso dalla gestione del progetto, siamo ancora bloccati con questa parola "progetto" per indicare una serie di attività correlate.
Le mie scuse per qualsiasi confusione.
Dalla dashboard principale, ogni progetto appare come una scheda con un titolo, un'immagine di sfondo o un colore e alcuni fatti rapidi, come la data di completamento del progetto e il momento in cui è stato aggiornato più di recente.
All'interno del progetto, crei le tue bacheche kanban.
La visualizzazione scheda, che è la stessa cosa della visualizzazione lavagna kanban, è opzionale.
Puoi modificare le tue attività in modo che appaiano in un elenco, nella visualizzazione del contenuto (dove vedi tutte le risorse caricate in primo piano) o come calendario.
Trovo Volerro abbastanza semplice da usare e da capire.
L'app contiene video tutorial, ma non ne avevo bisogno.
L'interfaccia è autoesplicativa, che è esattamente ciò che desideri in un'app di produttività in modo che tu possa concentrarti sul tuo lavoro.
Esperienza e caratteristiche di Volerro
Ho impostato rapidamente un progetto, invitato i collaboratori a partecipare, creato alcune attività e attività secondarie e aggiunto ulteriori dettagli.
Puoi anche creare e salvare modelli all'interno di Volerro, il che richiede molto lavoro per l'impostazione di progetti futuri.
All'apertura dell'attività vengono visualizzati gli strumenti per l'assegnazione di un'attività, l'impostazione delle scadenze, l'aggiunta di tag e così via.
Puoi filtrare il tuo elenco di attività per visualizzare solo le informazioni che desideri visualizzare, come le attività in scadenza oggi o tutte le attività assegnate a me.
Le attività in Volerro vengono fornite con un campo di stima del tempo, nonché una barra di avanzamento in alto che mostra quanto è vicino il completamento dell'attività.
Puoi aggiungere il tempo lavorato in uno dei tre modi seguenti: 1) facendo scorrere la barra di avanzamento, 2) digitando un numero in un campo, o 3) avviando un timer quando avvii un'attività e facendo in modo che i minuti ei secondi lavorati si accumulino automaticamente .
I tag sono codificati a colori e mi ricordano molto come Trello li gestisce.
Puoi caricare colori personalizzati per creare i tuoi tag.
Kanban utilizza molti elementi visivi, quindi quando aggiungi un tag, una barra colorata corrispondente appare sulla scheda nella vista tabellone.
Questo è lo scopo.
Allo scopo di organizzare le informazioni, tuttavia, i tag di testo o gli hashtag che non sono necessariamente legati a un colore sarebbero più vantaggiosi.
Volerro non li ha.
Nemmeno Trello per quella materia.
Mancano da Volerro i limiti WIP, i campi personalizzati e le corsie di nuoto.
I campi personalizzati consentono ai team di aggiungere qualcosa alle carte che è univoco per il progetto o il team.
Ad esempio, se dovessi utilizzare una bacheca kanban per tenere traccia dei candidati, potresti aggiungere un campo personalizzato chiamato Trascrizioni ricevute con un'opzione sì / no, se è qualcosa che desideri monitorare.
Le corsie di nuoto sono una vista a volte utilizzata nei kanban che aggiungono l'ordinamento orizzontale oltre all'ordinamento verticale che deriva dall'avere colonne.
LeanKit ha tutte queste funzionalità, così come KanbanFlow.
Volerro ha rapporti e analisi, come un rapporto sui contenuti, che ho trovato abbastanza accurato.
È possibile generare una tabella che mostra quante volte le persone hanno aperto e visualizzato i file caricati in un progetto.
Puoi anche vedere se sono stati scaricati e quante volte.
I report e le analisi sono utili, ma non sono così completi come quelli offerti dai sistemi di gestione dei progetti più avanzati, come LiquidPlanner.
LiquidPlanner è probabilmente la creme de la creme per i rapporti.
È sia un'app per la gestione dei progetti che una piattaforma per la gestione del tempo, con strumenti estesi per tenere traccia delle ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili, lavorare intorno al tempo libero dei dipendenti e altro ancora.
Se ti piacciono molto i rapporti e stai destreggiando molte risorse, LiquidPlanner merita sicuramente di essere approfondito.
Durante il test di Volerro, mi sono imbattuto in un singhiozzo temporaneo in cui l'app non mostrava nuove modifiche in tempo reale.
Ho dovuto aggiornare la pagina per vedere le modifiche che avevo fatto, così come le modifiche inserite dai miei compagni di squadra.
Ho contattato l'azienda e un rappresentante mi ha assicurato che i problemi erano il risultato di un bug e che sarebbe stato risolto entro due giorni.
Sono stato contento di sentirlo, ma allo stesso tempo, ho avuto alcuni giorni in cui l'app non funzionava come previsto.
Volerro Communication
Tu e i tuoi collaboratori potete commentare le attività e caricare file anche su di loro.
Volerro inserisce alcuni strumenti per commentare file di immagine e PDF e sono all'interno del browser web, quindi non devi scaricare il file e aprirlo altrove.
Lo strumento ti consente di posizionare un indicatore sull'immagine e di digitare un commento in un campo dei commenti a lato.
Per i documenti di Office, come i documenti di Word, Volerro ti consente di aprirli direttamente nel browser web e quindi aggiungere strumenti per commentare e annotare.
È semplice e diretto, anche se un po 'leggero sulle opzioni.
Non troverai frecce, adesivi o altri strumenti di markup.
Indipendentemente da ciò, gli strumenti di Volerro sono sufficienti ed è meglio che non averli affatto.
Sono rimasto impressionato nel trovare in Volerro uno strumento di bridge per conferenze incluso che, con un clic del mouse, mostra un numero di accesso per ospitare una riunione telefonica.
È abbastanza conveniente per i team che lavorano in remoto, sebbene con molte organizzazioni che adottano app di chat di gruppo, come Slack, che spesso includono funzionalità di chiamata e videoconferenza, è difficile dire se qualcuno che acquista un software di gestione del lavoro si preoccupi se è incluso.
Volerro ha anche una chat box in-app.
Puoi inviare messaggi ai colleghi in tempo reale o in modo asincrono.
Quando è in tempo reale, vedi una finestra di chat nell'angolo in basso a destra dello schermo.
Quando viene eseguito in modo asincrono, si finisce su una pagina con la cronologia dei messaggi.
App e integrazioni
Volerro non ha app mobili dedicate, ma ha un sito web mobile.
Durante il test su un iPhone, Vollero non ha eseguito il rendering perfettamente, con il testo nella parte superiore dello schermo che si bloccava.
Mentre molte app per bacheca kanban e altre app per la gestione del lavoro ti consentono di integrarti con un'ampia varietà di strumenti aziendali online che già utilizzi, Volerro non lo fa affatto.
Trello e LeanKit sono app molto migliori quando si tratta di integrazioni, che ti consentono di connetterti a JIRA, Zendesk, GitHub e molti altri.
Eccellente per la collaborazione
Volerro è un'app kanban poco costosa che dispone di strumenti utili per commentare e discutere le risorse visive.
Ha un set di funzionalità adeguato, sebbene non ci siano limiti WIP, campi personalizzati o swimlanes.
La mancanza di integrazioni con altri servizi può essere un ulteriore inconveniente, a seconda delle tue esigenze.
Tra le app kanban, LeanKit è la più ricca di funzionalità, rendendola una scelta degli editori.
