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Creato per soddisfare le esigenze di gestione dei documenti (DM) delle aziende, PaperTracer (che parte da $ 15 per utente al mese) è una soluzione sensata e profondamente personalizzabile costruita attorno alla preparazione, acquisizione e gestione dei documenti.
Il controllo granulare e la flessibilità nella gestione dei metadati dei documenti ne fanno una valida soluzione di gestione dei documenti.
PaperTracer va oltre la conservazione dei documenti e fornisce agli utenti strumenti per la raccolta e il monitoraggio dei dati.
Le funzionalità di collaborazione e condivisione non sono all'altezza e il prezzo può gonfiarsi rapidamente se le capacità di archiviazione aumentano.
PaperTracer rimane subito dietro i vincitori dei nostri Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online nella nostra carrellata di recensioni di software DM per la sua mancanza in quelle aree.
Utenti, ruoli e sicurezza
Dal punto di vista di un amministratore IT, valutare qualsiasi sistema DM significa prestare molta attenzione alla sicurezza, poiché una sicurezza debole potrebbe non solo portare alla perdita di dati, ma potrebbe anche esporre l'organizzazione a violazioni quando si tratta di normative, standard di settore o policy aziendali.
La maggior parte dei sistemi DM incentrati sull'azienda che abbiamo esaminato in questa carrellata, inclusi non solo i vincitori di Editors 'Choice ma anche Adobe Document Cloud Standard (12,99 al mese in Adobe), presta molta attenzione alla sicurezza per questi motivi.
PaperTracer soddisferà i requisiti di sicurezza della maggior parte delle aziende grazie a un'ampia gamma di controlli di sicurezza.
I più desiderabili tra questi sono la gestione di utenti e gruppi, il timeout della sessione e l'applicazione della lunghezza della password (ma la complessità della password non è configurabile).
Il sistema PaperTracer è conforme all'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), con una registrazione permanente di tutti gli accessi ai dati.
Il sistema dispone di un ambiente di crittografia a 2048 bit, utilizza l'autenticazione utente sicura e ha la capacità di produrre un audit trail completo di tutti gli accessi ai dati, gli aggiornamenti e il routing.
Le autorizzazioni all'interno di PaperTracer sono altrettanto robuste.
Gli amministratori hanno la possibilità di controllare l'accesso di un utente o di un gruppo a un reparto o tramite singoli campi di dati.
Gli utenti possono accedere e possono visualizzare o aggiungere / modificare i diritti a livello granulare.
È anche possibile gestire le autorizzazioni per record specifici, che sostituiscono efficacemente le autorizzazioni assegnate a quel record in precedenza utilizzando altri metodi.
Oltre alle funzionalità complete di autorizzazione, PaperTracer offre rapporti mirati a garantire una posizione di sicurezza adeguata.
Il rapporto di accesso identifica le autorizzazioni assegnate a varie risorse, nonché l'accesso disponibile a singoli utenti e gruppi.
La funzione di registro di controllo può essere utilizzata per tenere traccia di varie azioni eseguite in un determinato periodo di tempo e / o da un utente specifico.
I record relativi alla visualizzazione o all'instradamento dei documenti possono essere nascosti per ridurre la quantità di dati da esaminare.
Idealmente, questi dati di controllo potrebbero essere esportabili in un file PDF o Microsoft Excel, ma questa funzionalità non è disponibile.
È tutta una questione di dati
Un'altra caratteristica importante di PaperTracer è la capacità di personalizzare i campi dei metadati a un livello eccezionalmente elevato.
Laddove altri sistemi di gestione dei documenti ti consentiranno di personalizzare questi campi, PaperTracer gestisce questi campi come un sistema di database tradizionale, permettendoti di definire il tipo di campo, i valori automatici (basati su parametri, timestamp o l'utente che esegue un'azione), potenziali valori nel modulo di un elenco di valori e persino la configurazione dei campi come richiesto o di sola lettura.
I campi possono anche essere raggruppati per presentare all'utente una vista di immissione dati a schede e possono essere configurati come con una gerarchia, in modo che se viene selezionato un determinato valore vengono resi disponibili campi aggiuntivi.
PaperTracer dispone anche di capacità di gestione dei dati che vanno oltre la configurazione dei campi personalizzati.
Per prima cosa, le funzionalità di reporting sono in linea con ciò che ti aspetteresti da un'utilità di gestione dei dati, offrendo un po 'di personalizzazione in termini di quali campi vengono utilizzati per la visualizzazione, il filtro, l'ordinamento e il raggruppamento.
