efileCabinet Online (che parte da $ 15 per utente al mese) è un sistema completo di gestione dei documenti aziendali (DM) che ha integrato una nuova interfaccia utente (UI) basata sul Web più intuitiva, con funzionalità di archiviazione e digitalizzazione dei file più potenti.
eFileCabinet Online eccelle nell'offrire controllo della versione, condivisione di file e funzionalità di conservazione e conformità dei documenti.
Il suo set di funzionalità è adatto alle esigenze delle piccole e medie imprese (PMI).
Se queste funzionalità avanzate sembrano travolgenti o se la collaborazione è più in alto nella tua lista dei desideri, la nostra scelta degli editori Zoho Docs Standard offre migliori funzionalità di collaborazione.
Pacchetti online di eFileCabinet
eFileCabinet Online offre agli utenti un'ampia gamma di scelte per le loro esigenze di DM.
Ma non è disponibile una prova gratuita e la struttura dei prezzi è cambiata dall'ultima volta che l'abbiamo rivista.
eFileCabinet Online parte da $ 15 per utente al mese (fatturato annualmente) con 25 gigabyte (GB) di spazio di archiviazione, ma solo per la condivisione di file e senza alcuna funzionalità DM.
Il livello Advantage da $ 30 per utente al mese è un punto di partenza più solido poiché offre 1 terabyte (TB) di spazio di archiviazione, accesso al sistema DM eFileCabinet, condivisione sicura dei file e accesso a modelli utili.
Il livello Advantage include anche l'integrazione con Microsoft Office, la conservazione (governance), gli strumenti di conformità e l'autenticazione a due fattori (2FA).
L'unico svantaggio di questo livello è il requisito minimo di tre utenti.
Questo piano include anche l'integrazione con eSignature e Intuit QuickBooks (gratuito presso QuickBooks Self-Employed).
Un'offerta più completa è il livello Business, che costa $ 55 per utente al mese senza requisiti minimi per l'utente.
Include tutte le funzionalità del livello Advantage ma aggiunge al mix un'automazione dei processi aziendali, instradamento dei file specifico per i dati, denominazione / archiviazione automatica dei file e acquisizione del riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) suddiviso in zone.
È disponibile anche un livello Enterprise, ma il prezzo varia a seconda della licenza e delle funzionalità.
Introduzione a eFileCabinet Online
Per iscriverti a eFileCabinet Online, devi prima impostare una demo con il team di vendita compilando un modulo online o chiamando un numero verde.
Un rappresentante dell'azienda ti offrirà quindi una dimostrazione di 15 minuti, ti aiuterà a determinare quale piano funziona meglio per te e ti aiuterà a configurare.
Dalla nostra ultima revisione, eFileCabinet Online è stato riprogettato e ricostruito sulla piattaforma HTML5, quindi non richiede più Microsoft Silverlight.
Ciò significa che ora può essere utilizzato su qualsiasi browser ed è anche compatibile con Mac.
La nuova interfaccia utente di eFileCabinet Online è molto più pulita di quella precedente, con menu semplificati e funzionalità di guida integrate.
Nella parte superiore della dashboard sono presenti menu a discesa per Nuovo, Condividi, Modifica, Inizia e "Hai bisogno di aiuto?" pulsanti.
I file sono organizzati come le loro controparti cartacee, ovvero in armadietti, cassetti e cartelle.
Nel menu Nuovo puoi creare cassetti, cartelle e armadietti.
Il menu Condividi include opzioni per la condivisione tramite e-mail, SecureDrawer e altro.
Guida introduttiva e "Hai bisogno di aiuto?" I pulsanti aprono una finestra a scorrimento con due schede: Guida e Impara le basi, l'ultima delle quali offre una panoramica del software e guide ad attività semplici.
Un menu hamburger sul lato sinistro della dashboard ti consente di accedere alle impostazioni di amministrazione, alle opzioni di firma elettronica, all'opzione per passare alla visualizzazione classica del software e altro ancora.
Le nuove funzionalità includono l'integrazione con Citrix ShareFile.
Se si utilizza Citrix ShareFile per collaborare ai documenti, è possibile mappare le cartelle Citrix ShareFile all'interno di eFileCabinet Online.
Puoi anche cercare il testo del documento fintanto che è leggibile; efileCabinet Online eseguirà automaticamente l'OCR PDF e file di immagine.
eFileCabinet offre la sua applicazione desktop gratuita SideKick.