Inoltre, i gestori possono eseguire l'importazione in blocco utilizzando Microsoft Excel o modifiche di massa utilizzando lo strumento di modifica in blocco, che consente di trovare i record contenenti un campo con un determinato valore e aggiornare tali campi singolarmente o tutti in una volta.
Aggiungi queste funzionalità della piattaforma dati e molte aziende potrebbero utilizzare PaperTracer, non solo per gestire i documenti, ma per gestire tutte le operazioni di raccolta dei dati.
Un focus sulla gestione dei contratti
La gestione dei contratti ha implicazioni legali intrinsecamente serie e di solito è un processo aziendale attentamente monitorato in termini non solo di sicurezza ma anche di integrità e integrazione del flusso di lavoro.
PaperTracer include una capacità di creazione di contratti per semplificare il rapporto tra contrattazione e gestione dei documenti.
La funzione di creazione del contratto di PaperTracer può essere abilitata da un amministratore e utilizza modelli definiti dall'amministratore utilizzando sezioni e clausole del contratto, ognuna delle quali può essere precompilata con il linguaggio comune fornito dal team legale dell'azienda.
Una volta create queste sezioni e clausole, vengono associate a uno o più tipi di contratto.
Questi modelli di contratto possono essere creati utilizzando i campi di input dell'utente, che consentono agli utenti di popolare rapidamente il contratto con le informazioni pertinenti, dai campi in PaperTracer o tramite input manuale.
Gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono avviare un contratto, compilando i campi dati che alimentano la lingua del contratto, incorporando le sezioni e le clausole applicabili, nonché la verbosità specifica all'intento del contratto.
Una volta che un contratto è stato creato all'interno di PaperTracer, può quindi essere instradato per approvazioni e firme come qualsiasi altro documento.
Può essere un processo manuale, attivato dall'utente, oppure un flusso di lavoro può essere incorporato, coordinandosi con gli utenti sia interni all'organizzazione che esterni.
Prezzi e funzionalità
PaperTracer è disponibile in due edizioni: Express ed Enterprise.
L'edizione Express è destinata alle piccole e medie imprese (PMI) e il prezzo si basa sulla selezione del modello di flusso di lavoro, sugli utenti e sull'archiviazione.
Ogni modello di flusso di lavoro ha un costo di $ 30 al mese e include opzioni di settore come la gestione delle risorse, la gestione della clinica, l'onboarding dei dipendenti, la gestione dei contratti e la gestione dello studio legale.
Gli utenti pagano un supplemento di $ 15 ogni mese per utente e lo spazio di archiviazione è di $ 25 per gigabyte (GB) ogni mese.
L'edizione Enterprise prevede un approccio più pratico all'implementazione, con PaperTracer che assiste la tua azienda nella personalizzazione del flusso di lavoro, nell'importazione dei dati e nella preparazione del sistema per l'esecuzione.
I prezzi per questa edizione dipendono dai requisiti aziendali, ma un preventivo di esempio che ci è stato fornito includeva costi di installazione di $ 2.000 per la configurazione iniziale e la licenza, $ 1.000 per la formazione amministrativa e 30 giorni di supporto secondo necessità, oltre a altri $ 300 mensili per 3 GB di spazio di archiviazione ospitato, cinque utenti interni e un numero illimitato di utenti esterni.
C'è sicuramente un mercato per PaperTracer, in particolare tra le aziende che cercano un sistema per acquisire dati, non solo documenti.
Tuttavia, il costo di PaperTracer è sicuramente qualcosa da considerare, in particolare se i requisiti di archiviazione saranno un fattore significativo.
Conclusione: assicurati di mappare da vicino le tue esigenze alle capacità di PaperTracer prima dell'acquisto.
Se si allineano, questa è una soluzione solida.
Ma se le tue esigenze sono più comuni, potresti voler continuare a cercare.
Contro
Limitato ai PC che utilizzano i browser IE 11 di Microsoft che eseguono il plug-in Silverlight 5.
Funzionalità di condivisione e collaborazione minime.
I requisiti di archiviazione possono far aumentare rapidamente i costi.
La linea di fondo
PaperTracer è abbastanza versatile da soddisfare le esigenze di raccolta dati.
Le funzionalità di collaborazione e condivisione lasciano molto a desiderare, ma vale la pena prendere in considerazione l'archiviazione dei dati, il monitoraggio e le funzionalità di sicurezza complete.