È rappresentato da un'icona circolare mobile che puoi trascinare e rilasciare ovunque sullo schermo.
Fai clic per espandere e potrai accedere al tuo account, gestire documenti, caricare nuovi documenti, eseguire ricerche e altro ancora.
L'app desktop SideKick si sincronizza con il tuo account in tempo reale ed è un modo conveniente per accedere ai tuoi file senza dover accedere a un browser.
Condivisione e collaborazione di documenti
Con eFileCabinet Online, puoi condividere file con utenti interni ed esterni e tenere traccia di versioni illimitate dei documenti.
Le funzioni di check-in e check-out ti consentono di tenere traccia dei file e di più modifiche allo stesso documento contemporaneamente.
Una caratteristica interessante è che, quando condividi un file, puoi proteggerlo con una password e persino includere una data di scadenza se hai a che fare con contenuti sensibili.
Gli utenti possono aggiungere metadati a ogni file per migliorare la ricerca e fornire informazioni a colpo d'occhio.
Tutti i file possono essere visualizzati in anteprima in linea in modo da non dover attendere il download di ciascuno.
Se disponi di un account con DocuSign o Citrix RightSignature, ognuno di essi può essere integrato nella dashboard di eFileCabinet Online in modo da poter acquisire le firme elettroniche.
Puoi inviare documenti a chiunque affinché venga firmato e solo il mittente ha bisogno di un account, proprio come puoi fare in Adobe Document Cloud Standard (12,99 al mese in Adobe).
eFileCabinet Online offre anche la piena integrazione con Salesforce.
Da Salesforce, puoi accedere ai file e spostare i file in eFileCabinet Online.
Ci sono anche utili strumenti organizzativi.
In qualità di amministratore, puoi creare e applicare modelli per i tuoi armadietti.
Ad esempio, se si desidera creare un cabinet per più reparti, tutti con le stesse cartelle all'interno, è possibile configurarlo una volta e applicare il modello a ciascuno.
Per creare un modello, però, devi prima creare una libreria.
Mi piacerebbe se una libreria di esempio fosse già popolata nel mio account.
Per creare una libreria, utilizza il menu a discesa Nuovo menu, che nella pagina di amministrazione include libreria, libreria secondaria e modello.
C'è una procedura dettagliata in questa pagina chiamata "Come aggiungo un modello", ma quando l'ho cliccata, è apparso un messaggio che diceva che non era disponibile.
Dopo due tentativi, è apparso un messaggio con le istruzioni.
Allo stesso modo, puoi creare flussi di lavoro costituiti da azioni automatizzate attivate da determinati eventi.
Tuttavia, questo è disponibile solo quando si utilizza la visualizzazione classica.
Altre funzionalità avanzate includono la conservazione dei documenti, il controllo e le pianificazioni di distruzione.
eFileCabinet Online ha app per Android e iOS.
Utilizzando le app, puoi visualizzare in anteprima, gestire e condividere i tuoi file.
Puoi utilizzare la fotocamera anche per acquisire e salvare documenti in movimento.
La Guida in linea ricercabile è disponibile direttamente dall'interfaccia utente del software e include articoli, video e guide utente scaricabili.
Sono disponibili anche suggerimenti per alcune funzioni.
Puoi anche contattare eFileCabinet Online direttamente tramite live chat, e-mail e telefono.
La pagina principale della Guida mostra il tempo di attesa medio per telefono e chat, che è un bel tocco.
Il supporto live tramite chat o telefono è disponibile nei giorni feriali dalle 8:00 alle 17:00 (Mountain Time).
Tutte le funzionalità DM in un unico posto
eFileCabinet Online potrebbe non avere il nome più interessante, ma offre una miriade di funzionalità per aiutare la tua azienda a rimanere organizzata e conforme.
Se hai bisogno di tenere traccia di documenti o gestire progetti, eFileCabinet Online può aiutarti.
La sua interfaccia utente ridisegnata rende tutto ancora più semplice e le nuove integrazioni offrono più opzioni di condivisione e firma elettronica.
Tuttavia, per un set simile di funzionalità di collaborazione oltre alla possibilità di modificare documenti online e su dispositivi mobili, Zoho Docs Standard è un'ottima soluzione.
La linea di fondo
eFileCabinet Online è una soluzione completa per la gestione dei file con solide funzionalità di conformità e conservazione.
L'interfaccia utente aggiornata rende tutto facile da trovare, indipendentemente dal dispositivo o dalla piattaforma da cui si accede.