Creato per soddisfare le esigenze di gestione dei documenti (DM) delle aziende, PaperTracer (che parte da $ 15 per utente al mese) è una soluzione sensata e profondamente personalizzabile costruita attorno alla preparazione, acquisizione e gestione dei documenti.
Il controllo granulare e la flessibilità nella gestione dei metadati dei documenti ne fanno una valida soluzione di gestione dei documenti.
PaperTracer va oltre la conservazione dei documenti e fornisce agli utenti strumenti per la raccolta e il monitoraggio dei dati.
Le funzionalità di collaborazione e condivisione non sono all'altezza e il prezzo può gonfiarsi rapidamente se le capacità di archiviazione aumentano.
PaperTracer rimane subito dietro i vincitori dei nostri Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online nella nostra carrellata di recensioni di software DM per la sua mancanza in quelle aree.
Utenti, ruoli e sicurezza
Dal punto di vista di un amministratore IT, valutare qualsiasi sistema DM significa prestare molta attenzione alla sicurezza, poiché una sicurezza debole potrebbe non solo portare alla perdita di dati, ma potrebbe anche esporre l'organizzazione a violazioni quando si tratta di normative, standard di settore o policy aziendali.
La maggior parte dei sistemi DM incentrati sull'azienda che abbiamo esaminato in questa carrellata, inclusi non solo i vincitori di Editors 'Choice ma anche Adobe Document Cloud Standard (12,99 al mese in Adobe), presta molta attenzione alla sicurezza per questi motivi.
PaperTracer soddisferà i requisiti di sicurezza della maggior parte delle aziende grazie a un'ampia gamma di controlli di sicurezza.
I più desiderabili tra questi sono la gestione di utenti e gruppi, il timeout della sessione e l'applicazione della lunghezza della password (ma la complessità della password non è configurabile).
Il sistema PaperTracer è conforme all'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), con una registrazione permanente di tutti gli accessi ai dati.
Il sistema dispone di un ambiente di crittografia a 2048 bit, utilizza l'autenticazione utente sicura e ha la capacità di produrre un audit trail completo di tutti gli accessi ai dati, gli aggiornamenti e il routing.
Le autorizzazioni all'interno di PaperTracer sono altrettanto robuste.
Gli amministratori hanno la possibilità di controllare l'accesso di un utente o di un gruppo a un reparto o tramite singoli campi di dati.
Gli utenti possono accedere e possono visualizzare o aggiungere / modificare i diritti a livello granulare.
È anche possibile gestire le autorizzazioni per record specifici, che sostituiscono efficacemente le autorizzazioni assegnate a quel record in precedenza utilizzando altri metodi.
Oltre alle funzionalità complete di autorizzazione, PaperTracer offre rapporti mirati a garantire una posizione di sicurezza adeguata.
Il rapporto di accesso identifica le autorizzazioni assegnate a varie risorse, nonché l'accesso disponibile a singoli utenti e gruppi.
La funzione di registro di controllo può essere utilizzata per tenere traccia di varie azioni eseguite in un determinato periodo di tempo e / o da un utente specifico.
I record relativi alla visualizzazione o all'instradamento dei documenti possono essere nascosti per ridurre la quantità di dati da esaminare.
Idealmente, questi dati di controllo potrebbero essere esportabili in un file PDF o Microsoft Excel, ma questa funzionalità non è disponibile.
È tutta una questione di dati
Un'altra caratteristica importante di PaperTracer è la capacità di personalizzare i campi dei metadati a un livello eccezionalmente elevato.
Laddove altri sistemi di gestione dei documenti ti consentiranno di personalizzare questi campi, PaperTracer gestisce questi campi come un sistema di database tradizionale, permettendoti di definire il tipo di campo, i valori automatici (basati su parametri, timestamp o l'utente che esegue un'azione), potenziali valori nel modulo di un elenco di valori e persino la configurazione dei campi come richiesto o di sola lettura.
I campi possono anche essere raggruppati per presentare all'utente una vista di immissione dati a schede e possono essere configurati come con una gerarchia, in modo che se viene selezionato un determinato valore vengono resi disponibili campi aggiuntivi.
PaperTracer dispone anche di capacità di gestione dei dati che vanno oltre la configurazione dei campi personalizzati.
Per prima cosa, le funzionalità di reporting sono in linea con ciò che ti aspetteresti da un'utilità di gestione dei dati, offrendo un po 'di personalizzazione in termini di quali campi vengono utilizzati per la visualizzazione, il filtro, l'ordinamento e il raggruppamento.
Inoltre, i gestori possono eseguire l'importazione in blocco utilizzando Microsoft Excel o modifiche di massa utilizzando lo strumento di modifica in blocco, che consente di trovare i record contenenti un campo con un determinato valore e aggiornare tali campi singolarmente o tutti in una volta.
Aggiungi queste funzionalità della piattaforma dati e molte aziende potrebbero utilizzare PaperTracer, non solo per gestire i documenti, ma per gestire tutte le operazioni di raccolta dei dati.
Un focus sulla gestione dei contratti
La gestione dei contratti ha implicazioni legali intrinsecamente serie e di solito è un processo aziendale attentamente monitorato in termini non solo di sicurezza ma anche di integrità e integrazione del flusso di lavoro.
PaperTracer include una capacità di creazione di contratti per semplificare il rapporto tra contrattazione e gestione dei documenti.
La funzione di creazione del contratto di PaperTracer può essere abilitata da un amministratore e utilizza modelli definiti dall'amministratore utilizzando sezioni e clausole del contratto, ognuna delle quali può essere precompilata con il linguaggio comune fornito dal team legale dell'azienda.
Una volta create queste sezioni e clausole, vengono associate a uno o più tipi di contratto.
Questi modelli di contratto possono essere creati utilizzando i campi di input dell'utente, che consentono agli utenti di popolare rapidamente il contratto con le informazioni pertinenti, dai campi in PaperTracer o tramite input manuale.
Gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono avviare un contratto, compilando i campi dati che alimentano la lingua del contratto, incorporando le sezioni e le clausole applicabili, nonché la verbosità specifica all'intento del contratto.
Una volta che un contratto è stato creato all'interno di PaperTracer, può quindi essere instradato per approvazioni e firme come qualsiasi altro documento.
Può essere un processo manuale, attivato dall'utente, oppure un flusso di lavoro può essere incorporato, coordinandosi con gli utenti sia interni all'organizzazione che esterni.
Prezzi e funzionalità
PaperTracer è disponibile in due edizioni: Express ed Enterprise.
L'edizione Express è destinata alle piccole e medie imprese (PMI) e il prezzo si basa sulla selezione del modello di flusso di lavoro, sugli utenti e sull'archiviazione.
Ogni modello di flusso di lavoro ha un costo di $ 30 al mese e include opzioni di settore come la gestione delle risorse, la gestione della clinica, l'onboarding dei dipendenti, la gestione dei contratti e la gestione dello studio legale.
Gli utenti pagano un supplemento di $ 15 ogni mese per utente e lo spazio di archiviazione è di $ 25 per gigabyte (GB) ogni mese.
L'edizione Enterprise prevede un approccio più pratico all'implementazione, con PaperTracer che assiste la tua azienda nella personalizzazione del flusso di lavoro, nell'importazione dei dati e nella preparazione del sistema per l'esecuzione.
I prezzi per questa edizione dipendono dai requisiti aziendali, ma un preventivo di esempio che ci è stato fornito includeva costi di installazione di $ 2.000 per la configurazione iniziale e la licenza, $ 1.000 per la formazione amministrativa e 30 giorni di supporto secondo necessità, oltre a altri $ 300 mensili per 3 GB di spazio di archiviazione ospitato, cinque utenti interni e un numero illimitato di utenti esterni.
C'è sicuramente un mercato per PaperTracer, in particolare tra le aziende che cercano un sistema per acquisire dati, non solo documenti.
Tuttavia, il costo di PaperTracer è sicuramente qualcosa da considerare, in particolare se i requisiti di archiviazione saranno un fattore significativo.
Conclusione: assicurati di mappare da vicino le tue esigenze alle capacità di PaperTracer prima dell'acquisto.
Se si allineano, questa è una soluzione solida.
Ma se le tue esigenze sono più comuni, potresti voler continuare a cercare.
Contro
Limitato ai PC che utilizzano i browser IE 11 di Microsoft che eseguono il plug-in Silverlight 5.
Funzionalità di condivisione e collaborazione minime.
I requisiti di archiviazione possono far aumentare rapidamente i costi.
La linea di fondo
PaperTracer è abbastanza versatile da soddisfare le esigenze di raccolta dati.
Le funzionalità di collaborazione e condivisione lasciano molto a desiderare, ma vale la pena prendere in considerazione l'archiviazione dei dati, il monitoraggio e le funzionalità di sicurezza complete.
